データ処理代行サービスとは？依頼できる内容や選び方について解説
デジタル化が進む現代のビジネス環境において、データ処理は企業の効率的な運営に欠かせない要素です。
しかし、膨大なデータの処理には時間とリソースがかかり、自社内での対応が難しい場合も少なくありません。
そこで注目されているのが「データ処理代行サービス」です。
本記事では、データ処理代行サービスとは何か、依頼できる内容やメリット、選び方のポイントについて詳しく解説します。
データ処理代行サービスとは
データ処理代行サービスとは、企業や個人が保有するデータの入力、整理、分析、管理などを専門の業者が代行して行うサービスのことです。
企業は自社のリソースをコア業務に集中させることができ、効率的なデータ管理と正確なデータ処理が可能になります。
また、最新テクノロジーの活用により、迅速かつ正確なデータ処理も実現可能です。
データ処理代行サービスに依頼できる内容
データ処理代行サービスでは、以下のような内容を依頼できます。
それぞれの内容の詳細について解説します。
データ入力
データ入力は、手書きの情報や紙の書類、アンケート結果などを電子データとして入力する作業です。
特に、書類の量が増えて処理しきれない、保管場所を圧迫するといった課題解決で活用されています。
紙データのデジタル化
紙ベースの文書や帳票などをスキャンしデジタルデータとして保存する作業です。紙の劣化や紛失のリスクを避けられるだけでなく、情報の取り出しや管理が容易になります。
OCR処理
OCR処理は、スキャンした画像や写真から文字情報を読み取りテキストデータに変換する技術です。
手書きや印刷された文書を自動的にデジタル化し、データベース化する際に利用されます。
OCR処理を行うことで、大量の文書を効率よくデータ化し、管理もしやすくなります。
データ集計・分析
データ集計・分析は、収集したデータを整理し、特定の目的に応じて統計的な処理を行う作業です。
プロセス・マネジメントでは、お預かりした紙媒体のデータ化はもちろん、データを数値化してマーケティングなどで活用できる分析結果をご提供しております。
データ処理代行サービスに依頼するメリット
データ処理代行サービスに依頼するメリットとして、以下の5つが挙げられます。
業務の効率化
データ処理代行サービスを利用することで、データ入力や集計、分析などの時間がかかる作業を専門の業者に任せられます。
社内のリソースを本来の業務に集中させることができ、全体の業務効率を大幅に向上できます。
コストの削減
データ処理を社内で行う場合、専任スタッフの雇用や専用の設備が必要になることが多くありますが、データ処理代行サービスを利用すれば、その必要がありません。
必要なときにだけサービスを利用するなど使い方を工夫することで、無駄な固定費を抑えることが可能です。
高品質なデータ化
専門のデータ処理業者は、豊富な経験と高い技術を持っており、データの正確性など高い品質を提供することが重要な業務です。
そのため、プロフェッショナルに依頼することで、打ち間違いや入力漏れといったミスを最小限に抑えることができます。
迅速な対応
データ処理代行サービスの多くは、大量のデータを迅速に処理することが可能です。
そのため、「急に資料が必要になったけど人手が足りない」「◯日までに集計結果が欲しい」といった緊急時でも迅速な対応をしてもらうことができます。
セキュリティの向上
データ処理代行サービスを提供する業者はセキュリティ対策に力を入れていることが多く、機密情報や個人情報を厳重に管理します。
高いセキュリティの環境のもとでデータを取り扱うことによって、顧客や取引先からの信頼を維持しつつ安全なデータ処理を実現できます。
データ処理代行サービスを選ぶ際のポイント
データ処理代行サービスを選ぶ際のポイントとして、以下の4つが挙げられます。
依頼できる内容
データ処理代行サービスを提供する業者によって、対応可能な業務が異なる場合があります。
そのため、まずは依頼をしようとしているデータ処理の内容が対応可能かどうかを確認しましょう。
評判・実績
サービスの評判や実績を調べることも重要です。実績が豊富で、過去に同様の業務を成功させた経験がある業者は信頼性が高いといえます。
「どのような業種の仕事を扱ってきたか」「リピート依頼はどれくらいあるか」などを調べましょう。
料金を比較
サービス料金も選定の重要な要素です。複数のデータ処理代行業者を比較し、提供されるサービス内容と価格のバランスが取れているかどうかを判断しましょう。
