【法人向け】電子帳簿保存法の対象外となる書類や軽減措置についてわかりやすく解説

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿や書類の保存に関してデジタル化を進めるための法律です。

2024年1月より電子帳簿保存法への対応は必須となっているため、企業にとっては避けて通れない重要な課題となっています。

本記事では、電子帳簿保存法の対象外となる書類や、軽減措置について具体的に解説し、実際にどのように対応すべきかを解説します。

電子帳簿保存法への対応に不安な点や疑問がある方はぜひ最後までお読みください。

電子帳簿保存法で対象外となる書類とは

電子帳簿保存法で対象外となる書類には、以下の書類が挙げられます。

• 手書きで作成された国税関係帳簿・書類
• 国税関係書類に該当しない書類
• 電子取引以外で行われた取り引きに関する書類

それぞれの書類がどのようなものかを以下で見ていきましょう。

手書きで作成された国税関係帳簿・書類

電子帳簿保存法の対象外となる書類には、手書きで作成された国税関係帳簿や書類が含まれます。

これらはデジタルで保存されていないため、電子帳簿保存法の規制対象にはなりません。

紙で保管する必要があるため、従来通りの方法で保存・管理されます。

国税関係書類に該当しない書類

国税に関わらない書類や帳簿も、電子帳簿保存法の対象外となります。

この法令は、主に税務申告に関連する書類の電子保存を規定しているため、税務以外の目的で作成された書類は対象外です。履歴書や業務日誌などが該当します。

電子取引以外で行われた取り引きに関する書類

電子取引以外、つまり従来の紙ベースで行われた取引に関する書類も、電子帳簿保存法の対象外です。

例えば、紙の領収書や請求書などは、電子保存の対象とならず、従来通り紙での保存が求められます。

関連記事：電子帳簿保存法の対象となる書類について｜対象外となるケースとは？

電子帳簿保存法の対象となる書類

一方、電子帳簿保存法の対象となる書類には、以下の書類が挙げられます。

• 電子帳簿保存法に関する対象書類
• 電子取引に関する対象書類​​
• スキャナ保存に関する対象書類​​

それぞれの書類の詳細について、以下で見ていきましょう。

電子帳簿保存法に関する対象書類

電子帳簿保存法の対象となる書類には、国税関係帳簿や決算書類など、税務申告に関連する電子データで保存された書類が含まれます。

これらの帳簿や書類は、電子的に作成・保存される場合、法令に基づく要件を満たした保存が必要です。

適切なタイムスタンプや検索機能が求められます。ただし、書類を作成する際にわずかでも手書きを用いた場合は対象外となる点に注意してください。

電子取引に関する対象書類​​

電子取引に関する書類も電子帳簿保存法の対象です。インターネットを通じて行われた取引に関連する電子的な請求書や領収書、注文書などが含まれます。

電子データで保存し、保存要件を満たす形式での管理が必要となり、適切なバックアップやアクセス制限が求められます。

スキャナ保存に関する対象書類​​

スキャナ保存に関する対象書類とは、紙で受け取った国税関係書類をスキャナで読み取り、電子データとして保存する書類を指します。

例えば、紙の領収書や請求書をスキャナで電子化し、保存要件を満たす形式で管理することが求められます。

電子化された書類には、解像度やタイムスタンプ、検索機能の要件が適用されます。

関連記事：電子帳簿保存法の改正の内容や目的をわかりやすく解説

電子帳簿保存法についての軽減措置や例外となるケース

電子帳簿保存法についての軽減措置や例外となるケースについて解説します。

• スキャナ保存の要件緩和
• 優良電子帳簿の軽減措置
• 相当の理由がある場合の宥恕（猶予）措置

それぞれのケースについて、以下で見ていきましょう。

スキャナ保存の要件緩和

紙の書類をスキャンする際に、検索要件が細かく設定されています。

しかし、タイムスタンプ付与期間が最長2ヶ月+7営業日以内であれば、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つさえ検索できれば、スキャナ保存の要件を満たすとみなされます。

