電子帳簿保存法改正で個人事業主は何をする？レシート管理のやり方とは
2024年1月から電子帳簿保存法が改正され、これまでの帳簿付けや取引書類の管理についてルールが変更されています。
個人事業主やフリーランスも対象となっているこの法律は、要件が複雑でわかりにくいと感じる方が少なくありません。
そこで本記事では、電子帳簿保存法に対応するために個人事業主がするべきことや、レシート・領収書の管理についても詳しく解説します。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、税法によって保存が義務付けられている帳簿書類を電子データとして保存することを可能にし、メールやクラウドサービスなどを経由して受け取った取引情報については電子データのまま保存することを義務付けた法律です。
電子帳簿保存法で定める電子データの保存は、以下の3つのケースに分けられます。
電子帳簿等保存
電子帳簿等保存とは、Excelや会計ソフトなどで電子的に作成した帳簿類を電子データのまま保存しておくことを指します。
具体的には仕訳帳、総勘定元帳、経費帳、売上帳、仕入帳などの帳簿のほか、損益計算書、貸借対照表などの決算関係書類、見積書、請求書、納品書、領収書などの書類が含まれます。
スキャナ保存
スキャナ保存とは、紙で受領または作成した書類をスキャナでデータ化、またはカメラで撮影し、電子データとして保存しておくことを指します。
たとえば、経費として使用した領収書をスキャナ保存しておけば、原本は廃棄しても問題ないためファイリングや保管場所の確保も必要ありません。
電子取引
電子取引とは、取引関係書類を電子的にやり取りを行った場合に、紙ではなく電子データのまま保存しておくことを指します。
具体的には、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などが含まれますが、あくまでも電子データとしてやり取りをした場合に限られ、紙で受け取った書類をデータ化しなければならないというものではありません。
電子帳簿保存法は個人事業主にも関係ある？
電子帳簿保存法は法人はもちろんのこと、個人事業主も含むすべての事業者を対象としています。
そのため、これまで経理のデジタル化やペーパーレス化に対応できていなかった事業者は対応が求められることとなります。
特に、メールやチャット、クラウドサービスなどで取引書類をやり取りしていた事業者は、電子データの保存に対応した環境やツールを用意しておく必要があります。
ちなみに、帳簿や取引書類を電子データ化しe-Taxによる確定申告を行うことで、個人事業主は65万円の青色申告特別控除が受けられますが、従来通りの申告のままでは控除額が55万円に減額されます。
また、電子帳簿保存法へ違反すると青色申告の承認を取り消され、さまざまな税制優遇措置が受けられなくなる可能性もあるため注意が必要です。
電子帳簿保存法の対象となる書類
電子帳簿保存法の対象となる書類には具体的にどのようなものが含まれるのでしょうか。
国税関係帳簿書類
国税関係帳簿書類とは、税に関する法律で一定期間の保存が義務付けられた書類のことを指し、「国税関係帳簿」と「国税関係書類」に分けられます。
国税関係帳簿
国税関係帳簿とは、仕訳帳や総勘定元帳、経費帳、売上帳、仕入帳などの帳簿類を指します。
国税関係書類
国税関係書類とは、損益計算書や貸借対照表などの決算関係書類と、見積書、請求書、納品書、領収書などの取引書類を指します。
たとえば、買い物をしたときのレシートや領収書なども取引書類に含まれます。
電子取引データ
電子取引データとは、取引において交わされる注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などのうち、書類ではなく電子データとしてやり取りしたものを指します。
電子データで取引したものは紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存しておかなければなりません。
電子帳簿保存法で個人事業主がとるべき対応
電子帳簿保存法に違反しないためには、個人事業主は具体的にどのような対応が求められるのでしょうか。4つのポイントに絞って解説します。
電子データの保管方法・場所を決める
はじめに、電子データを格納・保存しておくための方法と場所を決めます。
基本的にはPCのハードディスクやSSD、USBメモリといった物理装置への保存、またはクラウドストレージサービスなどクラウド上に保存する方法があります。
特に物理装置の場合、機器の故障によってデータにアクセスできなくなるリスクもあるため定期的なバックアップが不可欠です。
