顧客リストや取引先リスト、取り扱っている製品リストなどの作成・更新する作業を自社で行っている企業は少なくありません。

しかし、入力項目が膨大な量だった場合はミスが生じやすく、その結果として業務にさまざまな影響を及ぼす可能性があります。

そこで本記事では、データ入力のミスが多くて困っているという企業様に向けて、入力ミスを減らすためのポイントや対処法をご紹介します。

データ入力でミスが起きる原因

データ入力でミスが生じる主な原因は、以下の3点が考えられます。

• ヒューマンエラーによる入力ミス
• データ入力のマニュアルが確立されていない
• 入力したデータのチェック体制がない

それぞれの原因を詳しく解説します。

ヒューマンエラーによる入力ミス

データ入力を行うときに発生するヒューマンエラー（人為的ミス）は、入力ミスの原因の中でも大きな割合を占めています。

たとえば、データ入力作業中の呼び出しによる入力漏れ、体調不良や疲労・ストレスなどによって集中力が途切れてしまい、ミスを招くケースは少なくありません。

また、従業員一人あたりの業務量が多いなど、職場環境が原因によるヒューマンエラーも、原因として考えられます。

データ入力のマニュアルが確立されていない

作業マニュアルがなくデータ入力作業が属人化している場合も入力ミスが起こりやすいです。

データの入力先や参照元の資料・入力手順など、作業内容を細かくマニュアル化していない状態が続いたとき、作業にあたる従業員ごとに異なる入力方法となり、ミスが生じたり入力されたデータの品質に差が出たりします。

入力したデータのチェック体制が整っていない

入力されたデータに不備がないかをチェックする体制や仕組みが構築されていないと、ミスがあっても見逃してしまい、作業品質の低下を招いてしまいます。

システムを活用したチェック体制を用意したり、第三者によるダブルチェックを実施するなど、正確性を維持するための体制や仕組みづくりが大切です。

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ヒューマンエラーによる入力ミスが多い人の特徴

ヒューマンエラーによるミスが多い人には、それぞれ特徴があります。
ヒューマンエラーを起こしやすい人の特徴をご紹介します。

集中力の維持ができない

正確なデータ入力作業を行うためには、集中力を維持する能力が不可欠です。
しかし、黙々と作業を続けることが苦手で集中力が続かない人の場合、作業ミスが生じやすい傾向があります。

また、個々の特性によるもの以外にも、「周囲がうるさく集中できない」「室温や湿度などが適正ではない」など、環境要因によって集中力が持続しないといったケースも少なくありません。

マルチタスクで入力作業を行っている

慢性的な人手不足に陥っている企業では、一人の従業員が複数の業務を兼務しているというケースが珍しくありません。

たとえば、データ入力を行う従業員が、問い合わせの電話応対を兼務しているケースは多いです。
このような場合、入力の途中で電話が入ることでどこまで作業を進めたのかわからなくなり、入力ミスが生じることがあります。

また、本来マルチタスクが苦手な従業員だったというときも、苦手分野を行うことで入力ミスにつながるケースもあります。

データ入力のマニュアルに沿った作業ができていない

作業マニュアルは、どの従業員が作業を行っても同じ品質の作業ができるようにするための重要なツールです。

しかし、従業員によってはマニュアルを見ながら作業を行うことで時間がかかったり、面倒に感じたりすることもあるでしょう。

その結果、最終的にマニュアルを無視した手順で作業をすることになり入力ミスが頻発することもあります。

データ入力のミスを防ぐためのポイント

データ入力のミスを防ぎ、精度の高いものに仕上げるためのポイントをご紹介します。

入力されたデータのダブルチェックを行う

人の手によってデータ入力を行う以上、ミスが生じるリスクは避けて通ることのできない問題といえるでしょう。

リスクを可能な限り減らすためには、ダブルチェックの体制を整えることが大切です。

作業を終えたデータを第三者がチェックすることでミスが発見しやすくなり、作業のやり直しといった余計な時間を抑えることにもつながります。

また、システムやITツールなどを導入できれば、ダブルチェックに必要な人員を他の業務へ充てることができ、会社全体の作業効率化にもつなげることができるでしょう。

データ入力作業をマニュアル化する

作業マニュアルが整備されていない場合には、データ入力作業マニュアルを作成しておきましょう。

作業マニュアルは初めての人でも見たらすぐに作業ができるように、入力手順だけでなく、ダブルチェックの方法など作業が完了されるまでの手順を記載しましょう。

また、作業マニュアルは一度読んで終わりにさせることなく、定期的に読み合わせの機会を設けるなどマニュアル通りの作業を徹底させることが大切です。

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データ入力代行業者への外注も視野に入れる

ダブルチェック体制の構築やデータ入力作業マニュアルの作成・指導などを行ってもデータ入力のミスが頻発する場合には、データ入力代行業者へ外注することも視野に入れてみましょう。

データ入力代行業者はデータ作成のプロのため、依頼することで高い品質を提供してもらうことができるでしょう。

データ入力を外注するメリット

データ入力代行業者へ作業を依頼した場合、入力の精度や品質の向上が期待できます。

また、それまでデータ入力を担当してきた従業員をコア業務に専念させることで、会社全体の業務効率化ができ、コスト削減につなげることもできるでしょう。

データ入力の高い精度だけでなく、企業の業務効率化やコストダウンはデータ入力代行業者を活用する大きなメリットといえます。

データ入力代行業者を探すときの注意点

データ入力代行業者へ作業を依頼する場合、取り扱い製品やサービスに関する情報、顧客情報など機密情報を渡す必要があります。

そのため、万が一情報が漏洩してしまった場合には自社だけでなく顧客にも影響が生じ、最終的には信頼を失墜させるリスクを生じます。

可能な限りリスクを抑えるためには、プライバシーマークを取得していたり大手企業や官公庁との取引があるなど、信頼度の裏付けを明確に提示している業者を選ぶことがなによりも重要です。

また、詳細な見積もりを提示してもらえるかどうかも、業者選びには必要です。
もし見積もりに不明点があり問い合わせても納得のできる回答が得られない場合、請求時に追加料金が上乗せされるなど、トラブルに発展するケースも少なくありません。

信頼できるデータ入力代協業者の場合、Webサイトに過去の案件事例や実績を公開しているケースが多いので、依頼前に入念な確認をすることが大切です。

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まとめ：データ入力代行ならプロセス・マネジメントにお任せください！

データ入力は一見簡単な作業に見られがちですが、長時間にわたる集中力と正確性が求められる作業です。

一方で、ヒューマンエラーによるミスが起こりやすく、業務に支障が出ることも少なくありません。

データ入力作業のミスが多く、「チェック体制を構築してもなかなか改善ができない」とお悩みの企業担当者様は、プロセス・マネジメントへご相談ください。

プロセス・マネジメントでは、顧客名簿や名刺、手書きの文書など書類で保管されている情報を正確に入力し、データ化するサービスを提供しております。

正確な作業はもちろん、高性能スキャナーを利用したOCRによるデジタルデータへの変換も可能です。

また、当社のスタッフは個人情報保護士の有資格者によって構成され、会社としてもプライバシーマークやDXマークも取得しているため、機密性の高いデータ入力作業も安心してお任せいただける体制を整えております。

正確なデータ入力による業務の効率化を検討されている方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントまでご相談ください。