【個人情報保護法】アンケート調査で注意すべき個人情報の取り扱いと注意点

2005年に全面施行された個人情報保護法は改正を重ね、時代とともに内容が強化されています。
内容の改正と同時に罰則も強化されているため、個人情報の取り扱いにはより慎重な対応が求められています。

そこで本記事では、アンケート調査と個人情報保護法の関係性について詳しく解説します。

併せて、個人情報保護法を考慮したアンケートを作るポイントや個人情報の管理方法などもご紹介するので、アンケート調査を活用したマーケティングを検討されているご担当者の方はぜひ参考にしてください。

アンケート調査と個人情報保護法の関係性

アンケート調査と個人情報は密接に関係しているため、アンケートの内容によっては法的リスクが生じます。

個人情報保護法の概要と個人情報の定義、起こりうる法的リスクを詳しく解説します。

個人情報保護法の概要

個人情報保護法は、「個人情報の有用性に配慮しながら、個人の権利や利益を守る」ことを目的とし、2003年に制定。2005年4月から全面施行された法律です。

2005年以降は、DX化の推進やグローバル化といった経済や社会情勢への適応、個人情報に対する関心の高まりによって、随時改正が実施されてきました。

参考：政府広報オンライン｜「個人情報保護法」を分かりやすく解説。個人情報の取扱いルールとは？

個人情報の定義

個人情報保護法での個人情報の定義は、「生存する個人に関する情報」とされています。
具体的には、以下のようなものが例として挙げられます。

氏名

生年月日

住所

顔写真

個人識別符号※1

上記のほかに、電話番号やメールアドレスのように単体では情報特定ができないものでも、他の情報と組み合わせることで個人情報と判断されます。

※1：政令・規則で定められた「番号や記号・符号などから個人を識別できる情報」。
　　例1）顔・指紋・虹彩・声紋・歩行の態様・手指の静脈・掌紋の認証データ　など
　　例2）パスポート・基礎年金・運転免許証・住民票コード・マイナンバー・保険者などの番号

アンケート調査に関連する法的リスク

アンケートでは、記名式、無記名式といった方法が一般的です。

記名式の場合、個人情報に定義されている内容を多く含むため、法律に則ったアンケートの作成や管理が必要になります。

無記名式のアンケートの場合は個人を特定する情報がありませんが、質問内容に回答者の属性（年齢や性別、居住地域など）が含まれている場合は個人情報とみなされる場合があります。

また、無記名であっても自由記述による回答を求める場合、回答者によっては個人を特定できる内容を記載する可能性も考えられます。

このように、実施するアンケートの内容によって個人情報保護法に該当するか否かは異なりますが、万が一のことを考えて情報保護を徹底したアンケート内容にすることがおすすめです。

個人情報保護法を考慮したアンケートを実施するポイント

マーケティングにおいて、アンケート調査で入手した情報は重要な役割を担っています。

しかし、ポイントを押さえたアンケートを使用しないと、法律に触れてしまったり、回答者との間でトラブルが生じたりするリスクもあるため注意が必要です。

個人情報保護法を考慮したアンケートを作るためのポイントをご紹介します。

アンケート回答者の同意を得る

アンケートにはモニターアンケートや街頭アンケート、Webを活用したアンケートなどさまざまな種類がありますが、いずれの場合も回答者への同意を得なければ個人情報保護法違反に該当します。

また、無記名アンケートの場合でも回答内容によっては個人情報に触れる可能性があるため、必ず同意を得るようにしましょう。

使用目的などを明記する

アンケートを依頼するとき、以下の点について記載をし、事前に説明を行いましょう。

個人情報の使用目的
第三者への提供の有無
個人情報の開示請求に関する事項　など

上記のほか、情報の管理方法などについても明記しておくことで、個人情報保護法を遵守できるだけでなく、回答者に安心感を与えることができます。

無記名アンケートにする

アンケートの目的によっても異なりますが、無記名アンケートにすることも一つの方法です。

回答者によっては、個人情報の提供に嫌悪感を抱き、アンケートを拒否する方も少なくありません。

無記名式アンケートなら、質問内容さえ精査すれば個人情報に触れることなく回答できるため、アンケートに対する同意も得られやすくなるでしょう。

ただし、この場合も万が一に備えて使用目的などを明記しておくことが大切です。

個人情報が記載されたアンケートの管理方法

個人情報が記載されたアンケートは、情報漏洩を防ぐために個人情報保護法に基づいた厳重な保管をすることが必要です。

保管方法の具体例をご紹介します。

個人情報を物理的に管理をする場合

紙媒体によって行ったアンケートの用紙そのものを保管する場合、以下のような方法で保管することが必要です。

確実に施錠できるキャビネットなどで保管する
情報の管理責任者を決め、アクセスできる人間に制限をかける
情報の取り扱い記録をつける

データ化した個人情報を管理する場合

Web回答のようなアンケート、データ化したアンケート結果を管理する場合、以下のような方法が必要です。

セキュリティソフトなどを見直し、セキュリティ強化を行う
データを暗号化する
個人情報を保管しているデジタル機器の持ち出しを禁止する
アクセス権限を持つ人員を限定する

