電子帳簿保存法の改正の内容や目的をわかりやすく解説
2024年1月から完全義務化へ移行した改正電子帳簿保存法。
多くの企業では法改正に合わせた対応がなされていますが「自社でしっかりと対応できているのか正直不安に感じている」という中小企業も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、電子帳簿保存法の改正内容や目的、企業にとってどのような影響・負担が考えられるのかを詳しく解説しましょう。
電子帳簿保存法の改正の内容をわかりやすく解説
はじめに、電子帳簿保存法の改正内容について以下の3つの区分に分けて簡単に解説しましょう。
電子帳簿等保存に関する改正事項
電子帳簿等保存とは、会計ソフトや表計算ソフトなどで電子的に作成した帳簿類を電子データのまま保存することです。
電子帳等保存は法的に義務づけられているものではなく、要件を満たせば任意で対応することができます。
電子帳簿等保存に関する改正事項は以下の3点です。
1.税務署長の事前承認制度の廃止
電子帳簿等保存を行うためには、これまで税務署長の事前承認が必要でしたが法改正により廃止されました。
2.優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置
優良な電子帳簿の要件（※）を満たし、過少申告加算税の軽減措置の適用を受ける届出書を提出している場合、申告漏れ等があった場合に課される過少申告加算税が5%軽減されます。
3.最低限の要件を満たす電子帳簿の保存
優良な電子帳簿の要件に該当していなくても、システムのマニュアルや仕様書、ダウンロードの求めに対応できるなどの最低限の要件を満たしていれば、電子帳簿として保存が可能です。
スキャナ保存に関する改正事項
スキャナ保存とは、紙として作成・受領した帳簿や領収証などを画像データとして保存しておくことです。
スキャナ保存は電子帳簿等保存と同様に任意であり、法的に義務付けられているものではありません。
スキャナ保存についての改正事項は以下の4点があります。
1.税務署長の事前承認制度の廃止
電子帳簿等保存の改正事項と同様に税務署長の事前承認が廃止されました。
2.タイムスタンプ要件および検索要件の緩和
書類のスキャンおよびタイムスタンプ付与の期間が、記録項目の入力期間と同様の2か月＋7営業日以内に緩和されたほか、書類の受領者がスキャニングを行う場合、国税関係書類への自署が不要となりました。
また、検索要件についても「取引年月日・取引金額・取引先」の3項目に緩和されました。
3.適正事務処理要件の廃止
スキャナ保存後の原本との照合や定期的な検査、および再発防止策の社内規定といった要件が廃止されました。
4.スキャナ保存に関する不正への重加算税
スキャナ保存の国税関係書類に不正や申告漏れがあった際、本来の重加算税に対し10％が加重されます。
電子取引に関する改正事項
電子取引とは、メールやクラウドサービスなどを利用してやり取りした取引情報をデータのまま保存することです。
電子帳簿等保存・スキャナ保存とは異なり、電子取引データの保存は法律によって義務付けられています。
ただし、あらかじめ紙として受け取った請求書や領収証などは書類として保存が可能です。
電子取引に関する改正内容は以下の2点です。
1.タイムスタンプ要件および検索要件の緩和
スキャナ保存に関する改正事項と同様にタイムスタンプ要件と検索要件が緩和されました。
加えて、1年間の売上高が1,000万円未満の小規模事業者の場合、検索要件の全てが不要となりました。
2.適正な保存を担保する措置の見直し
電子取引データを紙に出力し、書類として保存することは認められなくなり電子データのまま保存しておくことが義務化されます。
また、国税関係書類に不正や申告漏れがあった際、本来の重加算税に対し10％が加重されます。
関連記事：電子帳簿保存法の対象となる書類について｜対象外となるケースとは？
電子帳簿保存法が制定・改正された目的
電子帳簿保存法にはさまざまな要件があり、複雑で面倒に感じることも少なくありません。なぜこのような法律が制定・改正されたのでしょうか。
業務効率化とペーパーレス化の推進
従来、多くの企業では帳簿類や会計書類を紙で管理していました。
しかし、これらの書類は税法上7年間保存しておかなければならず、保管スペースや書類管理が煩雑になるという問題がありました。
電子帳簿保存法によって会計書類を電子データとして保存できるようになれば、ペーパーレス化によって会計業務が効率化し企業の生産性アップが期待できます。
税務手続きの透明性と正確性の向上
書類に比べて電子データは検索や集計が容易であり、税務手続きの透明性や正確性も担保できます。
たとえば、紙の場合は虚偽の情報に書き換えた際にその記録をたどることは困難ですが、電子データであればタイムスタンプが付与されるため正確性を担保しやすくなります。
また、申告手続きにおける計算ミスや記載ミスなどを大幅に低減できるほか、税務署にとっても迅速かつ正確に情報を確認できるようになりました。
法令遵守の強化
