紙の書類をデータ化するための方法は？データ化に成功した事例もご紹介
電子帳簿保存法の影響もあり、近年では企業が保有する紙の書類をデータ化する動きが活発になっています。
しかし、書類をデータ化する方法は多岐にわたり用途に応じて使い分ける必要があるため、「自社で全て対応するのは大変」と頭を抱える方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで本記事では、紙の書類をデータ化するためにはどのような方法があるのか、そしてデータ化するための基本的な流れを解説します。
あわせて、「書類が多くて対応しきれない」「やってみたけどミスが多くて困っている」といった方に向けて、データ化を外部委託することで得られるメリットもご紹介するので、書類のデータ化を推進したいとお考えの方はぜひ参考にしてください。
紙の書類をデータ化する方法は？基本的な手順と機器ごとの特徴を比較
書類をデータ化する代表的な方法として、スキャナーとOCRの活用が挙げられます。
基本的な手順、そしてスキャナー・複合機・スマートフォンアプリそれぞれの違いを解説します。
スキャンとOCRで書類をデータ化する基本的な手順
スキャナーとOCRで書類をデータ化する場合は、主に以下の手順に沿って作業を進めます。
1.事前準備
はじめに、事前準備としてスキャナーで読み取る書類を整理します。
読み取る書類を分別することはもちろん、書類を留めているクリップやホチキスの針なども取り外しておきましょう。
事前準備を怠ってしまうと、スキャナーで読み込むために多くの時間を要したり、フィーダーと呼ばれる書類を一枚一枚送り込む装置にクリップやホチキスの針が挟まって、紙詰まりや故障の原因になります。
2.スキャニング作業
事前準備が完了したら、書類をスキャナーで読み取るスキャニング作業に移行します。
このとき注意していただきたいのが、スキャンの解像度を適切に設定しておくことです。
スキャナーによっても解像度は異なりますが、一般的な書類や本をデータ化するのであれば300dpi程度が目安となります。
また、書類の文字が小さかったり、細かな図表やイラストなどが含まれている場合には400dpi〜600dpi程度の解像度が理想的です。
さらに、OCR機能が備わったスキャナーを使用する場合には、書類を取り込む際に必ずOCRを適用する設定にしておきましょう。
3.スキャンデータのチェック・修正
スキャニング作業が完了したら、ファイルを開いて正しく書類が取り込まれているかを確認します。
スキャニング作業の際に書類が曲がっていると一部が見切れている可能性もあるため、そのような場合には再取り込みが必要です。
また、スキャナーの解像度が低すぎると文字が不鮮明になり、OCRでの読み取りができなくなることもあります。
4.保存
スキャンデータが正しく取り込まれていることを確認したら、名前をつけてファイルを保存します。
このとき、どの書類をどのファイルに格納したか分からなくなることも多いため、すぐに内容を把握できるよう格納場所やファイル名のルールを明確に定めておくようにしましょう。
スキャナー・複合機・スマートフォンアプリの使い方と機能の違い
一口にスキャナーといっても、スキャニングに特化した専用スキャナーや、コピーやFAXなどの機能も備わった複合機、スマートフォンのカメラで撮影するだけで取り込めるアプリなどがあります。
それぞれの使い方の特徴や機能の違いを一覧にまとめました。
| 専用スキャナー | 複合機 | スマートフォンアプリ | |
| 使い方 | PCに直接接続して使用 | ネットワークに接続し複数人で使用も可能 | スマホのカメラで撮影 |
| 機能 | スキャニングのみOCR内蔵の機種も存在する。 ADF（自動原稿送り装置）対応の機種は大量の書類も連続読み取りが可能。 高解像度・高画質の機種もある。 | スキャニングのほか、コピーやFAXにも対応OCR内蔵の機種も存在する。 ADF（自動原稿送り装置）対応の機種は大量の書類も連続読み取りが可能。 | 原則、スキャニングのみに対応。 OCR内蔵のアプリも存在する。 |
| 特徴 | シンプルな操作性と高解像度がメリット。 複合機に比べると安価でメンテナンスの手間がほとんどない。 | スキャニング以外にも機能が充実している。 オフィスでの利用に最適データの共有がしやすい。 | 大掛かりな装置が不要で手軽に使うことができる。 無料で使えるアプリも豊富で導入コスト・運用コストが安価。 |
紙の書類をデータ化するメリット
紙の書類をデータ化すると聞くと、面倒に感じられる方は少なくありません。
しかし、データ化をすることにより、企業に対して次のようなメリットをもたらします。
コスト削減
書類を紙のまま管理している場合、書類のやり取りで必要となる通信費、ファイリング用品の用意やメンテナンスなどの維持管理費用が必要となります。
しかし、データ化することによってやり取りの通信費やファイリング用品の購入費用などを大幅に削減することができます。
仮に、新たなスキャナーを導入することで一時的なコストがかかったとしても、長期的に見れば事務コストを抑えられ、予算の有効活用が可能になります。
検索性・業務効率の向上
デジタル化した書類はキーワード検索やAIを活用した自動分類が可能であり、必要な情報を瞬時に抽出できるという大きなメリットがあります。
書類の所在確認に費やす時間を大幅に短縮できるほか、情報の二次利用やデータ分析もスムーズになり全体の生産性が飛躍的に向上します。
保管スペースの削減
書類のデータ化によって物理的な保管が不要になると、キャビネットや書庫、倉庫などの保管スペースが不要になります。
それまで大量の書類を保管していたスペースを別の業務エリアや会議室、休憩スペースなどに転用でき、効率の良いオフィスレイアウトの最適化が可能です。
情報の紛失・劣化防止
紙の物理的な保管は火災や水害、盗難などによる消失リスク、経年劣化による変色・破損のリスクがあります。
しかし、デジタルデータはこのようなリスクがなく、定期的にバックアップをすることで中長期的に適切な保管をすることができます。
特に法務関係や税務関係、取引先との契約書など、厳重な管理が求められる重要書類の保管に適した方法といえるでしょう。
情報共有・リモートワーク対応
クラウド上にデジタルデータとして保存しておくと、ネットワーク経由で同時アクセスが可能です。
リモートワークが一般的な働き方として定着した昨今、書類のデータ化は合理的な管理方法の一つとなっています。
セキュリティ強化
物理的な書類の管理方法では、重要書類の紛失や盗難などによる情報漏洩のリスクがあります。
しかし、データ化した書類にアクセス権限を設定して部外者の閲覧を制限したり、ログ管理によって誰がいつアクセスしたのかを管理したりすることにより、データを安全に保管することができます。
また、暗号化など高度なセキュリティ対策も施せるため、サイバー攻撃による情報漏洩リスクも最小限に抑えられます。
紙の書類をデータ化する際の注意点
書類のデータ化は非常に便利で業務の効率化も期待できる一方で、さまざまなリスクも潜んでいます。
データ化をする際に特に注意しておきたい3つのポイントをご紹介します。
書類データの情報漏洩リスクがある
物理的な紙に比べ、データによる書類管理はセキュリティ強化につながりますが、情報漏洩リスクがゼロというわけではありません。
セキュリティ対策が不十分な場合はサイバー攻撃の標的となり、機密情報が社外へ流出するリスクがあります。
書類をデータ化して管理する場合はネットワーク機器やアプリへのアクセス権限を厳格に管理し、保存先サーバーやクラウドは必ず暗号化するようにしましょう。
また、万が一端末を紛失した際に備え、リモートワイプや自動ロック機能を有効化しておくことも大切です。
書類をデータ化する際のOCR処理で誤認識や変換ミスが起きる可能性がある
AIの発達によりOCRの認識精度は高まっていますが100%ということではなく、たとえば紙面の汚れや文字のフォントによる誤認識が起こる場合があります。
実際にOCRを活用しているユーザーの9割以上が誤認識の経験があると回答しており、重要書類をデータ化する際には二重チェック体制を構築しておくことが重要です。
電子帳簿保存法に対応しているか
電子帳簿保存法の改正により、2024年1月以降、電子取引での税務関係書類は紙による保存ではなくデータによる保存が義務化されました。
特に、スキャンしたデータを保存する際は改ざん防止のためのタイムスタンプ付与や検索要件を満たすデータ登録が必須となっています。
そのため、紙のデータ化を行う際のシステムは国税庁が指定する要件（解像度・保存期間など）に対応しているか、あらかじめ仕様を確認し社内規定にも反映しておきましょう。
【業種別】紙の書類をデータ化して成功したモデルケース
紙のデータ化を推進したくても、どのような業務に取り入れれば良いのか分からないという企業も少なくありません。
そこで、実際にデータ化に取り組み成功した事例をいくつかご紹介します。
【医療機関】電子カルテの導入
医療業界では長年、紙のカルテを物理的に管理するケースがほとんどでした。
しかし、患者の数が膨大になるとカルテを探し出すのに時間がかかり、特に一刻を争う場合に処置が遅れるケースもありました。
そこで、紙のカルテをデータ化し電子カルテに移行することで、患者の情報や過去の治療履歴なども瞬時に検索し、スピーディーかつ適切な処置ができるようになりました。
【物流・運送業】点検記録の電子化・クラウド化
国内外での海上輸送を手掛ける企業は、安全な船舶の航行を実現するためにそれまで紙で管理していた点検記録をデータ化し、クラウド保存へと移行しました。
これにより点検記録のリアルタイム共有が可能になり、トラブルが発生した際の対処や原因究明にも素早く対処できるようになりました。
今後はさらにDX化を推進し、配乗管理※や船員の育成にも積極的に取り組んでいくとしています。
※船に船員を割り当てて、雇用や健康状態の管理などを行う業務
【製造業】データ一元化による業務プロセスの標準化
製造業は、生産する製品によって業務プロセスが異なり、各部門が独自のマニュアルを作成・管理しているというケースが少なくありません。