個人情報保護法では、情報の保管期限や廃棄時期に関する規定はありませんが、紙媒体でもデータでも、使用目的が達成できたら早急に廃棄することで、情報漏洩などのリスクを低減することができます。

アンケート結果の集計を外部委託するときの注意点

集めたアンケートの集計を外部へ委託し、効率化を図る企業は少なくありません。
しかし、委託先の選定を誤ると情報漏洩など、さまざまなリスクが生じます。

アンケート結果を外部委託するときにチェックしていただきたいポイントは、以下のとおりです。

個人情報保護方針が策定、提示されている
セキュリティ対策が明確になっている
プライバシーマークを取得している

また、委託の問い合わせをするときは再委託をしているか、万が一情報漏洩が起きてしまったときの対応なども確認するようにしましょう。

個人情報を含むアンケートの集計・データ化はプロセス・マネジメントへ

個人情報保護法の施行とともに情報管理に関する興味は高まり、アンケートの実施・管理をする企業には徹底した情報管理が求められています。

徹底した情報管理環境のもとでのアンケート集計を外部委託するときは、まずはお気軽にプロセス・マネジメントにご相談ください。

プロセス・マネジメントは情報管理に関する厳正な教育と内部監査によってプライバシーマークを取得し、お客様からお預かりした大切な個人情報の漏洩を防いでおります。

また、アンケートに求める目的にあった集計方法により、専門的な分析サービスを提供いたします。

手書きアンケートを効率よく集計する方法を徹底解説

手書きアンケートを集計する場合、データ化することで効率よくマーケティングなどに活用することができます。

しかし、手書きアンケートの集計には様々な課題があり、把握しておかなければ業務効率が低下する可能性があるため注意が必要です。

本記事では、手書きアンケートの効率的な集計方法について解説します。
また、手書きアンケートの集計に関する課題も紹介するので、効率よくマーケティングに活用するための参考にしてください。

手書きアンケートを集計する方法

手書きアンケートの集計方法は、主に以下の4つが挙げられます。

手動で集計する
スキャナを使用したデジタル化
Webツールを使って集計する
専門業者へ外部委託する

それぞれの方法について、詳しく解説します。

手動で集計する

手動集計は、回答を手で読み取り、データを集計する方法です。

手作業で集計するので時間と労力がかかりますが、比較的低コストであり、小規模な調査や緊急時に有効です。

しかし、人為的ミスや読み取りミスのリスクがあります。

また、大量のデータを扱う場合は効率が悪く、作業の精度や速度に影響を及ぼす可能性があります。

スキャナを使ってデジタル化する

手書きアンケートをスキャンし、電子データ化する方法もあります。

集計の正確性や効率性はスキャン品質に左右されるため、正確な読み取りが必要ですが、大量のデータを効率的に処理できます。

スキャン品質が高ければ、手動集計よりも正確性が向上します。また、デジタルデータなので後から再利用する際に便利な点も見逃せません。

Webツールを使って集計する

Webツールによる集計は、オンラインアンケートツールを使用して回答を収集し、自動的に集計する方法です。
データをリアルタイムで入手することができるため、分析や可視化も容易に行うことが可能です。

しかし、回答も集計もインターネット接続が必要となるほか、技術的な問題やセキュリティへの配慮なども必要です。

専門業者へ外部委託する

専門業者への依頼は、手書きアンケートのデータ収集から集計までを外部の専門業者に委託する方法です。

専門家の技術と経験を活かした精度の高い集計結果を手に入れることができる一方で、自社で行うよりもコストが高くなるといった課題があります。
また、外部委託することで情報漏洩のリスクがあることも考慮する必要があります。

