文書管理マニュアル作成のポイント
こんにちは、森田です。
突然ですが、御社に“文書管理マニュアル”は
ありますか？
あったとしても、
「ちゃんと読んだことがない」
「内容が複雑で理解できない」
という方も多いのではないでしょうか。
文書管理マニュアルは、いわば社内のルールブック。
役職や雇用形態に関係なく、文書管理のあり方について
社員間で認識を共有するために欠かせないものです。
とはいえ、
「わかりやすいマニュアルってどうやって作ればいいの？」
と、お悩みの方もいらっしゃるでしょう。
今回は、文書管理における“ライフサイクル”を通じて、
文書管理マニュアル作成のポイントをご紹介します。
◆文書のライフサイクルとは？◆
ビジネス文書には、生まれてから廃棄されるまでの
“ライフサイクル”が存在することをご存知でしょうか？
＜ビジネス文書のライフサイクル＞
1.発生
2.伝達
3.保管
4.保存
5.廃棄
これら段階ごとの決まりを盛り込んだ文書が
“優秀な文書管理マニュアル”です。
ライフサイクルに沿った説明をすることで、
読んだ人が理解しやすいマニュアルを
作ることができます。
＜1.発生＞
サイクルの最初である「発生」には、
「作成」と「収受」があります。
作成…社内で文書を作成する
収受…社外からメールや郵送物を受け取る
このフローにおいては、以下の内容を
マニュアルで策定する必要があります。
・件名、日付、作成者といった基本情報の記載方法
・件名のつけ方
・書式、文体
・電子文書の場合は、使用するソフトウェア
・ほか、注意事項
＜2.伝達＞
発生した文書は様々な形で社内外に「伝達」されます。
社内の場合は回覧や稟議処理、社外の場合は
ダイレクトメールや契約書などです。
ここでは文書の承認ルートや、承認後の処理方法、
文書を発信する際の手段（郵便、メールなど）などを
決めておきましょう。
文書が紙媒体なら、この工程で
電子化（スキャニング）しておくことで、
その後の保管・保存の効率化にもつながります。
＜3.保管＞
伝達された文書は、やがて「保管」することになります。
発生から年月が経過していない文書は、
社内のすぐ取り出せる場所に保管しておくというのが
一般的だと思います。
使用頻度が高いものはもちろん、緊急で必要となる
可能性があるものはきっちり整理して、
いざ利用するときに余計な手間や時間が
かからないよう、ルールを定めておきましょう。
＜4.保存＞
名称は上記の保管と似ていますが、
「保存」の対象となるものは明確に異なります。
「すぐに取り出せること」を優先する保管とは違い、
保存においては「書類の重要性」が優先されます。
「歴史的・学術的に価値がある」
「法律により発生から〇年間は保管しなければならない」
「裁判などの係争対応用」
など、
「利用頻度は低いものの、捨てることはできない」
ものが保存の対象です。
統計的に、発生から1年以上経過した文書が
再び利用されることは、ほとんどないようです。
こういった文書は倉庫に移動させたり、
外部に保存を委託したりするのが望ましいでしょう。
＜5.廃棄＞
不要になった文書は、適切に処分しなければなりません。
紙媒体の場合は、専門の業者に溶解処理を依頼するなど
情報が外部に漏れないよう適切に処分することが大切。
また、廃棄処分する紙媒体をリサイクルして
CSR活動に役立てるのも有効です。
上記、1～5の内容を踏まえた上で
文書管理マニュアルを作成すれば、形骸化させることなく
社内の共通認識として業務効率化に役立てられるはずです。
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文書は紙媒体・電子問わず、適切に管理・活用すれば、
「社内教育の向上」「ルールの明確化」など
多くのものを得ることができます。
つまり、充実した文書管理マニュアルの作成は、
優秀な社内ツールを生み出すことにもつながるのです。
とはいえ、
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