【法人向け】電子帳簿保存法の対象外となる書類や軽減措置についてわかりやすく解説
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿や書類の保存に関してデジタル化を進めるための法律です。
2024年1月より電子帳簿保存法への対応は必須となっているため、企業にとっては避けて通れない重要な課題となっています。
本記事では、電子帳簿保存法の対象外となる書類や、軽減措置について具体的に解説し、実際にどのように対応すべきかを解説します。
電子帳簿保存法への対応に不安な点や疑問がある方はぜひ最後までお読みください。
電子帳簿保存法で対象外となる書類とは
電子帳簿保存法で対象外となる書類には、以下の書類が挙げられます。
それぞれの書類がどのようなものかを解説します。
手書きで作成された国税関係帳簿・書類
電子帳簿保存法の対象外となる書類には、手書きで作成された国税関係帳簿や書類が含まれます。
これらはデジタルで保存されていないため、電子帳簿保存法の規制対象にはなりません。
紙で保管する必要があるため、従来通りの方法で保存・管理されます。
国税関係書類に該当しない書類
国税に関わらない書類や帳簿も、電子帳簿保存法の対象外となります。
この法令は、主に税務申告に関連する書類の電子保存を規定しているため、税務以外の目的で作成された書類は対象外です。履歴書や業務日誌などが該当します。
電子取引以外で行われた取り引きに関する書類
電子取引以外、つまり従来の紙ベースで行われた取引に関する書類も、電子帳簿保存法の対象外です。
例えば、紙の領収書や請求書などは、電子保存の対象とならず、従来通り紙での保存が求められます。
電子帳簿保存法の対象となる書類
電子帳簿保存法の対象となる書類には、以下の書類が挙げられます。
それぞれの書類の詳細を解説します。
電子帳簿保存法に関する対象書類
電子帳簿保存法の対象となる書類には、国税関係帳簿や決算書類など、税務申告に関連する電子データで保存された書類が含まれます。
これらの帳簿や書類は、電子的に作成・保存される場合、法令に基づく要件を満たした保存が必要です。
適切なタイムスタンプや検索機能が求められます。ただし、書類を作成する際にわずかでも手書きを用いた場合は対象外となる点に注意してください。
電子取引に関する対象書類
電子取引に関する書類も電子帳簿保存法の対象です。インターネットを通じて行われた取引に関連する電子的な請求書や領収書、注文書などが含まれます。
電子データで保存し、保存要件を満たす形式での管理が必要となり、適切なバックアップやアクセス制限が求められます。
スキャナ保存に関する対象書類
スキャナ保存に関する対象書類とは、紙で受け取った国税関係書類をスキャナで読み取り電子データとして保存する書類を指します。
例えば、紙の領収書や請求書をスキャナで電子化し、保存要件を満たす形式で管理することが求められます。
電子化された書類には、解像度やタイムスタンプ、検索機能の要件が適用されます。
電子帳簿保存法についての軽減措置や例外となるケース
電子帳簿保存法についての軽減措置や例外となるケースについて解説します。
それぞれのケースについて解説します。
スキャナ保存の要件緩和
紙の書類をスキャンする際に、検索要件が細かく設定されています。
しかし、タイムスタンプ付与期間が最長2ヶ月+7営業日以内であり、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つさえ検索できればスキャナ保存の要件を満たすとみなされます。
優良電子帳簿の軽減措置
優良な電子帳簿として認定された場合、一定の軽減措置が適用されます。
具体的には、過少申告加算税が10%から5%へと軽減されたり、個人事業主は青色申告特別控除（65万円）が適用できる要件を満たしたりするといった優遇措置が受けられます。
相当の理由がある場合の宥恕（猶予）措置
電子帳簿保存法において、2023年末までは、電子取引の場合でも、出力した書面を保存することで電子データでの保存の代替ができました（宥恕措置）。
一方、2024年からは、相当の理由がある場合に限り電子データを出力し、かつ電子データをダウンロード可能な状態にしておけば検索要件が不要となる猶予措置が設けられています。
電子帳簿保存法を導入しない場合どうなる？
電子帳簿保存法で決められている内容を「導入しない場合」はどうなるのだろうか、とお考えの方もいるでしょう。
しかし、電子帳簿保存法で決められている内容は、導入する・しないといった問題ではなく、義務として定められているのです。
そのため、要件に該当しているにもかかわらず義務を果たさなかった場合、意図的でなかったとしても以下のような罰則が科せられる可能性があります。
それぞれの罰則が科せられる条件をご紹介します。
青色申告の承認取り消し
電子帳簿保存法の要件を満たさず、適切な帳簿保存を行わない場合、青色申告の承認が取り消される可能性があります。
青色申告の承認が取り消されると、青色申告特別控除が適用されなくなるため納税額が増加することになります。
