電子帳簿保存法に違反すると罰則がある？導入しない場合はどうなる？
2024年1月から施行された改正電子帳簿保存法にともない、国税関係の帳簿や書類の取り扱いルールが大幅に変更されています。
多くの企業では法令に則った対応がなされていますが、小規模事業者を中心に対応が遅れているケースも少なくありません。
電子帳簿保存法に違反するとどういった罰則があるのか、違反を防ぐための対策やポイントを詳しく解説しましょう。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や国税関係の書類を、電子データとして保存する場合のルールや方法を定めた法律です。
従来、国税関係の帳簿や書類などは、原本を紙で保存しておくことが義務付けられていました。
しかし、近年では電子データとして保存する、経理のデジタル化やDX化が推進されます。
なお、「国税関係の帳簿」と「国税関係の書類」とは、主に以下のものを指します。
【国税関係の帳簿】
- 総勘定元帳
- 仕訳帳
- 売上台帳 など
【国税関係の書類】
1.決算関係書類
- 貸借対照表
- 損益計算書 など）
2.取引関係書類
- 見積書原本・控え
- 契約書原本・控え
- 請求書原本・控え など
関連記事：電子帳簿保存法改正で個人事業主は何をする？レシート管理のやり方とは
電子帳簿保存法の3つの要件
一口に電子データの保存といっても、さまざまな方法があることから、電子帳簿保存法では以下の3つの要件を定めています。
電子取引データの保存
メールやチャット、クラウドサービスなど、インターネット上で取引情報を交わした場合、見積書や契約書、請求書などは電子データのまま保存しておく必要があります。
取引書類を電子データとして受領した際はもちろんですが、取引先や顧客へ送信した電子データについても、保存義務が生じます。
また、税務調査などの際に、電子データをダウンロードできる状態にしておくことも義務付けられています。
電子帳簿・電子書類の保存
国税関係の帳簿や書類をパソコン等で作成した場合、紙に印刷することなく電子データのまま保存しておくことができます。
会計ソフトを使用する際には、「システムの説明書やディスプレイを備え付けていること」
「ダウンロードの求めに応じられるようにしておくこと」が重要です。
また、記録事項の訂正・削除の履歴が残るシステムやソフトウェアを使用して作成された帳簿は「優良な電子帳簿」として認められます。
それは、過少申告加算税の5%軽減措置の対象となります。
スキャナ保存
紙で作成・受領した契約書や見積書、請求書、領収書などは、スキャナで読み取ったうえで電子データとして保存することができます。
使用するスキャナは解像度200dpi、24ビットカラー以上で読み取ることが条件とされています。
日付や取引金額、取引先での検索にも対応できるようにしておかなければなりません。
電子帳簿保存法違反による罰則規定
電子帳簿保存法の要件を満たさないまま経理を行っていると、違反とみなされ、さまざまな罰則の対象となる可能性があります。
具体的に規定されている罰則は以下の3つです。
重加算税が課せられる
電子帳簿保存法に違反し、さらに申告内容の漏れや改ざんといった不正があった場合、本来納付すべき課税額に対し、さらに10%の重加算税が課せられる可能性があります。
青色申告の取り消し
税制のさまざまな優遇措置が受けられる青色申告は、事前に所管の税務署へ申請し承認を得る必要があります。
しかし、電子帳簿保存法の要件を満たしておらず違反が認められた場合、青色申告が取り消され青色申告特別控除などの税制優遇措置が受けられなくなります。
その結果、従来よりも税金の納付額が増え、自社の利益を圧迫する可能性も出てくるでしょう。
100万円以下の過料
企業として電子帳簿保存法に違反した状態で、さらに帳簿や書類の不正までもが発覚すると会社法違反と見なされる可能性もあり、100万円の罰金が課されます。
企業にとっては、100万円の罰金そのものは決して重い罰則とはいえないかもしれません。
しかし、会社法に違反したという事実が企業の信用を低下させ、事業に大きな影響を及ぼす可能性があります。
関連記事：【電子帳簿保存法をわかりやすく解説】なぜ義務化になるの？｜改正点や要件は？
電子帳簿保存法で罰則を受けるのはどんなとき？
電子帳簿保存法では具体的にどのようなことが違反として見なされ、罰則を受ける対象となるのでしょうか。
データ保存の要件を守れていない
電子帳簿保存法では、電子データとして保存する際に、クリアすべき要件を細かく定めています。
たとえば、電子帳簿・電子書類の保存では、「システムの説明書、ディスプレイを備え付けていること」
スキャナ保存では「解像度200dpi、24ビットカラー以上で読み取ること」が条件とされています。
これらの要件が満たされていないと電子帳簿保存法違反と見なされ、罰則を受ける可能性があります。
検索の要件を守れていない
単に電子データとして保存してあるだけでは不十分であり、必要なデータを即座に見つけられるよう検索の要件も定められています。
具体的には「日付や取引金額、取引先での検索」ができることが条件とされており、必要なデータがダウンロードできる状態にもしておかなければなりません。
検索の要件に対応するためには、たとえばファイル名に「日付・取引金額・取引先」を明記するなどの工夫が効果的です。
保存期限の超過
紙で受け取った国税関係の書類を電子データ化しておく際には、最長2ヶ月以内にスキャナ保存しておかなければなりません。
