【法人向け】電子帳簿保存法の対象外となる書類や軽減措置についてわかりやすく解説

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿や書類の保存に関してデジタル化を進めるための法律です。

2024年1月より電子帳簿保存法への対応は必須となっているため、企業にとっては避けて通れない重要な課題となっています。

本記事では、電子帳簿保存法の対象外となる書類や、軽減措置について具体的に解説し、実際にどのように対応すべきかを解説します。

電子帳簿保存法への対応に不安な点や疑問がある方はぜひ最後までお読みください。

電子帳簿保存法で対象外となる書類とは

電子帳簿保存法で対象外となる書類には、以下の書類が挙げられます。

それぞれの書類がどのようなものかを解説します。

手書きで作成された国税関係帳簿・書類

電子帳簿保存法の対象外となる書類には、手書きで作成された国税関係帳簿や書類が含まれます。

これらはデジタルで保存されていないため、電子帳簿保存法の規制対象にはなりません。

紙で保管する必要があるため、従来通りの方法で保存・管理されます。

国税関係書類に該当しない書類

国税に関わらない書類や帳簿も、電子帳簿保存法の対象外となります。

この法令は、主に税務申告に関連する書類の電子保存を規定しているため、税務以外の目的で作成された書類は対象外です。履歴書や業務日誌などが該当します。

電子取引以外で行われた取り引きに関する書類

電子取引以外、つまり従来の紙ベースで行われた取引に関する書類も、電子帳簿保存法の対象外です。

例えば、紙の領収書や請求書などは、電子保存の対象とならず、従来通り紙での保存が求められます。

電子帳簿保存法の対象となる書類

電子帳簿保存法の対象となる書類には、以下の書類が挙げられます。

それぞれの書類の詳細を解説します。

電子帳簿保存法に関する対象書類

電子帳簿保存法の対象となる書類には、国税関係帳簿や決算書類など、税務申告に関連する電子データで保存された書類が含まれます。

これらの帳簿や書類は、電子的に作成・保存される場合、法令に基づく要件を満たした保存が必要です。

適切なタイムスタンプや検索機能が求められます。ただし、書類を作成する際にわずかでも手書きを用いた場合は対象外となる点に注意してください。

電子取引に関する対象書類

電子取引に関する書類も電子帳簿保存法の対象です。インターネットを通じて行われた取引に関連する電子的な請求書や領収書、注文書などが含まれます。

電子データで保存し、保存要件を満たす形式での管理が必要となり、適切なバックアップやアクセス制限が求められます。

スキャナ保存に関する対象書類

スキャナ保存に関する対象書類とは、紙で受け取った国税関係書類をスキャナで読み取り電子データとして保存する書類を指します。

例えば、紙の領収書や請求書をスキャナで電子化し、保存要件を満たす形式で管理することが求められます。

電子化された書類には、解像度やタイムスタンプ、検索機能の要件が適用されます。

電子帳簿保存法についての軽減措置や例外となるケース

電子帳簿保存法についての軽減措置や例外となるケースについて解説します。

それぞれのケースについて解説します。

スキャナ保存の要件緩和

紙の書類をスキャンする際に、検索要件が細かく設定されています。

しかし、タイムスタンプ付与期間が最長2ヶ月+7営業日以内であり、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つさえ検索できればスキャナ保存の要件を満たすとみなされます。

優良電子帳簿の軽減措置

優良な電子帳簿として認定された場合、一定の軽減措置が適用されます。

具体的には、過少申告加算税が10%から5%へと軽減されたり、個人事業主は青色申告特別控除（65万円）が適用できる要件を満たしたりするといった優遇措置が受けられます。

相当の理由がある場合の宥恕（猶予）措置

電子帳簿保存法において、2023年末までは、電子取引の場合でも、出力した書面を保存することで電子データでの保存の代替ができました（宥恕措置）。

一方、2024年からは、相当の理由がある場合に限り電子データを出力し、かつ電子データをダウンロード可能な状態にしておけば検索要件が不要となる猶予措置が設けられています。