特に、料金体系が明確でない場合や、追加費用が発生する可能性がある場合は、事前に詳細な見積もりを依頼し、コストパフォーマンスを考慮して選ぶことが大切です。
セキュリティ対策
データ処理を行う書類には機密情報や個人情報が含まれることが多いため、セキュリティ対策がしっかりと施されているかを確認することも欠かせません。
セキュリティ対策が不十分な場合は情報漏洩などのリスクが高まるため、どのようなセキュリティ対策がなされているのかを必ず確認しましょう。
データ処理代行サービスの料金相場
データ処理代行サービスの料金は、提供されるサービスの内容やボリューム、利用する頻度などによって大きく異なるため、一概に「相場はいくらです！」と断言することはできません。
参考例として、プロセス・マネジメントの電子化サービスの料金体系を紹介します。
| サービス | 作業内容 | 料金目安 |
| 名簿入力 | 会社名・郵便番号・住所・電話番号 | 22円（税込）〜／1件 |
| 名刺入力 | 会社名・部署名・役職・氏名・郵便番号・住所・電話番号・FAX番号・メールアドレス | 49円（税込）〜／1枚 |
| テキスト入力 | 手書き文字 400字原稿用紙 | 0.5円（税込）〜／1文字 |
| スキャン | 紙原稿 モノクロ ADF（自動給紙機能付きスキャナ）を使用 | 5円（税込）〜／1枚 |
| WEB検索リスト化 | 会社名・郵便番号・住所・電話番号 | 33円（税込）〜／1件 |
上記金額はあくまで目安となりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
具体的な料金のお見積もりは、もちろん無料です。
データ処理代行ならプロセス・マネジメントまで
データ処理代行を依頼したい方は、ぜひプロセス・マネジメントまでご相談ください。
弊社では、低価格・高品質・高セキュリティの3つの特徴を持つ「電子化・データ入力サービス」をご提供しています。
また、プライバシーマークの取得だけでなく、個人情報保護士などの有資格者が在籍しており、お預かりした情報を厳重に守る体制をご用意しております。
データ処理の対応にお困りの方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントまでお問い合わせください。
まとめ
データ処理代行サービスは、企業のデータ管理を効率化し、コスト削減や業務の品質向上を実現できます。
しかし、依頼する業者によって対応できるサービスや料金、セキュリティ体制が異なるため、事前にhcエックすることが大切です。
私たちプロセス・マネジメントは、これまで大学や研究機関といった機密情報の多いお客様から繰り返しご依頼をいただくなど、高いセキュリティと品質をご提供しております。
大切な情報を守りつつ、精度の高いデータ入力をご希望の方は、ぜひプロセス・マネジメントまでお問い合わせください。
アンケートで収集した個人情報を安全に取り扱うためには？外部委託で課題を解決
アンケート調査は、顧客の声を反映させた商品開発やサービス改善に欠かせない手法です。
しかし、アンケートには個人情報が含まれることも多く、適切に取り扱わなければ情報漏洩などの原因となり、企業の信頼を損ねる可能性があります。
本記事では、アンケート調査における個人情報の重要性や、個人情報を取得する時の義務について詳しく解説します。
アンケート調査における個人情報取扱いの重要性
アンケート調査では、必要に応じて以下のような個人情報を提供してもらうケースが少なくありません。
- 氏名
- 住所、郵便番号
- 生年月日
- 電話番号
- メールアドレス
これらの個人情報の漏洩は、顧客からの信頼を失うだけでなく、企業の社会的信頼にも悪影響を及ぼすことになるため、個人情報保護法に則った厳重な管理が求められます。
個人情報を含むアンケートで取得する際の義務とは？
アンケートで個人情報を取得する際には、個人情報保護法に定められている3つの義務を守る必要があります。
個人情報使用の明示
アンケートで個人情報を取得するときは、使用目的を明確に示すことが個人情報保護法で義務付けられています。
個人が自身の情報がどのように使用されるのかを理解し、安心して情報を提供できるようにすることが目的です。
具体的には、アンケートを開始する前に、収集する情報の種類、利用目的、および保存期間などを記載したプライバシーポリシーを提示することが求められます。
また、同意を求める際には理解しやすい言葉で説明し、明確な同意を得ることが必要です。
第三者に提供しない