しかし、このような運用では業務プロセスのムダに気づきにくく、生産性が上がらない原因にもなります。
そこで、ある大手電機メーカーはDX化の一環として業務プロセスやコード・マスタをデータで一元管理し、業務プロセスの標準化に取り組んでいます。
一元管理することで業務のムダに気づきやすくなっただけでなく、客観的なデータを経営戦略にも活かせるようになりました。
【小売業】店長会議の資料をデータ化
全国に数百店舗を展開する大手小売業者では、定期的に全店の店長が参加する会議を実施しており、そのたびに会議資料を印刷し配布するという手間がかかっていました。
そこで、タブレット端末を用いた会議のペーパーレス化に踏み切り、毎月6万枚におよぶ印刷コストの削減に成功。
さらに、従来は印刷コスト削減のためにモノクロ印刷で1枚の書類に情報を詰め込むなどのルールがありましたが、ペーパーレス化後はそのような必要もなくなり、資料作成の自由度も増したといいます。
【官公庁・自治体】電子決済システムによるペーパーレス化
官公庁や自治体には日々さまざまな申請・届出書類が集まり、その多くが紙でやり取りされていました。
しかし、昨今ではスピーディーな意思決定とコスト削減、住民の利便性向上などを目的としてデジタル化が進んでいます。
自治体によってデジタル化の進捗率は異なりますが、すでに半数以上の申請業務をデジタルに置き換えたり、押印を原則廃止にするケースも少なくありません。
書類のデータ化を外部委託するメリットと注意点
紙のデータ化は自社で行うこともできますが、膨大な量を処理するとなると多くの時間と手間がかかります。
そこで、外部の専門業者に紙のデータ化を委託することも検討してみてはいかがでしょうか。
書類のデータ化を外部委託することによって得られるメリットと注意点をご紹介します。
費用対効果が高い
自社にスキャナーや複合機などがあれば内製化することも可能ですが、書類の量が多かったり作業に慣れていなかったりするとデータ化に時間を要し、本来の業務に支障をきたしてしまうケースは少なくありません。
しかし、データ化を外部委託することによって自社従業員をコア業務へ専念させ、生産性を高めることが可能です。
また、書類のデータ化を専門とする業者は多くのノウハウを蓄積しているため、書類の見やすさはもちろん、ニーズに合ったファイル形式にしてもらうことができます。
最終的には、自社で行うよりも早く・正確に・適切なデータにすることができるため、費用対効果の高い方法といえます。
書類のデータ化サービスを利用する際の注意点
外部委託のコストを抑えることは企業として当然のことですが、やっすさだけを売りにしている場合は思わぬ落とし穴がある場合もあります。
必ず取引実績や対応可能範囲を確認し、安心して任せられる業者へ依頼するようにしてください。
また、機密情報が含まれる契約書や個人情報が記載された申込書を扱う場合には、情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策が万全であるかも重要なポイントとなります。
書類のデータ化はプロセス・マネジメントにお任せください！
私たちプロセス・マネジメントは、これまで大手企業や大学、研究機関など多くのお客様からご依頼いただいてきた豊富な実績による高品質への裏付けがございます。
また、Pマーク・DXマーク・ESGマークの第三者認証を取得しており、徹底したセキュリティ体制のもとで専任スタッフが対応させていただきます。
紙で保管してきた書類をデータ化し、時代の流れに沿った保管・管理を行いたいとお考えの方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントまでお問い合わせください。
まとめ
紙のデータ化は業務プロセスの効率化やミスの削減において重要な取り組みであり、持続的な経営に向けた投資の一環でもあります。
スキャナーや複合機があれば手軽に実践できますが、大量の書類がある場合は多くの時間や人的リソースを必要とします。
このような課題を解決し、効率よく紙の書類をデータ化したいとお考えの方は、ぜひ私たちプロセス・マネジメントへお問い合わせください。
豊富な実績と経験によって裏付けされた高品質な作業により、DX化の推進をサポートさせていただきます。
テキスト入力代行を活用して業務効率をアップ
手書き文書や顧客名簿、その他のさまざまな文書をデータ化する場合、時間がかかり通常業務に支障をきたすだけでなく、データ化する文書が多すぎると、人員が足りず対応しきれないことも。
そのような場合は、テキスト入力代行サービスの活用がおすすめです。
本記事では、テキスト入力代行に依頼できる内容をご紹介します。
あわせて、依頼することで得られるメリットや費用相場も解説するので、テキスト入力に追われてお悩みの方は参考にしてください。
テキスト入力代行に依頼できる内容
テキスト入力代行に依頼できる内容は多岐にわたります。
手書き文書や印刷物のデータ化
手書き文書や印刷物は、そのまま保存しておくことで保管スペースを圧迫するだけでなく、必要なときにすぐに探し出すことが難しいです。
しかし、内容をデータ化し管理することができれば、保管スペースを確保する必要がなく欲しい情報をすぐに検索することもできます。
また、専門業者ならテキスト入力だけでなく、スキャンによるデータ保存も依頼できます。
名簿・名刺・顧客情報などの入力
社員名簿や取引先と交換した名刺、顧客情報もテキスト入力代行に依頼することが可能です。
データで管理することで情報をすぐに取り出せるだけでなく、セキュリティ対策を行えば情報漏洩の予防にもつなげることも可能です。
アンケート結果や申込書の入力
マーケティングのために行った街角アンケートやサービスの申込書などをテキスト入力代行に依頼しデータ化することで、情報の整理がしやすくなります。
アンケートの場合は項目ごとの統計が取りやすくなり、整理された申込書は顧客管理に役立てることができます。
商品情報や不動産情報の入力
商品情報や不動産情報も、データ化することで管理がしやすくなります。
商品を販売している場合、詳細をデータ化することで問い合わせの対応がスムーズに行えるようになります。
また、不動産情報をデータ化しておけば、問い合わせに対応しやすいだけでなく、物件の空室状況やトラブル対応時の確認もしやすくなるでしょう。
çテキスト入力代行を利用するメリット
テキスト入力代行には、さまざまな内容の依頼ができ、依頼することで多くのメリットを得ることができます。
テキスト入力代行に依頼することで得られる5つのメリットをご紹介します。
作業負担の軽減
テキスト入力は、入力作業だけでなくミスのチェック作業など、人的な負担が大きいです。
その他に、業務に必要な書類や資料を探すための負担も生じます。
しかし、テキスト入力代行へ依頼しデータ化することで作業負担を減らすことができます。
コア業務への集中
データ入力は、情報管理やペーパーレス化による紛失リスクの予防など、重要な業務です。しかし、膨大な量のデータをテキスト化する場合、入力に時間がかかり通常業務に支障が生じる可能性があります。
外注できる部分はテキスト入力代行へ依頼し、従業員をコア業務へ集中させることで効率化を図ることができます。
コストの削減
自社でテキスト入力をする場合、従業員の教育にかかるコストや人件費が生じます。
テキスト入力代行へ依頼する場合、従業員は通常業務に専念できるため生産性を維持することができ、コストの削減につなげられることは大きなメリットです。
高精度なデータ作成
データ入力は、作業自体は単純なものが多いですが、高い精度が求められる業務です。
入力に不慣れな従業員が行った場合、ミスのチェックや修正で時間がかかったり、ミスを見逃してしまうケースも少なくありません。
しかし、テキスト入力代行はデータ作成が専門のため、十分なチェック体制が完備されています。
そのため、納品されたデータは高精度で信頼できるものに仕上がります。
納期の短縮
自社でデータ入力を行った場合、通常業務にあたる従業員の人数が減り、業務に滞りが生じることがあります。
そのような状況になった場合、製品やサービスの納期に影響が出るケースも少なくありません。
しかし、テキスト入力代行へ依頼すれば従業員の確保ができ、納期の厳守だけでなく短縮も図ることができます。
納期の短縮は生産性の向上だけでなく、自社の評価の向上にもつながるでしょう。
テキスト入力代行の依頼費用相場
テキスト入力をアウトソーシングした場合、「逆にコストがかかりそう」と感じる方は少なくありません。
テキスト入力代行に依頼した場合の費用相場をご紹介するので、自社で行ったときの費用対効果と比較してみてはいかがでしょうか。
文字入力
手書き文書や原稿などをワードやエクセルに入力する文字入力の場合、一般的な相場は0.3〜0.5円/文字です。
しかし、漢文や特殊文字など入力に時間を要する場合は1文字3円程度になることもあります。また、データに図表やグラフを挿入する場合は別途費用がかかるケースもあります。
名刺・名簿入力
名刺や名簿の場合の相場は以下のとおりです。
【名刺】
| 8項目 | 20～50円/1枚 |
| 10項目 | 20～70円/1枚 |
【名簿】
| 4項目 | 9～15円/1人 |
| 10項目 | 25円程度/1人 |
アンケート入力・集計
アンケート結果は、入力のみか集計も含めるかによって異なります。
【入力のみの場合】
| 択一回答 | 0.5～1.5円/設問数 |
| 複数回答 | 1.5～5円/設問 |
| 自由記述 | 0.4～0.5円/文字 |
集計まで依頼する場合は、どのようなデータにするかや集計数など内容によって異なるため、事前に確認するとよいでしょう。
その他の作業
テキスト入力代行では、さまざまな作業を依頼することができます。依頼ごとの費用相場は以下のとおりです。
| 応募はがき入力 | 4枚で10円/枚 |
| データベース入力 | 1レコードあたり35円程度 |
| スキャニング | 1枚あたり4～6円 |
テキスト入力代行業者を選ぶ際のポイント