電子帳簿保存法を導入しない場合どうなる？

電子帳簿保存法で決められている内容を「導入しない場合」はどうなるのだろうか、とお考えの方もいるでしょう。

しかし、電子帳簿保存法で決められている内容は、導入する・しないといった問題ではなく、義務として定められているのです。

そのため、要件に該当しているにもかかわらず義務を果たさなかった場合、意図的でなかったとしても以下のような罰則が科せられる可能性があります。

それぞれの罰則が科せられる条件をご紹介します。

青色申告の承認取り消し

電子帳簿保存法の要件を満たさず、適切な帳簿保存を行わない場合、青色申告の承認が取り消される可能性があります。

青色申告の承認が取り消されると、青色申告特別控除が適用されなくなるため納税額が増加することになります。

重加算税

電子帳簿保存法に違反し、電子データの偽造や隠蔽など、悪質な不正が行われた場合、重加算税が科せられる可能性があります。

一般的な重加算税は、違反が悪質だった場合に35%の割合で課せられる税金です。

しかし、電子データに関連する事項で悪質な違反があるとさらに10%加重され、45%もの割合で税金を支払うことになります。

当たり前のことではありますが、意図して電子データの偽造や隠蔽などをしないように注意してください。

会社法に基づく過料

会社法に基づき、帳簿や書類の適切な保存が行われていない場合、100万円以下の過料が科せられることがあります。

重加算税と比べれば大きな金額ではありませんが、会社法違反となるため企業の信用や法的な地位が損なわれるリスクもある点に注意が必要です。

電子帳簿保存法の取り扱いは外注を検討しよう

把握するのは極めて困難です。電子帳簿保存法は法的要件が複雑で、企業にとってその全てを確実に理解し、対応することは大変な負担です。

さらに、違反が発生した場合、意図的でなくても罰則の対象になる可能性があります。

したがって、電子帳簿保存法に関わる業務をプロの業者に外注することが有効な対策となるでしょう。

電子帳簿保存法に精通した専門業者に運用を任せることで、社内のリソースを本業に集中させ、コンプライアンスリスクを軽減できます。

プロセス・マネジメントでは、システムを導入せずに運用変更で電子帳簿保存法に対応できるコンサルサービスを提供しています。

また、企業の電子帳簿保存法対応を専門とするサービスを提供しています。

弊社は、法令遵守のためのコンサルティングや日々の運用サポート、法改正への迅速な対応、システム導入支援など、包括的なサービスを展開しています。

複雑な法的要件への対応を私たちにお任せいただくことで、法令違反のリスクを回避しつつ、自社のリソースを効率的に活用していただけるできるでしょう。

電子帳簿保存法への対応は必須であるため、まだお済みでない場合はお早めにご相談ください。

まとめ

電子帳簿保存法では、電子帳簿保存法・電子取引・スキャナ保存に関する書類が対象となる一方、手書きの国税関係書類や国税関係書類に該当しない書類、電子取引以外で行われた取引に関する書類は対象外となります。

どの書類が電子帳簿保存法の対象にならないのかを把握しておくことで、余計な対応をしなくて済むようになるでしょう。

電子帳簿保存法に違反した場合には罰則が科せられるため、法的要件が複雑な電子帳簿保存法の運用は、プロセスマネジメントなどの専門業者に外注することが有効です。

まだ電子帳簿保存法への対応ができていない場合は、プロセスマネジメントにお問い合わせください。

電子帳簿保存の見積書はどこまで対象？保存期間や方法について解説

2024年1月1日から適用された電子帳簿保存法により、「全て対応しきれていない」と焦っている方は多いのではないでしょうか。

しかし、見積書が電子帳簿保存法の対象となるか、どのような保存期間が適用されるか、また保存方法について不明な点も多くあるでしょう。

本記事では、見積書が電子帳簿保存法の対象かどうか、保存期間や具体的な保存方法について詳しく解説します。

企法的要件を遵守しつつ、効率的に電子帳簿を管理するための参考にしてただければ幸いです。

見積書は電子帳簿保存法の対象？

見積書は電子帳簿保存法の対象書類で、国税関係書類の取引関係書類に分類されます。

電子帳簿保存法の対象書類であるため、電子データでやりとりした見積書は電子データでの保存が必須です。

しかし、電子データで保存する場合は複数の要件を満たす必要があり、要件を満たさなければ罰則が課せられる可能性があるため注意が必要です。

見積書の保存期間は？

見積書の保存期間は、次のように決められています。

	保存期間
法人	7年間（青色繰越欠損金が生じた場合、青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた場合は10年間（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間））
個人	5年間

見積書の保存期間で注意すべき点は、見積書の保存期間の起算日（期間を数え始める日）は見積書を発行した日ではなく、その事業年度における確定申告書の提出期限の「翌日」となっていることです。

例えば、令和6年6月1日に見積書を発行し、確定申告の提出期限が令和6年10月末日の場合、見積書は令和13年5月31日ではなく、令和13年10月末日まで保存しておく必要があります。

（欠損金の繰越控除を受けない法人の場合）

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
参考：個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について｜国税庁

見積書の保存方法

電子取引の場合と紙で受け取った場合で保存方法が異なるため、それぞれの場合に分けて見積書の保存方法を解説します。

電子取引の場合

メールやシステム上など、電子データで見積書のやりとりをした場合、電子データで保存することが義務付けられています。

電子データを保存する場合、主に以下の2つの要件を満たす必要があります。

真正性の確保（改ざん防止）
可視性の確保（日付・金額・取引先を検索できるように）

改ざん防止の措置は次のような方法があります。

タイムスタンプを付与する
訂正履歴や削除履歴が残るシステムを利用する
改ざん防止のための事務処理規程を定め、遵守する

また、日付・金額・取引先を検索できるようにするためには、次のような方法があります。

日付・金額・取引先を検索できるシステムを導入する
表計算ソフトで索引簿を作成する
規則的なファイル名を付ける

以上のような措置を講じたうえで、指定されたデータをすぐに出力できる環境も整備する必要があります。

ただし、2024年1月からは、以下の要件に該当する場合は電子データを保存する際に保存要件を満たす必要はありません。

保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合
税務調査等の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」及びその電子取引データをプリントアウトした書面の提示･提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合