取得した個人情報を第三者に提供しないことも、情報の保護と個人のプライバシーを守るための基本的な原則として、個人情報保護法で定められている義務の一つです。
そのため、万が一にも第三者へ情報を提供する必要がある場合には、事前に本人の明確な同意を得ることが必要です。
問い合わせ窓口の設置
個人情報の取り扱いに関する問い合わせ窓口を設置することも義務の1つです。
問い合わせ窓口は、情報提供者が自身の情報に関する疑問や不安を解消できるようにするために設けられ、提供した個人情報の利用状況の確認や訂正、削除の依頼などの対応を行います。
アンケートの個人情報を社内で取り扱うための課題
アンケート調査で収集された個人情報を社内で適切に取り扱うためには、多くの課題があります。
収集した個人情報の入力や分析には専任のスタッフを用意する必要があるため、リソースの確保が課題となります。
また、セキュリティ対策の構築も不可欠な要素です。
データの漏洩や不正アクセスを防ぐためには高度なセキュリティシステムが必要ですが、その導入と維持には多大なコストと技術的な知識が求められます。
さらに、個人情報保護法などの法令遵守も重要です。
プロセス・マネジメントは大学や研究機関といった高度なセキュリティが求められる案件をリピートオーダーいただくなど、情報管理に関する信頼と実績がございます。
個人情報が含まれるアンケートの取り扱いは、ぜひプロセス・マネジメントまでお気軽にお問い合わせください。
個人情報を含むアンケートの取り扱いを外注するメリット
アンケートの個人情報取り扱いを外注することには、次の4つのメリットが挙げられます。
それぞれのメリットについて、詳しくご紹介します。
専門的な知見とノウハウを持つ業者に委託できる
アンケートの個人情報取り扱いを外注することで、専門的な知見とノウハウを持つ業者に業務を委託できます。
専門業者は、個人情報保護に関する最新の法律や規制に精通しており、厳重なデータ管理をしてもらうことができます。
また、データ収集や分析の技術的な専門知識も豊富に持っているため、社内で行うよりも高品質なサービスを受けることが可能です。
社内でのコストとリソース削減が可能
アンケートの個人情報取り扱いを外注することで、社内でのコストとリソースを大幅に削減できます。
専門業者に委託することで、社内で専任の人材や高価なソフトウェア、ハードウェアを導入することが不要となり、初期投資や維持管理のコストを削減可能です。
また、社内リソースを他の重要な業務に集中させることが可能になり、全体的な業務効率が向上します。
最新のセキュリティ対策を講じた環境で処理される
専門業者にアンケートの個人情報を外注することで、最新のセキュリティ対策を講じた環境で情報を処理できます。
専門業者は、データの暗号化・アクセス制御・監視システムなど、高度なセキュリティ環境を維持しているため、サイバー攻撃や情報漏洩対策を徹底しています。
安全な管理のもとで情報を取り扱うことで、依頼する企業側もリスク管理を徹底することができます。
業務効率化とスピーディーな対応が期待できる
専門業者は、効率的なワークフローと最適化されたプロセスを持っているため、データ収集から分析までの一連の作業を迅速に行えます。
スピーディーな対応と的確なアンケート分析により自社スタッフはコア業務へ集中でき、結果的に全体的な業務効率の向上が期待できます。
個人情報を含むアンケートの取り扱いでお困りならプロセス・マネジメントまで
アンケート調査における個人情報の取り扱いでお困りなら、プロセス・マネジメントの「アンケート入力・集計サービス」にお任せください。
弊社は、これまで大学や研究機関など、機密情報を多く含む書類のデータ化などをさせていただいてきた信頼と実績がございます。
また、企業としてプライバシーマークを取得しているだけでなく、個人情報保護士の有資格者の管理のもとで厳重な管理をさせていただきます。
個人情報が含まれるアンケートの取り扱いにお困りの方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントまでお問い合わせください。
まとめ
アンケート調査における個人情報の取り扱いは、慎重かつ適切に行う必要があります。
専門業者に委託することで、管理に必要な多大なリソースと高度なセキュリティ対策ができるでしょう。
加えて、最新のセキュリティ対策を講じた環境での処理や、コストとリソースの削減、業務効率化をもたらします。
個人情報を含むアンケートの取り扱いにお困りのときは、プロセス・マネジメントの「アンケート入力・集計サービス」を活用し、個人情報の安全な運用を実現してください。