重加算税
電子帳簿保存法に違反し、電子データの偽造や隠蔽など、悪質な不正が行われた場合、重加算税が科せられる可能性があります。
一般的な重加算税は、違反が悪質だった場合に35%の割合で課せられる税金です。
しかし、電子データに関連する事項で悪質な違反があるとさらに10%加重され、45%もの割合で税金を支払うことになります。
当たり前のことではありますが、意図して電子データの偽造や隠蔽などをしないように注意してください。
会社法に基づく過料
会社法に基づき、帳簿や書類の適切な保存が行われていない場合、100万円以下の過料が科せられることがあります。
重加算税と比べれば大きな金額ではありませんが、会社法違反となるため企業の信用や法的な地位が損なわれるリスクもある点に注意が必要です。
電子帳簿保存法の取り扱いは外注を検討しよう
把握するのは極めて困難です。 電子帳簿保存法は法的要件が複雑で、企業にとってその全てを確実に理解し、対応することは大変な負担です。
さらに、違反が発生した場合、意図的でなくても罰則の対象になる可能性があります。
したがって、電子帳簿保存法に関わる業務をプロの業者に外注することが有効な対策となるでしょう。
電子帳簿保存法に精通した専門業者に運用を任せることで、社内のリソースを本業に集中させ、コンプライアンスリスクを軽減できます。
プロセス・マネジメントでは、システムを導入せずに運用変更で電子帳簿保存法に対応できるコンサルサービスを提供しています。
また、企業の電子帳簿保存法対応を専門とするサービスを提供しています。
弊社は、法令遵守のためのコンサルティングや日々の運用サポート、法改正への迅速な対応、システム導入支援など、包括的なサービスを展開しています。
複雑な法的要件への対応を私たちにお任せいただくことで、法令違反のリスクを回避しつつ、自社のリソースを効率的に活用していただけるできるでしょう。
電子帳簿保存法への対応は必須であるため、まだお済みでない場合はお早めにご相談ください。
まとめ
電子帳簿保存法では、電子帳簿保存法・電子取引・スキャナ保存に関する書類が対象となる一方、手書きの国税関係書類や国税関係書類に該当しない書類、電子取引以外で行われた取引に関する書類は対象外となります。
どの書類が電子帳簿保存法の対象にならないのかを把握しておくことで、余計な対応をしなくて済むようになるでしょう。
電子帳簿保存法に違反した場合には罰則が科せられるため、法的要件が複雑な電子帳簿保存法の運用は、プロセスマネジメントなどの専門業者に外注することが有効です。
まだ電子帳簿保存法への対応ができていない場合は、プロセスマネジメントにお問い合わせください。
電子帳簿保存法の改正の内容や目的をわかりやすく解説
2024年1月から完全義務化へ移行した改正電子帳簿保存法。
多くの企業では法改正に合わせた対応がなされていますが「自社でしっかりと対応できているのか正直不安に感じている」という中小企業も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、電子帳簿保存法の改正内容や目的、企業にとってどのような影響・負担が考えられるのかを詳しく解説します。
電子帳簿保存法の改正の内容をわかりやすく解説
はじめに、電子帳簿保存法の改正内容について以下の3つの区分に分けて簡単に解説します。
電子帳簿等保存に関する改正事項
電子帳簿等保存とは、会計ソフトや表計算ソフトなどで電子的に作成した帳簿類を電子データのまま保存することです。
電子帳等保存は法的に義務づけられているものではなく、要件を満たせば任意で対応することができます。
電子帳簿等保存に関する改正事項は以下の3点です。
1.税務署長の事前承認制度の廃止
電子帳簿等保存を行うためには、これまで税務署長の事前承認が必要でしたが法改正により廃止されました。
2.優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置
優良な電子帳簿の要件（※）を満たし、過少申告加算税の軽減措置の適用を受ける届出書を提出している場合、申告漏れ等があった場合に課される過少申告加算税が5%軽減されます。
3.最低限の要件を満たす電子帳簿の保存
優良な電子帳簿の要件に該当していなくても、システムのマニュアルや仕様書、ダウンロードの求めに対応できるなどの最低限の要件を満たしていれば、電子帳簿として保存が可能です。
スキャナ保存に関する改正事項
スキャナ保存とは、紙として作成・受領した帳簿や領収証などを画像データとして保存しておくことです。
スキャナ保存は電子帳簿等保存と同様に任意であり、法的に義務付けられているものではありません。
スキャナ保存についての改正事項は以下の4点があります。
1.税務署長の事前承認制度の廃止
電子帳簿等保存の改正事項と同様に税務署長の事前承認が廃止されました。
2.タイムスタンプ要件および検索要件の緩和
