スキャン代行で対応できる書類やメリットを紹介｜業者を選ぶポイントも解説
ペーパーレス化を実現するために、物理的に保管されている書類や冊子類をスキャニングし、デジタルデータとして活用したいと考えている企業も多いのではないでしょうか。
しかし、書類の量が膨大であったり、特殊な書類をスキャニングしたりするためには人的リソースや特別な機器が必要となるため自社では対応できないことも少なくありません。
そのような場合に役立つのがスキャン代行サービスです。
本記事では、スキャン代行サービスを活用するメリットや取り扱い可能な書類、業者選びのポイントもあわせて紹介します。
スキャン代行サービスとは
スキャン代行サービスとは、その名のとおり紙や本をスキャナーで読み取り（スキャニング）、デジタルデータへと変換する作業を代行するサービスです。
膨大な書類管理に頭を抱えている企業は多く、近年では書類整理の手間を削減するためにスキャン代行サービスを活用する企業が増えています。
スキャン代行サービスを使うメリット
スキャン代行サービスを活用することで、企業にとって次のようなメリットをもたらします。
コスト削減と業務効率化
書類をデジタルデータへと変換することにより、PCやデータベース上から目的の書類を素早く検索できるようになり業務効率が飛躍的に向上します。
また、自社でスキャニング作業を内製化する場合は人的リソースが必要となり時間と手間もかかりますが、外部委託することによって配置する予定だった人員をコア業務へ集中させることができ、結果として人的コストの削減にもつなげることが可能です。
スキャナーの導入コストが不要
自社で大量の書類をデータ化する場合、新たに大型のスキャナーや複合機の導入を必要とするケースがありますが、購入費用やリース費用、メンテナンスコストなどがかかります。
しかし、スキャン代行サービスを活用すればスキャナーの導入そのものが不要となり、設置場所の確保やメンテナンスの手間も省くことができます。
書類の劣化を防ぐことができる
重要書類や書籍などを繰り返し使用していると、シワや破れなどができることもあります。
また、書類の保存状態によってはインクがかすれて見えにくくなったり、書類そのものが色褪せて劣化してくることもあるでしょう。
スキャン代行サービスでデジタルデータに変換できれば、このような劣化を未然に防ぐこともできます。
スキャン代行で対応できる書類の種類
スキャン代行サービスを依頼した場合、どのような書類をデジタルデータに変換できるのでしょうか。
企業が扱う書類にはさまざまな種類があるため、スキャン可能な代表的な書類をご紹介します。
| 契約書 | カタログ・書籍 | 希少資料 |
| ISO文書 | BCP関連文書 | 紙図面 |
| 手書き帳票 | 裁判書類 | 通関書類 |
上記のとおり、契約書や手書き帳票といった1枚単位での紙はもちろんのこと、裁判所類、通関書類といった複数枚の紙がまとまった書類、カタログのような冊子までもスキャニングに対応できます。
スキャン代行にかかる平均価格
スキャン代行サービスの利用にあたって、特に気になるのがコスト面の問題ではないでしょうか。
スキャン代行サービスの一般的な費用相場をご紹介します。
一般的な書類
手書き帳票や資料、BCP関連文書など、一般的な書類の場合は1枚あたり6円から20円程度の料金相場となっています。
| 解像度 | モノクロ | カラー |
| 300dpi | 6円/枚 | 12円/枚 |
| 600dpi | 10円/枚 | 20円/枚 |
契約書・裁判書類・通関書類など
契約書や裁判書類、通関書類などは機密性が高く、高度なセキュリティ対策が求められることから、一般的な書類よりも料金は高額になりやすいです。
また、複数の書類がまとまった状態で1枚ごとに分解せずスキャンするためには手作業が求められるため、以下の金額に追加費用が発生する場合もあります。
| 解像度 | モノクロ | カラー |
| 300dpi | 15円/枚 | 30円/枚 |
| 400dpi | 18円/枚 | 35円/枚 |
カタログ・書籍
カタログや書籍の場合、背表紙から切り離したうえで1枚単位でスキャニング作業を進めることが基本となります。
| 解像度 | 分解する場合 | 分解しない場合 |
| 300dpi | 10円/ページ | 20円/ページ |
| 600dpi | 20円/ページ | 40円/ページこめ |
| ※別途断裁費用 500円/冊 |
なお、希少性の高い本などは切り離すことが難しい場合も多く、一般的な料金よりも高くなりやすいです。
図面
図面のような大判サイズの書類は、特殊なスキャナーを使用するためサイズに応じて上記よりも高額な料金相場となっています。
| 解像度 | A1サイズ | A1サイズ | A2サイズ | A2サイズ |
| モノクロ | カラー | モノクロ | カラー | |
| 300dpi | 200円/枚 | 400/枚 | 150円/枚 | 300円/枚 |
| 600dpi | 600円/枚 | 1200/枚 | 300円/枚 | 600円/枚 |
非破壊・袋とじされている書類でもスキャン代行は可能？
本や冊子、図面などの特殊な書類をスキャニングするためには、一般的には1ページずつ切り離したり、スキャナーで読み取れるサイズにカットしたりする作業が必要です。
しかし、希少性の高い書類や第三者から預かった書類などの場合、物理的に破壊することなくスキャンしたいというニーズは高いです。
非破壊でのスキャニング作業も可能ですが、通常の料金に比べてコストが高額になりやすいというデメリットがあります。
また、袋とじのページは綴じた状態のままでは物理的にスキャニングができないため、袋とじのような特殊な形状の冊子・書籍については多くのスキャン代行サービスで非対応となっています。
スキャン代行の業者を選ぶポイント
スキャン代行サービスはさまざまな事業者が提供しており、どのサービスを選べば良いのか分からないという方も多いです。
業者選びの際に確認していただきたいポイントをご紹介します。
対応できる書類の種類やサイズ
ひとつ目のポイントは、スキャニング作業を依頼したい書類の種類やサイズに対応できるかという点です。
資料や一般的な書類などは多くの業者が対応できますが、ポスターや図面といった大判サイズのスキャニングは対応できない業者も少なくありません。
原本の取り扱い
スキャニング作業が終了したあと、多くの場合は原本を返却します。しかし、なかにはそのまま破棄・処分してほしいというケースもあるでしょう。
破棄や処分に対応できない業者もあるため、事前にスキャニング後の原本の取り扱いを決めておき、問い合わせ時に必ず確認をしましょう。
納期・費用
スキャン代行サービスの納期は1週間前後の場合が多いですが、書類の量が多かったり見積もり時に伝えた内容と実際の書類が異なったりする場合は、希望納期までに作業が完了しない可能性があります。
見積もり依頼時は必ず原本を確認してもらい、希望納期を伝えたうえで納期とコストのバランスを取るようにしましょう。
セキュリティ体制
契約書や裁判書類など、機密情報や個人情報などが記載された書類は厳重な取り扱いが求められます。
十分なセキュリティ体制が確保されていないと情報漏えいにつながるおそれもあるため、機密文書の取り扱い実績が豊富な業者を選定しましょう。
プロセス・マネジメントはスキャン代行でデジタルデータ化をサポート
スキャン代行サービスを活用したいと考えているものの、信頼できる業者がなかなか見つからない、特殊な書類のスキャニング作業を断られてしまった、などの悩みを抱えている企業も多いのではないでしょうか。
そのような場合には、プロセスマネジメントへご相談ください。一般書類であれば1枚あたり5円からのスキャニングが可能で、契約書や裁判書類といった機密性の高い文書もデータ化が可能です。
万全のセキュリティ体制とリーズナブルな料金、スピーディーな対応でペーパーレス化やDXをサポートいたします。
まとめ
企業が取り扱う書類のなかには、一般書類から機密性の高い情報が記載された契約書、カタログなどの冊子類、大判サイズの図面まで、さまざまなものがあります。
これらのスキャニングには特殊な機器が必要なこともあり、自社で対応できないケースも少なくありません。
ペーパーレス化を実現するためにも、高品質なスキャン代行サービスを活用してみてはいかがでしょうか。
信頼性の高いスキャン代行サービスをお探しの方は、ぜひ一度プロセス・マネジメントへご相談ください。
アンケートの結果を活かすためのポイント｜集計方法も解説
新製品の開発に向けた市場調査や販売戦略策定において、アンケートによって得られたデータは非常に有益です。
しかし、アンケート結果の分析を適切に行わなければ、時間と手間をかけて集めたデータを活かしきることはできません。
そこで本記事では、集計したアンケート結果を業務に活かす方法や代表的な分析方法について解説します。
集計がしづらい自由記述式アンケートの集計方法もご紹介するので、アンケート結果を活かして事業拡大を目指したいとお考えの方はぜひ参考にしてください。
集計したアンケート結果を業務に活かすためのポイント
集計したアンケート結果を業務へ活かすためには、次のポイントを押さえたうえでアンケートの準備から分析までのプロセスを行うことが大切です。
アンケートを行うための目的を明確にする
目的が曖昧なままアンケート調査の準備を開始してしまうと、設問の内容や流れの筋道にブレが生じ、求めるデータを得られなくなります。
アンケート調査を行うにあたり、まずは「どのような目的で行うのか」を明確にし、アンケートの対象とする層の設定、得たいデータに紐づいた設問の準備をしましょう。
回答者の目線でアンケートの設問を作成する
アンケートの回答者は、自分の時間を使ってデータ収集に協力してくれています。
専門用語が多かったり、設問の意味が理解しにくかったりした場合、途中離脱や中途半端な回答の原因となります。
そのため、アンケートで使用する設問は、回答者がすぐに内容を理解して回答しやすい文章で作成をしましょう。
目的に適した集計・分析データ作成を行う
せっかく集めたアンケート結果も、目的に合った方法で集計・分析をしなければ有効活用することはできません。
パーセンテージだけ欲しいのか、またはグラフで可視化した方が分析しやすいのかなど、目的に応じた方法を選択することで次のプロセスの土台とすることができます。
集計したアンケート結果の代表的な分析方法
集計したアンケート結果の分析には、次のような方法があります。
| 単純集計 | クロス集計 | 定量分析 |
| 定性分析 | セグメンテーション分析 | 因子分析 |
| クラスター分析 | 相関分析 | 回帰分析 |
上記の中でも、一般的に用いられている単純集計・クロス集計をご紹介します。
単純集計による分析
単純集計は非常に簡単な集計方法で、設問ごとの回答者の割合など、全体の傾向が把握しやすい方法です。
分析結果は表やグラフなどで可視化することができます。
クロス集計による分析
クロス集計は、単純集計によって取りまとめたデータを、年齢や性別などの属性と掛け合わせる方法で、より詳細な分析結果を得ることができます。
上記は単純な例ですが、アンケートの対象となる事柄に対して、男性よりも女性の方がニーズが高いことがわかります。