しかし、2ヶ月を経過してしまうと保存期限が超過し、スキャナ保存の要件を満たさなくなってしまいます。
そのため、できるだけ早めに電子データ化しておける業務フローを確立しておく必要があります。
保存期間の不足
国税関係の書類は一定期間の保存義務があります。
たとえば請求書や領収書は、法人の場合7年間保存しておかなければならず、これより以前に破棄すると違反と見なされます。
電子帳簿保存法で罰則を受けないための注意点
電子帳簿保存法の要件は複雑で、知らないうちに違反しているのではないかと不安に感じる方も多いでしょう。
違反による罰則を受けないようにするためには、主に以下の2点を押さえておくことが大切です。
「真実性」の確保
真実性の確保とは、電子データの改ざんや削除といった不正を未然に防ぐことを指します。
そのために、「電子取引データを保存する際には、改ざん防止のための事務処理規定を設けること」
「スキャナ保存の際にはタイムスタンプを付与する」といった具体的な対策が求められます。
また、会計ソフトやスキャナの使用で真実性を確保するためには、電子帳簿保存法の要件に対応したシステムやソフトウェアを使用するケースが一般的です。
「可視性」の確保
可視性の確保とは、保存した電子データを表示・検索できるようにすることを指します。
具体的には、PCやシステム、ソフトウェア、プリンタの取扱説明書を準備しておくことや、「日付・取引金額・取引先」での検索ができるようにしておくことなどが求められます。
また、日付や取引金額については、範囲指定での検索にも対応できるようにしておかなければなりません。
電子帳簿保存法で罰則を受けないための対策
電子帳簿保存法のことを十分理解しておかないと、従来の業務プロセスや業務フローのままでは法令違反となるリスクもあります。
上記でも説明した真実性と可視性を確保しておくためには、具体的にどういった対策が有効なのでしょうか。
電子帳簿保存法に対する理解を社内で共有
電子帳簿保存法では会計帳簿だけでなく請求書や見積書、契約書なども対象に含まれるため、全社員が理解しておく必要があります。
どのようなケースが違反に該当するのか、不正になりやすい事例なども含めて社内で情報を共有し理解を求めることが重要です。
業務マニュアルの確立
業務プロセスや業務フローなどの仕組みそのものを見直すことで、電子帳簿保存法の違反を未然に防ぐことにつながります。
・誰がいつまでにデータを入力するのか
・入力内容をチェックする人や、その方法
・データに誤りがあった場合の訂正や削除の方法
こういった内容を、明確にマニュアルとして定めておきましょう。
電子帳簿保存法に対応したシステムの導入
法律の要件を一つずつ確認し、それに合ったシステムやソフトウェアを開発するのは手間と莫大なコストがかかってしまいます。
そこで、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトや会計システムなどを導入することで、手間やコストを最小限に抑えられるでしょう。
プロの業者に外注
長年にわたって現在の業務を継続してきたため、業務プロセスや業務フローを変更することが難しいというケースも多いのではないでしょうか。
そのような場合には、プロの業者に業務を委託してみるのもひとつの手です。
現在の業務を一から見直すことで無駄が解消され、電子帳簿保存法にも対応した業務フローを確立できるでしょう。
関連記事：スキャン代行で対応できる書類やメリットを紹介｜業者を選ぶポイントも解説
電子帳簿保存法を導入しない場合はどうなる？
電子帳簿保存法を正しく理解できておらず、「うちのような小さい会社に電子帳簿保存法は関係ないだろう」と考える小規模事業者の経営者もいるかもしれません。
しかし、そもそも電子帳簿保存法は導入する・しないを事業者側が選べるものではありません。
一部例外もありますが、「国税関係」の書類は基本的に電子帳簿保存法が定める保存要件に当てはまるため、実質的にほぼすべての事業者が対象となります。
仮に法律のことを理解しておらず罰則の対象となったとしても、当然のことながら「知らなかった」という主張は通らないのです。
そのため、企業はもちろんのこと個人事業主も含め、すべての事業者が電子帳簿保存法に対応しなければなりません。
電子帳簿保存法への対応ならプロセス・マネジメントへご相談ください
ここまで解説してきた通り、電子帳簿保存法はすべての事業者が対象となり、対応しないと違反と見なされ罰則を受ける可能性があります。
しかし、日々の業務が忙しく電子帳簿保存法に関する情報をキャッチアップできず、内容を十分理解できていないという方も多いのではないでしょうか。
そのような場合には、電子帳簿保存法に精通した専門業者に依頼することも検討してみましょう。
プロセス・マネジメントでは、電子帳簿保存法の概要説明から現在の業務フローの確認を行います。
そして、法令を遵守するための運用変更、書類保管に関するルール作成やペーパーレス化なども、支援させていただきます。
また、従業員様に対して運用変更後の説明や、業務マニュアルの作成といった支援も可能なため、まずは一度以下のサイトからご相談ください。
まとめ
電子帳簿保存法は、事業規模にかかわらず全ての事業者が対象となっているものの、対応ができていない、あるいは遅れているという事業者が少なくありません。
その背景には法律が定める要件が複雑であったり、現在の業務プロセスが複雑で何からスタートすれば良いのか分からないという悩みもあるでしょう。
このような課題を解決し、できるだけ早めに電子帳簿保存法に対応するためにも、プロセス・マネジメントへ一度ご相談ください。