書類のスキャンおよびタイムスタンプ付与の期間が、記録項目の入力期間と同様の2か月＋7営業日以内に緩和されたほか、書類の受領者がスキャニングを行う場合、国税関係書類への自署が不要となりました。
また、検索要件についても「取引年月日・取引金額・取引先」の3項目に緩和されました。
3.適正事務処理要件の廃止
スキャナ保存後の原本との照合や定期的な検査、および再発防止策の社内規定といった要件が廃止されました。
4.スキャナ保存に関する不正への重加算税
スキャナ保存の国税関係書類に不正や申告漏れがあった際、本来の重加算税に対し10％が加重されます。
電子取引に関する改正事項
電子取引とは、メールやクラウドサービスなどを利用してやり取りした取引情報をデータのまま保存することです。
電子帳簿等保存・スキャナ保存とは異なり、電子取引データの保存は法律によって義務付けられていますが、あらかじめ紙として受け取った請求書や領収証などは書類として保存が可能です。
電子取引に関する改正内容は以下の2点です。
1.タイムスタンプ要件および検索要件の緩和
スキャナ保存に関する改正事項と同様にタイムスタンプ要件と検索要件が緩和されました。
加えて、1年間の売上高が1,000万円未満の小規模事業者の場合、検索要件の全てが不要となりました。
2.適正な保存を担保する措置の見直し
電子取引データを紙に出力し、書類として保存することは認められなくなり電子データのまま保存しておくことが義務化されます。
また、国税関係書類に不正や申告漏れがあった際、本来の重加算税に対し10％が加重されます。
電子帳簿保存法が制定・改正された目的
電子帳簿保存法にはさまざまな要件があり、複雑で面倒に感じることも少なくありません。なぜこのような法律が制定・改正されたのか、その背景を解説します。
業務効率化とペーパーレス化の推進
従来、多くの企業では帳簿類や会計書類を紙で管理していました。
しかし、これらの書類は税法上7年間保存しておかなければならず、保管スペースや書類管理が煩雑になるという問題がありました。
電子帳簿保存法によって会計書類を電子データとして保存できるようになれば、ペーパーレス化によって会計業務が効率化し企業の生産性アップが期待できます。
税務手続きの透明性と正確性の向上
書類に比べて電子データは検索や集計が容易であり、税務手続きの透明性や正確性も担保できます。
たとえば、紙の場合は虚偽の情報に書き換えた際にその記録をたどることは困難ですが、電子データであればタイムスタンプが付与されるため正確性を担保しやすくなります。
また、申告手続きにおける計算ミスや記載ミスなどを大幅に低減できるほか、税務署にとっても迅速かつ正確に情報を確認できるようになりました。
法令遵守の強化
電子帳簿保存法により会計書類の正確性が担保されたことで、会計や税務に関する法令を遵守する体制とコンプライアンスが強化されます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）の強化
手書きの帳簿や会計書類をベースにしたアナログ的な事務処理は、企業のDXを阻む大きな壁となっていました。
電子帳簿保存法によってIT技術の導入が進み、業務プロセスそのものをデジタルへ移行しやすくなります。
定型的な業務の負担が大幅に軽減されることで、企業のDXが後押しされ競争力向上や新たなビジネスモデルの創出にもつながると期待されています。
電子帳簿保存法の改正はいつから？猶予期間は？
改正電子帳簿保存法は2022年1月1日からすでに施行されており、2023年12月31日まで猶予期間が設けられていました。その後、2024年1月1日から完全義務化へと移行しています。
改正内容でも簡単にご紹介しましたが、電子帳簿等保存およびスキャナ保存は任意ではあるものの、電子取引データの保存は義務化されているため、万が一対応できていない企業は早急に準備を進めておきましょう。
電子帳簿保存法の改正による企業への影響とは？
電子帳簿保存法への対応は負担が大きいと感じている企業も多いのではないでしょうか。
具体的にどういった負担や影響が考えられるのか、主な5つのポイントに分けて解説します。
システムの導入
企業が電子帳簿保存法に対応するためには、帳簿類や証憑類のデータ、および電子取引データを適切に保存・管理するためのシステムを導入する必要があります。
システムの導入にあたっては、検索機能の実装やタイムスタンプ機能、さらには情報セキュリティ対策なども必要であり、多額の導入コストを要する可能性もあります。
また、従業員の数や取引の規模に応じたシステムを選定する必要もあり、システム導入に関する専門的な知見や知識も求められるでしょう。
事務処理規程の整備
電子帳簿保存法に対応するために、企業は内部の事務処理規程を整備する必要があります。
具体的には、電子データの保存方法や手順、アクセス権限の管理、保存期間の設定などが挙げられるでしょう。
法令遵守やコンプライアンスを徹底してガバナンスを強化するためにも事務処理規程の整備は欠かせません。
従業員への教育
電子帳簿保存法に対応するためには、従業員に対する教育や研修も不可欠です。