外部委託する際は業務実績だけでなく、セキュリティ面も考慮したうえで業者選定をすることが大切です。

自社で手書きアンケートを集計するときの課題

手書きアンケートには、次のような課題があります。

読み取りミス
スキャンの品質に影響されやすい
データ化の手間とコストがかかる
高いセキュリティとプライバシーの保護が必要

それぞれの課題について、詳しく解説します。

読み取りミス

読み取りミスは、手書きアンケートを集約する上での大きな課題の一つです。

手書きされた文字や筆跡が特徴的であったり、決められた枠内に回答がおさまっていなかったりすると、誤った文字認識をしてしまうケースがあります。

読み取りミスが起きたデータは、正確な分析結果が得られない可能性があります。

スキャンの品質に影響されやすい

スキャンの品質は手書きアンケートの集計に直接影響します。

スキャンの品質が低いと、文字がぼやけたり欠落したりする可能性があり、データ解析の正確性が損なわれる可能性があります。

良好なスキャン品質を確保することは、手書きアンケートの信頼性を高めるために重要です。

データ化の手間とコストがかかる

手書きアンケートの結果をデータ化するには手間とコストがかかります。

例えば、大量のアンケート結果を手作業で入力するには膨大な手間がかかります。

また、高性能な専用のソフトウェアやスキャナーを使用するには大きなコストがかかります。

高いセキュリティとプライバシーの保護が必要

手書きアンケートにおけるセキュリティとプライバシーの保護は重要な問題です。

個人情報や機密情報が含まれる場合、データの取り扱いには十分注意が必要です。

適切なセキュリティ対策を講じないと、情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まります。

手書きアンケートを効率よく集計する方法

手書きアンケートを効率よく集計するためには、以下の4つの方法が考えられます。

スキャンの品質を確保する
データ化を想定したアンケートの設計
専用ツールの活用
データ入力代行サービスの利用

それぞれの方法について、詳しく解説します。

スキャンの品質を確保する

スキャンの品質を確保することは、手書きアンケートの効果的な集計に欠かせません。

品質の低いスキャンでは文字がぼやけたり欠落したりするため、正確なデータ収集が妨げられます。

スキャナの設定を適切に行い、清潔な状態を保ち、適切な解像度でスキャンすることが重要です。

データ化を想定したアンケートの設計

データ化を想定したアンケートの設計は、後でのデータ解析をスムーズにするために重要です。

質問のレイアウトを整え、適切なスペースを確保し、回答形式を明確にすることで、データの読み取りや入力作業が効率的になります。

また、分析のための適切な項目やオプションを含めることも大切です。

専用ツールの活用

専用ツールの活用は、手書きアンケートの集計を自動化し、作業効率を向上させるための有効な手段です。

スキャンやデータ解析、結果の可視化などを行う専用ソフトウェアやアプリケーションを活用することで、ヒューマンエラーや時間の浪費を軽減できます。

データ入力代行サービスの利用

データ入力代行サービスの利用は、大量の手書きアンケートを効果的に集計する方法の一つです。

専門のデータ入力業者にアンケートのデータ入力作業を委託することで、作業負荷を軽減し、精度の高いデータを短時間で得ることができます。

データ入力作業にかかる時間や労力を最小限に抑えることができます。

手書きアンケートの集計を外部委託するメリット

手書きアンケートの集計を外部に委託するメリットは、主に以下の4つです。

作業効率の向上
コスト削減
データの正確性向上
保管スペースの削減

それぞれのメリットについて、詳しくご紹介します。

作業効率の向上

外部委託での集計は、手作業に比べて作業効率を大幅に向上できます。

自社内で行う集計作業よりも正確に進めてくれるため、時間と労力を節約できます。

これにより、調査やアンケートの結果が素早く利用可能になり、迅速な意思決定が可能になります。

コスト削減

外部委託での集計では人件費や時間を節約できるため、長期的にコスト削減に貢献します。

自社内で集計するよりも効率的な集計作業ができるため、コストが削減されます。

また、エラーによる再作業や誤った分析による損失も少なくすることができます。

データの正確性向上

外部委託での集計では人為的ミスや読み取り誤りを最小限に抑えられます。

データの整合性や一貫性が保たれ、正確な集計結果が得られます。これにより、信頼性の高いデータに基づいた意思決定が可能になります。

保管スペースの削減

手書きアンケートの集計を外部に委託することで、集計後の紙を外部業者で廃棄する場合は、大量の紙の保管スペースを削減できます。

自社内で文書やファイルの収納にかかるスペースを最小限に抑えることができ、オフィスの縮小や他用途への転用などができるでしょう。

手書きアンケートの入力・集計・分析ならプロセス・マネジメントまで

手書きアンケートの入力・集計・分析ならプロセス・マネジメントにお任せください。

プロセス・マネジメントの「アンケート入力・集計サービス」では、アンケート回答結果のデータ入力やデータ集計・グラフ化、データ分析のサービスを提供しています。

アンケートを正確に集計するだけでなく、アンケート結果を有効活用するためのノウハウもご用意しておりますので、アンケートを自社のマーケティングに適切に活用することが可能です。

個人情報保護士資格を有したスタッフが担当し、会社としてもプライバシーマークを取得しているため、セキュリティ面は万全だと自負しています。

手書きアンケートの入力・集計・分析を外部委託したいと検討されている方は、ぜひプロセス・マネジメントにご相談ください。

まとめ

手書きアンケートの集計には多くの課題がありますが、高品質のスキャナーを使用したり事前にデータ化を想定したアンケートを設計したりすることで、効率的に集計できるようになります。

アンケート集計のデータ化には、正確性の向上やリアルタイムでのデータ分析、セキュリティ向上など多くのメリットがあります。

手書きアンケートの入力・集計・分析を効率よく、正確に活用したいとお考えの方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントへご相談ください。

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