優良電子帳簿の軽減措置

優良な電子帳簿として認定された場合、一定の軽減措置が適用されます。

具体的には、過少申告加算税が10%から5%へと軽減されたり、個人事業主は青色申告特別控除（65万円）が適用できる要件を満たしたりするといった優遇措置が受けられます。

相当の理由がある場合の宥恕（猶予）措置

電子帳簿保存法において、2023年末までは、電子取引の場合でも、出力した書面を保存することで電子データでの保存の代替ができました（宥恕措置）。

一方、2024年からは、相当の理由がある場合に限り、電子データを出力し、かつ電子データをダウンロード可能な状態にしておけば、検索要件が不要となる猶予措置が設けられています。

電子帳簿保存法を導入しない場合どうなる？

電子帳簿保存法で決められている内容を「導入しない場合」はどうなるのだろうか、とお考えの方もいるでしょう。

しかし、電子帳簿保存法で決められている内容は、導入する／しないといった問題ではなく、義務として定められているのです。

そのため、要件に該当しているにもかかわらず義務を果たさなかった場合、意図的でなかったとしても以下のような罰則が科せられる可能性があります。

• 青色申告の承認取り消し
• 過少申告加算税
• 会社法に基づく過料

以下で、それぞれの罰則が科せられる条件について見ていきましょう。

青色申告の承認取り消し

電子帳簿保存法の要件を満たさず、適切な帳簿保存を行わない場合、青色申告の承認が取り消される可能性があります。

青色申告の承認が取り消されると、青色申告特別控除が適用されなくなるため、納税額が増加することになります。

重加算税

電子帳簿保存法に違反し、電子データの偽造や隠蔽など、悪質な不正が行われた場合、重加算税が科せられる可能性があります。

一般的な重加算税は、違反が悪質だった場合に35%の割合で課せられる税金です。

しかし、電子データに関連する事項で悪質な違反があると、さらに10%加重され、45%もの割合で税金を支払わなければなりません。

当たり前のことではありますが、意図して電子データの偽造や隠蔽などをしないように注意してください。

会社法に基づく過料

会社法に基づき、帳簿や書類の適切な保存が行われていない場合、100万円以下の過料が科せられることがあります。

重加算税と比べれば大きな金額ではありませんが、会社法違反となるため、企業の信用や法的な地位が損なわれるリスクがある点に注意が必要です。

関連記事：電子帳簿保存法における印刷してはいけない理由と対策について

電子帳簿保存法の取り扱いは外注を検討しよう

把握するのは極めて困難です。 電子帳簿保存法は法的要件が複雑で、企業にとってその全てを確実に理解し、対応することは大変な負担です。

さらに、違反が発生した場合、意図的でなくても罰則の対象になる可能性があります。 

したがって、電子帳簿保存法に関わる業務をプロの業者に外注することが有効な対策となるでしょう。

電子帳簿保存法に精通した専門業者に運用を任せることで、社内のリソースを本業に集中させ、コンプライアンスリスクを軽減できます。

プロセスマネジメントでは、システム導入せずに運用変更で電子帳簿保存法に対応できるコンサルサービスを提供しています。

また、企業の電子帳簿保存法対応を専門とするサービスを提供しています。

弊社は、法令遵守のためのコンサルティングや日々の運用サポート、法改正への迅速な対応、システム導入支援など、包括的なサービスを展開しています。

複雑な法的要件への対応を私たちにお任せいただくことで、法令違反のリスクを回避しつつ、自社のリソースを効率的に活用できるでしょう。

電子帳簿保存法への対応は必須であるため、まだお済みでない場合はお早めにご相談ください。

まとめ

電子帳簿保存法では、電子帳簿保存法・電子取引・スキャナ保存に関する書類​​が対象となる一方、手書きの国税関係書類や国税関係書類に該当しない書類、電子取引以外で行われた取引に関する書類は対象外となります。

どの書類が電子帳簿保存法の対象にならないのかを把握しておくことで、余計な対応をしなくて済むようになるでしょう。

電子帳簿保存法に違反した場合には罰則が科せられるため、法的要件が複雑な電子帳簿保存法の運用は、プロセスマネジメントなどの専門業者に外注することが有効です。

まだ電子帳簿保存法への対応ができていない場合は、プロセスマネジメントにお問い合わせください。