電子データの保存や管理をどのように行うのかのルール周知はもちろんですが、新しいシステムの操作方法や社内の業務プロセス、電子データを取り扱ううえでのコンプライアンス教育も行わなければなりません。
デジタル化の推進
紙によってやり取りしていた書類を電子データに移行する取引先も増えるため、企業は業務全体のデジタル化を一層推進することが求められます。
紙ベースでの会計業務をペーパーレス化することで、コスト削減や業務効率化、意思決定の迅速化などが期待されますが、新しい業務プロセスに慣れるまでは時間を要する可能性もあるでしょう。
過去データの適切な処理
過去に保存された紙の帳簿や証憑、会計書類の取り扱いも重要な課題となります。
特に保存義務のある過去7年分の書類をすべてデータ化するとなると膨大な時間と手間がかかるため、できるだけ負担をかけない方法で保存・管理していくことが重要です。
電子帳簿保存法への対応はプロセス・マネジメントにお任せ
電子帳簿保存法の改正に伴い、電子帳簿等保存やスキャナ保存に対応すべきか悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。
業務のデジタル化やDXを進めるためには上記に対応すべきと分かっていても、システムの導入コストやデータ化の手間を考えると余裕がなく、思い切った決断に踏み切れないという経営者も少なくありません。
プロセス・マネジメントでは書類のデータ化やペーパーレス化に向けたサポートをご提供しており、電子帳簿保存法に沿った運用や社内ルールの作成サポートも可能です。
「電子帳簿保存法が複雑でいまいち理解できていない」「会計業務のデジタル化やDXを進めていきたい」とお考えの企業様は、ぜひ一度プロセスマネジメントまでご相談ください。
まとめ
電子帳簿保存法の改正によって、帳簿類や会計書類を電子データとして保存する際の要件が緩和され、多くの企業が会計業務のデジタル化に移行しやすくなりました。
紙でやり取りした会計書類は従来通り書類として保存することも可能ですが、メールなどでやり取りした書類は電子データのまま保存しておくことが義務化されました。
電子帳簿保存法に対応することで業務効率化や生産性向上が期待できる一方、企業にとってはシステム導入や運用面においてさまざまな手間と出費を強いられることも事実です。
電子帳簿保存法のメリットを最大化できる仕組みを構築したいとお考えの企業様は、ぜひお気軽にプロセス・マネジメントへご相談ください。
電子帳簿保存法における印刷してはいけない理由と対策について
電子帳簿保存法の改正に伴い、2024年1月から電子取引でやりとりされたデータは、電子データでの保存が義務付けられています。
今までは電子データも紙に印刷して保存することができましたが、現在は認められていません。
本記事では、電子帳簿保存法において印刷してはいけない理由とその対策方法について解説します。
紙で保存した際の罰則や例外的に紙で保存できる書類などについても解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
電子帳簿保存法で印刷してはいけないのはなぜ？
電子帳簿保存法で印刷してはいけないのは、以下の3つの理由からです。
- データの真正性確保
- 検索機能の必要性
- 規定の保存要件
それぞれの理由について、以下で見ていきましょう。
データの真正性確保
電子帳簿保存法では、データの真正性、すなわち保存されているデータが後から改ざんされたものではないことを証明する必要があります。
紙の資料では正しいデータが印刷されているのか、改ざんされたデータが印刷されたのかがハッキリしません。
一方、修正・変更履歴が表示されるシステムで管理すれば、データが正しいものであるか改ざんされたものであるかを簡単に判別できるのです。
検索機能の必要性
電子帳簿保存法では、必要な場合に保存しているデータをすぐに取り出せるようにするため、検索機能も必要とされています。
紙の資料で保存していると膨大な量の資料から探さなければいけないため、資料を見つけ出すのに時間がかかります。
一方、日付や取引先名などから資料を検索できる機能を搭載したシステムで管理すれば、時間をかけずに資料を探し出すことが可能です。
規定の保存要件
電子帳簿保存法では、電子データを保存する際の要件が規定されています。
そのため、ただ電子データを保存すれば良いのではなく、規定された保存要件に沿ってデータを保存する必要があるのです。
保存要件の主な内容は、前述した真正性と検索機能の2つです。
真正性と検索機能の詳細なルールを遵守することで、正確で管理しやすいデータ保存が可能になるため、必ず遵守するようにしてください。
関連記事：電子帳簿保存法の対象となる書類について｜対象外となるケースとは？
電子帳簿保存法の対象となる書類
電子帳簿保存法の対象となる書類の具体例を紹介します。
対象書類を4つに分類していますので、ぜひ参考にしてみてください。
国税関係帳簿
電子帳簿保存法の対象となる国税関係帳簿には、次のような書類が含まれます。