自由記述式のアンケート結果を集計する方法
数値化しにくいと思われがちな自由記述式アンケートは、回答の方向性（肯定的・否定的）のグループ分けをするアフターコーディング、単語の出現頻度や単語同士の相関関係などを分析するテキストマイニングといった方法で集計・分析をすることができます。
その他に、「製品に使っている金額」といった数字で回答してもらうようなアンケートの場合は、平均値や中央値などを算出することで分析データを作成することが可能です。
アンケート結果の集計は自社でもできる？
結論として、アンケート結果の集計を自社で行うことは可能です。
しかし、既存従業員を集計作業に配置することでコア業務に支障をきたす可能性があります。
また、担当者によって集計結果に違いが生じたり、入力ミスによって正確な集計ができないといったリスクも伴います。
まとめ｜アンケート結果の集計・分析はプロセス・マネジメントにお任せください！
アンケート結果の集計・分析は自社で行うことも可能ですが、人的リソースが必要だったりミスによって正しい結果が得られないなど、せっかくのアンケート結果を十分に活かしきれない可能性があります。
時間をかけて行ったアンケートの結果を正確に分析し、顧客満足度の向上や事業拡大を目指したいとお考えの方は、ぜひプロセス・マネジメントまでご相談ください。
正確な入力によって集計したアンケート結果をわかりやすく可視化し、課題解決に向けたお手伝いをさせていただきます。
アンケート集計を外部委託するメリット｜委託先を選ぶポイントも解説
アンケート調査は、新製品開発や販売に向けた情報収集、顧客満足度調査など企業経営にとって非常に有効な方法です。
しかし、アンケートの調査結果を自社で行おうとした場合、人的リソースが必要なためコア業務に支障をきたすリスクがあります。
また、集計作業を行う従業員によって集計結果の精度が異なるケースも少なくありません。
そこで本記事では、アンケート結果の集計を外部委託して得られるメリットや委託先を選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。
「自社従業員はコア業務に集中させたい」「精度の高いアンケート集計結果が欲しい」と考えている方は、ぜひ参考にしてください。
アンケート集計を社内で行うことで起こりうるデメリット
アンケート集計結果を自社で行う場合、次のようなデメリットが生じます。
人的リソースが必要
アンケート結果の集計を自社で行う場合、既存の従業員が対応することになります。
すでに携わっている業務から従業員を外してしまうことで、コア業務に滞りが生じる可能性があります。
また、アンケート集計のためだけに新たに従業員の雇用をした場合は、人的コストが発生するといったデメリットも生じます。
集計結果にムラが出る可能性がある
「誰がアンケート結果を集計するか」によって、集計結果の精度に差が出るケースは少なくありません。
また、通常業務と異なる作業をすることによって、入力ミスや漏れなど、ヒューマンエラーが生じる可能性も考えられます。
アンケート集計を外部委託することで得られるメリット
アンケートの集計を自社で行うとさまざまな課題があります。
そこで、集計〜分析までのプロセスについて外部委託することを検討してみてはいかがでしょうか。
アンケート集計を外部委託することで得られるメリットを、3つご紹介します。
精度の高いデータ入力
アンケート集計を専門としている業者のスタッフによるアンケート結果の入力は、高い精度を誇っています。
また、第三者による入力データのチェック体制を構築している業者も多く、ヒューマンエラーのリスクを最小限に留めることが可能です。
精度の高い分析結果を入手できる
アンケート集計業者なら、集計したアンケート結果をもとに、求めている分析結果に適したデータを提供することができます。
そのため、スピーディーな販売戦略の構築や経営判断が可能になります。
コア業務へ集中できる
アンケート集計を自社で行う場合、通常業務の手を止めてアンケート集計をすることになり、コア業務に支障が出てしまうケースは少なくありません。
しかし、集計〜分析までの一連のプロセスを外部委託することで自社従業員はコア業務へ集中でき、通常業務を滞りなく行うことができます。
アンケート委託を委託する業者を選ぶポイント
アンケート集計を行う業者は多く存在しますが、選ぶ際には次のポイントを抑えることで、より精度の高いアンケート集計、そして分析結果を手にすることができます。
豊富な実績があるか
アンケート集計・分析は、高い入力精度とクライアントごとに異なる適切な分析方法が求められます。
豊富な実績を持つ業者であれば、このようなノウハウを多く蓄積しているため、求めている分析結果を得られるでしょう。
データのチェック体制はあるか
アンケート結果のデータ入力は人の手によって行われるため、入力者本人だけの確認ではミスを見逃してしまう可能性があります。
そのため、ただ入力するだけでなく、第三者の目で再チェックを行うなどのチェック体制がしっかり構築されている業者へ依頼しましょう。
セキュリティ体制がしっかりしているか
アンケートの内容には、企業の重要な事項や回答者の個人情報など機密性の高い情報が多く含まれています。
万が一このような機密情報が漏洩してしまった場合、企業の社会的信用を大きく損なうリスクが生じます。
アンケート結果を渡す段階からデータの取り扱いに至るまで、高いセキュリティ環境のもとで扱ってもらえる業者なら情報漏洩リスクを最小限に止めることが可能です。
集計〜分析まで一括して対応可能か
アンケート結果は集計して終わりではなく、製品の販売戦略構築や経営判断の材料となるような分析結果を作ることがゴールです。
精度の高い入力はもちろん、自社に適した分析結果の提供まで一貫してサポートしてくれる業者を選ぶようにしましょう。
アンケート集計の外部委託はプロセス・マネジメントにお任せください！
私たちプロセス・マネジメントは上場企業様や大学・研究機関などからのリピートオーダーも多く、豊富な実績がございます。
また、高度なセキュリティ環境下でアンケート結果の入力を行うとともに、必要とされている分析結果を提供させていただいております。
重要な情報の取り扱い、そして高い入力精度による分析結果をお求めの方は、ぜひ私たちプロセス・マネジメントまでご連絡ください。
まとめ
アンケート集計は、今後の経営・販売戦略を判断するうえで非常に重要です。
しかし、自社で作業を行なった場合は人的リソースやヒューマンエラーなど、さまざまな課題を解決する必要があります。
このような課題を解決し、迅速な意思決定をしたいとお悩みの方は、まずは私たちプロセス・マネジメントへご連絡ください。
大切なデータを安全にお預かりし、必要とされている分析結果をご提供させていただきます。
正しくアンケートデータを分析する重要性と分析のポイントを解説
販売戦略を検討するためのマーケティングにおいて、収集したアンケート結果のデータ分析は極めて重要な役割を担っています。
しかし、正しいデータ分析をしなければ成果に直結する販売戦略の立案をすることは難しく、時間とコストをかけて行ったアンケートも無駄になってしまいます。
そこで本記事では、アンケート結果をデータ分析する重要性について詳しく解説します。
あわせて、アンケート結果から有益な情報を得る方法、データ分析を専門とする業者へ外部委託をするメリットもご紹介するので、販売戦略の立案に向けた正確なデータが欲しいとお悩みの方はぜひ参考にしてください。
アンケート結果のデータ分析を正しく行う重要性
エンドユーザーや取引先などへ向けて行ったアンケートは、その結果を正しくデータ分析することでニーズを把握し、具体的な販売戦略へつなげることができます。
はじめに、アンケート結果をデータ分析することの重要性を解説します。
販売戦略の基準になる
アンケート結果を正確にデータ分析することで、数値に基づいた具体的な情報を得ることができます。
その結果、曖昧なものではなく、より現実的な販売戦略を立案・実行するための判断基準とすることが可能です。
顧客満足度や市場ニーズを把握し改善点を分析できる
アンケートの内容がすでに提供されているサービスや商品に関するものだった場合、結果を分析することで「どのくらい顧客満足度があるか」「ニーズを捉えたサービス・商品になっているか」といったデータを得ることができます。
そのデータを基に改善点を分析し、新たな販売（経営）戦略を検討することができます。
ユーザー視点が反映されたデータに基づいた戦略は、企業のさらなる成長へとつなげられるでしょう。
アンケートデータ分析の基本的な流れ
分析目的を明確にする
目的が曖昧なまま進めると、必要な項目が抜けたり、読み取るべき指標を誤ったりして、分析結果を施策につなげることはできません。
そのため、アンケート分析を始める前に、まず「何を判断するためのデータなのか」を明確にします。
【目的の例】
- 顧客満足度の改善につなげたい
- 新サービスの評価ポイントを把握したい
- 属性ごとのニーズの違いを知りたい
- 既存施策の効果検証をしたい
このように、目的を最初にしっかり定義しておくことで、その後に行う集計やデータの深掘りをする際のブレが生じにくくなります。
必要な指標・項目を整理する
分析目的が決まったら、次に「どの指標を使うか」を整理します。アンケートでは、回答項目が多いほど分析に迷いやすいため、目的に直結する指標を優先的に扱います。
【代表的な指標の例】
- 満足度スコア（5段階評価など）
- NPS（推奨度）
- リピート意向
- 改善点に関する自由記述
- 性別・年代・職業などの属性情報
特に属性データは、この後解説するクロス集計で「どの層がどんな傾向を持つか」を把握する際に欠かせない要素です。
データ分析の事前処理
生データには、無回答や記入ゆれ、誤入力が含まれることが多く、そのまま分析に使うと誤った結論を導く可能性があるため、分析前に以下のような事前処理を行います。
- 無回答の扱いを統一する：
（除外 or「無回答」カテゴリーとして扱う） - 異常値や明らかなミスを確認する：
例：年代「222歳」、満足度「6」など - 自由記述の表記ゆれを整える：
例：「接客が丁寧」「丁寧な接客」→「接客が丁寧」に統一 - 重複データがないか確認する
前処理を丁寧に行うことで、分析の精度が大きく向上します。
単純集計やクロス集計からさらに深掘りする
アンケート分析の基本は、次の3ステップを順に進めることです。
① 単純集計：全体の傾向をつかむ
- 各質問の「回答割合」や「平均値」を確認：
例：満足度5段階の分布、利用頻度の割合など
② クロス集計：属性ごとの違いを見る
- 性別 × 満足度
- 年代 × 購入意向
- 利用回数 × 再利用意向 など
上記を確認することで、「どの層で課題が出ているか」が明確になる
③ 深掘り分析：理由や背景を探る
- 不満理由の分類
- 高評価者の共通点
- 自由記述のキーワード抽出
このように、「全体 → 属性 → 理由」の流れを順番に探っていくことにより、改善の方向性が浮かび上がります。
アンケートデータを分析する代表的な方法
アンケート結果からユーザーニーズを把握し、数値に基づいた販売戦略の立案をするために有益な情報を得るための代表的な分析方法をご紹介します。
