データ入力のミスが多い企業必見！トラブルを避けるための対処法
顧客リストや取引先リスト、自社で取り扱っている製品のリストなどを作成・更新する際、データ入力の作業が求められます。
しかし、入力項目が膨大であるとミスが生じやすく、業務にさまざまな影響を及ぼすことも少なくありません。
そこで今回は、データ入力のミスが多くて困っているという企業様に向けて、ミスを減らすためのポイントや対処法をご紹介します。
なぜデータ入力でミスが起きるのか
そもそもデータ入力はなぜ発生するのでしょうか。主に考えられる原因としては以下の3つが挙げられます。
ヒューマンエラー
データ入力を行うスタッフのヒューマンエラー（人為的ミス）は、特に大きな割合を占めるといっても過言ではありません。
作業に慣れているベテランのスタッフであっても、人間である以上はミスを100％防ぐことはできません。
たとえば、データ入力の作業中に他のスタッフに呼び出されたことで入力漏れが発生したり、体調不良や疲労、ストレスなどによって集中力が途切れミスを招くこともあるでしょう。
また、スタッフ一人あたりの仕事量が多いなど、職場環境の悪さがヒューマンエラーが生じさせている可能性もあります。
マニュアルが確立されていない
作業マニュアルがなくデータ入力作業が属人化していると、担当者によって作業品質に差が出てしまいミスが起こりやすくなります。
入力箇所やデータの参照先、入力方法など、作業内容を細かくマニュアル化しておかないと間違った手順で入力作業を行ってしまうこともあるでしょう。
チェック体制の不備
入力内容に誤りがないかをチェックする体制や仕組みが構築されていないと、ミスを見逃してしまい作業品質の低下を招いてしまいます。
システムによって機械的にデータを突き合わせたり、作業者とは別の担当者が入力内容をチェックするなど、正確性を担保する体制や仕組みづくりが重要です。
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ヒューマンエラーの特徴
ヒューマンエラーについてはいくつか理由がありますので、その特徴をいくつかご紹介しましょう。
集中力を継続するのが難しい
正確な作業を継続するためには集中力が不可欠です。
しかし、黙々と作業を続けることが苦手で集中力が続かない人は、作業ミスが生じやすくなります。
また、個人の特性が要因となっているケース以外にも、「周囲がうるさく集中できない」
「室温や湿度などが適正ではない」など、さまざまな環境要因によって集中力が持続できないケースも少なくありません。
マルチタスクで作業している
慢性的な人手不足に陥っている企業では、一人の従業員が複数の業務を兼務しているというケースが珍しくありません。
たとえば、データ入力を行うスタッフが、問い合わせの電話応対を並行して行ったりしているとします。
すると、入力の途中で電話が入り、どこまで作業を進めたのか見失ってしまうこともあるでしょう。
また、このような体制のなかでは集中力も途切れ、作業ミスが発生しやすくなります。
マニュアル通り作業ができない
作業マニュアルは、効率的かつ正確な作業を行うために不可欠な存在です。
しかし、マニュアルを見ながら作業を行うと時間がかかったり、面倒に感じたりすることも多いでしょう。
マニュアルを無視して自分なりの手順や方法で作業を進めてしまうと、正確性が担保できずミスが頻発することもあります。
データ入力のミスを減らすには？
データ入力の正確性を担保しミスを減らすためには、どういった対策が求められるのでしょうか。
ダブルチェックの徹底
人の手によってデータ入力を行う以上は、少なからずミスは起こるものと考えなければなりません。
そこで、ダブルチェックの体制を整えておくことは、基本的な対策のひとつといえるでしょう。
作業を終えたデータを第三者がチェックすることでミスを発見し、作業の手戻りや無駄なコスト増などを抑えることにつながります。
また、システムやITツールなどを使用することでチェックが可能な場合には、積極的に活用しましょう。
ダブルチェックのために人員を割く必要がなくなり、作業効率化にも貢献できます。
マニュアルの明確化
作業マニュアルが整備されていない場合には、データ入力作業用のマニュアルを作成しておきましょう。
初めて作業に従事する人が見ても分かるようにまとめることが重要であり、データ入力はもちろんのこと、ダブルチェックの方法や手順も含めてマニュアルに記載しておきます。
また、データ入力やダブルチェックの作業を行う際には、必ず作業マニュアルに沿って進めることを担当者一人ひとりに徹底させましょう。
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データ入力のミスが多いなら外注も選択肢に
ダブルチェック体制を構築したり、作業マニュアルを作成したりしてもデータ入力のミスが頻発する場合には、専門業者への外注も視野に検討してみましょう。
このような問題の背景には、作業プロセスが複雑化していたり、作業量が膨大であるなどの課題を抱えている可能性も考えられます。
データ入力を外注するメリット
専門業者へデータ入力を外注することにより、作業の正確性や品質が向上し、入力ミスを抑えられる可能性があります。
また、それまで従事していた担当者は定型的な作業から解放され、より専門性が求められる自社のコア業務にアサインすることもできるでしょう。
これにより、人的リソースを最大限に有効活用し、生産性を向上させられるメリットが期待できます。
業者選びにはくれぐれも注意！
データ入力の業務では、自社が取り扱う商品・サービスの情報や顧客情報、取引先の情報などに触れることになります。
大切な機密情報・顧客情報を預ける以上は、信頼性が高く安心して任せられる専門業者を選ぶことが重要です。
業者選びにあたっては、あまりにも料金が安すぎたり、料金体系が不明瞭なところは要注意です。
たとえば、見積もりを依頼した際に内訳が記載されておらず、問い合わせても明確な回答が得られない場合、契約後に別途料金が上乗せされるなどのトラブルに発展する可能性も考えられます。
また、インターネットで専門業者を探す際には、Webサイトに過去の案件事例や実績を公開しているかも重要な選定ポイントのひとつです。
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データ入力ならプロセス・マネジメントにお任せ！
データ入力作業のミスが多く、チェック体制を構築してもなかなか改善が見られずお悩みの企業は、プロセス・マネジメントへご相談ください。
プロセス・マネジメントでは、顧客名簿や名刺、手書きの文書など書類に記載された情報を正確に入力しデータ化することができます。
日本人スタッフによる正確な作業はもちろんですが、高性能なスキャナーを利用しOCRによってデジタルデータへ変換することも可能です。
また、当社のスタッフは個人情報保護士によって構成されています。
会社としてもプライバシーマークやDXマークも取得しているため、機密性の高いデータ入力作業も安心して任せることができます。
まとめ
データ入力は一見簡単な作業に見られがちですが、長時間にわたる集中力と正確性が求められる作業です。
人間である以上、ミスを100%防ぐことは不可能であり、データ入力作業ではミスが発生するものという前提で進めなければなりません。
ダブルチェック体制の構築や作業マニュアルの整備はミスを防ぐうえで基本的な対策といえますが、これらを行ってもミスが減らない場合には、専門業者への依頼も検討してみましょう。