テキスト入力代行を行っている会社は数多くありますが、依頼先を選ぶポイントを把握していない場合、求めるクオリティが得られなかったり、費用対効果が得られなかったりする可能性があります。
テキスト入力代行業者を探すときのポイントをご紹介します。
データ入力の精度
業務効率の向上のためにテキスト入力を依頼しても、ミスが多いと確認や修正に時間がかかり、余計な負担となります。
依頼先を探すときは、求める品質を明確にしたうえで、チェック体制や納品実績のしっかりしている業者へ依頼をしましょう。
セキュリティ体制
テキスト入力を依頼する場合、社外秘情報や顧客情報などを渡すことになります。
依頼先のセキュリティ体制が整っていない場合は情報漏洩のリスクがあり、情報が流出してしまった場合は大きな問題になりかねません。
入力代行業者を探すときは、プライバシーマークやISO27001（※）を取得している業者を選びましょう。
※情報マネジメントシステム
実績と信頼性
実績と信頼性のある業者を選ぶことも大切なポイントです。
入力代行業者によっては、「実績が多くあります」と掲載しているだけで、具体的な事例がないこともあります。
探すときは導入実績などで大手企業や官公庁など、信頼ある取引先との実績がある業者を選ぶことが大切です。
費用対効果
テキスト入力代行業者へ依頼する場合、多くは業務の効率化やコスト削減を目的としています。
そのため、依頼することでどれだけ時間やコストが削減できるか、まずは確認をしてください。
その後、入力代行業者へ依頼した場合の費用を算出し比較して、得られるメリットがどれだけあるかの比較・検討をしましょう。
費用対効果の高い業者を選ぶことでメリットの効果を最大限引き出すことができます。
納期への対応力
スピード感を持って対応してくれる業者を選ぶことも大切です。
例えばマーケティングに必要な資料を依頼した場合は早く納品してもらうことで迅速な対応ができ、業務効率向上につながります。
アフターサービスの充実度
入力代行業者によっては、一度納品したら終わりというケースもあります。しかし、ミスやトラブルがあった場合、自社で対応することで余計なてまと時間を使うことになります。
そのため、アフターサービスが充実し、ミスやトラブルにも柔軟に対応できる業者を選ぶことは大切です。
テキスト入力代行ならプロセスマネジメントまで
紙の書類や手書き文書など、テキスト入力を外注することで業務効率の向上を目指している方は、ぜひプロセスマネジメントにお任せください。
文書の正確なデータ化はもちろん、書類のスキャン代行やアンケートの集計、分析にも対応いたします。
また、プライバシーマークを取得し、重要な情報の管理も徹底して行っております。
「テキスト入力の手間を省きたい」「コストを抑えてクオリティの高いデータが作りたい」とお悩みの方は、まずはプロセスマネジメントへご相談ください。
抱えているお悩みの解決はもちろん、ペーパレス化による持続可能な業務環境構築のお手伝いをさせていただきます。
まとめ
紙ベースの書類を自社で行う場合、人員の確保など通常業務に支障をきたし、生産性の低下につながる可能性があります。
また、ミスの確認など多くの時間を要するケースは少なくありません。
正確で高い品質のデータを外部へ委託することは、業務効率の向上だけでなくコストの削減にもつながります。
文書のデータ化を外部へ委託し、自社の負担を減らしたり業務の効率化を目指したりしたいとお考えの方は、ぜひプロセス・マネジメントへご相談ください。
豊富な実績と経験から、最適なデータ作成のご提案をさせていただきます。
【個人情報保護法】アンケート調査で注意すべき個人情報の取り扱いと注意点
2005年に全面施行された個人情報保護法は改正を重ね、時代とともに内容が強化されています。
内容の改正と同時に罰則も強化されているため、個人情報の取り扱いにはより慎重な対応が求められています。
そこで本記事では、アンケート調査と個人情報保護法の関係性について詳しく解説します。
併せて、個人情報保護法を考慮したアンケートを作るポイントや個人情報の管理方法などもご紹介するので、アンケート調査を活用したマーケティングを検討されているご担当者の方はぜひ参考にしてください。
アンケート調査と個人情報保護法の関係性
アンケート調査と個人情報は密接に関係しているため、アンケートの内容によっては法的リスクが生じます。
個人情報保護法の概要と個人情報の定義、起こりうる法的リスクを詳しく解説します。
個人情報保護法の概要
個人情報保護法は、「個人情報の有用性に配慮しながら、個人の権利や利益を守る」ことを目的とし、2003年に制定。2005年4月から全面施行された法律です。
2005年以降は、DX化の推進やグローバル化といった経済や社会情勢への適応、個人情報に対する関心の高まりによって、随時改正が実施されてきました。
参考：政府広報オンライン｜「個人情報保護法」を分かりやすく解説。個人情報の取扱いルールとは？
個人情報の定義
個人情報保護法での個人情報の定義は、「生存する個人に関する情報」とされています。
具体的には、以下のようなものが例として挙げられます。
| 氏名 | 生年月日 | 住所 | 顔写真 | 個人識別符号※1 |
上記のほかに、電話番号やメールアドレスのように単体では情報特定ができないものでも、他の情報と組み合わせることで個人情報と判断されます。
※1：政令・規則で定められた「番号や記号・符号などから個人を識別できる情報」。
例1）顔・指紋・虹彩・声紋・歩行の態様・手指の静脈・掌紋の認証データ など
例2）パスポート・基礎年金・運転免許証・住民票コード・マイナンバー・保険者などの番号
アンケート調査に関連する法的リスク
アンケートでは、記名式・無記名式といった方法が一般的です。
記名式の場合、個人情報に定義されている内容を多く含むため、法律に則ったアンケートの作成や管理が必要になります。
無記名式のアンケートの場合は個人を特定する情報がありませんが、質問内容に回答者の属性（年齢や性別、居住地域など）が含まれている場合は個人情報とみなされる場合があります。
また、無記名であっても自由記述による回答を求める場合、回答者によっては個人を特定できる内容を記載する可能性も考えられます。
このように、実施するアンケートの内容によって個人情報保護法に該当するか否かは異なりますが、万が一のことを考えて情報保護を徹底したアンケート内容にするようにしましょう。
個人情報保護法を考慮したアンケートを実施するポイント
マーケティングにおいて、アンケート調査で入手した情報は重要な役割を担っています。
しかし、ポイントを押さえたアンケートを使用しないと、法律に触れてしまったり、回答者との間でトラブルが生じたりするリスクもあるため注意が必要です。
個人情報保護法を考慮したアンケートを作るためのポイントをご紹介します。
アンケート回答者の同意を得る
アンケートにはモニターアンケートや街頭アンケート、Webを活用したアンケートなどさまざまな種類がありますが、いずれの場合も回答者への同意を得なければ個人情報保護法違反に該当します。
また、無記名アンケートの場合でも回答内容によっては個人情報に触れる可能性があるため、必ず同意を得るようにしましょう。
使用目的などを明記する
アンケートを依頼するとき、以下の点について記載をし、事前に説明を行いましょう。
- 個人情報の使用目的
- 第三者への提供の有無
- 個人情報の開示請求に関する事項 など
上記のほか、情報の管理方法などについても明記しておくことで、個人情報保護法を遵守できるだけでなく、回答者に安心感を与えることができます。
無記名アンケートにする
アンケートの目的によっても異なりますが、無記名アンケートにすることも一つの方法です。
回答者によっては、個人情報の提供に嫌悪感を抱き、アンケートを拒否する方も少なくありません。
無記名式アンケートなら、質問内容さえ精査すれば個人情報に触れることなく回答できるため、アンケートに対する同意も得られやすくなるでしょう。
ただし、この場合も万が一に備えて使用目的などを明記しておくことが大切です。
個人情報が記載されたアンケートの管理方法
個人情報が記載されたアンケートは、情報漏洩を防ぐために個人情報保護法に基づいた厳重な保管をすることが必要です。
保管方法の具体例をご紹介します。
個人情報を物理的に管理をする場合
紙媒体によって行ったアンケートの用紙そのものを保管する場合、以下のような方法で保管することが必要です。
- 確実に施錠できるキャビネットなどで保管する
- 情報の管理責任者を決め、アクセスできる人間に制限をかける
- 情報の取り扱い記録をつける
データ化した個人情報を管理する場合
Web回答のようなアンケート、データ化したアンケート結果を管理する場合、以下のような方法が必要です。
- セキュリティソフトなどを見直し、セキュリティ強化を行う
- データを暗号化する
- 個人情報を保管しているデジタル機器の持ち出しを禁止する
- アクセス権限を持つ人員を限定する
個人情報保護法では、情報の保管期限や廃棄時期に関する規定はありませんが、紙媒体でもデータでも、使用目的が達成できたら早急に廃棄することで、情報漏洩などのリスクを低減することができます。
アンケート結果の集計を外部委託するときの注意点
集めたアンケートの集計を外部へ委託し、効率化を図る企業は少なくありません。
しかし、委託先の選定を誤ると情報漏洩など、さまざまなリスクが生じます。
アンケート結果を外部委託するときにチェックしていただきたいポイントは、以下のとおりです。
- 個人情報保護方針が策定、提示されている
- セキュリティ対策が明確になっている
- プライバシーマークを取得している
また、委託の問い合わせをするときは再委託をしているか、万が一情報漏洩が起きてしまったときの対応なども確認するようにしましょう。
まとめ｜個人情報を含むアンケートの集計・データ化はプロセス・マネジメントへ
個人情報保護法の施行とともに情報管理に関する興味は高まり、アンケートの実施・管理をする企業には徹底した情報管理が求められています。
徹底した情報管理環境のもとでのアンケート集計を外部委託するときは、まずはお気軽にプロセス・マネジメントにご相談ください。