単純集計による分析
アンケート結果のもっとも基本的なデータ分析方法が単純分析です。
例えば、「はい」「いいえ」「どちらでもない」といった回答方法のアンケートの場合、設問に対してどの回答が多く選ばれているのかを取りまとめ、回答者数に対する割合を算出します。
単純分析のメリットは以下のようなことが挙げられます。
- 分析方法が比較的簡単
- 全体の傾向を把握しやすい
- 簡単に可視化しやすい
単純分析は、エクセルやGoogleスプレッドシートなどでも簡単に可視化することができます。
比較的簡単に数値の可視化ができる単純集計ですが、属性ごとの回答傾向といった詳細な分析は難しいです。
そのため、既存サービスや製品の利用状況や満足度など、大まかな傾向分析に適した分析方法といえます。
クロス集計による分析
単純集計は大まかな傾向分析が可能ですが、属性などで細分化することはできません。
しかし、クロス集計ならアンケート結果からより細かな情報を把握することができます。
例えば、性別や年齢、居住地域、職業といった項目を加えたアンケートであれば、属性ごとの分析ができます。
その結果、サービスや商品のターゲット層に「どれだけ認知されているか」「満足度はどのくらいか」といったより具体的な数値を把握することが可能です。
クロス分析も、単純分析と同様にエクセルやGoogleスプレッドシートで可視化することができます。
このように属性ごとの分析をすることで、自社製品やサービスのターゲッティングがしっかりできているかなどを可視化できることは大きなメリットといえるでしょう。
ロジックツリー式の分析
単純集計・クロス集計で全体傾向や属性差がわかったら、次は「なぜその結果になったのか」を深掘りする方法として、もっともシンプルで効果的なものがロジックツリー（理由分解）の活用です。
【ロジックツリーの例】
不満（理由）
├─ 待ち時間が長い
├─ 料金が高い
├─ スタッフの対応
└─ 品揃えが不足
また、同時に「満足している理由」整理することで、「どこを改善すべきか」「どこを強みとするべきか」といったことが明確になります。
ロジックツリーを使うことで回答者の声を論理的に分類でき、施策立案につながる「根本原因」が把握しやすくなります。
相関分析
相関分析は、2つの数値項目がどの程度関連しているかを確認する手法で、アンケートでは「満足度」や「利用頻度」「再利用意向」など、数値項目の関係性把握に役立ちます。
【例：満足度とリピートの相関関係を探る場合の基準】
- 満足度が高いほどリピート意向も高い
- 満足度3点以下の層はリピート意向が急激に下がる
- 属性別に見ると年代によって相関の強さが異なる など
このような結論が得られれば、「再利用意向を上げるには満足度のどのポイントを改善すべきか」が明確になります。
クラスター分析
クラスター分析は、似た特徴を持つ回答者をグループ分けする手法です。
顧客セグメントを把握したいときに非常に有効ですが、何を基準にして分類するかなど情報量が多いため、外部委託されることも多い手法です。
【例：3つのグループに分けて分析】
- A：満足度が高く、利用頻度も高いコア層
- B：満足度は普通だが、価格に敏感な層
- C：利用頻度が低く、改善点の指摘が多い層
このように回答傾向が似ている顧客をまとめることで、それぞれに最適な施策（値引き、改善、伝える方法など）が立てやすくなります。
自由記述式アンケートの分析方法
自由記述は評価の背景を知るために貴重ですが、件数が多いと読み切れません。そのため、テキストマイニング（文章の自動分析）という手法を用いて内容を効率的に把握します。
ワードクラウド
回答文から頻出する単語を取り出して出現頻度を可視化する方法で、「どんなキーワードが多く語られているか」を直観的に把握することが可能です。
【ワードクラウドの例】
- 「接客」「丁寧」「安心」が大きく表示→ポジティブな声
- 「待ち時間」「長い」「混雑」が大きい→課題の兆候
キーワード抽出・カテゴリ分類
文章を解析し、以下のように整理・分類をします。
【キーワード抽出・カテゴリ分類の例】
- ポジティブ意見
- ネガティブ意見
- 改善要望
- 商品に対する具体的評価
- サービスフローの課題 など
このように、テキストマイニングを活用することで、自由記述式の膨大なアンケートデータの中から重要なポイントだけを抽出でき、改善施策の策定に直結させることが可能です。
アンケート結果のデータ分析を外部委託するメリット
アンケート結果の単純分析やクロス分析は、ある程度の精度までなら自社で行うことも可能です。しかし、詳細なデータを得るためには、全てのアンケート結果を入力するための多くの時間、そして専門的な分析知識を必要とします。
このような課題を解決する方法の一つとして外部委託があり、次のようなメリットを得ることができます。
精度の高いアンケート結果のデータ分析が可能
アンケート結果の分析を専門としている業者は、培ってきたノウハウや専門的な知識を駆使し、より詳細な分析を行うことができます。
例えば、同じ単純分析・クロス分析でも専門業者へ依頼することで細かな分析結果を得ることができ、より高度なマーケティングへつなげることが可能です。
アンケート結果の情報漏洩を防ぐことができる
アンケート結果には、自社情報はもちろん個人情報が含まれるケースが多く、これらの情報が漏洩してしまった場合は企業としての社会的信用を失う可能性があります。
しかし、アンケート結果の分析を行う業者はセキュリティ対策がしっかりされているため、情報漏洩リスクを最小限にすることができます。
アンケート結果の分析ノウハウを活かした課題提案がもらえる
データ分析業者の仕事は数字を取りまとめて終わりではなく、取りまとめた数値を基にこれまで培ってきた豊富な知識やノウハウを活かして解決すべき課題を可視化できるデータにします。
可視化された課題を手に入れることは、新たな販売戦略の検討や改善をするうえで非常に有益な情報となります。
アンケート結果のデータ分析ならプロセス・マネジメントにお任せください！
プロセス・マネジメントでは、アンケートをデジタル化し、設問ごとの集計による詳細な分析が可能です。
また、個人情報保護を厳重な管理下で取り扱うためにPマークも取得し、徹底した情報の取り扱いも行っております。
「せっかくアンケートをしたのに有益な情報が得られない」「細かな分析による課題の可視化をしたい」といったお悩みの方は、高いリピート率を誇るプロセス・マネジメントまでぜひお任せください。
まとめ
収集したアンケート結果のデータ分析は極めて重要で、今後の販売戦略に大きな影響を与えます。
しかし、正しいデータ分析をしなければ成果に直結する販売戦略の立案をすることは難しいでしょう。
「行ったアンケート結果を基に販売戦略の立案がしたい」「重要な情報だから厳重な管理下で分析してほしい」とお困りの方は、ぜひプロセス・マネジメントまでご連絡ください。
経験豊富なスタッフが高品質なデータ分析をさせていただきます。
大量の書類を効率的にスキャンしたい場合の選択肢を紹介！
保管されている紙の書類をスキャンして保管効率を向上したくても、書類が多すぎてなかなか手をつけられないとお悩みの企業様は少なくありません。
そこで本記事では、大量に溜まってしまった書類をスキャンする方法、そして効率化するために外部委託をする際のメリットやチェックポイントを詳しく解説します。
大量の書類をスキャンする方法
はじめに、大量の書類をスキャンする方法を5つご紹介します。
自動給紙機能（ADF）付きスキャナーを使用
一度に複数の書類をセットし、自動的に給紙・スキャンができる自動給紙機能付きスキャナーを使用することにより、手作業で一枚ずつ書類をセットする手間を省略することができます。
また、両面スキャンに対応した機種を使用すれば、書類を裏返す手間も省けて効率的です。
オフィス複合機を使用
オフィス複合機でも、大量の書類をまとめてスキャンすることが可能です。
近年のオフィス複合機には前述した自動給紙機能を搭載した機種も多く、効率よくスキャンすることができます。
スマホアプリを使用
近年では、スマートフォンの写真機能を活用したスキャン用のアプリも多く公開されています。
アプリによって搭載されている機能は異なりますが、大量の書類をスキャンする場合は読み取りを自動で認識できるものがおすすめです。
自動読み取り機能を搭載したスマホアプリを、特徴とともに幾つかご紹介します。
- Adobe Scan：OCR機能付き。PDFやJPEGなどの形式で保存が可能。
- CamScanner：OCR機能付き。PDFやWord、Excelなどの形式で保存が可能。
- iScanner：TXT形式でも保存できるため、テキスト編集も可能。
手持ちのスマートフォンにアプリをインストールすることで気軽にスキャンできることが最大のメリットですが、一枚一枚の書類をご自身で差し替える必要があるため、大量の書類をスキャンする場合は時間と手間がかかるといったデメリットがあります。
コンビニのスキャナーを使用
コンビニエンスストアに設置されているマルチコピー機でも、スキャンすることができます。
設置されているコンビニチェーンによってスキャンのやり方は異なりますが、USBメモリーや専用アプリケーションがインストールされたスマートフォンにスキャンデータの保存が可能です。
24時間営業のコンビニならいつでもスキャンできるといったメリットがありますが、書類一枚あたりのスキャンに30円前後の利用料金が発生するため、大量の書類をスキャンするとコストが高くなる点がデメリットです。
スキャン代行サービスを利用
スキャン代行サービスを活用し、外部委託することも一つの方法です。
代行業社はスキャンによる書類の電子化を専門としているため、紙の書類を見やすく適切なファイルサイズにしてもらうことが可能です。
大量の書類のスキャンを外部委託するメリット
大量の書類をスキャンする方法はさまざまですが、なかでも外部委託をすることで多くのメリットを得ることができます。
- 時間と労力の大幅な削減になる
- 短期間で大量の書類を高品質に電子化できる
- 検索性の高い状態で管理できる
- 自社スタッフがコア業務に従事できる
- セキュリティ・法令に配慮された管理ができる
- 多様な書類の形式・サイズに対応できる
時間と労力の大幅な削減になる
大量の書類を自社でスキャンする場合、多くの時間と労力を必要とし、人的コストもかかります。
しかし外部へスキャン作業を委託することで、本来スキャンにかかる予定だった時間と労力の負担を大幅に削減することができます。
短期間で大量の書類を高品質に電子化できる
スキャンの代行を行っている業者は、専門的なノウハウを保有しています。
そのため、大量の書類を短時間で、さらに高い品質で電子化することが可能です。
検索性の高い状態で管理できる
スキャン代行業者はただスキャンを行うだけでなく、スキャンして電子化データを素早く検索できるような状態にすることも可能です。
検索性の高い状態で電子ファイルを保管できれば、必要なときに必要なデータを素早く取り出し、業務効率の向上にもつなげることができます。
自社スタッフがコア業務に従事できる
スキャンを外部委託することで、本来スキャン業務をする予定だった自社スタッフがコア業務へ従事できるため、通常業務を遅滞なく進めることができます。
