アンケートで収集した個人情報を安全に運用するには？外部委託で課題を解決

投稿日：2024.07.13 更新日：2024.07.13

アンケート調査は、顧客の声を反映させた商品開発やサービス改善に欠かせない手法です。

しかし、アンケートで収集される個人情報の取り扱いには慎重さが求められます。

適切に管理されないと、情報漏洩などのリスクが発生し、企業の信頼を損ねる可能性があります。

本記事では、アンケート調査における個人情報の重要性や、個人情報を取得する時の義務について詳しく解説します。

また、社内での課題や外部委託のメリットについても紹介し、安全に個人情報を運用するためのポイントを見ていきましょう。

アンケート調査における個人情報の取り扱いについて

アンケート調査では、必要に応じて次のような個人情報を提供してもらうこともあるでしょう。

氏名
住所、郵便番号
生年月日
電話番号
メールアドレス

これらの情報は個人を特定できる情報です。

これらの個人情報が漏洩してしまうと、個人のプライベートが保護されなくなってしまう可能性もあるので慎重に取り扱う必要があります。

また、個人情報の漏洩は、顧客からの信頼を失う原因にもなりうるため、個人情報保護法に則って、厳重に管理する必要があるでしょう。

個人情報を含むアンケートで取得する際の義務とは？

アンケートで個人情報を取得する際には、個人情報保護法に規定された以下の3つの義務を守る必要があります。

個人情報使用の明示
第三者に提供しない
問い合わせ窓口の設置

それぞれの義務内容について、以下で見ていきましょう。

1.個人情報使用の明示

アンケートで個人情報を取得する際、使用目的を明確に示すことが個人情報保護法で義務付けられています。

個人が自身の情報がどのように使用されるのかを理解し、安心して情報を提供できるようにすることが目的です。

具体的には、アンケートを開始する前に、収集する情報の種類、利用目的、および保存期間などを記載したプライバシーポリシーを提示することが求められます。

また、同意を求める際には、参加者が容易に理解できる言葉で説明し、明確な同意を得ることが必要です。

2.第三者に提供しない

取得した個人情報を第三者に提供しないことも、個人情報保護法で規定された義務の一つです。

情報の保護と個人のプライバシーを守るための基本的な原則として規定されています。

もし、第三者に情報を提供する必要がある場合には、事前に本人の明確な同意を得ることが必要です。

また、提供する際には、情報の使用目的や提供先の詳細を明示し、情報が適切に管理されるようにする措置を講じることが求められます。

このような対応により、情報漏洩や不正利用のリスクを最小限に抑え、参加者の信頼を維持することができるのです。

3.問い合わせ窓口の設置

個人情報の取り扱いに関する問い合わせ窓口を設置することも義務の1つです。

情報提供者が自身の情報に関する疑問や不安を解消できるようにするために設けられています。

問い合わせ窓口では、収集された情報の利用状況の確認や訂正、削除の依頼を受けます。

また、窓口の連絡先は、プライバシーポリシーやアンケートの冒頭など、利用者が容易にアクセスできる場所に明示することが重要です。

これにより、透明性が高まり、情報提供者が安心してアンケートに参加できる環境を提供することができるでしょう。

社内でアンケートの個人情報を取り扱う課題

アンケート調査で収集された個人情報を社内で取り扱うには、多くの課題があります。

まず、データの入力や分析には専任のスタッフが必要であり、リソースの確保が課題となります。次に、セキュリティ対策の構築が不可欠です。

データの漏洩や不正アクセスを防ぐためには、高度なセキュリティシステムが必要ですが、その導入と維持には多大なコストと技術的な知識が求められます。

さらに、個人情報保護法などの法令遵守も重要です。

これには、適切なポリシーの策定や従業員への周知徹底が必要で、追加のリソースと時間がかかります。

これらの課題を解決するには、専門業者に外注することも一つの選択肢として検討してみてください。

個人情報を含むアンケートの取り扱いを外注するメリット

アンケートの個人情報取り扱いを外注することには、次の4つのメリットが挙げられます。

専門的な知見とノウハウを持つ業者に委託できる
社内でのコストとリソース削減が可能
最新のセキュリティ対策を講じた環境で処理される
業務効率化とスピーディーな対応が期待できる