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
- 売掛帳
- 買掛帳
- 現金出納帳
- 固定資産台帳
決算関係書類
電子帳簿保存法の対象となる決算関係書類には、次のような書類が含まれます。
- 貸借対照表
- 損益計算書
- 試算表
- 棚卸表
取引関係書類
電子帳簿保存法の対象となる取引関係書類には、次のような書類が含まれます。
これらの書類には、相手から受領した書類だけでなく、自己発行の書類の写しも含まれます。
- 請求書
- 見積書
- 納品書
- 注文書
- 領収書
電子取引データ
電子帳簿保存法の対象となる電子取引データには、次のような書類が含まれます。
- 請求書
- 見積書
- 納品書
- 注文書
- 領収書
関連記事：電子帳簿保存法に違反すると罰則がある？導入しない場合はどうなる？
電子帳簿保存法に違反して紙保存した場合の罰則
電子帳簿保存法に違反し、紙で保存した場合の罰則には次のようなものがあります。
- 過少申告加算税
- 重加算税
それぞれの罰則の内容や適用条件について見ていきましょう。
過少申告加算税
「優良な電子帳簿」を作成していれば、過少申告加算税の対象となった場合でも過少申告加算税の税率が5%軽減されます。
過少申告加算税の軽減措置を受けるためには事前の届出が必要なほか、隠蔽・仮装がないことも条件に含まれます。
重加算税
電子帳簿保存法に対する違反のうち、隠蔽・仮装による申告漏れがあった場合、10%の重加算税が課せられます。
隠蔽・仮装とは二重帳簿を作成したり、帳簿を隠したり破棄したりする行為のことです。
【例外】電子帳簿保存法で印刷してもいい書類とは？
例外的に、以下の書類では電子帳簿保存法でも印刷が認められています。
- 自社で電子的に作成した帳簿や書類
- 紙で受け取った書類
- 電子的に作成して紙でやりとりされた書類
これらの書類は紙と電子データの保存を併用できるため、好みの方法での保存が可能です。
それぞれの項目について、以下で見ていきましょう。
自社で電子的に作成した帳簿や書類
自社で電子的に作成した帳簿や書類を自社内で管理する場合、必ずしも電子保存する必要はありません。
具体的には、国税関係帳簿に当たる仕訳帳や総勘定元帳、国税関係書類に当たる貸借対照表や損益計算書などが挙げられます。
紙で受け取った書類
紙で受け取った書類は電子帳簿保存法の適用対象外であるため、紙のまま保存しても問題ありません。
もちろん、紙で受け取った書類もスキャンによる電子保存ができます。
ただし、紙で受け取った書類を電子保存する場合にも電子帳簿保存法における保存要件を満たさなければいけないため、保存要件を満たせない場合は無理に対応する必要はありません。
電子的に作成して紙でやりとりされた書類
自社で電子的に作成して紙でやりとりした書類の控えも、紙のまま保存できます。
紙で受け取った書類と同じく、電子帳簿保存法における保存要件を満たした上で電子保存することも可能です。
関連記事：【電子帳簿保存法をわかりやすく解説】なぜ義務化になるの？｜改正点や要件は？
電子帳簿保存法への対応でお困りならプロセス・マネジメントまで
電子帳簿保存法への対応でお困りの方は、プロセス・マネジメントにお問い合わせください。
プロセス・マネジメントでは電子帳簿保存法に対応できるシステムの提供や業務フロー改善の提案などを行っております。
具体的には、現在の運用状況を確認した上で、電子帳簿保存法に対応しやすくなったり業務効率が改善したりするようなアドバイス・提案をしております。
「まだ電子帳簿保存法に対応できていない」というお客様がいらっしゃいましたら、お気軽にご相談ください。
まとめ
電子帳簿保存法により、2024年1月から電子データでやりとりした書類は電子データでの保存が義務付けられています。
電子帳簿保存法に対応するには、ただ電子化すれば良いだけでなく、電子保存する際の要件を満たしながら保存しなければいけません。
具体的には「データの真正性」「検索機能」という2つの要件が設けられていますので、まだ対応していない方は早めの対応が必要です。
まだ電子帳簿保存法に対応していない方は、プロセス・マネジメントでご対応いたしますので、お気軽にご相談ください。
電子帳簿保存法の対象となる書類について｜対象外となるケースとは？
2022年に改正された電子帳簿保存法。2年間の猶予期間を経て、2024年1月からは特定の条件に当てはまる書類は、すべて電子保存が義務付けられています。
この記事では、電子帳簿保存法の対象となるのはどの書類か、書類が対象外となるケースはどのような場合かについて解説します。電子帳簿保存法への対応を考えている方は、ぜひ最後までお読みください。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、法人税や所得税などの国税に関係する帳簿や書類を電子保存する場合の取扱方法などを定めた法律です。