セキュリティ・法令に配慮された管理ができる
高いセキュリティ対策がされているスキャン代行業者へ依頼することで、自社の機密情報や個人情報などが記載された書類も安全にスキャン・管理ができます。
また、専門業者によっては電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保管も可能です。
多様な書類の形式・サイズに対応できる
大量の書類が溜まってしまっている場合は書類形式やサイズが異なるケースは多く、その都度スキャンの設定を切り替えるなど多くの手間がかかるだけでなく、使用する機会によっては対応できない場合もあります。
業者によって異なりますが、スキャン代行サービスを提供している業者なら一般的な書類から大判図面、フィルムなどさまざまな形式・サイズのスキャンの対応が可能です。
スキャン業者を選ぶときのチェックポイント
スキャン業者を選ぶときにチェックしていただきたいポイントをご紹介します。
実績・対応件数
豊富な実績や対応件数は、サービスの高い品質や信頼性の証でもあります。
そのため、顧客ごとに異なるニーズへ柔軟な対応が期待できるだけでなく、電子化された書類の最適な保管方法の提案なども期待できます。
セキュリティ管理体制（ISMS、Pマークなど）
セキュリティ管理体制がしっかりしている業者を選ぶことも大切です。
スキャンを依頼する場合、一時的とはいえ重要な書類を第三者へ預けることになり、万が一にも漏洩してしまったときは自社の社会的信用を損なうリスクが生じます。
ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の認証やPマーク（プライバシーマーク）の取得など、どのようなセキュリティ管理体制がされているかを必ず確認しましょう。
料金体系の明確さ
本来自社で行う予定だったスキャンを外部委託することで委託コストが発生します。
スキャン代行の料金は業者によって異なるため、委託するときは事前に料金提示を依頼し、透明性がある料金体系の事業者へ依頼をすることがおすすめです。
なお、私たちプロセス・マネジメントが紙原稿のモノクロスキャンをADF（自動給紙機能）スキャナーでスキャンさせていただく場合の料金目安は、5円〜/1枚となります。
書類サイズや数量、保存するデータ様式などによって金額は異なるので、詳細についてはお気軽にお問い合わせください。
スキャン後の廃棄対応の有無
せっかくスキャンを依頼して電子化できても、紙の書類が手元に戻ってきては保管スペースの圧迫といった弊害が生じます。
「スキャン後の書類はもういらない」といった場合は、適切な廃棄が可能な事業者を選びましょう。
【Q＆A】よくある質問
弊社は、これまで企業様はもちろん、大学や研究機関など多くのお客様にご利用いただいてきました。
ご依頼時のご質問のなかでも特によくいただくご質問をご紹介します。
スキャンできない書類の例は？
ステープラーや糊などで製本されているものの場合、綺麗にスキャンできなかったり、機械が破損したりする可能性があります。
また、紙以外の素材（布や金属箔、ラミネートされた書類など）もスキャンをすることができません。
機密文書でも大丈夫？
問題ありません。
弊社はプライバシーマークを取得し、高いセキュリティ管理体制のもとでサービスを提供しております。
また、個人情報保護士といった専門資格を有するスタッフも在籍しており、多くの企業様や機密性の高い大学や研究機関からもご依頼いただくなど、信頼と実績がございます。
見積もりだけでも可能？
もちろん可能です。
ホームページに参考料金は提示させていただいておりますが、書類の仕様や数量、スキャン後のご対応などによって料金は異なるため、まずはお気軽にお問い合わせください。
もちろん、お見積もりは無料でご案内させていただきます。
まとめ
書類の大量スキャンを自社で行う場合、仮に自動給紙機能（ADF）のついた機械があったとしても、多くの時間と人的コストを必要とします。
また、書類の量が多くなるほど重複スキャンなどのリスクが高くなり、スキャンしたデータを全て確認し直す作業が必要となるケースも少なくありません。
このような問題でお悩みの方は、ぜひ一度プロセス・マネジメントまでご相談ください。
信頼と実績の豊富なスタッフが、スキャン後の保管方法も含めた最適なご提案をさせていただきます。
紙の書類をデータ化するための方法は？データ化に成功した事例もご紹介
電子帳簿保存法の影響もあり、近年では企業が保有する紙の書類をデータ化する動きが活発になっています。
しかし、書類をデータ化する方法は多岐にわたり用途に応じて使い分ける必要があるため、「自社で全て対応するのは大変」と頭を抱える方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで本記事では、紙の書類をデータ化するためにはどのような方法があるのか、そしてデータ化するための基本的な流れを解説します。
あわせて、「書類が多くて対応しきれない」「やってみたけどミスが多くて困っている」といった方に向けて、データ化を外部委託することで得られるメリットもご紹介するので、書類のデータ化を推進したいとお考えの方はぜひ参考にしてください。
紙の書類をデータ化する方法は？基本的な手順と機器ごとの特徴を比較
書類をデータ化する代表的な方法として、スキャナーとOCRの活用が挙げられます。
基本的な手順、そしてスキャナー・複合機・スマートフォンアプリそれぞれの違いを解説します。
スキャンとOCRで書類をデータ化する基本的な手順
スキャナーとOCRで書類をデータ化する場合は、主に以下の手順に沿って作業を進めます。
1.事前準備
はじめに、事前準備としてスキャナーで読み取る書類を整理します。
読み取る書類を分別することはもちろん、書類を留めているクリップやホチキスの針なども取り外しておきましょう。
事前準備を怠ってしまうと、スキャナーで読み込むために多くの時間を要したり、フィーダーと呼ばれる書類を一枚一枚送り込む装置にクリップやホチキスの針が挟まって、紙詰まりや故障の原因になります。
2.スキャニング作業
事前準備が完了したら、書類をスキャナーで読み取るスキャニング作業に移行します。
このとき注意していただきたいのが、スキャンの解像度を適切に設定しておくことです。
スキャナーによっても解像度は異なりますが、一般的な書類や本をデータ化するのであれば300dpi程度が目安となります。
また、書類の文字が小さかったり、細かな図表やイラストなどが含まれている場合には400dpi〜600dpi程度の解像度が理想的です。
さらに、OCR機能が備わったスキャナーを使用する場合には、書類を取り込む際に必ずOCRを適用する設定にしておきましょう。
3.スキャンデータのチェック・修正
スキャニング作業が完了したら、ファイルを開いて正しく書類が取り込まれているかを確認します。
スキャニング作業の際に書類が曲がっていると一部が見切れている可能性もあるため、そのような場合には再取り込みが必要です。
また、スキャナーの解像度が低すぎると文字が不鮮明になり、OCRでの読み取りができなくなることもあります。
4.保存
スキャンデータが正しく取り込まれていることを確認したら、名前をつけてファイルを保存します。
このとき、どの書類をどのファイルに格納したか分からなくなることも多いため、すぐに内容を把握できるよう格納場所やファイル名のルールを明確に定めておくようにしましょう。
スキャナー・複合機・スマートフォンアプリの使い方と機能の違い
一口にスキャナーといっても、スキャニングに特化した専用スキャナーや、コピーやFAXなどの機能も備わった複合機、スマートフォンのカメラで撮影するだけで取り込めるアプリなどがあります。
それぞれの使い方の特徴や機能の違いを一覧にまとめました。
| 専用スキャナー | 複合機 | スマートフォンアプリ | |
| 使い方 | PCに直接接続して使用 | ネットワークに接続し複数人で使用も可能 | スマホのカメラで撮影 |
| 機能 | スキャニングのみOCR内蔵の機種も存在する。 ADF（自動原稿送り装置）対応の機種は大量の書類も連続読み取りが可能。 高解像度・高画質の機種もある。 | スキャニングのほか、コピーやFAXにも対応OCR内蔵の機種も存在する。 ADF（自動原稿送り装置）対応の機種は大量の書類も連続読み取りが可能。 | 原則、スキャニングのみに対応。 OCR内蔵のアプリも存在する。 |
| 特徴 | シンプルな操作性と高解像度がメリット。 複合機に比べると安価でメンテナンスの手間がほとんどない。 | スキャニング以外にも機能が充実している。 オフィスでの利用に最適データの共有がしやすい。 | 大掛かりな装置が不要で手軽に使うことができる。 無料で使えるアプリも豊富で導入コスト・運用コストが安価。 |
紙の書類をデータ化するメリット
紙の書類をデータ化すると聞くと、面倒に感じられる方は少なくありません。
しかし、データ化をすることにより、企業に対して次のようなメリットをもたらします。
コスト削減
書類を紙のまま管理している場合、書類のやり取りで必要となる通信費、ファイリング用品の用意やメンテナンスなどの維持管理費用が必要となります。
しかし、データ化することによってやり取りの通信費やファイリング用品の購入費用などを大幅に削減することができます。
仮に、新たなスキャナーを導入することで一時的なコストがかかったとしても、長期的に見れば事務コストを抑えられ、予算の有効活用が可能になります。
検索性・業務効率の向上
デジタル化した書類はキーワード検索やAIを活用した自動分類が可能であり、必要な情報を瞬時に抽出できるという大きなメリットがあります。
書類の所在確認に費やす時間を大幅に短縮できるほか、情報の二次利用やデータ分析もスムーズになり全体の生産性が飛躍的に向上します。
保管スペースの削減
書類のデータ化によって物理的な保管が不要になると、キャビネットや書庫、倉庫などの保管スペースが不要になります。
それまで大量の書類を保管していたスペースを別の業務エリアや会議室、休憩スペースなどに転用でき、効率の良いオフィスレイアウトの最適化が可能です。
情報の紛失・劣化防止
紙の物理的な保管は火災や水害、盗難などによる消失リスク、経年劣化による変色・破損のリスクがあります。
しかし、デジタルデータはこのようなリスクがなく、定期的にバックアップをすることで中長期的に適切な保管をすることができます。
特に法務関係や税務関係、取引先との契約書など、厳重な管理が求められる重要書類の保管に適した方法といえるでしょう。
情報共有・リモートワーク対応
クラウド上にデジタルデータとして保存しておくと、ネットワーク経由で同時アクセスが可能です。
リモートワークが一般的な働き方として定着した昨今、書類のデータ化は合理的な管理方法の一つとなっています。
セキュリティ強化
物理的な書類の管理方法では、重要書類の紛失や盗難などによる情報漏洩のリスクがあります。
しかし、データ化した書類にアクセス権限を設定して部外者の閲覧を制限したり、ログ管理によって誰がいつアクセスしたのかを管理したりすることにより、データを安全に保管することができます。
また、暗号化など高度なセキュリティ対策も施せるため、サイバー攻撃による情報漏洩リスクも最小限に抑えられます。