それぞれのメリットについて、以下で見ていきましょう。

1.専門的な知見とノウハウを持つ業者に委託できる

アンケートの個人情報取り扱いを外注することで、専門的な知見とノウハウを持つ業者に業務を委託できます。

専門業者は、個人情報保護に関する最新の法律や規制に精通しており、適切なデータ管理手法を実践しています。

また、データ収集や分析の技術的な専門知識も豊富に持っているため、社内で行うよりも高品質なサービスを提供することが可能です。

結果として、情報の正確性と信頼性が向上し、アンケート結果の有効性も高まります。

2.社内でのコストとリソース削減が可能

アンケートの個人情報取り扱いを外注することで、社内でのコストとリソースを大幅に削減できます。

専門業者に委託することで、社内で専任の人材や高価なソフトウェア、ハードウェアを導入することが不要となり、初期投資や維持管理のコストを削減可能です。

また、社内リソースを他の重要な業務に集中させることが可能になり、全体的な業務効率が向上します。

さらに、外注によるスケールメリットも享受でき、コストパフォーマンスの高いサービスを受けられるでしょう。

3.最新のセキュリティ対策を講じた環境で処理される

専門業者にアンケートの個人情報を外注することで、最新のセキュリティ対策を講じた環境で情報を処理できます。

専門業者は、常に最新のセキュリティ技術を導入し、サイバー攻撃や情報漏洩のリスクを最小限に抑えるための対策を徹底しています。

具体的には、データの暗号化、アクセス制御、監視システムなどを備えており、高度なセキュリティ環境を維持しています。

このようなセキュリティ対策により、個人情報の保護が確実に行われ、信頼性が向上します。

4.業務効率化とスピーディーな対応が期待できる

アンケートの個人情報取り扱いを外注することで、業務効率化とスピーディーな対応が期待できます。

専門業者は、効率的なワークフローと最適化されたプロセスを持っているため、データ収集から分析までの一連の作業を迅速に行えます。

また、突発的な問題や追加の要求にも柔軟に対応できるため、社内での対応よりも迅速かつ確実に業務を遂行できます。

これにより、アンケート結果の迅速なフィードバックが可能となり、戦略的な意思決定のタイミングを逃さずに済むメリットがあります。

個人情報を含むアンケートの取り扱いでお困りならプロセス・マネジメントまで

アンケート調査における個人情報の取り扱いでお困りなら、プロセス・マネジメントの「アンケート入力・集計サービス」にお任せください。

プロセス・マネジメントでは、信頼性の高いデータを提供するため、紙媒体やデジタル形式の回答を正確かつ迅速にデータベースに入力し、不正確なデータの修正・補完を行います。

また、チームは個人情報の保護に精通している個人情報保護士で構成されており、プライバシーマークやDXマークも取得済みであるなど、セキュリティ対策を徹底的に行うことで、個人情報を厳重に保護しています。

専門チームが、効率的なデータ収集・分析をサポートし、アンケート調査の質を向上させますので、ぜひ当社のサービスをご利用ください。

まとめ

アンケート調査における個人情報の取り扱いは、慎重かつ適切に行う必要があります。

専門業者に委託することで、管理に必要な多大なリソースと高度なセキュリティ対策ができるでしょう。

加えて、最新のセキュリティ対策を講じた環境での処理や、コストとリソースの削減、業務効率化をもたらします。

ぜひプロセス・マネジメントの「アンケート入力・集計サービス」を活用し、個人情報の安全な運用を実現しましょう。

アンケートの個人情報を適切に管理し、企業の信頼性を高めるための第一歩として、ぜひ外部への委託を検討してみてください。