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フレームワークを活用して、業務改善を

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業務改善のために、ツールを導入したり

社内ルールを変更したりすることは重要です。

 

しかしそれ以前に、業務改善にあたって

まず念頭に置かなければならないのは、“考え方”。

 

フレームワーク(枠組み)を意識して業務に取り組めば、

意思決定、戦略立案、問題原因の特定などが

しやすくなり、どのような課題にも向き合えるようになります。

 

また、自身の業務効率化を図れるだけでなく、社内資料や

お客様への提案資料を作成する際にも、

ポイントを押さえたわかりやすい資料ができ上がるでしょう。

 

今回は、ビジネスにおいて業務改善につながる

フレームワークを6つご紹介します。

 

 

 

◆おすすめのフレームワーク6選◆

<1. 5W2H>

ビジネスの基本でもある5W2Hは、

いわばフレームワークの基礎です。

 

5W2Hとは、

When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、

What(何を)、Why(なぜ)、

How(どのように)、How Much(いくら)を表しています。

 

これらを意識することが、業務改善の

第一歩といっても過言ではありません。

 

<2. PDCA>

フレームワークの中で、特に有名なものが

このPDCAでしょう。

ビジネスマナー研修などで耳にしたことがある方も

多いのではないでしょうか。

 

PDCAとは、

Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Act(改善)の

頭文字をとったもので、この4つをひとつのサイクルとして

繰り返すことで、業務改善を実行します。

ポイントとなるのは、

「Planではなく、Checkから始める」ということ。

 

業務改善においては、まずは現状を把握(Check)し、

改善策(Act)、改善計画(Plan)を立て、実行(Do)に移します。

我々は実態に即した仕事のやり方を自ら設計・構築し、

適用しながらPDCAサイクルを実行します。

 

<3. ECRS>

PDCAが計画から改善までの“流れ”を

示しているのに対し、

ECRSは“順序”を表しています。

 

それぞれ、

Eliminate(取り除く)、Combine(つなげる)、

Rearrange(組み替える)、Simplify(簡素化する)

という意味で、業務に置き換えると以下のようになります。

 

Eliminate(取り除く)…業務を無くせないか?

Combine(つなげる)…業務を一つにまとめられないか

Rearrange(組み替える)…業務実施の順序・方法は変更可能か?

Simplify(簡素化する)…業務をもっと単純にできないか?

 

業務改善では、Eliminateから始めることをおすすめします。

 

<4. ロジックツリー>

ひとつの問題に対し、枝分かれのように分析を行っていくことで、

問題の根本的な原因を見つけ出すことができます。

 

例:ブドウの売上が低下している

→(1)販売力が弱い

→(2)価格が高い

 

(1)販売力が弱い

⇒店員の商品知識不足

⇒販売コーナーの縮小

 

(2)価格が高い

⇒輸送費が増えた

⇒台風が多発し、収穫が少なかった

 

このように、理由を一つひとつ分析していくことで、

原因を追及していきます。

 

ただし、ロジックツリーを用いる際は、

原因に漏れや重複がないか気をつけてください。

また、「原因の階層を合わせる」という点にも注意しましょう。

 

最初の「ブドウの売上が低下している」という原因に対し、

「販売力が弱い」「価格が高い」という2つの理由を挙げましたが、

ここに「低価格の代替品が増えた」を並べることはできません。

なぜなら、「価格が高い」に分類される項目だからです。

 

分類を誤ると、正確な原因特定ができなくなってしまうので

注意してください。

 

<5. バリューチェーン分析>

顧客に商品・サービスの“価値”が

届くまでのプロセスを分析し、

「どの工程で付加価値を出しているか」

「自社の強み・弱みは何か」を見つけ出す方法です。

 

バリューチェーンを利用する際には、

商品・サービスが顧客に届くまでの間に

直接関係する主活動(製造、物流、販売など)と、

それを支える支援活動(技術開発、財務、人事など)を

洗い出して、分析します。

 

<6. BPMN>

Business Process Model and Notationの略で、

一般社団法人日本ビジネスプロセス・マネジメント協会では、

次のように説明しています。

 

「BPMNは、業務を実行する際に、

関係者が共通に理解しておくべき、

仕事の始め方、役割分担、各担当の仕事内容、

お客様とのやり取りなどのフローを記述する手法です。

国際標準(ISO19510)になっています。」

 

つまり、BPMNは規格化された方法で

業務の流れなどを可視化するためのフレームワークです。

 

 

 

◆業務改善には、フレームワークを◆

会社の業種や業務内容、規模によって、

適したフレームワークは異なります。

 

また、枠組みに縛られすぎてしまうと、

柔軟な発想を妨げるおそれもあるため注意が必要です。

まずは、「考え方のひとつ」程度の気持ちから始め、

自社に適したフレームワークを見つけていきましょう。

 

その上で、

「フレームワークを取り入れたが、業務改善につながらない…」

とお困りの方は、弊社にご相談ください。

 

弊社の業務効率改善コンサルティング

業務の可視化・効率化・仕組み化を図り、

経営課題の解決に貢献します。

 

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