紙の書類をデータ化する際の注意点
書類のデータ化は非常に便利で業務の効率化も期待できる一方で、さまざまなリスクも潜んでいます。
データ化をする際に特に注意しておきたい3つのポイントをご紹介します。
書類データの情報漏洩リスクがある
物理的な紙に比べ、データによる書類管理はセキュリティ強化につながりますが、情報漏洩リスクがゼロというわけではありません。
セキュリティ対策が不十分な場合はサイバー攻撃の標的となり、機密情報が社外へ流出するリスクがあります。
書類をデータ化して管理する場合はネットワーク機器やアプリへのアクセス権限を厳格に管理し、保存先サーバーやクラウドは必ず暗号化するようにしましょう。
また、万が一端末を紛失した際に備え、リモートワイプや自動ロック機能を有効化しておくことも大切です。
書類をデータ化する際のOCR処理で誤認識や変換ミスが起きる可能性がある
AIの発達によりOCRの認識精度は高まっていますが100%ということではなく、たとえば紙面の汚れや文字のフォントによる誤認識が起こる場合があります。
実際にOCRを活用しているユーザーの9割以上が誤認識の経験があると回答しており、重要書類をデータ化する際には二重チェック体制を構築しておくことが重要です。
電子帳簿保存法に対応しているか
電子帳簿保存法の改正により、2024年1月以降、電子取引での税務関係書類は紙による保存ではなくデータによる保存が義務化されました。
特に、スキャンしたデータを保存する際は改ざん防止のためのタイムスタンプ付与や検索要件を満たすデータ登録が必須となっています。
そのため、紙のデータ化を行う際のシステムは国税庁が指定する要件（解像度・保存期間など）に対応しているか、あらかじめ仕様を確認し社内規定にも反映しておきましょう。
【業種別】紙の書類をデータ化して成功したモデルケース
紙のデータ化を推進したくても、どのような業務に取り入れれば良いのか分からないという企業も少なくありません。
そこで、実際にデータ化に取り組み成功した事例をいくつかご紹介します。
【医療機関】電子カルテの導入
医療業界では長年、紙のカルテを物理的に管理するケースがほとんどでした。
しかし、患者の数が膨大になるとカルテを探し出すのに時間がかかり、特に一刻を争う場合に処置が遅れるケースもありました。
そこで、紙のカルテをデータ化し電子カルテに移行することで、患者の情報や過去の治療履歴なども瞬時に検索し、スピーディーかつ適切な処置ができるようになりました。
【物流・運送業】点検記録の電子化・クラウド化
国内外での海上輸送を手掛ける企業は、安全な船舶の航行を実現するためにそれまで紙で管理していた点検記録をデータ化し、クラウド保存へと移行しました。
これにより点検記録のリアルタイム共有が可能になり、トラブルが発生した際の対処や原因究明にも素早く対処できるようになりました。
今後はさらにDX化を推進し、配乗管理※や船員の育成にも積極的に取り組んでいくとしています。
※船に船員を割り当てて、雇用や健康状態の管理などを行う業務
【製造業】データ一元化による業務プロセスの標準化
製造業は、生産する製品によって業務プロセスが異なり、各部門が独自のマニュアルを作成・管理しているというケースが少なくありません。
しかし、このような運用では業務プロセスのムダに気づきにくく、生産性が上がらない原因にもなります。
そこで、ある大手電機メーカーはDX化の一環として業務プロセスやコード・マスタをデータで一元管理し、業務プロセスの標準化に取り組んでいます。
一元管理することで業務のムダに気づきやすくなっただけでなく、客観的なデータを経営戦略にも活かせるようになりました。
【小売業】店長会議の資料をデータ化
全国に数百店舗を展開する大手小売業者では、定期的に全店の店長が参加する会議を実施しており、そのたびに会議資料を印刷し配布するという手間がかかっていました。
そこで、タブレット端末を用いた会議のペーパーレス化に踏み切り、毎月6万枚におよぶ印刷コストの削減に成功。
さらに、従来は印刷コスト削減のためにモノクロ印刷で1枚の書類に情報を詰め込むなどのルールがありましたが、ペーパーレス化後はそのような必要もなくなり、資料作成の自由度も増したといいます。
【官公庁・自治体】電子決済システムによるペーパーレス化
官公庁や自治体には日々さまざまな申請・届出書類が集まり、その多くが紙でやり取りされていました。
しかし、昨今ではスピーディーな意思決定とコスト削減、住民の利便性向上などを目的としてデジタル化が進んでいます。
自治体によってデジタル化の進捗率は異なりますが、すでに半数以上の申請業務をデジタルに置き換えたり、押印を原則廃止にするケースも少なくありません。
書類のデータ化を外部委託するメリットと注意点
紙のデータ化は自社で行うこともできますが、膨大な量を処理するとなると多くの時間と手間がかかります。
そこで、外部の専門業者に紙のデータ化を委託することも検討してみてはいかがでしょうか。
書類のデータ化を外部委託することによって得られるメリットと注意点をご紹介します。
費用対効果が高い
自社にスキャナーや複合機などがあれば内製化することも可能ですが、書類の量が多かったり作業に慣れていなかったりするとデータ化に時間を要し、本来の業務に支障をきたしてしまうケースは少なくありません。
しかし、データ化を外部委託することによって自社従業員をコア業務へ専念させ、生産性を高めることが可能です。
また、書類のデータ化を専門とする業者は多くのノウハウを蓄積しているため、書類の見やすさはもちろん、ニーズに合ったファイル形式にしてもらうことができます。
最終的には、自社で行うよりも早く・正確に・適切なデータにすることができるため、費用対効果の高い方法といえます。
書類のデータ化サービスを利用する際の注意点
外部委託のコストを抑えることは企業として当然のことですが、やっすさだけを売りにしている場合は思わぬ落とし穴がある場合もあります。
必ず取引実績や対応可能範囲を確認し、安心して任せられる業者へ依頼するようにしてください。
また、機密情報が含まれる契約書や個人情報が記載された申込書を扱う場合には、情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策が万全であるかも重要なポイントとなります。
書類のデータ化はプロセス・マネジメントにお任せください！
私たちプロセス・マネジメントは、これまで大手企業や大学、研究機関など多くのお客様からご依頼いただいてきた豊富な実績による高品質への裏付けがございます。
また、Pマーク・DXマーク・ESGマークの第三者認証を取得しており、徹底したセキュリティ体制のもとで専任スタッフが対応させていただきます。
紙で保管してきた書類をデータ化し、時代の流れに沿った保管・管理を行いたいとお考えの方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントまでお問い合わせください。
まとめ
紙のデータ化は業務プロセスの効率化やミスの削減において重要な取り組みであり、持続的な経営に向けた投資の一環でもあります。
スキャナーや複合機があれば手軽に実践できますが、大量の書類がある場合は多くの時間や人的リソースを必要とします。
このような課題を解決し、効率よく紙の書類をデータ化したいとお考えの方は、ぜひ私たちプロセス・マネジメントへお問い合わせください。
豊富な実績と経験によって裏付けされた高品質な作業により、DX化の推進をサポートさせていただきます。
テキスト入力代行を活用して業務効率をアップ
手書き文書や顧客名簿、その他のさまざまな文書をデータ化する場合、時間がかかり通常業務に支障をきたすだけでなく、データ化する文書が多すぎると、人員が足りず対応しきれないことも。
そのような場合は、テキスト入力代行サービスの活用がおすすめです。
本記事では、テキスト入力代行に依頼できる内容をご紹介します。
あわせて、依頼することで得られるメリットや費用相場も解説するので、テキスト入力に追われてお悩みの方は参考にしてください。
テキスト入力代行に依頼できる内容
テキスト入力代行に依頼できる内容は多岐にわたります。
手書き文書や印刷物のデータ化
手書き文書や印刷物は、そのまま保存しておくことで保管スペースを圧迫するだけでなく、必要なときにすぐに探し出すことが難しいです。
しかし、内容をデータ化し管理することができれば、保管スペースを確保する必要がなく欲しい情報をすぐに検索することもできます。
また、専門業者ならテキスト入力だけでなく、スキャンによるデータ保存も依頼できます。
名簿・名刺・顧客情報などの入力
社員名簿や取引先と交換した名刺、顧客情報もテキスト入力代行に依頼することが可能です。
データで管理することで情報をすぐに取り出せるだけでなく、セキュリティ対策を行えば情報漏洩の予防にもつなげることも可能です。
アンケート結果や申込書の入力
マーケティングのために行った街角アンケートやサービスの申込書などをテキスト入力代行に依頼しデータ化することで、情報の整理がしやすくなります。
アンケートの場合は項目ごとの統計が取りやすくなり、整理された申込書は顧客管理に役立てることができます。
商品情報や不動産情報の入力
商品情報や不動産情報も、データ化することで管理がしやすくなります。
商品を販売している場合、詳細をデータ化することで問い合わせの対応がスムーズに行えるようになります。
また、不動産情報をデータ化しておけば、問い合わせに対応しやすいだけでなく、物件の空室状況やトラブル対応時の確認もしやすくなるでしょう。
çテキスト入力代行を利用するメリット
テキスト入力代行には、さまざまな内容の依頼ができ、依頼することで多くのメリットを得ることができます。
テキスト入力代行に依頼することで得られる5つのメリットをご紹介します。
作業負担の軽減
テキスト入力は、入力作業だけでなくミスのチェック作業など、人的な負担が大きいです。
その他に、業務に必要な書類や資料を探すための負担も生じます。
しかし、テキスト入力代行へ依頼しデータ化することで作業負担を減らすことができます。
コア業務への集中
データ入力は、情報管理やペーパーレス化による紛失リスクの予防など、重要な業務です。しかし、膨大な量のデータをテキスト化する場合、入力に時間がかかり通常業務に支障が生じる可能性があります。
外注できる部分はテキスト入力代行へ依頼し、従業員をコア業務へ集中させることで効率化を図ることができます。
コストの削減
自社でテキスト入力をする場合、従業員の教育にかかるコストや人件費が生じます。
テキスト入力代行へ依頼する場合、従業員は通常業務に専念できるため生産性を維持することができ、コストの削減につなげられることは大きなメリットです。
高精度なデータ作成
データ入力は、作業自体は単純なものが多いですが、高い精度が求められる業務です。
入力に不慣れな従業員が行った場合、ミスのチェックや修正で時間がかかったり、ミスを見逃してしまうケースも少なくありません。
しかし、テキスト入力代行はデータ作成が専門のため、十分なチェック体制が完備されています。
そのため、納品されたデータは高精度で信頼できるものに仕上がります。
納期の短縮