電子帳簿保存法対応の会計ソフトを導入する
電子帳簿保存法には細かな要件が設定されており、それらを一から読み込んでシステムを構築すると手間と時間がかかってしまいます。
そこで、個人事業主が経理業務を効率化するためには、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトの導入がおすすめです。
特にクラウド会計ソフトは毎月一定の料金を支払うことで最新の機能が利用でき、ほとんどのシステムが電子帳簿保存法に対応しているため手間がかかりません。
ペーパーレス化を検討する
電子帳簿保存法に移行後は、多くの企業で注文書や請求書といった取引書類の電子化に移行し、ペーパーレス化が加速していくと予想されます。
しかし、お店で買い物をしたときのレシートや領収書などは基本的に紙で発行されることが多いはずです。そこで、電子帳簿保存法に対応し経理業務を効率化するためにも、紙で受け取った取引書類もスキャン保存するなど、徹底したペーパーレス化を検討してみましょう。
ちなみに会計ソフトのなかには、レシートや領収書を撮影するだけでスキャン保存可能な機能を備えたものも多くあります。
保存ファイル名を統一する
売上帳や仕訳帳、経費帳などさまざまな帳簿によってファイル名が混在していると、必要なデータにすぐアクセスできなくなります。
また、複数の取引先と契約している場合、各取引先に応じて注文書や請求書や領収書などが発行されるはずです。
それらを混同せず必要なデータをいつでも簡単に取り出せるよう、ファイル名の記載ルールを決めておくのもひとつのポイントといえるでしょう。
売上高が5,000万円以下の個人事業主はとるべき対応が変わる？
電子帳簿保存法では、電子データの保存について以下のような細かな要件が設定されています。
- ①改ざん防止のための措置をとること
- ②ディスプレイやプリンタ、システムの説明書を備え付けておくこと
- ③日付・金額・取引先で検索できること
しかし、前々年度の売上高5,000万円以下の小規模事業者に対しては救済措置が設けられており、上記の「3.日付・金額・取引先で検索できること」という要件は免除されます。
ちなみに、検索要件の免除はこれまで売上高1,000万円未満の小規模事業者という条件が設定されていましたが、令和5年度税制改正大綱によって5,000万円へ拡大されました。
個人事業主のレシート管理のやり方は？
個人事業主が経費を計上する場合、紙でレシートや領収書を受け取ることもあれば、ECサイトなどのように電子データとして受領することもあるでしょう。
まず、紙で受け取ったレシートや領収書は、スキャナまたはカメラで撮影したデータを保存することで「スキャナ保存」の要件に該当し、原本は不要となります。
一方、電子データとして受領した領収書は「電子取引」の要件に該当します。
スキャナ保存は読み取る装置の解像度やタイムスタンプの付与などの条件を満たす必要があるほか、電子取引についても改ざん防止の措置が求められます。
電子帳簿保存法に対応した会計ソフトであれば、上記の要件はいずれも満たしているため手軽に管理できるでしょう。
業務の電子化ならプロセス・マネジメントにご相談ください
電子帳簿保存法へ対応するために会計帳簿への入力作業が膨大に増え、苦労している方も多いのではないでしょうか。
特に個人事業主の場合、定型業務にばかり工数がとられてしまうと本来の業務に支障をきたすことも考えられます。
このようなお悩みをお持ちの方は、ぜひ一度プロセス・マネジメントへご相談ください。
プロセス・マネジメントでは帳簿のデータ入力や、手書き帳簿のデータ化といった電子化サービスを請け負っており、スピーディーで正確な作業が可能です。
また、業務改善コンサルティングサービスも提供しており、電子帳簿保存法へ4つのポイントに対しての運用体制の構築（※会計ソフト導入については行っていません）、また電子帳簿保存法以外のさまざまな定型業務の効率化・自動化のお手伝いもさせていただきます。
まとめ
2024年1月から施行された電子帳簿保存法は、法人はもちろんのこと個人事業主も対象となっており、会計帳簿や取引書類の管理方法が大きく変更されています。
基本的には電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを導入することで対応できるものが多いですが、紙で管理していた事業者にとっては電子化・データ化という大きなハードルがあります。
入力する項目が膨大で電子化に苦労しているという方は、ぜひ一度プロセス・マネジメントまでご相談ください。