高いセキュリティ環境とこれまで培ってきた知識や経験を活かし、法令遵守と業務効率化のお手伝いをさせていただきます。
手書きアンケートを効率よく集計する方法を徹底解説
手書きアンケートを集計する場合、データ化することで効率よくマーケティングなどに活用することができます。
しかし、手書きアンケートの集計には様々な課題があり、把握しておかなければ業務効率が低下する可能性があるため注意が必要です。
本記事では、手書きアンケートの効率的な集計方法について解説します。
また、手書きアンケートの集計に関する課題も紹介するので、効率よくマーケティングに活用するための参考にしてください。
手書きアンケートを集計する方法
手書きアンケートの集計方法は、主に以下の4つが挙げられます。
- 手動で集計する
- スキャナを使用したデジタル化
- Webツールを使って集計する
- 専門業者へ外部委託する
それぞれの方法について、詳しく解説します。
手動で集計する
手動集計は、回答を手で読み取り、データを集計する方法です。
手作業で集計するので時間と労力がかかりますが、比較的低コストであり、小規模な調査や緊急時に有効です。
しかし、人為的ミスや読み取りミスのリスクがあります。
また、大量のデータを扱う場合は効率が悪く、作業の精度や速度に影響を及ぼす可能性があります。
スキャナを使ってデジタル化する
手書きアンケートをスキャンし、電子データ化する方法もあります。
集計の正確性や効率性はスキャン品質に左右されるため、正確な読み取りが必要ですが、大量のデータを効率的に処理できます。
スキャン品質が高ければ、手動集計よりも正確性が向上します。また、デジタルデータなので後から再利用する際に便利な点も見逃せません。
Webツールを使って集計する
Webツールによる集計は、オンラインアンケートツールを使用して回答を収集し、自動的に集計する方法です。
データをリアルタイムで入手することができるため、分析や可視化も容易に行うことが可能です。
しかし、回答も集計もインターネット接続が必要となるほか、技術的な問題やセキュリティへの配慮なども必要です。
専門業者へ外部委託する
専門業者への依頼は、手書きアンケートのデータ収集から集計までを外部の専門業者に委託する方法です。
専門家の技術と経験を活かした精度の高い集計結果を手に入れることができる一方で、自社で行うよりもコストが高くなるといった課題があります。
また、外部委託することで情報漏洩のリスクがあることも考慮する必要があります。
外部委託する際は業務実績だけでなく、セキュリティ面も考慮したうえで業者選定をすることが大切です。
自社で手書きアンケートを集計するときの課題
手書きアンケートには、次のような課題があります。
- 読み取りミス
- スキャンの品質に影響されやすい
- データ化の手間とコストがかかる
- 高いセキュリティとプライバシーの保護が必要
それぞれの課題について、詳しく解説します。
読み取りミス
読み取りミスは、手書きアンケートを集約する上での大きな課題の一つです。
手書きされた文字や筆跡が特徴的であったり、決められた枠内に回答がおさまっていなかったりすると、誤った文字認識をしてしまうケースがあります。
読み取りミスが起きたデータは、正確な分析結果が得られない可能性があります。
スキャンの品質に影響されやすい
スキャンの品質は手書きアンケートの集計に直接影響します。
スキャンの品質が低いと、文字がぼやけたり欠落したりする可能性があり、データ解析の正確性が損なわれる可能性があります。
良好なスキャン品質を確保することは、手書きアンケートの信頼性を高めるために重要です。
データ化の手間とコストがかかる
手書きアンケートの結果をデータ化するには手間とコストがかかります。
例えば、大量のアンケート結果を手作業で入力するには膨大な手間がかかります。
また、高性能な専用のソフトウェアやスキャナーを使用するには大きなコストがかかります。
高いセキュリティとプライバシーの保護が必要
手書きアンケートにおけるセキュリティとプライバシーの保護は重要な問題です。
個人情報や機密情報が含まれる場合、データの取り扱いには十分注意が必要です。
適切なセキュリティ対策を講じないと、情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まります。
関連記事：アンケート調査の分析方法とは｜分析の質を高めバイアスを排除するには
手書きアンケートを効率よく集計する方法
手書きアンケートを効率よく集計するためには、以下の4つの方法が考えられます。
- スキャンの品質を確保する