国税に関係する帳簿とは仕訳帳・総勘定元帳などの帳簿を示し、国税に関係する書類とは損益計算書や貸借対照表、請求書、領収書などです。
2022年1月から電子取引のデータは紙に出力して保存することができなくなりました。2年間の猶予があったものの、2024年1月1日からは電子取引のデータはすべて電子データでの保存が義務化されています。
事業規模による取り扱いの変更などもなく、すべての企業と個人事業主が対応しなければなりません。
電子帳簿保存法の対象となる書類
電子帳簿保存法の対象となる書類は、次の3つです。
- 電子帳簿保存法に関する対象書類
- 電子取引に関する対象書類
- スキャナ保存に関する対象書類
それぞれの書類について、どのような対応が必要なのかを見ていきましょう。
電子帳簿保存法に関する対象書類
電子帳簿保存法に関する対象書類は、大きく分けて、①国税関係書類、②決算関係書類、③自己作成のデータ書類の3つがあります。
それぞれにおける対象書類の具体例は、次の表の通りです。
| 分類 | 対象書類 |
| 国税関係書類 | 仕訳帳売掛帳買掛帳総勘定元帳現金出納帳固定資産台帳売上台帳仕入台帳 |
| 決算関係書類 | 貸借対照表損益計算書棚卸表試算表 |
| 自己作成のデータ書類 | 請求書領収書納品書注文書見積書 |
電子帳簿保存法に関する対象書類の電子保存は任意であるため、電子保存でも紙の保存でもどちらでも問題ありません。
電子取引に関する対象書類
電子取引に関する対象書類とは、紙を使用せずオンライン上で作成される取引に関する書類のことを指します。
電子取引に関する対象書類の具体例は、次の通りです。
- 受注書
- 注文書
- 請求書
- 支払い書
- 納品書
- 受領書
- カードの利用明細
- 口座振替の通知メール
取引先から送付された書類も自社から送付した書類も、どちらも電子取引に関する対象書類に該当します。
電子取引に関する対象書類は、紙に出力しての保存ができなくなり、すべて電子保存しなければなりません。
2年間の猶予期間が設けられていましたが、2024年1月1日からはすべての企業と個人事業主で、電子保存が義務付けられています。
スキャナ保存に関する対象書類
スキャナ保存に関する対象書類とは、紙媒体でやりとりした取引に関係する書類のことです。スキャナ保存に関する対象書類は、重要度（高・中・低）の3種類に分けられます。
重要度ごとに保存要件が決まっているため、どの重要度に該当するのか、どのように保存すれば良いのかを把握しておくことが重要です。
重要度ごとの書類の具体例は、次の表の通りです。
| 重要度 | 書類の具体例 |
| 重要度（高） | 領収書契約書 |
| 重要度（中） | 請求書納品書約束手形預金通帳預り証借用証書小切手送り状 |
| 重要度（低） | 検収書見積り書注文書 |
なお、スキャナ保存に関する対象書類の電子保存は、電子帳簿保存法に関する対象書類と同じく任意です。
電子帳簿保存法の対象外となるケース
ここでは、電子帳簿保存法の対象外となるケースについて解説します。
軽減措置や例外についても解説しますので、参考にしてみてください。
対象外となる書類やケース
電子帳簿保存法の対象外となる書類は、手書きで作成された国税に関係する帳簿や国税に関係する書類です。電子帳簿保存法の対象となるのは、初めからすべて電子上で作成された書類であり、手書きで作成したり途中で印刷して手書きに切り替えたりして作成した書類は、対象外になります。
電子帳簿保存法の対象外となった書類は、紙媒体での保存が必要になるため、注意してください。
軽減措置や例外について
国税に関係する帳簿のすべてが優良な電子帳簿の要件を満たす場合、過少申告加算税の軽減措置（5%）を受けられます。軽減措置の適用を希望する場合、申請書類と添付書類を税務署に申請する必要があります。
個人事業主が青色申告特別控除を受ける要件を満たす場合も、優良な電子帳簿の要件を満たす必要がある点に注意してください。
電子帳簿保存法を導入しないとどうなる？
電子帳簿保存法を導入しないと、罰則を科せられる可能性があります。具体的な罰則の内容は次のとおりです。
- 青色申告の承認取り消し
- 100万円以下の罰金
- 重大な不正であると判断された場合は重加算税が課せられる
青色申告の承認が取り消されると、最大65万円の特別控除が受けられなくなったり赤字繰越ができなくなったりします。
また、電子データを改ざんし、本来納めるべき税金よりも少額の申告や納税をした場合、新たな加算分の課税に加え10%の重加算税が加えられます。
電子帳簿保存法の導入ならプロセス・マネジメントまで
電子帳簿保存法の導入ならプロセス・マネジメントにお任せください。プロセス・マネジメントは、バックヤードの業務を効率化する専門集団として、電子帳簿保存法の導入にも取り組んでいます。
個人情報の保護を徹底し、プライバシーマークを取得しているだけでなく、一般社団法人中小企業個人情報セキュリティー推進協会が提供している「DXマーク認証」の第一号でもあるのです。