プロセス・マネジメントは情報管理に関する厳正な教育と内部監査によってプライバシーマークを取得し、お客様からお預かりした大切な個人情報の漏洩を防いでおります。
また、アンケートに求める目的にあった集計方法により、専門的な分析サービスを提供いたします。
データ入力代行サービスの費用相場とコスト削減のポイント
アンケートや申込書、名刺などの情報を登録するデータ入力は、一見簡単そうに見えますが慣れないスタッフにとっては大変な作業です。
また、入力する書類の数が膨大だと自社のスタッフだけでは対応しきれなくなることも。
そのようなときに便利なのが、データ入力代行サービスです。
本記事では、データ入力代行サービスの費用相場やコストを抑えるためのポイントをご紹介します。
データ入力代行の費用相場
データ入力代行にかかる費用はタスクの内容や業者によっても異なりますが、以下の金額がおおよその相場となっています。
たとえば、名刺やはがき、アンケートなどは入力項目があらかじめ決められているパターンも多く、項目が増えると1枚あたりの費用も上がります。
また、文字入力についても、文中に図表が含まれていると別途オプション費用が加算されるケースも少なくありません。
【費用相場の目安】
| 文字入力 | 0.5～1.2円/文字 |
| 名刺入力 | 50～90円/枚（8項目） |
| 名簿入力 | 9～15円/人（4項目） |
| 応募はがき入力 | 14～20円/枚（8項目） |
| アンケート入力 | 0.5～1円/問（択一問題）、1.5～5円/問（複数回答） |
| ページ入力 | 500～800円/ページ |
| レイアウト入力 | 500～900円/枚（A4サイズ） |
データ入力代行の費用体系
データ入力代行の費用体系は主に作業単価制と作業時間制の2種類に分けられます。
それぞれの特徴と長所、短所を簡単に解説しましょう。
作業単価制
作業単価制とは、「名刺100枚分」や「アンケート100項目分」などのように、作業量に応じて費用を支払う仕組みです。
膨大なデータがあり自社だけで作業を賄うことが難しい場合、定型的なデータ入力作業だけを切り出したうえで、安く依頼することができます。
ただし、作業単価制はマニュアル化が容易な簡単な作業に向いている一方で、図表が多用された文書や複雑なレイアウトの文書など、イレギュラーな対応が求められるデータ入力作業には不向きというデメリットもあります。
作業時間制
作業時間制は、作業時間に応じて費用を支払う仕組みです。
一定の時間内でこなせるデータ入力作業をまとめて依頼できるため、たとえばアンケートと名刺、名簿などのように、複数の書類を入力してほしいという要望にも柔軟に対応できます。
一方で、作業を委託する文書の量が少ない場合、作業単価制に比べると費用が割高になってしまう可能性もあるでしょう。
データ入力代行を導入することによる費用面でのメリット
データ入力作業を専門業者に委託するには一定のコストがかかってしまいますが、それを考慮しても依頼者にとってはさまざまなメリットが期待できます。
人件費の削減につながる
特に大きなメリットとして期待できるのが人件費の削減効果です。
データ入力を担当する事務スタッフを一人採用した場合と、データ入力代行の専門業者へ委託した場合、どの程度の差があるのか試算してみましょう。
【ひと月あたりの業務内容・ボリューム】
アンケート（択一式10項目・複数回答5項目/枚）×200枚
名刺（8項目/枚）×50枚
申込書（15項目）×100枚
ビジネス文書（100枚）
【事務スタッフの人件費（月給）】
- 時給1,300円×8時間×20日間＝208,000円/月
【データ入力代行への委託費】
- アンケート（択一式10項目・複数回答5項目/枚 @30円）×500枚＝15,000円
- 名刺（8項目/枚 @30円）×100枚＝30,000円
- 申込書（15項目 @40円）×500枚＝20,000円
- ビジネス文書（100枚 @700円）＝70,000円
【合計：135,000円】
上記はあくまでも一例ですが、事務スタッフの月給だけを比較してもひと月あたり7万円以上の差が生じます。
また、こちらの試算はスタッフの月給のみで比較していますが、実際にはこれに社会保険料や交通費などの経費も加算されるため、さらに大きな差が生じます。
設備投資の削減になる
データ入力を担当するスタッフを新たに採用するとなると、そのスタッフが業務で使用するPCやデスク、イスなどの設備も新たに揃える必要があります。
また、人員の増加に伴い執務スペースが手狭になると、広いオフィスへの移転も検討しなければなりません。
データ入力代行を依頼することで、このような設備投資も抑えられ経費の削減につながります。
コア業務に集中できることで生産性が向上する
企業の生産性を向上させるためには、定型的な作業よりも商品開発や営業、新規事業などのコア業務に専念できる体制を整えることが重要です。
データ入力は定型業務の代表格であり、外部の代行業者に委託することで生産性向上につながる可能性があります。
具体的にどの程度の売り上げに直結するかは、業種や作業のボリューム、内容によっても変わりますが、既存の社員がコア業務に充てられる時間が増えることには間違いありません。
データ入力代行の費用を抑える方法
データ入力代行はコスト面でさまざまなメリットがあることは事実ですが、委託するにあたってはできるだけ費用を抑えたいものです。
さまざまな代行業者がある中で、コストを抑えるためのポイントを3つご紹介します。
複数の業者から相見積もりを取る
データ入力代行を利用したことがない場合、1社から見積もりをとっただけでは高いのか安いのかが判断できないことも多いでしょう。
そのため、まずは複数の業者から相見積もりを取得し比較してみることが大切です。
データ入力代行業者の多くは無料見積もりに対応しており、委託したい業務内容やボリュームに応じておおよその金額を提示してくれます。
納期を十分に設定する
同じ業務内容やボリュームであっても、納期によって費用が変わってくることもあります。
たとえば、納期が短いと多くのスタッフを動員し作業を進めなければならないため、その分費用も高額になってしまいます。
そのため、データ入力代行の費用を安く抑えるためにはできるだけ早い段階から相談・依頼をし、十分な余裕をもって納期を設定しておくことが重要です。
依頼する内容を明確にする
データ入力代行は便利なサービスではありますが、すべての業務を委託してしまうと費用がかさみ、高いコストがかかることもあります。
そのため、まずはイレギュラーな作業や個別の判断が求められる内容は自社で対応し、作業量が多く自社の人員だけでは対応しきれない部分のみを切り出して委託することが大切です。
また、作業のボリュームや内容にもよりますが、時間作業制よりも作業単価制のほうがコストを抑えられる可能性があります。
データ入力代行会社を選ぶ際のポイント
一口にデータ入力代行会社といってもさまざまな企業があり、どこを選べば良いのか迷ってしまうこともあるでしょう。
そこで、自社にマッチした代行会社を選ぶための注意点を4つご紹介します。
費用を比較する
データ入力代行会社のWebサイトを見ると、作業単価や時間単価が一覧で記載されているところも少なくありません。
しかし、作業内容によっては別途オプション料金や追加料金がかかることもあり、単純に比較できない場合もあります。
まずは複数社から見積もりをとってもらい、作業内容や作業範囲に応じてトータルでどの程度の費用がかかるのかを比較、検討してみましょう。
セキュリティ対策の確認を徹底する
データ入力作業の中には、申込書や名刺など個人情報が含まれるものもあります。
万が一、データ入力を委託した会社から外部に個人情報が漏えいしてしまうと、自社の顧客や取引先に影響が及び、責任を問われる事態に発展することも。
そのため、データ入力代行会社を選ぶ際には十分なセキュリティ対策が講じられているかをチェックしましょう。
たとえば、プライバシーマークやDXマーク、ESGマーク、ISO27001など客観的に評価できる認証やマークの取得状況も参考になります。
実績・口コミ・評判を調べる
費用が安価であったとしても、入力したデータに間違いが多かったりマニュアル通りの作業が行われていなかった場合、修正に多くの時間を要し手間がかかってしまいます。
そのため、データ入力作業の品質を担保するためにも、これまでの実績や評判をチェックし信頼性の高い会社を選ぶことが大切です。
データ入力代行の会社によっては、Webサイトにこれまでの実績を公開しているところも多いため、自社と同様の業種、業務内容の受託経験があるかもチェックしておきましょう。
保証とアフターサービスを確認する
信頼性の高いデータ入力代行会社では、万が一納品したデータに間違いやエラーがあった場合、修正に対応してくれるところもあります。
万が一のときに備え、契約時には保証とアフターサービスの内容を細かく確認し、どの範囲まで対応してくれるかや、その際の費用についても確認しておきましょう。
データ入力代行ならプロセス・マネジメントまで
データ入力代行を委託するにあたり、いくつかの会社を見ているものの信頼性の高い会社がどこか分からない、安心して依頼できる会社が見つからないとお悩みの方は、ぜひプロセス・マネジメントへご相談ください。
プロセス・マネジメントではデータ入力や電子化をはじめとして業務改善コンサルティングなど幅広い業務を請け負っており、上場企業や大学、研究機関などからも高い満足度をいただいています。
また、プライバシーマークやDXマーク、ESGマーク、など第三者機関による認証も取得しており、個人情報や機密情報が含まれるデータ入力も安心して委託いただけます。
まとめ
データ入力は単純な定型作業であるものの、膨大な量をこなすには多くの人手を要するため自社で対応しきれないという企業も少なくありません。
また、作業に慣れないスタッフはミスをしやすく、一定の作業品質を担保できないとお悩みの企業も多いのではないでしょうか。
データ入力代行に対応している専門の業者に委託することで、自社で新たにスタッフを採用することなく最小限のコストで業務を遂行できます。