- データ化を想定したアンケートの設計
- 専用ツールの活用
- データ入力代行サービスの利用
それぞれの方法について、詳しく解説します。
スキャンの品質を確保する
スキャンの品質を確保することは、手書きアンケートの効果的な集計に欠かせません。
品質の低いスキャンでは文字がぼやけたり欠落したりするため、正確なデータ収集が妨げられます。
スキャナの設定を適切に行い、清潔な状態を保ち、適切な解像度でスキャンすることが重要です。
データ化を想定したアンケートの設計
データ化を想定したアンケートの設計は、後でのデータ解析をスムーズにするために重要です。
質問のレイアウトを整え、適切なスペースを確保し、回答形式を明確にすることで、データの読み取りや入力作業が効率的になります。
また、分析のための適切な項目やオプションを含めることも大切です。
専用ツールの活用
専用ツールの活用は、手書きアンケートの集計を自動化し、作業効率を向上させるための有効な手段です。
スキャンやデータ解析、結果の可視化などを行う専用ソフトウェアやアプリケーションを活用することで、ヒューマンエラーや時間の浪費を軽減できます。
データ入力代行サービスの利用
データ入力代行サービスの利用は、大量の手書きアンケートを効果的に集計する方法の一つです。
専門のデータ入力業者にアンケートのデータ入力作業を委託することで、作業負荷を軽減し、精度の高いデータを短時間で得ることができます。
データ入力作業にかかる時間や労力を最小限に抑えることができます。
関連記事：アンケート結果のまとめ方を解説｜自由記述はどうやってまとめる？
手書きアンケートの集計を外部委託するメリット
手書きアンケートの集計を外部に委託するメリットは、主に以下の4つです。
- 作業効率の向上
- コスト削減
- データの正確性向上
- 保管スペースの削減
それぞれのメリットについて、詳しくご紹介します。
作業効率の向上
外部委託での集計は、手作業に比べて作業効率を大幅に向上できます。
自社内で行う集計作業よりも正確に進めてくれるため、時間と労力を節約できます。
これにより、調査やアンケートの結果が素早く利用可能になり、迅速な意思決定が可能になります。
コスト削減
外部委託での集計では人件費や時間を節約できるため、長期的にコスト削減に貢献します。
自社内で集計するよりも効率的な集計作業ができるため、コストが削減されます。
また、エラーによる再作業や誤った分析による損失も少なくすることができます。
データの正確性向上
外部委託での集計では人為的ミスや読み取り誤りを最小限に抑えられます。
データの整合性や一貫性が保たれ、正確な集計結果が得られます。これにより、信頼性の高いデータに基づいた意思決定が可能になります。
保管スペースの削減
手書きアンケートの集計を外部に委託することで、集計後の紙を外部業者で廃棄する場合は、大量の紙の保管スペースを削減できます。
自社内で文書やファイルの収納にかかるスペースを最小限に抑えることができ、オフィスの縮小や他用途への転用などができるでしょう。
関連記事：アンケートの作り方をわかりやすく解説｜テンプレートや例文を紹介
手書きアンケートの入力・集計・分析ならプロセス・マネジメントまで
手書きアンケートの入力・集計・分析ならプロセス・マネジメントにお任せください。
プロセス・マネジメントの「アンケート入力・集計サービス」では、アンケート回答結果のデータ入力やデータ集計・グラフ化、データ分析のサービスを提供しています。
アンケートを正確に集計するだけでなく、アンケート結果を有効活用するためのノウハウもご用意しておりますので、アンケートを自社のマーケティングに適切に活用することが可能です。
個人情報保護士資格を有したスタッフが担当し、会社としてもプライバシーマークを取得しているため、セキュリティ面は万全だと自負しています。
手書きアンケートの入力・集計・分析を外部委託したいと検討されている方は、ぜひプロセス・マネジメントにご相談ください。
まとめ
手書きアンケートの集計には多くの課題がありますが、高品質のスキャナーを使用したり事前にデータ化を想定したアンケートを設計したりすることで、効率的に集計できるようになります。
アンケート集計のデータ化には、正確性の向上やリアルタイムでのデータ分析、セキュリティ向上など多くのメリットがあります。
手書きアンケートの入力・集計・分析を効率よく、正確に活用したいとお考えの方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントへご相談ください。