正確に、効率よく電子帳簿保存法の導入を行うためのノウハウが蓄積されているため、安心してお任せいただけます。ぜひ電子帳簿保存法の導入をする際は、プロセス・マネジメントまでご相談ください。
【まとめ】電子帳簿保存法の対象となる書類を理解しよう
すべての書類が電子帳簿保存法の対象となるわけではありません。どの書類が電子帳簿保存法の対象となるのか、対象外となるのはどのようなケースかを確認しておきましょう。
曖昧な理解のまま電子帳簿保存法への対応をしてしまうと、本来電子帳簿保存法を導入しなければいけない書類を紙で保存してしまう可能性も考えられます。
ぜひ電子帳簿保存法について理解を深め、適切に導入できるようにしてください。
【電子帳簿保存法をわかりやすく解説】なぜ義務化になるの？｜改正点や要件は？
2022年1月に電子帳簿保存法という法律が改正され、2024年1月から決算や確定申告書類などの電子データでも保存ができるようになることをご存知でしょうか。
そもそも電子帳簿保存法の内容を正しく理解できていない事業者も多く、電子保存を検討している企業や個人事業主は早急に準備を進めなくてはなりません。
本記事では、電子帳簿保存法とはどういった法律なのか、義務化がスタートする背景や法改正のポイント、事業者が準備すべきこともあわせて解説します。
電子帳簿保存法とはなにか
電子帳簿保存法とは、その名の通り国税関連の帳簿や関係書類を、紙ではなく電子データとして保存しておくことを認める法律のことを指します。
電子帳簿保存法では、電子データによる保存方法を以下の3つに区分しています。
・電子帳簿等保存：WordやExcel、会計システムなど、自社がPC上で作成した帳簿書類
・スキャナ保存：紙に印字した帳簿書類をスキャナで読み込んだもの
・電子取引：電子データとして受領した書類
帳簿や税務署類のペーパーレス化を促進するために1998年に制定され、その後何度かの法改正が行われてきました。
直近では2022年1月に改正され、税務署長の事前承認制度の廃止やスキャナのタイムスタンプ付与日数の緩和、スキャン前の自筆署名不要、電子データの検索要件の緩和（日付・金額・取引先のみでOK）などが盛り込まれました。
同時に、電子取引で行われる国税関係書類や帳簿については、電子データとして保存することが義務付けられました。
当初は2022年1月からのスタート予定でしたが、2年間の猶予が設けられたため、実質的な完全義務化は2024年1月からとなります。
なぜ電子帳簿保存は改正されたのか
これまで国税関係書類や帳簿は、紙による保存が義務付けられてきました。
電子帳簿保存法が成立後も、20年以上にわたって紙または電子データによる保存が選択できていたものが、なぜこのタイミングで電子取引のデータを電子データとして保存することが義務化されたのでしょうか。
その背景には、上記でも紹介したように経理業務のペーパーレス化を促進し、業務効率および企業の生産性を向上する目的があります。
また、書類に記載された情報や数字を手作業で計算するよりも、電子データとしてPC上で処理できるようになれば、人為的ミスの削減や会計監査および税務調査に関する準備の低減にもつながるためです。
電子帳簿保存の義務化に応じなかった場合はどうなる？
電子帳簿保存法の内容を知らないまま対応が遅れ、結果として義務化に間に合わなかった場合、事業者に対してさまざまなペナルティが科される可能性があります。
国税庁では、特に悪質だと判断された場合などにおいて、青色申告の承認を取り消す可能性があるとしています。
現在、青色申告では最大65万円の特別控除を受けることができますが、承認取り消しとなってしまうと控除が受けられず、税負担が増大する懸念があります。
また、必要な帳簿や関係書類がない場合には追徴課税や推計課税が課される可能性もあり、本来納めるべき税額よりも高額な税金を支払うことにもなりかねません。
電子帳簿保存法に備えるべき対象者は？
電子帳簿保存法の対象となるのは、すべての法人および個人事業主です。ただし、法人や個人事業主のなかには、すでに会計システムなどに帳簿をまとめており、電子データとして管理できている方も多いでしょう。
これから電子帳簿保存法に備えるべきなのは、従来まで紙の帳簿で管理していた法人や個人事業主であり、場合によっては一から会計システムの選定やデータ入力の仕方をマスターしなくてはなりません。
電子帳簿保存が可能になるもの
電子帳簿保存では、WordやExcel、会計システムなど、自社がPC上で作成した帳簿書類だけでなく、決算関係書も電子データとして保存しておくことが可能となります。
帳簿書類とは、仕訳帳や総勘定元帳などが代表的であり、その他の補助簿といわれる売上帳や仕入帳、売掛金元帳、買掛金元帳などまで含めるかどうかは任意で選択できます。
また、決算関係書としては、貸借対照表や損益計算書、棚卸表などがあります。
電子データでの保存が義務化されるもの
電子取引とは取引情報の授受をデータで行う取引です。
メールで受領した請求書や領収書（PDFデータ）はもちろん、インターネットのホームページからダウンロード、またスクリーンショットした請求書や領収書データ。