信頼性が高く安心して委託できる業者をお探しの方は、ぜひプロセス・マネジメントへご相談ください。
手書きの文字をデータ化する重要性｜紙のまま保存していませんか？
PCやスマートフォンが普及した現在でも、ビジネスの現場では領収書や報告書、申込書などのさまざまな手書き書類を扱うことがあります。
書類のまま管理するのもひとつの手段ですが、データ化することで業務効率化につながる可能性もあります。
そこで本記事では、手書き文字の書類をデータ化するメリットや具体的な方法について詳しく解説します。
手書きの書類をデータ化するメリット
手書き書類をデータ化することで、ビジネスの現場ではどういったメリットが期待できるのでしょうか。
業務効率の向上
手書き書類をデータ化することで、業務効率の向上が期待されます。
紙の書類では必要な情報を探すのに時間がかかるほか、手書きの文字は判読が困難なケースも少なくありません。
データ化すれば検索が容易になり、必要な情報をすぐに取り出せるようになります。
さらに、データ化した書類を共有フォルダに格納しておけば、複数の担当者が同時にアクセスもできるため、業務のスピードアップにもつながるでしょう。
保管スペース・コストの削減
書類の数が膨大になると大量の書類がキャビネットや棚に積み上げられ、整理や管理に多くの労力を要します。
その結果、保管場所が不足したり、適切な管理が行き届かないことで書類の紛失や劣化のリスクも高まります。
書類をデータ化することで物理的な保管スペースの不足に悩む心配がなくなり、書類管理にかかる手間を大幅に削減できます。
さらに、ペーパーレス化が進むことで、紙やインクの消費を抑えられ、消耗品のコストや環境負荷の軽減にも寄与します。
セキュリティの強化
紙の書類は誰が作成・編集したのかが分かりづらく、権限のない担当者が閲覧することで重要な情報が漏れるリスクがあります。
また、紛失や盗難、災害による破損のリスクもあり、機密情報の適切な管理は簡単ではありません。
そこで、書類をデータ化し適切な場所に保管しておくことで、アクセス権限の設定やパスワード管理が可能になり、不要な閲覧やダウンロードを防ぐことができます。
さらに、定期的にデータのバックアップを取っておくことで、機械的な故障やシステム障害、大規模災害などがあっても迅速に対応できるようになります。
セキュリティを強化し重要な情報を安全に管理するためにも、データ化は有効な手段といえるのです。
多様な働き方の推進
書類のデータ化は柔軟な働き方を実現するための第一歩にもなります。
紙の書類が中心の業務では、担当者の間で書類の物理的なやり取りが発生するため、オフィスへの出勤が大前提となります。
一方、データ化されていれば、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるためリモートワークがしやすくなります。
リモートワークのような柔軟な働き方が実現できれば多様な人材が活躍できる環境が整い、企業にとっても人材確保の幅が広がるメリットがあります。
手書き文字をデータ化する方法と最新技術
手書き文字の書類をデータ化するためにはどういった方法があるのでしょうか。
すぐにでも実践できる方法と、近年注目されている最新技術についてもご紹介しましょう。
手動入力
もっとも簡単な方法が、書類を目視で確認しながらPCにデータを直接打ち込む手動入力です。
PCさえあればすぐにでも実践でき、システムの導入・維持コストはかかりませんが、その一方で入力ミスが発生しやすかったり、作業者の負担も大きいという課題もあります。
特に書類の量が膨大な場合、手動入力では工数がかかりすぎるため現実的な方法とはいえないかもしれません。
OCR技術
手動入力の課題を解決する手段となり得るのが、OCR（光学文字認識）技術による手書き書類のデータ化です。
OCRとは紙に印刷された文字や手書き文字をスキャナーなどで読み取り、データ化するための技術です。
近年ではOCR技術が進化し、印刷された文字だけでなく手書き文字も高精度で読み取れるようになり、手動入力に比べて大幅な時間短縮が可能です。
また、AIを活用したOCRも登場しており、手書きのクセを学習し認識精度を向上させることもできます。
| 手動入力 | OCR技術 | |
| メリット | システムの導入・維持コストがかからない | 手動入力に比べて大幅な時間短縮が可能AIを活用したOCRは手書きのクセを学習し認識精度を高められる |
| デメリット | 作業者の負担が大きい入力ミスが発生しやすい膨大な量には対応できない | システムの導入・維持コストがかかる |
専門業者への委託も検討してみよう
OCR技術にも限界があり、認識精度は100%ではないため人による確認や修正作業が必要です。
そのため、確実なデータ化を実現するためには、手書き文字データ化サービスを提供している専門業者に委託するのも効率的な方法といえるでしょう。
専門業者は高度なOCR技術と人のチェックを組み合わせながら、精度の高いデータ化を実現できます。
手書き文字データ化サービスを選ぶ際のチェックポイント
手書き文字に対応したOCRは数多く、どれが自社に適しているのか判断に迷ってしまうこともあるでしょう。
そこで、サービス選定におけるチェックポイントをいくつかご紹介します。
OCR技術の認識精度の高さ
OCRに対応したサービスはさまざまで、認識精度も異なります。サービス選定にあたっては、手書き文字の認識精度の高さが重要なポイントとなるでしょう。
AIを活用したOCRは比較的精度が高い傾向があり、100%に近い識字率をアピールしているサービスも少なくありません。
しかし、実際に使用してみると書類のサイズやフォントなどの条件によって正しく認識されない文字も出てくるため、導入前の段階でトライアルを活用し、実際にデータを読み込んでテストすることがおすすめです。
対応する文字種や言語
OCRのサービスによっても対応できる文字種や言語は異なります。
印字された文字と手書き文字の両方に対応しているかはもちろんのこと、日本語・英語、それ以外の言語、特殊文字・記号なども正しく認識できるかを確認することが重要です。
処理速度と対応文書の種類
大量の書類をデータ化する場合、OCRの処理速度が業務効率に影響を与えるためスピードも考慮しておきましょう。
また、ビジネス文書には請求書や契約書、注文書などさまざまな種類があり、それぞれフォーマットが異なります。
OCRサービスによってはフォーマットや形式が定まっていない書類も高精度で読み取れるものがあるため、どのような形式の書類に対応できるのかもチェックしておきましょう。
導入形態とコスト
OCRサービスは、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。
クラウド型は月額課金制が一般的で初期費用を抑えられる一方、オンプレミス型は買い切りのため費用は高額ですが、自社環境にカスタマイズしやすいというメリットがあります。
将来的な運用も考慮しながら、業務のニーズにマッチしたサービスを選びましょう。
セキュリティ対策・認証の取得状況
OCRでは機密情報や個人情報が含まれる書類も扱うため、データの暗号化や二段階認証、IPアドレス制限といった基本的なセキュリティ対策が講じられているかをチェックしておきましょう。
また、セキュリティ対策の信頼性を客観的に判断するために、クラウドサービスのセキュリティ認証制度「ISO27017」などの取得状況も参考になります。
導入後のサポート体制
OCRサービスは導入後にさまざまなトラブル・エラーが発生することがあり、これらが解決できないと業務に大きな支障が出てしまいます。
そのため、窓口の対応時間や連絡方法を確認し、トラブル時にも迅速に対応してもらえるサポート体制が整ったサービスを選びましょう。
既存の業務システムとの互換性
業務効率化の第一歩として手書き文字のデータ化に取り組む場合には、既存の業務ソフトやワークフローと連携できるかも考慮したうえでOCRシステムを選ぶことが大切です。
API連携の可否や、データの出力形式が業務フローに適しているかを事前に確認しましょう。
手書き文字データ化サービスの費用相場
手書き文字を効率的にデータ化するためにOCRサービスの活用や専門業者へ委託する場合、どの程度の費用がかかるのでしょうか。
サービス内容や条件、運営会社によっても費用は異なりますが、おおよその相場をご紹介します。
OCRサービスの費用相場
クラウド型の場合、初期費用はかからないものの月額30,000円程度〜数十万円以上が相場となっています。
ひと月あたりの処理枚数に応じて料金は異なり、数百枚程度のボリュームであれば最安のプランで収まるケースが多いようです。
一方、オンプレミス型の場合はシステム要件によって費用は大きく異なり、数百万円以上のコストがかかるケースも少なくありません。
専門業者へ依頼する場合の費用相場
専門業者へ依頼する場合、手書き文字のデータ化にはさまざまなパターン・方法があるため費用が異なります。
あくまでも一般的な相場の目安ではありますが、以下を参考にしておくとよいでしょう。
| データ化の方法 | 費用相場（目安） |
| 文字入力代行 | 1文字あたり0.5～1.2円前後 |
| ページ入力 | 1ページあたり500～800円前後 |
| 名刺入力 | 1枚あたり50～90円程度 |
| 名簿入力 | 1項目あたり9～15円または1人あたり20～25円程度 |
手書き文字データ化サービスの導入事例
手書き文字のデータ化に取り組み、実際に業務効率化を成功させた事例をいくつかご紹介します。
手書きアンケート用紙のデータ化
ある自治体では、乳幼児健診の際に保護者からのアンケートを回収しており、これまで職員が手作業でデータ入力を行ってきました。
膨大な量のアンケート用紙を1枚ずつ入力するには大きな手間がかかることから、OCRを導入したことでスピーディーかつ正確なデータ化に成功。
その結果、定型作業に割く時間が大幅に削減され、住民の個別相談に対応できる時間が増えたといいます。
論文や研究データなど社内のあらゆる知見をデータ化
海外のある製薬メーカーでは、新製品の研究開発に不可欠な論文や各種研究データなど膨大な文書をAI-OCRによってデータ化しました。
