“ペーパーレスオフィス”のメリット
こんにちは、久保です。
企画書や報告書、見積書に請求書…。
あなたはオフィスで、最先端のデジタル機器を扱いながらも、
紙の書類に囲まれて仕事をしていませんか？
「似たような書類で溢れていて、必要なものを
取り出すのにいつも時間がかかってしまう…」
という方もいらっしゃると思います。
オフィスでのこうした課題を解決する取り組みとして
注目されているのが、「ペーパーレス化」です。
「ペーパーレス化」とは、
今まで紙に印刷していた資料をデータで保存・共有することです。
現在、法人税法や商法、証券取引法などで、
“紙による原本保存が必要”と定められている文書や帳票は、
「e-文書法」の施行により、データによる保存が
容認されています。
さらに2017年には、電子帳簿保存法も規制緩和され、
領収書やレシートのスマートフォンでの撮影・保存が可能となり、
スキャンデータで保存する際に義務付けられていた
“原則7年の原本保存”のルールも撤廃されました。
オフィスでのペーパーレス化を進めるなら、
まさに“今”といえるでしょう。
今回のブログでは、
オフィスでのペーパーレス化を進めるにあたってのメリット
についてご紹介します。
◆印刷・保管コストの削減◆
プリンターを使って紙に印刷をする場合、
A4のモノクロなら2～4円程度、カラー印刷ですと、
その3～5倍のコストがかかります。
例えば、100人の社員を抱えている企業で、
1人あたり1日10枚、モノクロ印刷をすると仮定しましょう。
印刷代が1枚4円なら、1日で4,000円の印刷費がかかります。
1ヶ月（22日出勤）で88,000円、年間だと実に100万円以上の
負担となってしまうのです。
しかし、オフィスをペーパーレス化することで、
印刷にかかるコストを省くことができます。
これにより、印刷した紙の保管場所も必要なくなるので、
印刷した資料の保管スペースの確保に
頭を悩ますこともなくなります。
◆必要な資料をいつ、どこでも、取り出せる◆
紙に印刷した資料を取り出すのは、ときに苦労を伴います。
数年前に作成した見積書が必要になったら、
大量に印刷された資料の中から探さなくてはなりません。
また、見積書だけでなく、それに付随する契約書類なども
必要になった場合は、いくつものファイルや段ボールを
開かなければならず、より多くの時間が必要になるでしょう。
これが、データとして保管されているのであれば
資料の内容の一部を検索フォームに入力することで、
すぐに必要な資料が見つかります。
さらに、膨大な資料の中から、必要な情報だけを
抽出することも可能です。
また、社外でお客様との打ち合わせ中に、
「持参していない書類が急遽必要になった…」
「会社の営業時間が過ぎており、資料を取りに帰れない…」
ということもあるでしょう。
資料がデータの状態であれば、
スマートフォンやタブレットなどですぐに
表示することができます。
ペーパーレス化することで、場所や時間に縛られることなく、
効率的に、資料を取り出すことができるのです。
◆情報の漏洩・紛失の防止、リスク管理◆
機密情報や顧客データが記載された書類を
紛失してしまったら、故意か否かを問わず大問題です。
紙のままですと、情報を持っている社員が特定できないうえ、
いつ、どこで、漏洩・紛失したのかわからない場合もあるでしょう。
情報はデータで保存し、適切に管理することで、
漏洩や紛失のリスクを格段に減らすことができるのです。
まず、パスワードや閲覧履歴機能を設けることで、
資料を閲覧した社員と日時が特定可能になります。
さらに、閲覧やダウンロードに制限を付ければ、
権限を持った者のみが資料を利用できるようになり、
不特定多数から情報を引き出される心配もありません。
オフィスワークの効率化と、セキュリティの強化のためにも
資料のペーパーレス化をおすすめします。
◆ペーパーレス化のことなら弊社にお任せ！◆
このように「ペーパーレス化」には
魅力的なポイントがたくさんあります。
しかし、実際にペーパーレス化に取り組もうとすると、
「ペーパーレス化するのは時間がかかりそう…」
「スタッフ不足で、スキャニングに人手を割くことができない…」
ということもあるかもしれません。
そんなときは、外部委託をご検討ください。
弊社では紙文書の電子化サービスを行っており、
契約書、伝票、書籍など、さまざまな紙媒体の
スキャニング実績があります。
高機能なスキャナーと、独自のオペレーション体制により、
スピーディーかつ低価格で対応します。
ペーパーレス化をご検討中の方は、ぜひ一度ご連絡ください。