自社でデータ入力を行った場合、通常業務にあたる従業員の人数が減り、業務に滞りが生じることがあります。
そのような状況になった場合、製品やサービスの納期に影響が出るケースも少なくありません。
しかし、テキスト入力代行へ依頼すれば従業員の確保ができ、納期の厳守だけでなく短縮も図ることができます。
納期の短縮は生産性の向上だけでなく、自社の評価の向上にもつながるでしょう。
テキスト入力代行の依頼費用相場
テキスト入力をアウトソーシングした場合、「逆にコストがかかりそう」と感じる方は少なくありません。
テキスト入力代行に依頼した場合の費用相場をご紹介するので、自社で行ったときの費用対効果と比較してみてはいかがでしょうか。
文字入力
手書き文書や原稿などをワードやエクセルに入力する文字入力の場合、一般的な相場は0.3〜0.5円/文字です。
しかし、漢文や特殊文字など入力に時間を要する場合は1文字3円程度になることもあります。また、データに図表やグラフを挿入する場合は別途費用がかかるケースもあります。
名刺・名簿入力
名刺や名簿の場合の相場は以下のとおりです。
【名刺】
| 8項目 | 20～50円/1枚 |
| 10項目 | 20～70円/1枚 |
【名簿】
| 4項目 | 9～15円/1人 |
| 10項目 | 25円程度/1人 |
アンケート入力・集計
アンケート結果は、入力のみか集計も含めるかによって異なります。
【入力のみの場合】
| 択一回答 | 0.5～1.5円/設問数 |
| 複数回答 | 1.5～5円/設問 |
| 自由記述 | 0.4～0.5円/文字 |
集計まで依頼する場合は、どのようなデータにするかや集計数など内容によって異なるため、事前に確認するとよいでしょう。
その他の作業
テキスト入力代行では、さまざまな作業を依頼することができます。依頼ごとの費用相場は以下のとおりです。
| 応募はがき入力 | 4枚で10円/枚 |
| データベース入力 | 1レコードあたり35円程度 |
| スキャニング | 1枚あたり4～6円 |
テキスト入力代行業者を選ぶ際のポイント
テキスト入力代行を行っている会社は数多くありますが、依頼先を選ぶポイントを把握していない場合、求めるクオリティが得られなかったり、費用対効果が得られなかったりする可能性があります。
テキスト入力代行業者を探すときのポイントをご紹介します。
データ入力の精度
業務効率の向上のためにテキスト入力を依頼しても、ミスが多いと確認や修正に時間がかかり、余計な負担となります。
依頼先を探すときは、求める品質を明確にしたうえで、チェック体制や納品実績のしっかりしている業者へ依頼をしましょう。
セキュリティ体制
テキスト入力を依頼する場合、社外秘情報や顧客情報などを渡すことになります。
依頼先のセキュリティ体制が整っていない場合は情報漏洩のリスクがあり、情報が流出してしまった場合は大きな問題になりかねません。
入力代行業者を探すときは、プライバシーマークやISO27001（※）を取得している業者を選びましょう。
※情報マネジメントシステム
実績と信頼性
実績と信頼性のある業者を選ぶことも大切なポイントです。
入力代行業者によっては、「実績が多くあります」と掲載しているだけで、具体的な事例がないこともあります。
探すときは導入実績などで大手企業や官公庁など、信頼ある取引先との実績がある業者を選ぶことが大切です。
費用対効果
テキスト入力代行業者へ依頼する場合、多くは業務の効率化やコスト削減を目的としています。
そのため、依頼することでどれだけ時間やコストが削減できるか、まずは確認をしてください。
その後、入力代行業者へ依頼した場合の費用を算出し比較して、得られるメリットがどれだけあるかの比較・検討をしましょう。
費用対効果の高い業者を選ぶことでメリットの効果を最大限引き出すことができます。
納期への対応力
スピード感を持って対応してくれる業者を選ぶことも大切です。
例えばマーケティングに必要な資料を依頼した場合は早く納品してもらうことで迅速な対応ができ、業務効率向上につながります。
アフターサービスの充実度
入力代行業者によっては、一度納品したら終わりというケースもあります。しかし、ミスやトラブルがあった場合、自社で対応することで余計なてまと時間を使うことになります。
そのため、アフターサービスが充実し、ミスやトラブルにも柔軟に対応できる業者を選ぶことは大切です。
テキスト入力代行ならプロセスマネジメントまで
紙の書類や手書き文書など、テキスト入力を外注することで業務効率の向上を目指している方は、ぜひプロセスマネジメントにお任せください。
文書の正確なデータ化はもちろん、書類のスキャン代行やアンケートの集計、分析にも対応いたします。
また、プライバシーマークを取得し、重要な情報の管理も徹底して行っております。
「テキスト入力の手間を省きたい」「コストを抑えてクオリティの高いデータが作りたい」とお悩みの方は、まずはプロセスマネジメントへご相談ください。
抱えているお悩みの解決はもちろん、ペーパレス化による持続可能な業務環境構築のお手伝いをさせていただきます。
まとめ
紙ベースの書類を自社で行う場合、人員の確保など通常業務に支障をきたし、生産性の低下につながる可能性があります。
また、ミスの確認など多くの時間を要するケースは少なくありません。
正確で高い品質のデータを外部へ委託することは、業務効率の向上だけでなくコストの削減にもつながります。
文書のデータ化を外部へ委託し、自社の負担を減らしたり業務の効率化を目指したりしたいとお考えの方は、ぜひプロセス・マネジメントへご相談ください。
豊富な実績と経験から、最適なデータ作成のご提案をさせていただきます。
【個人情報保護法】アンケート調査で注意すべき個人情報の取り扱いと注意点
2005年に全面施行された個人情報保護法は改正を重ね、時代とともに内容が強化されています。
内容の改正と同時に罰則も強化されているため、個人情報の取り扱いにはより慎重な対応が求められています。
そこで本記事では、アンケート調査と個人情報保護法の関係性について詳しく解説します。
併せて、個人情報保護法を考慮したアンケートを作るポイントや個人情報の管理方法などもご紹介するので、アンケート調査を活用したマーケティングを検討されているご担当者の方はぜひ参考にしてください。
アンケート調査と個人情報保護法の関係性
アンケート調査と個人情報は密接に関係しているため、アンケートの内容によっては法的リスクが生じます。
個人情報保護法の概要と個人情報の定義、起こりうる法的リスクを詳しく解説します。
個人情報保護法の概要
個人情報保護法は、「個人情報の有用性に配慮しながら、個人の権利や利益を守る」ことを目的とし、2003年に制定。2005年4月から全面施行された法律です。
2005年以降は、DX化の推進やグローバル化といった経済や社会情勢への適応、個人情報に対する関心の高まりによって、随時改正が実施されてきました。
参考：政府広報オンライン｜「個人情報保護法」を分かりやすく解説。個人情報の取扱いルールとは？
個人情報の定義
個人情報保護法での個人情報の定義は、「生存する個人に関する情報」とされています。
具体的には、以下のようなものが例として挙げられます。
| 氏名 | 生年月日 | 住所 | 顔写真 | 個人識別符号※1 |
上記のほかに、電話番号やメールアドレスのように単体では情報特定ができないものでも、他の情報と組み合わせることで個人情報と判断されます。
※1：政令・規則で定められた「番号や記号・符号などから個人を識別できる情報」。
例1）顔・指紋・虹彩・声紋・歩行の態様・手指の静脈・掌紋の認証データ など
例2）パスポート・基礎年金・運転免許証・住民票コード・マイナンバー・保険者などの番号
アンケート調査に関連する法的リスク
アンケートでは、記名式・無記名式といった方法が一般的です。
記名式の場合、個人情報に定義されている内容を多く含むため、法律に則ったアンケートの作成や管理が必要になります。
無記名式のアンケートの場合は個人を特定する情報がありませんが、質問内容に回答者の属性（年齢や性別、居住地域など）が含まれている場合は個人情報とみなされる場合があります。
また、無記名であっても自由記述による回答を求める場合、回答者によっては個人を特定できる内容を記載する可能性も考えられます。
このように、実施するアンケートの内容によって個人情報保護法に該当するか否かは異なりますが、万が一のことを考えて情報保護を徹底したアンケート内容にするようにしましょう。
個人情報保護法を考慮したアンケートを実施するポイント
マーケティングにおいて、アンケート調査で入手した情報は重要な役割を担っています。
しかし、ポイントを押さえたアンケートを使用しないと、法律に触れてしまったり、回答者との間でトラブルが生じたりするリスクもあるため注意が必要です。
個人情報保護法を考慮したアンケートを作るためのポイントをご紹介します。
アンケート回答者の同意を得る
アンケートにはモニターアンケートや街頭アンケート、Webを活用したアンケートなどさまざまな種類がありますが、いずれの場合も回答者への同意を得なければ個人情報保護法違反に該当します。
また、無記名アンケートの場合でも回答内容によっては個人情報に触れる可能性があるため、必ず同意を得るようにしましょう。
使用目的などを明記する
アンケートを依頼するとき、以下の点について記載をし、事前に説明を行いましょう。
- 個人情報の使用目的
- 第三者への提供の有無
- 個人情報の開示請求に関する事項 など
上記のほか、情報の管理方法などについても明記しておくことで、個人情報保護法を遵守できるだけでなく、回答者に安心感を与えることができます。
無記名アンケートにする
アンケートの目的によっても異なりますが、無記名アンケートにすることも一つの方法です。
回答者によっては、個人情報の提供に嫌悪感を抱き、アンケートを拒否する方も少なくありません。
無記名式アンケートなら、質問内容さえ精査すれば個人情報に触れることなく回答できるため、アンケートに対する同意も得られやすくなるでしょう。
ただし、この場合も万が一に備えて使用目的などを明記しておくことが大切です。
個人情報が記載されたアンケートの管理方法
個人情報が記載されたアンケートは、情報漏洩を防ぐために個人情報保護法に基づいた厳重な保管をすることが必要です。
保管方法の具体例をご紹介します。
個人情報を物理的に管理をする場合
紙媒体によって行ったアンケートの用紙そのものを保管する場合、以下のような方法で保管することが必要です。
- 確実に施錠できるキャビネットなどで保管する
- 情報の管理責任者を決め、アクセスできる人間に制限をかける
- 情報の取り扱い記録をつける
データ化した個人情報を管理する場合
Web回答のようなアンケート、データ化したアンケート結果を管理する場合、以下のような方法が必要です。
- セキュリティソフトなどを見直し、セキュリティ強化を行う
- データを暗号化する
- 個人情報を保管しているデジタル機器の持ち出しを禁止する
- アクセス権限を持つ人員を限定する
個人情報保護法では、情報の保管期限や廃棄時期に関する規定はありませんが、紙媒体でもデータでも、使用目的が達成できたら早急に廃棄することで、情報漏洩などのリスクを低減することができます。