研究開発には多くの資料や論文、研究データの中から必要な情報を探し出す必要があり、これまで多くの時間を要していたといいます。
OCRによって書類をデータ化したことで、研究者が必要な資料を瞬時に検索できるようになり、大幅な業務効率化に成功しています。
まとめ
手書き文字をデータ化するためには、手作業によるデータ入力がコストがかからず手軽な方法といえますが、その一方でミスが生じやすかったり、膨大な量の書類には対応しきれないという課題もあります。
近年ではOCRの精度も向上し高い識字率を実現できるようになりましたが、それでも誤って認識されるケースが少なくありません。
特にミスが許されない重要な機密書類をデータ化する際には、OCRと人間の目によるチェックを併用している専門業者へ依頼してみるのも有効な方法といえます。
プロセス・マネジメントでは、高い精度によるOCRでのデータ化に対応しており、積み重ねてきた経験とノウハウをもとに手書き書類をデータ化し、ご希望のフォーマットで納品させていただきます。
数多くの手書き書類のデータ化に悩み、どうすればよいか方法を模索している方は、ぜひお気軽にプロセス・マネジメントまでお問い合わせください。
データ処理代行サービスとは？依頼できる内容や選び方について解説
デジタル化が進む現代のビジネス環境において、データ処理は企業の効率的な運営に欠かせない要素です。
しかし、膨大なデータの処理には時間とリソースがかかり、自社内での対応が難しい場合も少なくありません。
そこで注目されているのが「データ処理代行サービス」です。
本記事では、データ処理代行サービスとは何か、依頼できる内容やメリット、選び方のポイントについて詳しく解説します。
データ処理代行サービスとは
データ処理代行サービスとは、企業や個人が保有するデータの入力、整理、分析、管理などを専門の業者が代行して行うサービスのことです。
企業は自社のリソースをコア業務に集中させることができ、効率的なデータ管理と正確なデータ処理が可能になります。
また、最新テクノロジーの活用により、迅速かつ正確なデータ処理も実現可能です。
データ処理代行サービスに依頼できる内容
データ処理代行サービスでは、以下のような内容を依頼できます。
それぞれの内容の詳細について解説します。
データ入力
データ入力は、手書きの情報や紙の書類、アンケート結果などを電子データとして入力する作業です。
特に、書類の量が増えて処理しきれない、保管場所を圧迫するといった課題解決で活用されています。
紙データのデジタル化
紙ベースの文書や帳票などをスキャンしデジタルデータとして保存する作業です。紙の劣化や紛失のリスクを避けられるだけでなく、情報の取り出しや管理が容易になります。
OCR処理
OCR処理は、スキャンした画像や写真から文字情報を読み取りテキストデータに変換する技術です。
手書きや印刷された文書を自動的にデジタル化し、データベース化する際に利用されます。
OCR処理を行うことで、大量の文書を効率よくデータ化し、管理もしやすくなります。
データ集計・分析
データ集計・分析は、収集したデータを整理し、特定の目的に応じて統計的な処理を行う作業です。
プロセス・マネジメントでは、お預かりした紙媒体のデータ化はもちろん、データを数値化してマーケティングなどで活用できる分析結果をご提供しております。
データ処理代行サービスに依頼するメリット
データ処理代行サービスに依頼するメリットとして、以下の5つが挙げられます。
業務の効率化
データ処理代行サービスを利用することで、データ入力や集計、分析などの時間がかかる作業を専門の業者に任せられます。
社内のリソースを本来の業務に集中させることができ、全体の業務効率を大幅に向上できます。
コストの削減
データ処理を社内で行う場合、専任スタッフの雇用や専用の設備が必要になることが多くありますが、データ処理代行サービスを利用すれば、その必要がありません。
必要なときにだけサービスを利用するなど使い方を工夫することで、無駄な固定費を抑えることが可能です。
高品質なデータ化
専門のデータ処理業者は、豊富な経験と高い技術を持っており、データの正確性など高い品質を提供することが重要な業務です。
そのため、プロフェッショナルに依頼することで、打ち間違いや入力漏れといったミスを最小限に抑えることができます。
迅速な対応
データ処理代行サービスの多くは、大量のデータを迅速に処理することが可能です。
そのため、「急に資料が必要になったけど人手が足りない」「◯日までに集計結果が欲しい」といった緊急時でも迅速な対応をしてもらうことができます。
セキュリティの向上
データ処理代行サービスを提供する業者はセキュリティ対策に力を入れていることが多く、機密情報や個人情報を厳重に管理します。
高いセキュリティの環境のもとでデータを取り扱うことによって、顧客や取引先からの信頼を維持しつつ安全なデータ処理を実現できます。
データ処理代行サービスを選ぶ際のポイント
データ処理代行サービスを選ぶ際のポイントとして、以下の4つが挙げられます。
依頼できる内容
データ処理代行サービスを提供する業者によって、対応可能な業務が異なる場合があります。
そのため、まずは依頼をしようとしているデータ処理の内容が対応可能かどうかを確認しましょう。
評判・実績
サービスの評判や実績を調べることも重要です。実績が豊富で、過去に同様の業務を成功させた経験がある業者は信頼性が高いといえます。
「どのような業種の仕事を扱ってきたか」「リピート依頼はどれくらいあるか」などを調べましょう。
料金を比較
サービス料金も選定の重要な要素です。複数のデータ処理代行業者を比較し、提供されるサービス内容と価格のバランスが取れているかどうかを判断しましょう。
特に、料金体系が明確でない場合や、追加費用が発生する可能性がある場合は、事前に詳細な見積もりを依頼し、コストパフォーマンスを考慮して選ぶことが大切です。
セキュリティ対策
データ処理を行う書類には機密情報や個人情報が含まれることが多いため、セキュリティ対策がしっかりと施されているかを確認することも欠かせません。
セキュリティ対策が不十分な場合は情報漏洩などのリスクが高まるため、どのようなセキュリティ対策がなされているのかを必ず確認しましょう。
データ処理代行サービスの料金相場
データ処理代行サービスの料金は、提供されるサービスの内容やボリューム、利用する頻度などによって大きく異なるため、一概に「相場はいくらです！」と断言することはできません。
参考例として、プロセス・マネジメントの電子化サービスの料金体系を紹介します。
| サービス | 作業内容 | 料金目安 |
| 名簿入力 | 会社名・郵便番号・住所・電話番号 | 22円（税込）〜／1件 |
| 名刺入力 | 会社名・部署名・役職・氏名・郵便番号・住所・電話番号・FAX番号・メールアドレス | 49円（税込）〜／1枚 |
| テキスト入力 | 手書き文字 400字原稿用紙 | 0.5円（税込）〜／1文字 |
| スキャン | 紙原稿 モノクロ ADF（自動給紙機能付きスキャナ）を使用 | 5円（税込）〜／1枚 |
| WEB検索リスト化 | 会社名・郵便番号・住所・電話番号 | 33円（税込）〜／1件 |
上記金額はあくまで目安となりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
具体的な料金のお見積もりは、もちろん無料です。
データ処理代行ならプロセス・マネジメントまで
データ処理代行を依頼したい方は、ぜひプロセス・マネジメントまでご相談ください。
弊社では、低価格・高品質・高セキュリティの3つの特徴を持つ「電子化・データ入力サービス」をご提供しています。
また、プライバシーマークの取得だけでなく、個人情報保護士などの有資格者が在籍しており、お預かりした情報を厳重に守る体制をご用意しております。
データ処理の対応にお困りの方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントまでお問い合わせください。
まとめ
データ処理代行サービスは、企業のデータ管理を効率化し、コスト削減や業務の品質向上を実現できます。
しかし、依頼する業者によって対応できるサービスや料金、セキュリティ体制が異なるため、事前にhcエックすることが大切です。
私たちプロセス・マネジメントは、これまで大学や研究機関といった機密情報の多いお客様から繰り返しご依頼をいただくなど、高いセキュリティと品質をご提供しております。
大切な情報を守りつつ、精度の高いデータ入力をご希望の方は、ぜひプロセス・マネジメントまでお問い合わせください。
アンケートで収集した個人情報を安全に取り扱うためには？外部委託で課題を解決
アンケート調査は、顧客の声を反映させた商品開発やサービス改善に欠かせない手法です。
しかし、アンケートには個人情報が含まれることも多く、適切に取り扱わなければ情報漏洩などの原因となり、企業の信頼を損ねる可能性があります。
本記事では、アンケート調査における個人情報の重要性や、個人情報を取得する時の義務について詳しく解説します。
アンケート調査における個人情報取扱いの重要性
アンケート調査では、必要に応じて以下のような個人情報を提供してもらうケースが少なくありません。
- 氏名
- 住所、郵便番号
- 生年月日
- 電話番号
- メールアドレス
これらの個人情報の漏洩は、顧客からの信頼を失うだけでなく、企業の社会的信頼にも悪影響を及ぼすことになるため、個人情報保護法に則った厳重な管理が求められます。
個人情報を含むアンケートで取得する際の義務とは？
アンケートで個人情報を取得する際には、個人情報保護法に定められている3つの義務を守る必要があります。
個人情報使用の明示
アンケートで個人情報を取得するときは、使用目的を明確に示すことが個人情報保護法で義務付けられています。
個人が自身の情報がどのように使用されるのかを理解し、安心して情報を提供できるようにすることが目的です。
具体的には、アンケートを開始する前に、収集する情報の種類、利用目的、および保存期間などを記載したプライバシーポリシーを提示することが求められます。