クラウドサービスによる電子請求、クレジットカードの利用明細データや交通系ICカードによる支払いデータ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービス、EDIシステム。
また「ペーパーレス化」されたFAX機能を持つ複合機で受領した請求書データ等はすべて電子取引となり、例外なく電子データでの保存が義務付けられます。
電子取引での保存要件とは？
電子取引とは、取引情報を電子データとしてやり取りする行為を指します。
たとえば、取引先から請求書を書類ではなくPDFファイルで受領している場合などが電子取引にあたります。
このような電子取引にあたっては、帳簿や関係書類の保存にあたって一定の要件が決められています。
真実性の確保
データが改ざんされていないことを証明するために、以下のいずれかの措置を講じる必要があります。
1.タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
2.取引情報の授受後、速やかに（またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
3.記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステムまたは記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
4.正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う
可視性の確保
保存されたデータを速やかに検索、表示するために、以下の措置を講じる必要があります。
1.データの保存場所にPCやモニタープリンタ、システムの操作マニュアルを備え付けておく
2.システムの概要書を備え付けておく
3.検索機能を確保しておく
4.取引年月日、その他の日付、取引金額その他の主要な項目を検索条件として設定できること
5.日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
6.二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること
電子取引の保存方法
電子取引によって電子データを授受する方法には、電子メールやビジネスチャット、クラウドサービスなどさまざまなパターンがあります。
いずれにしても、電子取引として請求書や領収証などのデータを受領した場合には、添付ファイルをハードディスクやCD、DVD、磁気テープ、クラウドストレージなどに保存しておく必要があります。
なお、電子データを保存する際には、件名や書類の種類、取引先の名称や日時などで判別しやすいよう、保存時のタイトルなども工夫しておくと安心です。
義務化までにするべきこと
電子帳簿保存法の義務化は2年間の猶予期間を経て、2024年1月から本格的にスタートすることが決まりました。
すなわち、2024年1月までに電子帳簿保存に対応したソフトウェアやシステムを導入し、完全に電子化へ移行できる状態にしておかなくてはなりません。
電子帳簿保存に対応したソフトウェアやシステムにはさまざまなものがありますが、なかでも現在主流となっているのがインターネットにアクセスするだけで利用できるクラウドサービスです。
電子帳簿保存法に対応済みのシステムも数多く提供されているため、自社にとって使い勝手の良いものを選びましょう。
プロセス・マネジメントは低価格で高セキュリティの電子化サービスを提供
今回の法改正を機に、過去の帳簿や税務署類、さらには電子帳簿保存法に関連しない書類も含めて電子化を進めようとすると、膨大な手間がかかるものです。
帳簿や書類をスキャン保存する方法もありますが、システムを活用するノウハウや経験がない企業にとっては難易度が高いと感じることもあるでしょう。
そのような悩みを抱えている企業におすすめしたいのが、プロセス・マネジメントが提供する「電子化・データ入力サービス」です。
OCRを用いたスキャンでスピーディーな作業が実現できるほか、不鮮明な文字や読み込みのエラーが心配な場合でもオペレーターが作業を代行します。
低価格かつ高品質な作業を実現しているほか、電子化した後のデータの管理や有効な活用についても提案できます。
さらに、個人情報保護士のオペレーターが在籍しているほか、法人としてもPマークやDXマークを取得しているためセキュリティ体制も万全です。
まとめ
2022年1月に改正された電子帳簿保存法によって、多くの事業者は帳簿や税務書類の電子化に対応しなければなりません。
2年間の猶予があるとはいえ、2024年1月に本格的なスタートが予定されていることから、対応準備ができていない企業は今から少しずつ進めていく必要があるでしょう。
電子データとして取り込むためのデータ入力やスキャナ保存、データの管理方法に不安がある企業は、プロセス・マネジメントが提供する「電子化・データ入力サービス」の活用も検討ください。