アンケート調査は、顧客の声を反映させた商品開発やサービス改善に欠かせない手法です。

しかし、アンケートには個人情報が含まれることも多く、適切に取り扱わなければ情報漏洩などの原因となり、企業の信頼を損ねる可能性があります。

本記事では、アンケート調査における個人情報の重要性や、個人情報を取得する時の義務について詳しく解説します。

アンケート調査における個人情報取扱いの重要性

アンケート調査では、必要に応じて以下のような個人情報を提供してもらうケースが少なくありません。

• 氏名
• 住所、郵便番号
• 生年月日
• 電話番号
• メールアドレス

これらの個人情報の漏洩は、顧客からの信頼を失うだけでなく、企業の社会的信頼にも悪影響を及ぼすことになるため、個人情報保護法に則った厳重な管理が求められます。

個人情報を含むアンケートで取得する際の義務とは？

アンケートで個人情報を取得する際には、個人情報保護法に定められている3つの義務を守る必要があります。

• 個人情報使用の明示
• 第三者に提供しない
• 問い合わせ窓口の設置

1.個人情報使用の明示

アンケートで個人情報を取得するときは、使用目的を明確に示すことが個人情報保護法で義務付けられています。

個人が自身の情報がどのように使用されるのかを理解し、安心して情報を提供できるようにすることが目的です。

具体的には、アンケートを開始する前に、収集する情報の種類、利用目的、および保存期間などを記載したプライバシーポリシーを提示することが求められます。

また、同意を求める際には、理解しやすい言葉で説明し、明確な同意を得ることが必要です。

2.第三者に提供しない

取得した個人情報を第三者に提供しないことも、情報の保護と個人のプライバシーを守るための基本的な原則として、個人情報保護法で定められている義務の一つです。

そのため、万が一にも第三者へ情報を提供する必要がある場合には、事前に本人の明確な同意を得ることが必要です。

3.問い合わせ窓口の設置

個人情報の取り扱いに関する問い合わせ窓口を設置することも義務の1つです。

問い合わせ窓口は、情報提供者が自身の情報に関する疑問や不安を解消できるようにするために設けられ、提供っした個人情報の利用状況の確認や訂正、削除の依頼などの対応を行います。

関連記事：アンケート調査の分析方法とは｜分析の質を高めバイアスを排除するには

アンケートの個人情報を社内で取り扱うための課題

アンケート調査で収集された個人情報を社内で適切に取り扱うためには、多くの課題があります。

収集した個人情報の入力や分析には専任のスタッフを用意する必要があるため、リソースの確保が課題となります。

また、セキュリティ対策の構築も不可欠な要素です。

データの漏洩や不正アクセスを防ぐためには高度なセキュリティシステムが必要ですが、その導入と維持には多大なコストと技術的な知識が求められます。

さらに、個人情報保護法などの法令遵守も重要です。

プロセス・マネジメントは大学や研究機関といった高度なセキュリティが求められる案件をリピートオーダーいただくなど、情報管理に関する信頼と実績がございます。

個人情報が含まれるアンケートの取り扱いは、ぜひプロセス・マネジメントまでお気軽にお問い合わせください。

関連記事：アンケートの作り方をわかりやすく解説｜テンプレートや例文を紹介

個人情報を含むアンケートの取り扱いを外注するメリット

アンケートの個人情報取り扱いを外注することには、次の4つのメリットが挙げられます。

• 専門的な知見とノウハウを持つ業者に委託できる
• 社内でのコストとリソース削減が可能
• 最新のセキュリティ対策を講じた環境で処理される
• 業務効率化とスピーディーな対応が期待できる

それぞれのメリットについて、詳しくご紹介します。

1.専門的な知見とノウハウを持つ業者に委託できる

アンケートの個人情報取り扱いを外注することで、専門的な知見とノウハウを持つ業者に業務を委託できます。

専門業者は、個人情報保護に関する最新の法律や規制に精通しており、厳重なデータ管理をしてもらうことができます。

また、データ収集や分析の技術的な専門知識も豊富に持っているため、社内で行うよりも高品質なサービスを提供することが可能です。

2.社内でのコストとリソース削減が可能

アンケートの個人情報取り扱いを外注することで、社内でのコストとリソースを大幅に削減できます。

専門業者に委託することで、社内で専任の人材や高価なソフトウェア、ハードウェアを導入することが不要となり、初期投資や維持管理のコストを削減可能です。

また、社内リソースを他の重要な業務に集中させることが可能になり、全体的な業務効率が向上します。

3.最新のセキュリティ対策を講じた環境で処理される

専門業者にアンケートの個人情報を外注することで、最新のセキュリティ対策を講じた環境で情報を処理できます。

専門業者は、データの暗号化・アクセス制御・監視システムなど、高度なセキュリティ環境を維持しているため、サイバー攻撃や情報漏洩対策を徹底しています。

安全な管理のもとで情報を取り扱うことで、依頼する企業側もリスク管理を徹底することができます。

4.業務効率化とスピーディーな対応が期待できる

専門業者は、効率的なワークフローと最適化されたプロセスを持っているため、データ収集から分析までの一連の作業を迅速に行えます。

スピーディーな対応と的確なアンケート分析により、自社スタッフはコア業務へ集中でき、結果的に全体的な業務効率の向上が期待できます。

関連記事：アンケート結果のまとめ方を解説｜自由記述はどうやってまとめる？

個人情報を含むアンケートの取り扱いでお困りならプロセス・マネジメントまで

アンケート調査における個人情報の取り扱いでお困りなら、プロセス・マネジメントの「アンケート入力・集計サービス」にお任せください。

弊社は、これまで大学や研究機関など、機密情報を多く含む書類のデータ化などをさせていただいてきた信頼と実績がございます。

また、企業としてプライバシーマークを取得しているだけでなく、個人情報保護士の有資格者の管理のもとで厳重な管理をさせていただきます。

個人情報が含まれるアンケートの取り扱いにお困りの方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントまでお問い合わせください。

まとめ

アンケート調査における個人情報の取り扱いは、慎重かつ適切に行う必要があります。

専門業者に委託することで、管理に必要な多大なリソースと高度なセキュリティ対策ができるでしょう。

加えて、最新のセキュリティ対策を講じた環境での処理や、コストとリソースの削減、業務効率化をもたらします。

個人情報を含むアンケートの取り扱いにお困りのときは、プロセス・マネジメントの「アンケート入力・集計サービス」を活用し、個人情報の安全な運用を実現してください。

高いセキュリティ環境とこれまで培ってきた知識や経験を活かし、法令遵守と業務効率化のお手伝いをさせていただきます。