また、同意を求める際には理解しやすい言葉で説明し、明確な同意を得ることが必要です。
第三者に提供しない
取得した個人情報を第三者に提供しないことも、情報の保護と個人のプライバシーを守るための基本的な原則として、個人情報保護法で定められている義務の一つです。
そのため、万が一にも第三者へ情報を提供する必要がある場合には、事前に本人の明確な同意を得ることが必要です。
問い合わせ窓口の設置
個人情報の取り扱いに関する問い合わせ窓口を設置することも義務の1つです。
問い合わせ窓口は、情報提供者が自身の情報に関する疑問や不安を解消できるようにするために設けられ、提供した個人情報の利用状況の確認や訂正、削除の依頼などの対応を行います。
アンケートの個人情報を社内で取り扱うための課題
アンケート調査で収集された個人情報を社内で適切に取り扱うためには、多くの課題があります。
収集した個人情報の入力や分析には専任のスタッフを用意する必要があるため、リソースの確保が課題となります。
また、セキュリティ対策の構築も不可欠な要素です。
データの漏洩や不正アクセスを防ぐためには高度なセキュリティシステムが必要ですが、その導入と維持には多大なコストと技術的な知識が求められます。
さらに、個人情報保護法などの法令遵守も重要です。
プロセス・マネジメントは大学や研究機関といった高度なセキュリティが求められる案件をリピートオーダーいただくなど、情報管理に関する信頼と実績がございます。
個人情報が含まれるアンケートの取り扱いは、ぜひプロセス・マネジメントまでお気軽にお問い合わせください。
個人情報を含むアンケートの取り扱いを外注するメリット
アンケートの個人情報取り扱いを外注することには、次の4つのメリットが挙げられます。
それぞれのメリットについて、詳しくご紹介します。
専門的な知見とノウハウを持つ業者に委託できる
アンケートの個人情報取り扱いを外注することで、専門的な知見とノウハウを持つ業者に業務を委託できます。
専門業者は、個人情報保護に関する最新の法律や規制に精通しており、厳重なデータ管理をしてもらうことができます。
また、データ収集や分析の技術的な専門知識も豊富に持っているため、社内で行うよりも高品質なサービスを受けることが可能です。
社内でのコストとリソース削減が可能
アンケートの個人情報取り扱いを外注することで、社内でのコストとリソースを大幅に削減できます。
専門業者に委託することで、社内で専任の人材や高価なソフトウェア、ハードウェアを導入することが不要となり、初期投資や維持管理のコストを削減可能です。
また、社内リソースを他の重要な業務に集中させることが可能になり、全体的な業務効率が向上します。
最新のセキュリティ対策を講じた環境で処理される
専門業者にアンケートの個人情報を外注することで、最新のセキュリティ対策を講じた環境で情報を処理できます。
専門業者は、データの暗号化・アクセス制御・監視システムなど、高度なセキュリティ環境を維持しているため、サイバー攻撃や情報漏洩対策を徹底しています。
安全な管理のもとで情報を取り扱うことで、依頼する企業側もリスク管理を徹底することができます。
業務効率化とスピーディーな対応が期待できる
専門業者は、効率的なワークフローと最適化されたプロセスを持っているため、データ収集から分析までの一連の作業を迅速に行えます。
スピーディーな対応と的確なアンケート分析により自社スタッフはコア業務へ集中でき、結果的に全体的な業務効率の向上が期待できます。
個人情報を含むアンケートの取り扱いでお困りならプロセス・マネジメントまで
アンケート調査における個人情報の取り扱いでお困りなら、プロセス・マネジメントの「アンケート入力・集計サービス」にお任せください。
弊社は、これまで大学や研究機関など、機密情報を多く含む書類のデータ化などをさせていただいてきた信頼と実績がございます。
また、企業としてプライバシーマークを取得しているだけでなく、個人情報保護士の有資格者の管理のもとで厳重な管理をさせていただきます。
個人情報が含まれるアンケートの取り扱いにお困りの方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントまでお問い合わせください。
まとめ
アンケート調査における個人情報の取り扱いは、慎重かつ適切に行う必要があります。
専門業者に委託することで、管理に必要な多大なリソースと高度なセキュリティ対策ができるでしょう。
加えて、最新のセキュリティ対策を講じた環境での処理や、コストとリソースの削減、業務効率化をもたらします。
個人情報を含むアンケートの取り扱いにお困りのときは、プロセス・マネジメントの「アンケート入力・集計サービス」を活用し、個人情報の安全な運用を実現してください。
高いセキュリティ環境とこれまで培ってきた知識や経験を活かし、法令遵守と業務効率化のお手伝いをさせていただきます。
紙のアンケート集計を効率化する方法｜自社対応と外注の判断基準を解説
紙で回収したアンケートは、回答が集まった時点で作業が終わるわけではありません。
数百枚の用紙を前にして、入力作業が想定以上に長引いているという状況は、集計業務が非専任になっている企業ほど起こりやすいといえます。
そこで本記事では、紙のアンケートを集計する4つの方法と、自社で対応するか外部へ委託するかを分ける判断基準を詳しく解説します。
紙のアンケート集計に時間がかかる3つの原因
紙のアンケート集計が長引く背景には、作業量そのものよりも工程の構造に理由があります。まずは、どこで時間を失っているのかを確認していきましょう。
紙のアンケート集計で発生する工程
紙のアンケートは、回収から分析までに5つの工程を通ります。
このなかで作業時間の大半を占めるのは、回答を表形式へ変換する「データ化」の工程です。
集計や分析は、データさえそろえばソフトウェアの機能で処理できます。一方でデータ化は、1枚ずつ内容を読み取って入力する作業であるため、枚数が増えるほど作業時間がそのまま積み上がっていきます。
集計が終わらないという状態の多くは、集計作業そのものではなく、その手前で止まっているという構造になっています。
紙のアンケートが集計されるまでの5工程
工数は「データ化」に集中します
集計作業が終わらない原因の多くは、STEP4以降ではなくSTEP3にあります。どの方法を選ぶかという判断も、このデータ化工程をどう処理するかという判断とほぼ同じ意味になります。
なお、集計後のレポート化までの流れについては、以下の記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
人手に依存するデータ化の工程
データ化を手作業で行う場合、作業時間は枚数に正比例して増えていきます。たとえば、100枚で1時間かかる作業は、1,000枚では単純計算で10時間となり、通常業務と並行して進めることが難しくなります。
さらに、手書き回答の読み取りには判断が伴います。判読しにくい文字をどう扱うかという基準が担当者ごとに異なると、同じ回答でも入力結果が変わり、データの一貫性が損なわれます。
長時間の連続入力は誤入力も招きやすく、作業量が増えるほど精度が下がるという構造になっています。
設問形式によって変わる作業量
同じ枚数でも、設問形式によって作業量は大きく変わります。作業負荷が軽い順に並べると、択一回答、複数回答、自由記述という関係になります。
設問形式ごとの作業負荷の違い
同じ枚数でも、形式によって入力にかかる手間が変わります
※バーの長さは形式ごとの相対的な負荷を示したものです。実際の作業時間は選択肢の数や記入量によって変動します。
択一回答は選択肢の番号を入力するだけで済みますが、複数回答は選択肢の数だけ列が必要となり、1枚あたりの入力項目が増えます。自由記述はさらに負荷が高く、文字量に比例して入力時間が伸びるうえ、分類作業も別途発生します。
自社の集計にどれくらいの時間がかかるかを見積もる際は、枚数だけでなく、設問形式の内訳を確認しておくことが判断の前提となります。
並行して発生する個人情報の管理
氏名や連絡先を含むアンケートでは、データ化と並行して個人情報の管理義務が発生し、回収した用紙の保管場所、作業者の範囲、廃棄方法までが管理の対象です。
人手が足りないからといって、用紙を自宅へ持ち帰って作業するといった対応は、情報漏えいのリスクを高めます。また、作業を外部へ依頼する場合も、委託先の管理体制を確認しないまま進めることはできません。
集計方法を選ぶ段階では、作業効率だけでなく、個人情報をどこまで安全に扱えるかという視点も必要になります。
自社での対応範囲に不安がある場合は、まずは無料見積りで、現在の枚数と設問形式でどの程度の費用と期間がかかるかを確認してみてください。
紙のアンケートを集計する4つの方法
紙のアンケートを集計する手段は、大きく4つに分かれます。ここでは、それぞれの特徴と向いている条件を解説します。
紙のアンケート集計方法4つの比較
費用と精度だけでなく、扱う枚数と情報の種類で選び分けます
横にスクロールできます| 比較項目 | 手入力（Excel） | AI-OCR | Webアンケート | 入力・集計代行 |
|---|---|---|---|---|
| 費用 | 追加費用なし | 月額3万円前後から | 無料〜月額数千円 | 枚数と設問数に応じた従量制 |
| 所要時間 | 枚数に比例して増加 | 読み取りは短時間／確認工程が残る | 集計工程がほぼ不要 | 数日〜2週間程度 |
| 精度 | 担当者の集中力に依存 | 活字98%以上／手書き90%前後 | 入力ミスが発生しない | チェック体制により高精度 |
| 適した枚数 | 100枚未満 | 100〜1,000枚 | 枚数を問わない | 1,000枚以上 |
| セキュリティ | 社内管理が必要 | クラウド保存先の確認が必要 | ツール側の管理体制に依存 | 委託先の認証取得状況で判断 |
| 向いている場面 | 少量で急ぎの集計 | 択一回答が中心で継続実施する場合 | 次回以降の調査設計 | 大量／自由記述が多い／個人情報を含む場合 |