アンケート結果の集計を外部委託するときの注意点
集めたアンケートの集計を外部へ委託し、効率化を図る企業は少なくありません。
しかし、委託先の選定を誤ると情報漏洩など、さまざまなリスクが生じます。
アンケート結果を外部委託するときにチェックしていただきたいポイントは、以下のとおりです。
- 個人情報保護方針が策定、提示されている
- セキュリティ対策が明確になっている
- プライバシーマークを取得している
また、委託の問い合わせをするときは再委託をしているか、万が一情報漏洩が起きてしまったときの対応なども確認するようにしましょう。
まとめ｜個人情報を含むアンケートの集計・データ化はプロセス・マネジメントへ
個人情報保護法の施行とともに情報管理に関する興味は高まり、アンケートの実施・管理をする企業には徹底した情報管理が求められています。
徹底した情報管理環境のもとでのアンケート集計を外部委託するときは、まずはお気軽にプロセス・マネジメントにご相談ください。
プロセス・マネジメントは情報管理に関する厳正な教育と内部監査によってプライバシーマークを取得し、お客様からお預かりした大切な個人情報の漏洩を防いでおります。
また、アンケートに求める目的にあった集計方法により、専門的な分析サービスを提供いたします。
データ入力代行サービスの費用相場とコスト削減のポイント
アンケートや申込書、名刺などの情報を登録するデータ入力は、一見簡単そうに見えますが慣れないスタッフにとっては大変な作業です。
また、入力する書類の数が膨大だと自社のスタッフだけでは対応しきれなくなることも。
そのようなときに便利なのが、データ入力代行サービスです。
本記事では、データ入力代行サービスの費用相場やコストを抑えるためのポイントをご紹介します。
データ入力代行の費用相場
データ入力代行にかかる費用はタスクの内容や業者によっても異なりますが、以下の金額がおおよその相場となっています。
たとえば、名刺やはがき、アンケートなどは入力項目があらかじめ決められているパターンも多く、項目が増えると1枚あたりの費用も上がります。
また、文字入力についても、文中に図表が含まれていると別途オプション費用が加算されるケースも少なくありません。
【費用相場の目安】
| 文字入力 | 0.5～1.2円/文字 |
| 名刺入力 | 50～90円/枚（8項目） |
| 名簿入力 | 9～15円/人（4項目） |
| 応募はがき入力 | 14～20円/枚（8項目） |
| アンケート入力 | 0.5～1円/問（択一問題）、1.5～5円/問（複数回答） |
| ページ入力 | 500～800円/ページ |
| レイアウト入力 | 500～900円/枚（A4サイズ） |
データ入力代行の費用体系
データ入力代行の費用体系は主に作業単価制と作業時間制の2種類に分けられます。
それぞれの特徴と長所、短所を簡単に解説しましょう。
作業単価制
作業単価制とは、「名刺100枚分」や「アンケート100項目分」などのように、作業量に応じて費用を支払う仕組みです。
膨大なデータがあり自社だけで作業を賄うことが難しい場合、定型的なデータ入力作業だけを切り出したうえで、安く依頼することができます。
ただし、作業単価制はマニュアル化が容易な簡単な作業に向いている一方で、図表が多用された文書や複雑なレイアウトの文書など、イレギュラーな対応が求められるデータ入力作業には不向きというデメリットもあります。
作業時間制
作業時間制は、作業時間に応じて費用を支払う仕組みです。
一定の時間内でこなせるデータ入力作業をまとめて依頼できるため、たとえばアンケートと名刺、名簿などのように、複数の書類を入力してほしいという要望にも柔軟に対応できます。
一方で、作業を委託する文書の量が少ない場合、作業単価制に比べると費用が割高になってしまう可能性もあるでしょう。
データ入力代行を導入することによる費用面でのメリット
データ入力作業を専門業者に委託するには一定のコストがかかってしまいますが、それを考慮しても依頼者にとってはさまざまなメリットが期待できます。
人件費の削減につながる
特に大きなメリットとして期待できるのが人件費の削減効果です。
データ入力を担当する事務スタッフを一人採用した場合と、データ入力代行の専門業者へ委託した場合、どの程度の差があるのか試算してみましょう。
【ひと月あたりの業務内容・ボリューム】
アンケート（択一式10項目・複数回答5項目/枚）×200枚
名刺（8項目/枚）×50枚
申込書（15項目）×100枚
ビジネス文書（100枚）
【事務スタッフの人件費（月給）】
- 時給1,300円×8時間×20日間＝208,000円/月
【データ入力代行への委託費】
- アンケート（択一式10項目・複数回答5項目/枚 @30円）×500枚＝15,000円
- 名刺（8項目/枚 @30円）×100枚＝30,000円
- 申込書（15項目 @40円）×500枚＝20,000円
- ビジネス文書（100枚 @700円）＝70,000円
【合計：135,000円】
上記はあくまでも一例ですが、事務スタッフの月給だけを比較してもひと月あたり7万円以上の差が生じます。
また、こちらの試算はスタッフの月給のみで比較していますが、実際にはこれに社会保険料や交通費などの経費も加算されるため、さらに大きな差が生じます。
設備投資の削減になる
データ入力を担当するスタッフを新たに採用するとなると、そのスタッフが業務で使用するPCやデスク、イスなどの設備も新たに揃える必要があります。
また、人員の増加に伴い執務スペースが手狭になると、広いオフィスへの移転も検討しなければなりません。
データ入力代行を依頼することで、このような設備投資も抑えられ経費の削減につながります。
コア業務に集中できることで生産性が向上する
企業の生産性を向上させるためには、定型的な作業よりも商品開発や営業、新規事業などのコア業務に専念できる体制を整えることが重要です。
データ入力は定型業務の代表格であり、外部の代行業者に委託することで生産性向上につながる可能性があります。
具体的にどの程度の売り上げに直結するかは、業種や作業のボリューム、内容によっても変わりますが、既存の社員がコア業務に充てられる時間が増えることには間違いありません。
データ入力代行の費用を抑える方法
データ入力代行はコスト面でさまざまなメリットがあることは事実ですが、委託するにあたってはできるだけ費用を抑えたいものです。
さまざまな代行業者がある中で、コストを抑えるためのポイントを3つご紹介します。
複数の業者から相見積もりを取る
データ入力代行を利用したことがない場合、1社から見積もりをとっただけでは高いのか安いのかが判断できないことも多いでしょう。
そのため、まずは複数の業者から相見積もりを取得し比較してみることが大切です。
データ入力代行業者の多くは無料見積もりに対応しており、委託したい業務内容やボリュームに応じておおよその金額を提示してくれます。
納期を十分に設定する
同じ業務内容やボリュームであっても、納期によって費用が変わってくることもあります。
たとえば、納期が短いと多くのスタッフを動員し作業を進めなければならないため、その分費用も高額になってしまいます。
そのため、データ入力代行の費用を安く抑えるためにはできるだけ早い段階から相談・依頼をし、十分な余裕をもって納期を設定しておくことが重要です。
依頼する内容を明確にする
データ入力代行は便利なサービスではありますが、すべての業務を委託してしまうと費用がかさみ、高いコストがかかることもあります。
そのため、まずはイレギュラーな作業や個別の判断が求められる内容は自社で対応し、作業量が多く自社の人員だけでは対応しきれない部分のみを切り出して委託することが大切です。
また、作業のボリュームや内容にもよりますが、時間作業制よりも作業単価制のほうがコストを抑えられる可能性があります。
データ入力代行会社を選ぶ際のポイント
一口にデータ入力代行会社といってもさまざまな企業があり、どこを選べば良いのか迷ってしまうこともあるでしょう。
そこで、自社にマッチした代行会社を選ぶための注意点を4つご紹介します。
費用を比較する
データ入力代行会社のWebサイトを見ると、作業単価や時間単価が一覧で記載されているところも少なくありません。
しかし、作業内容によっては別途オプション料金や追加料金がかかることもあり、単純に比較できない場合もあります。
まずは複数社から見積もりをとってもらい、作業内容や作業範囲に応じてトータルでどの程度の費用がかかるのかを比較、検討してみましょう。
セキュリティ対策の確認を徹底する
データ入力作業の中には、申込書や名刺など個人情報が含まれるものもあります。
万が一、データ入力を委託した会社から外部に個人情報が漏えいしてしまうと、自社の顧客や取引先に影響が及び、責任を問われる事態に発展することも。
そのため、データ入力代行会社を選ぶ際には十分なセキュリティ対策が講じられているかをチェックしましょう。
たとえば、プライバシーマークやDXマーク、ESGマーク、ISO27001など客観的に評価できる認証やマークの取得状況も参考になります。
実績・口コミ・評判を調べる
費用が安価であったとしても、入力したデータに間違いが多かったりマニュアル通りの作業が行われていなかった場合、修正に多くの時間を要し手間がかかってしまいます。
そのため、データ入力作業の品質を担保するためにも、これまでの実績や評判をチェックし信頼性の高い会社を選ぶことが大切です。
データ入力代行の会社によっては、Webサイトにこれまでの実績を公開しているところも多いため、自社と同様の業種、業務内容の受託経験があるかもチェックしておきましょう。
保証とアフターサービスを確認する
信頼性の高いデータ入力代行会社では、万が一納品したデータに間違いやエラーがあった場合、修正に対応してくれるところもあります。
万が一のときに備え、契約時には保証とアフターサービスの内容を細かく確認し、どの範囲まで対応してくれるかや、その際の費用についても確認しておきましょう。
データ入力代行ならプロセス・マネジメントまで
データ入力代行を委託するにあたり、いくつかの会社を見ているものの信頼性の高い会社がどこか分からない、安心して依頼できる会社が見つからないとお悩みの方は、ぜひプロセス・マネジメントへご相談ください。
プロセス・マネジメントではデータ入力や電子化をはじめとして業務改善コンサルティングなど幅広い業務を請け負っており、上場企業や大学、研究機関などからも高い満足度をいただいています。
また、プライバシーマークやDXマーク、ESGマーク、など第三者機関による認証も取得しており、個人情報や機密情報が含まれるデータ入力も安心して委託いただけます。
まとめ
データ入力は単純な定型作業であるものの、膨大な量をこなすには多くの人手を要するため自社で対応しきれないという企業も少なくありません。
また、作業に慣れないスタッフはミスをしやすく、一定の作業品質を担保できないとお悩みの企業も多いのではないでしょうか。
データ入力代行に対応している専門の業者に委託することで、自社で新たにスタッフを採用することなく最小限のコストで業務を遂行できます。
信頼性が高く安心して委託できる業者をお探しの方は、ぜひプロセス・マネジメントへご相談ください。
手書きの文字をデータ化する重要性｜紙のまま保存していませんか？