参考：電子帳簿保存法の内容が改正されました　〜令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要〜｜国税庁

紙で受け取った場合

紙でやりとりを行った見積書は、紙で保存するか電子データ化して保存するかのいずれかを選択できます。

紙で保存する場合は、従来と同じく整理してファイリングしておくようにしましょう。

電子データ化して保存する場合は、次の2通りの保存方法があります。

パソコン等で作成した見積書をデータのまま保存する
紙で作成・受領した見積書をスマホやスキャナで読み取る

パソコン等で作成し、紙を出力してやりとりした書類を保存する場合は、プリントアウトせず電子データのまま保存できます。

訂正履歴や削除履歴が残るシステムを利用しない場合でも、以下の2つの要件を満たしていれば、データでの保存が可能です。

システムの説明書やディスプレイ等を備え付けていること
税務職員からのデータの「ダウンロードの求め」に応じることができること

さらに、訂正履歴や削除履歴が残るシステムを利用するなどの一定の要件を満たし「優良な電子帳簿」として保存すれば、過少申告加算税の軽減措置が受けられます。

一方、紙で作成・受領した見積書をスマホやスキャナで読み取る場合には、解像度やカラーなど複数のルールが設けられているため、要件を満たしたシステムを利用するのがおすすめです。

スキャナ保存をする際に必要な手続きはないため、好きなタイミングでスキャナ保存を開始できます。

見積書を電子帳簿保存する際の注意点

社内で電子帳簿保存を行う場合、以下のような問題があります。

契約に至らなかった見積書の保存

契約に至らなかった見積書は保存しなければいけないのか、迷ってしまうこともあるでしょう。

仮に契約に至らなくても、作成した見積書は保存しなければなりません。

発行した見積書の控え、および取引先から受け取った見積書は、契約に至らなくても保存するようにしましょう。

不正・改ざん防止措置

作成した見積書を電子保存する場合、不正や改ざんを防止する措置を講じることが必要です。

改ざんを防止する機能が搭載されたシステムを用いることはもちろん、不正防止のための規定も整備しておく必要があります。

仮に、規定を整備しておらず電子データの不正が発覚した場合、重加算税の対象となってしまう可能性がある点に注意してください。

見積書の電子帳簿保存でお困りならプロセス・マネジメントまで

プロセス・マネジメントでは、見積書を含む各種書類の電子化サービスを提供しています。

当社の専門チームが、2024年1月1日から適用されている電子帳簿保存法の義務化への対応を行っています。

法的要件を遵守したデータ管理を支援し、業務の効率化を実現します。

さらに、業務改善コンサルティングを通じて、生産性向上やコスト削減をお手伝いします。

電子帳簿保存法対応のことでお困りなら、ぜひプロセス・マネジメントにご相談ください。

まとめ

電子帳簿保存法に基づく見積書の管理を行うことで、法律に準拠できるだけでなく業務効率の向上にも寄与します。

見積書の保存期間や方法について正しく理解し、適切に運用することが重要です。

特に、電子取引や紙で受け取った場合の対応、契約に至らなかった見積書の扱い、不正防止措置などに注意を払いましょう。

プロセス・マネジメントのサービスを活用することで、より効率的かつ確実な電子帳簿保存が実現できます。

ぜひ、本記事を参考にして、電子帳簿保存の導入と運用をスムーズに進めてください。

電子帳簿保存法の対象となる書類について｜対象外となるケースとは？

2022年に改正された電子帳簿保存法。2年間の猶予期間を経て、2024年1月からは特定の条件に当てはまる書類は、すべて電子保存が義務付けられています。

この記事では、電子帳簿保存法の対象となるのはどの書類か、書類が対象外となるケースはどのような場合かについて解説します。電子帳簿保存法への対応を考えている方は、ぜひ最後までお読みください。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、法人税や所得税などの国税に関係する帳簿や書類を電子保存する場合の取扱方法などを定めた法律です。

国税に関係する帳簿とは仕訳帳・総勘定元帳などの帳簿を示し、国税に関係する書類とは損益計算書や貸借対照表、請求書、領収書などです。

2022年1月から電子取引のデータは紙に出力して保存することができなくなりました。2年間の猶予があったものの、2024年1月1日からは電子取引のデータはすべて電子データでの保存が義務化されています。

事業規模による取り扱いの変更などもなく、すべての企業と個人事業主が対応しなければなりません。