※費用と精度は2026年時点の一般的な目安です。実際の金額は設問数、回答形式、納期、セキュリティ要件によって変動します。
手入力でExcelに集計する
回収枚数が少ない場合は、Excelへ直接入力する方法が最も早く着手できます。追加の費用が発生せず、担当者がその場で作業を始められる点がメリットです。
入力後の集計は関数とピボットテーブルで対応できます。選択肢ごとの回答数を出す単純集計にはCOUNTIF関数、属性別に傾向を見るクロス集計にはピボットテーブルを使うのが基本の流れです。
ただし、有効なのは数十枚から100枚程度までで、それを超えると入力工程が現実的でなくなります。
なお、集計後の結果をどうまとめるかについては、以下の記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
AI-OCRでデータ化する
AI-OCRは、スキャンした用紙から文字を自動で読み取る仕組みです。従来のOCRが苦手としていた手書き文字にも対応できるようになり、紙アンケートのデータ化手段として選択肢に入るようになりました。
精度の目安は、2026年時点で活字が98%以上、手書き文字が90%前後とされています。従来型のOCRでは手書きの認識率が50〜70%程度にとどまっていたため、実務で使える水準まで向上したといえます。
一方で、認識率が100%になることはありません。読み取り結果の確認工程を残す前提で運用を設計しなければ、誤ったデータのまま集計が進んでしまいます。
Webアンケートへ切り替える
回答を最初からWebフォームで収集すれば、回答が送信された時点でデータ化が完了します。データ化工程そのものが発生しないため、集計にかかる工数を大幅に削減できます。
ただし、回答者のIT環境に左右される点には注意が必要です。高齢層を対象とする調査や、店頭・イベント会場でその場に回答を求める場面では、回収率が下がる可能性があります。
また、すでに紙で回収済みのアンケートには適用できないため、次回以降の設計を見直す手段として検討する方法になります。
入力・集計代行へ外部委託する
対応範囲は業者によって異なり、データ入力のみを請け負うものから、クロス集計やレポート作成まで対応するものまで幅があります。
そのため、依頼前に「どの工程までを任せられるか」を確認しておくと、社内に残る作業量が明確になります。
なお、費用は発生しますが、個人情報を含むアンケートでは、管理体制が整った事業者へ委託する方が社内で抱えるよりもリスクを抑えられるケースがあります。
紙アンケートの集計方法を選び分ける3つの判断基準
前述した4つの方法から自社に合うものを選ぶには、3つの基準を順番に確認していく方法が有効です。ここでは、判断の軸となる項目をご紹介します。
集計方法を決める3ステップ
枚数で絞り、設問形式で補正し、頻度と情報の種類で確定させます
回収枚数から考える
最初に確認すべきは回収枚数です。データ化の作業時間は枚数に比例するため、枚数そのものが対応可能な範囲を決めます。
目安として、100枚未満であれば手入力での対応が現実的です。
100枚から1,000枚程度になると、AI-OCRの導入か外部委託のいずれかを検討する段階に入ります。一方、1,000枚を超える場合、通常業務と並行して社内で処理することは難しく、外部委託が選択肢の中心となります。
枚数の目安は設問数によっても前後します。1枚あたりの設問が20問を超えるようなアンケートでは、この基準よりも少ない枚数で限界に達することがあります。
設問形式と自由記述の割合から考える
次に確認するのは設問形式です。同じ枚数でも、択一回答が中心か自由記述が多いかで、適した手法が変わります。
択一回答や複数回答が中心のアンケートは、回答位置が固定されているためAI-OCRとの相性が良く、自動化の効果が出やすい構成です。一方、自由記述が多い場合は、読み取った文字を分類する工程が別途発生します。
そのため、自由記述が全体の3割を超えるようなアンケートでは、自動化よりも処理体制を持つ委託先を選ぶ方が、結果として早く終わるケースがあります。
自由記述の具体的な処理方法については、以下の記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
個人情報の有無と実施頻度から考える
専用ツールの活用は、紙のアンケート集計を自動化し、作業効率を向上させるための有効な手段です。
スキャンやデータ解析、結果の可視化などを行う専用ソフトウェアやアプリケーションを活用することで、ヒューマンエラーや時間の浪費を軽減できます。
データ入力代行サービスの利用
最後に確認するのは、個人情報の有無と実施頻度です。この2点は、手法そのものよりも運用体制の選択に関わります。
とくに、氏名や連絡先を含むアンケートでは、作業者の範囲、作業場所、再委託の有無といった管理体制が選定条件になります。委託先を選ぶ場合も、価格より先に確認すべき項目です。
実施頻度は、ツールを導入するか都度依頼するかの分かれ目になります。年1回から2回の単発調査であれば、初期設定の手間がかからない外部委託が合理的です。
毎月のように集計が発生する場合は、AI-OCRを導入して社内に処理体制を作る方が、長期的な費用を抑えられる可能性があります。
紙アンケートの集計精度を落とさないための3つの工夫
どの方法を選んだ場合でも、精度が低いデータでは分析に使えません。ここでは、読み取りミスを防ぐための実務的な工夫をご紹介します。
データ化を前提としたアンケート設計
集計の効率と精度は、記入された内容が読み取りやすい形式であれば、手入力でもAI-OCRでも作業負荷が下がるため、用紙を配る前の設計段階でほぼ決まります。
データ化しやすい様式としにくい様式
読み取り精度は、用紙を配る前の設計でほぼ決まります
記入欄が狭く、枠外へのはみ出しが起きやすい
選択肢の囲み方が指定されておらず、判定が分かれる
記入ルールの案内がない
記入欄を広く確保し、はみ出しを防ぐ
選択式を優先し、番号での回答に統一する
記入ルールを冒頭に明示する
※マス目の設置はAI-OCRの認識精度に直結します。文字が連続して書かれると読み取り単位の切り出しが難しくなるため、区切りのある様式は精度を安定させる効果があります。
とくにマス目の設置は、AI-OCRの認識精度に直結します。文字が連続して書かれると読み取り単位の切り出しが難しくなるため、区切りのある様式は精度を安定させる効果があります。
アンケートそのものの設計については、以下の記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
スキャン品質の確保
スキャンしてデータ化する場合、読み取り精度は画像の品質に左右されます。解像度が不足していたり、傾きや影が入っていたりすると、認識率が大きく下がります。
解像度は300dpi以上が目安です。が、書き文字が細い場合や、記入欄が小さい様式では400dpi程度まで上げると安定します。
また、スキャン前の事前処理も精度に影響します。ホチキスの針を外す、折れやしわを伸ばす、ガラス面の汚れを拭き取るといった作業を挟むだけで、誤認識の発生率を下げられます。
ダブルチェック体制の設計
自動化を進めても、確認工程をなくすことはできません。AI-OCRの手書き認識は90%前後であるため、1,000件の回答があれば数十件の誤りが残る計算になります。
精度を担保する方法として、同じデータを2名が独立して入力し、結果を突き合わせるベリファイ入力があります。作業量は増えますが、入力ミスの発生率を大幅に下げられる手法です。
AI-OCRを使う場合は、読み取り結果に付与される信頼度スコアを活用し、数値が低い項目だけを目視確認する運用が現実的です。全件を確認するより工数を抑えつつ、誤りの見逃しを防げます。
紙アンケートの集計を外部委託する場合の選定基準
委託先を選ぶ際は、価格ももちろんですが、そのほかにも確認すべき項目があります。とくに個人情報を含むアンケートでは、管理体制が選定の前提条件になります。
入力・集確認しておきたい項目は以下のとおりです。
委託先を選ぶときの6つの確認項目
情報管理は前提条件、品質と対応範囲は総工数を左右します
左の3項目は、1つでも確認できない場合は候補から外す判断基準です。右の3項目は、同じ条件で見積りを並べるための比較軸として使います。
紙アンケートの入力・集計・分析ならプロセス・マネジメントまで
プロセス・マネジメントの「アンケート入力・集計サービス」では、アンケート回答結果のデータ入力やデータ集計・グラフ化、データ分析のサービスを提供しています。
アンケートを正確に集計するだけでなく、アンケート結果を有効活用するためのノウハウもご用意しておりますので、アンケートを自社のマーケティングに適切に活用することが可能です。
個人情報保護士資格を有したスタッフが担当し、会社としてもプライバシーマークを取得しているため、個人情報を含むアンケートについても、管理体制を明示したうえでお預かりさせていただきます。
また、入力精度についても、チェック工程を組み込んだ体制でご対応しており、読み取りにくい手書き回答の取り扱いについては、事前に基準を擦り合わせたうえで作業を進めさせていただきます。
紙で行ったアンケートの入力・集計・分析を外部委託したいと検討されている方は、ぜひプロセス・マネジメントにご相談ください。
まとめ
紙のアンケート集計には多くの課題がありますが、高品質のスキャナーを使用したり事前にデータ化を想定したアンケートを設計したりすることで、効率的に集計できるようになります。
アンケート集計のデータ化には、正確性の向上やリアルタイムでのデータ分析、セキュリティ向上など多くのメリットがあります。
プロセス・マネジメントでは、データ入力から集計、グラフ化、分析までを一括でご対応いたします。個人情報保護士資格を有したスタッフが担当し、プライバシーマークを取得した体制でお預かりするため、個人情報を含むアンケートについても安心してお任せいただけます。
紙のアンケートの入力・集計を効率よく、正確に進めたいとお考えの方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントへご相談ください。