データ入力代行業者とは？料金相場やメリットを徹底解説
取引先や顧客からいただいた名刺、アンケート調査の回答、経理伝票など、紙に印刷・手書きされた文字をデータとして管理するためには、データ入力作業が必須です。
一見簡単そうに見えるデータ入力ですが、ミスを最小限に抑えスピーディーに作業を遂行するのは意外と難しいものです。
このような面倒な作業を効率化するために役立つ「データ入力代行業者」について、依頼するメリットや料金相場、業者選定のポイントなどを中心に解説します。
データ入力代行サービスでできること
データ入力代行サービスとは、その名の通りさまざまなデータ入力の業務を請け負うサービスのことです。
たとえば、マーケティング部門であればアンケート調査の結果を集計しリストにまとめたり、営業部門であれば自社の顧客情報を一覧にまとめて顧客リストを作ったりと、日々の業務のなかには多くの工数を必要とするものが少なくありません。
そのような定型的な業務を、専門の外部企業へ委託することができるのがデータ入力代行サービスです。
上記以外にも、データ入力代行サービスでは以下のような業務を委託できます。
- ・経理伝票の入力・記帳
- ・勤怠情報の入力・リスト化
- ・請求データの入力
- ・支払いデータの入力
- ・名刺データの入力
- ・手書き文字のデータ化（テキスト入力）
など
データ入力を業者に代行するメリット
データ入力を外部の専門業者へ委託することにより、自社にとってどういったメリットがあるのでしょうか。
社員が他の業務に集中できる
データ入力は量が膨大になるほど多くの手間と時間を要します。
そのため、自社の社員で全てのデータ入力を内製化するとなると、そればかりに人手がとられてしまいマーケティング戦略や営業活動といったコア業務を圧迫することもあるでしょう。
データ入力代行を利用することで定型的な業務の負担を大幅に軽減し、専門性や高度なスキルが求められる業務に集中できます。
コスト削減を狙える
作業に慣れていない自社スタッフがデータ入力を行うと、作業効率は決して高いとはいえず人件費ばかりが膨らんでしまいます。
データ入力代行サービスを担う会社は、多くの企業からの委託を受けておりスピーディーなデータ入力作業を行うことができます。最小限のコストで効率的なデータ集計・入力ができれば、結果としてコスト削減にもつながるでしょう。
ミスのないデータ管理が可能
データ入力代行サービスを担う会社は、スピーディーな作業と同時にミスの少ない正確な作業も行うことができます。
入力ミスが多いと修正や追加など手戻りの作業も増え、業務効率の低下を招いてしまいます。しかし、外部の専門業者へ委託することでそのような懸念もなく、生産性向上が期待できます。
データ入力代行サービスの選び方
データ入力代行サービスを提供する企業は数多く存在し、どこを選べば良いのか迷ってしまうものです。信頼性・品質が高いデータ入力代行サービスを選ぶために、特に注意しておきたい5つのポイントをご紹介しましょう。
1.実績
これまでどういった企業からの依頼を受けてきたのか、案件数や受託企業の実績を確認しましょう。データ入力代行サービスによっては、Webサイトにこれまでの実績を掲載しているところも少なくありません。
また、アンケート集計や顧客リスト作成、経理代行など、受託業務の内容や継続率の高さなどもサービス選定のポイントとなるでしょう。
2.アフターサービス
専門業者とはいえデータ入力を行うのはスタッフである以上、入力ミスを完全になくすことはできません。
重要なのは、ミスや漏れなどが見つかった際に迅速に対応してくれるか、そのような体制が整っているかという点です。
また、業者によっては修正や再依頼の際に追加費用がかかるところもあるため、問題が生じた際のアフターサービスの内容や条件をしっかりと確認しておきましょう。
3.セキュリティ対策
取り扱うデータによっては個人情報や機密情報が含まれる業務も少なくありません。
外部企業に委託するとなると、委託先から大切な情報が漏れるリスクもあることから、セキュリティ対策がしっかりと講じられているかも確認しておきたいところです。
たとえば、データや情報はどのように保管しているか、セキュリティ対策が施された端末を使用しているかなどは最低限チェックしておきましょう。
セキュリティ対策が出来ているかどうか、を確認する際の一つの指針として資格などを取得しているかどうか、も基準となります。プロセス・マネジメントは会社としてもプライバシーマークやDXマークを取得しており情報セキュリティ対策も万全です。
4.急な作業に対応してくれるか
データ入力代行は納期が決められており、ある程度余裕をもって依頼することが基本となります。しかし、ときには業務の締め切りが数日後まで迫っており、短納期で仕上げなければならないこともあるでしょう。
そのような急な作業依頼にも対応できるか、その際の追加料金なども含めて確認しておくと安心です。
5.料金体系
データ入力代行サービスでは、たとえば「住所・氏名の入力が1件あたりそれぞれ◯円」、「シングルアンサー形式のアンケート回答の入力◯円」といったように、料金体系が決められているケースがほとんどです。
委託業者によっても単価は異なるほか、スキャニングやホッチキス外しなどの業務によってオプションが設定されているケースもあります。
データ入力代行業者の料金相場
データ入力代行サービスはどの程度の料金で依頼できるのでしょうか。入力項目に応じた料金相場をご紹介します。
【データ入力基本項目】
- ・氏名 2〜4円
- ・フリガナ 2〜4円
- ・性別 1円
- ・年齢 1〜2円
- ・郵便番号 1〜2円
- ・住所 4〜5円
- ・生年月日 1〜2円
- ・電話番号 2〜3円
- ・会社名 2〜4円
- ・部署名 2〜3円
- ・役職名 2〜3円
- ・メールアドレス 3〜5円
- ・URL 3〜4円
【アンケート入力項目】
- ・シングルアンサー（選択肢から1点を選ぶアンケート） 1円
- ・マルチアンサー（選択肢から複数を選ぶアンケート） 2〜3円
- ・フリーアンサー（自由記述式のアンケート） 0.2〜0.5円/文字
たとえば名刺や記名式アンケートなどの場合、「氏名・会社名・住所・電話番号・メールアドレス・URL」など複数の項目を入力しなければなりません。このような場合を想定し、多くのデータ入力代行サービスでは複数の入力項目がセットになったプランも用意しており、たとえば名刺であれば1枚30円から50円程度が相場となっています。
データ入力ならプロセス・マネジメントにご相談ください
品質・信頼性が高いデータ入力代行サービスを探すのは簡単なことではなく、入力ミスや漏れが頻発したり、セキュリティ対策が不十分であることが発覚したりといったケースは少なくありません。
業務改善を請け負っているプロセス・マネジメントでは、経験豊富な日本人スタッフによる正確な入力作業と目視・システムによる二重検査体制を構築しており、99.9%以上という高い入力精度を実現しています。
また、当社には「DXアドバイザー」の資格をもった専門家が在籍しており、ペーパーレス化やDX化に向けたオペレーションの見直しもご提案できます。
セキュリティ面ではプライバシーマークも取得し、万全のセキュリティ体制を構築しているため個人情報や機密情報を取り扱う業務も安心してお任せいただけます。
データ入力作業を委託し業務効率化や生産性向上を図りたいとお考えの企業様は、ぜひプロセス・マネジメントまでご相談ください。
まとめ
データ入力代行サービスの利用はコスト削減や作業ミスを軽減し、企業にとっては生産性向上につながるメリットがあります。
料金体系やアフターサービスの内容、セキュリティ対策なども代行業者によって異なるため、今回紹介した選定ポイントを中心に信頼できる業者を選びましょう。