PCやスマートフォンが普及した現在でも、ビジネスの現場では領収書や報告書、申込書などのさまざまな手書き書類を扱うことがあります。
書類のまま管理するのもひとつの手段ですが、データ化することで業務効率化につながる可能性もあります。
そこで本記事では、手書き文字の書類をデータ化するメリットや具体的な方法について詳しく解説します。
手書きの書類をデータ化するメリット
手書き書類をデータ化することで、ビジネスの現場ではどういったメリットが期待できるのでしょうか。
業務効率の向上
手書き書類をデータ化することで、業務効率の向上が期待されます。
紙の書類では必要な情報を探すのに時間がかかるほか、手書きの文字は判読が困難なケースも少なくありません。
データ化すれば検索が容易になり、必要な情報をすぐに取り出せるようになります。
さらに、データ化した書類を共有フォルダに格納しておけば、複数の担当者が同時にアクセスもできるため、業務のスピードアップにもつながるでしょう。
保管スペース・コストの削減
書類の数が膨大になると大量の書類がキャビネットや棚に積み上げられ、整理や管理に多くの労力を要します。
その結果、保管場所が不足したり、適切な管理が行き届かないことで書類の紛失や劣化のリスクも高まります。
書類をデータ化することで物理的な保管スペースの不足に悩む心配がなくなり、書類管理にかかる手間を大幅に削減できます。
さらに、ペーパーレス化が進むことで、紙やインクの消費を抑えられ、消耗品のコストや環境負荷の軽減にも寄与します。
セキュリティの強化
紙の書類は誰が作成・編集したのかが分かりづらく、権限のない担当者が閲覧することで重要な情報が漏れるリスクがあります。
また、紛失や盗難、災害による破損のリスクもあり、機密情報の適切な管理は簡単ではありません。
そこで、書類をデータ化し適切な場所に保管しておくことで、アクセス権限の設定やパスワード管理が可能になり、不要な閲覧やダウンロードを防ぐことができます。
さらに、定期的にデータのバックアップを取っておくことで、機械的な故障やシステム障害、大規模災害などがあっても迅速に対応できるようになります。
セキュリティを強化し重要な情報を安全に管理するためにも、データ化は有効な手段といえるのです。
多様な働き方の推進
書類のデータ化は柔軟な働き方を実現するための第一歩にもなります。
紙の書類が中心の業務では、担当者の間で書類の物理的なやり取りが発生するため、オフィスへの出勤が大前提となります。
一方、データ化されていれば、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるためリモートワークがしやすくなります。
リモートワークのような柔軟な働き方が実現できれば多様な人材が活躍できる環境が整い、企業にとっても人材確保の幅が広がるメリットがあります。
手書き文字をデータ化する方法と最新技術
手書き文字の書類をデータ化するためにはどういった方法があるのでしょうか。
すぐにでも実践できる方法と、近年注目されている最新技術についてもご紹介しましょう。
手動入力
もっとも簡単な方法が、書類を目視で確認しながらPCにデータを直接打ち込む手動入力です。
PCさえあればすぐにでも実践でき、システムの導入・維持コストはかかりませんが、その一方で入力ミスが発生しやすかったり、作業者の負担も大きいという課題もあります。
特に書類の量が膨大な場合、手動入力では工数がかかりすぎるため現実的な方法とはいえないかもしれません。
OCR技術
手動入力の課題を解決する手段となり得るのが、OCR（光学文字認識）技術による手書き書類のデータ化です。
OCRとは紙に印刷された文字や手書き文字をスキャナーなどで読み取り、データ化するための技術です。
近年ではOCR技術が進化し、印刷された文字だけでなく手書き文字も高精度で読み取れるようになり、手動入力に比べて大幅な時間短縮が可能です。
また、AIを活用したOCRも登場しており、手書きのクセを学習し認識精度を向上させることもできます。
| 手動入力 | OCR技術 | |
| メリット | システムの導入・維持コストがかからない | 手動入力に比べて大幅な時間短縮が可能AIを活用したOCRは手書きのクセを学習し認識精度を高められる |
| デメリット | 作業者の負担が大きい入力ミスが発生しやすい膨大な量には対応できない | システムの導入・維持コストがかかる |
専門業者への委託も検討してみよう
OCR技術にも限界があり、認識精度は100%ではないため人による確認や修正作業が必要です。
そのため、確実なデータ化を実現するためには、手書き文字データ化サービスを提供している専門業者に委託するのも効率的な方法といえるでしょう。
専門業者は高度なOCR技術と人のチェックを組み合わせながら、精度の高いデータ化を実現できます。
手書き文字データ化サービスを選ぶ際のチェックポイント
手書き文字に対応したOCRは数多く、どれが自社に適しているのか判断に迷ってしまうこともあるでしょう。
そこで、サービス選定におけるチェックポイントをいくつかご紹介します。
OCR技術の認識精度の高さ
OCRに対応したサービスはさまざまで、認識精度も異なります。サービス選定にあたっては、手書き文字の認識精度の高さが重要なポイントとなるでしょう。
AIを活用したOCRは比較的精度が高い傾向があり、100%に近い識字率をアピールしているサービスも少なくありません。
しかし、実際に使用してみると書類のサイズやフォントなどの条件によって正しく認識されない文字も出てくるため、導入前の段階でトライアルを活用し、実際にデータを読み込んでテストすることがおすすめです。
対応する文字種や言語
OCRのサービスによっても対応できる文字種や言語は異なります。
印字された文字と手書き文字の両方に対応しているかはもちろんのこと、日本語・英語、それ以外の言語、特殊文字・記号なども正しく認識できるかを確認することが重要です。
処理速度と対応文書の種類
大量の書類をデータ化する場合、OCRの処理速度が業務効率に影響を与えるためスピードも考慮しておきましょう。
また、ビジネス文書には請求書や契約書、注文書などさまざまな種類があり、それぞれフォーマットが異なります。
OCRサービスによってはフォーマットや形式が定まっていない書類も高精度で読み取れるものがあるため、どのような形式の書類に対応できるのかもチェックしておきましょう。
導入形態とコスト
OCRサービスは、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。
クラウド型は月額課金制が一般的で初期費用を抑えられる一方、オンプレミス型は買い切りのため費用は高額ですが、自社環境にカスタマイズしやすいというメリットがあります。
将来的な運用も考慮しながら、業務のニーズにマッチしたサービスを選びましょう。
セキュリティ対策・認証の取得状況
OCRでは機密情報や個人情報が含まれる書類も扱うため、データの暗号化や二段階認証、IPアドレス制限といった基本的なセキュリティ対策が講じられているかをチェックしておきましょう。
また、セキュリティ対策の信頼性を客観的に判断するために、クラウドサービスのセキュリティ認証制度「ISO27017」などの取得状況も参考になります。
導入後のサポート体制
OCRサービスは導入後にさまざまなトラブル・エラーが発生することがあり、これらが解決できないと業務に大きな支障が出てしまいます。
そのため、窓口の対応時間や連絡方法を確認し、トラブル時にも迅速に対応してもらえるサポート体制が整ったサービスを選びましょう。
既存の業務システムとの互換性
業務効率化の第一歩として手書き文字のデータ化に取り組む場合には、既存の業務ソフトやワークフローと連携できるかも考慮したうえでOCRシステムを選ぶことが大切です。
API連携の可否や、データの出力形式が業務フローに適しているかを事前に確認しましょう。
手書き文字データ化サービスの費用相場
手書き文字を効率的にデータ化するためにOCRサービスの活用や専門業者へ委託する場合、どの程度の費用がかかるのでしょうか。
サービス内容や条件、運営会社によっても費用は異なりますが、おおよその相場をご紹介します。
OCRサービスの費用相場
クラウド型の場合、初期費用はかからないものの月額30,000円程度〜数十万円以上が相場となっています。
ひと月あたりの処理枚数に応じて料金は異なり、数百枚程度のボリュームであれば最安のプランで収まるケースが多いようです。
一方、オンプレミス型の場合はシステム要件によって費用は大きく異なり、数百万円以上のコストがかかるケースも少なくありません。
専門業者へ依頼する場合の費用相場
専門業者へ依頼する場合、手書き文字のデータ化にはさまざまなパターン・方法があるため費用が異なります。
あくまでも一般的な相場の目安ではありますが、以下を参考にしておくとよいでしょう。
| データ化の方法 | 費用相場（目安） |
| 文字入力代行 | 1文字あたり0.5～1.2円前後 |
| ページ入力 | 1ページあたり500～800円前後 |
| 名刺入力 | 1枚あたり50～90円程度 |
| 名簿入力 | 1項目あたり9～15円または1人あたり20～25円程度 |
手書き文字データ化サービスの導入事例
手書き文字のデータ化に取り組み、実際に業務効率化を成功させた事例をいくつかご紹介します。
手書きアンケート用紙のデータ化
ある自治体では、乳幼児健診の際に保護者からのアンケートを回収しており、これまで職員が手作業でデータ入力を行ってきました。
膨大な量のアンケート用紙を1枚ずつ入力するには大きな手間がかかることから、OCRを導入したことでスピーディーかつ正確なデータ化に成功。
その結果、定型作業に割く時間が大幅に削減され、住民の個別相談に対応できる時間が増えたといいます。
論文や研究データなど社内のあらゆる知見をデータ化
海外のある製薬メーカーでは、新製品の研究開発に不可欠な論文や各種研究データなど膨大な文書をAI-OCRによってデータ化しました。
研究開発には多くの資料や論文、研究データの中から必要な情報を探し出す必要があり、これまで多くの時間を要していたといいます。
OCRによって書類をデータ化したことで、研究者が必要な資料を瞬時に検索できるようになり、大幅な業務効率化に成功しています。
まとめ
手書き文字をデータ化するためには、手作業によるデータ入力がコストがかからず手軽な方法といえますが、その一方でミスが生じやすかったり、膨大な量の書類には対応しきれないという課題もあります。
近年ではOCRの精度も向上し高い識字率を実現できるようになりましたが、それでも誤って認識されるケースが少なくありません。
特にミスが許されない重要な機密書類をデータ化する際には、OCRと人間の目によるチェックを併用している専門業者へ依頼してみるのも有効な方法といえます。
プロセス・マネジメントでは、高い精度によるOCRでのデータ化に対応しており、積み重ねてきた経験とノウハウをもとに手書き書類をデータ化し、ご希望のフォーマットで納品させていただきます。
数多くの手書き書類のデータ化に悩み、どうすればよいか方法を模索している方は、ぜひお気軽にプロセス・マネジメントまでお問い合わせください。