電子帳簿保存法により会計書類の正確性が担保されたことで、会計や税務に関する法令を遵守する体制とコンプライアンスが強化されます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）の強化
手書きの帳簿や会計書類をベースにしたアナログ的な事務処理は、企業のDXを阻む大きな壁となっていました。
電子帳簿保存法によってIT技術の導入が進み、業務プロセスそのものをデジタルへ移行しやすくなります。
定型的な業務の負担が大幅に軽減されることで、企業のDXが後押しされ競争力向上や新たなビジネスモデルの創出にもつながると期待されています。
電子帳簿保存法の改正はいつから？猶予期間は？
改正電子帳簿保存法は2022年1月1日からすでに施行されており、2023年12月31日まで猶予期間が設けられていました。その後、2024年1月1日から完全義務化へと移行しています。
改正内容でも簡単にご紹介しましたが、電子帳簿等保存およびスキャナ保存は任意ではあるものの、電子取引データの保存は義務化されているため、万が一対応できていない企業は早急に準備を進めておきましょう。
関連記事：電子帳簿保存の見積書はどこまで対象？保存期間や方法について解説
電子帳簿保存法の改正による企業への影響とは？
電子帳簿保存法への対応は負担が大きいと感じている企業も多いのではないでしょうか。
具体的にどういった負担や影響が考えられるのか、主な5つのポイントに分けて解説します。
システムの導入
企業が電子帳簿保存法に対応するためには、帳簿類や証憑類のデータ、および電子取引データを適切に保存・管理するためのシステムを導入する必要があります。
システムの導入にあたっては、検索機能の実装やタイムスタンプ機能、さらには情報セキュリティ対策なども必要であり、多額の導入コストを要する可能性もあります。
また、従業員の数や取引の規模に応じたシステムを選定する必要もあり、システム導入に関する専門的な知見や知識も求められるでしょう。
事務処理規程の整備
電子帳簿保存法に対応するために、企業は内部の事務処理規程を整備する必要があります。
具体的には、電子データの保存方法や手順、アクセス権限の管理、保存期間の設定などが挙げられるでしょう。
法令遵守やコンプライアンスを徹底し、ガバナンスを強化するためにも事務処理規程の整備は欠かせません。
従業員への教育
電子帳簿保存法に対応するためには、従業員に対する教育や研修も不可欠です。
電子データの保存や管理をどのように行うのかルールを周知することはもちろんですが、新しいシステムの操作方法や社内の業務プロセス、電子データを取り扱ううえでのコンプライアンス教育も行わなければなりません。
デジタル化の推進
紙によってやり取りしていた書類を電子データに移行する取引先も増えるため、企業は業務全体のデジタル化を一層推進することが求められます。
紙ベースでの会計業務をペーパーレス化することで、コスト削減や業務効率化、意思決定の迅速化などが期待されますが、新しい業務プロセスに慣れるまでは時間を要する可能性もあるでしょう。
過去データの適切な処理
過去に保存された紙の帳簿や証憑、会計書類の取り扱いも重要な課題となります。
特に保存義務のある過去7年分の書類をすべてデータ化するとなると膨大な時間と手間がかかるため、できるだけ負担をかけない方法で保存・管理していくことが重要です。
関連記事：【電子帳簿保存法をわかりやすく解説】なぜ義務化になるの？｜改正点や要件は？
電子帳簿保存法への対応はプロセスマネジメントにお任せ
電子帳簿保存法の改正に伴い、電子帳簿等保存やスキャナ保存に対応すべきか悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。
業務のデジタル化やDXを進めるためには上記に対応すべきと分かっていても、システムの導入コストやデータ化の手間を考えると余裕がなく、思い切った決断に踏み切れないという経営者も少なくありません。
プロセスマネジメントでは書類のデータ化やペーパーレス化に向けたサポートを提供しており、電子帳簿保存法に沿った運用や社内ルールの作成も支援できます。
多数の取引実績があり、従業員数20名前後の中小企業様であれば月10〜15万円、3〜4カ月の安価な費用でコンサルティングが可能です。
「電子帳簿保存法が複雑でいまいち理解できていない」「会計業務のデジタル化やDXを進めていきたい」とお考えの企業様は、ぜひ一度プロセスマネジメントまでご相談ください。
まとめ
電子帳簿保存法の改正によって、帳簿類や会計書類を電子データとして保存する際の要件が緩和され、多くの企業が会計業務のデジタル化に移行しやすくなりました。
紙でやり取りした会計書類は従来通り書類として保存することも可能ですが、メールなどでやり取りした書類は電子データのまま保存しておくことが義務化されました。
電子帳簿保存法に対応することで業務効率化や生産性向上が期待できる一方、企業にとってはシステム導入や運用面においてさまざまな手間と出費を強いられることも事実です。
電子帳簿保存法のメリットを最大化できる仕組みを構築したいとお考えの企業様は、プロセスマネジメントへお気軽にご相談ください。