働き方改革で注目したい文書管理
こんにちは、久保です。
「一億総活躍社会」を実現するための
取り組みのひとつとして、政府は
ワーク・ライフ・バランスの充実化と生産性の向上を目的とした
「働き方改革」を提唱しています。
これにより企業は、
働き手が減少していく中での
人手不足の解消と、労働時間の改善を
求められるようになりました。
そのうえで、収益の管理をしていかなければなりません。
労働力不足の対策として挙げられるのは、
（1）働き手を増やす
（2）出生率を上げる
（3）労働生産性を上げる
です。
この中で企業として取り組みやすいのは、（3）でしょう。
時間あたりの生産性を上げることができれば、
労働力不足のカバーにもつながります。
ただ、理解はしていても、
実際に何から始めたらよいか、悩ましいものです。
今回のブログでは、働き方改革を進めるうえで、
生産性の大幅な向上が期待できる
「文書管理」についてご紹介します。
◆日本の労働生産性の問題について◆
日本の労働生産性をご存知でしょうか？
OECD加盟国の35カ国中21位で、
主要7カ国でいうと、なんと最下位です。
（公益財団法人 日本生産性本部
『日本の生産性の動向2015年版』より）
この労働生産性は、
付加価値（GDPや総生産量、粗利益など）
/投下労働量（労働時間や労働者数）
で算出されます。
日本は21位という結果ではありますが、
分子にあたるGDPは世界3位です。
それは、
「分母の投下労働量（労働者数×労働時間）が大きすぎる」
ことを意味します。
投下した労働（＝分母）がちゃんと利益（＝分子）になっていれば、
ここまで生産性が下がることはありません。
それだけ、長時間労働の中に無益なものが
生まれてしまっているということです。
つまり、企業は労働力不足を「数」でカバーするのでなく、
「社員のスキル向上」と「業務改善」に注力することが
重要であるといえます。
◆文書管理で投下労働量を改善できる◆
さて、御社では、
・文書の大多数はいまだに紙媒体で保存している
・ファイルサーバーが整理されていない
ということはありませんか？
海外のとある調査で、
労働時間内の無益な作業として、
「文書の捜索時間が大きく影響している」
ということが明らかになっています。
・文書を探す時間
・見つからなかった文書を再作成する時間
など、文書の検索に関することで
1週間に計9時間、コスト換算すると
年間184万円ほどを費やしてしまうそうです。
つまり、文書管理の改善を行うだけで
無駄な時間もコストも大きく減らすことができるのです。
余計な作業をなくし、効率を上げることで、
生産性は格段に向上するでしょう。
ワーク・ライフ・バランスの実現にもつながる、
まさに理想的な働き方といえます。
昨今は、AIやロボットを活用した
生産性の向上が話題になっています。
しかし、これらの設備投資には多額の費用がかかるため、
多くの中小企業においては現実的な選択肢ではありません。
労働時間が制限される中で、生産性向上を図るには、
文書管理を通じた働き方改革のご検討をおすすめします。
◆文書のデータ化は弊社にお任せください◆
文書管理は、まず紙媒体の文書を
データ化することから始まります。
ただし、人手不足などの理由から、
「データ化を社内で行うのは難しい…」
ということもあるかもしれません。
そんなときは、外部委託をご検討ください。
弊社では紙文書の電子化サービスを行っており、
契約書のスキャニングなどにも対応しています。
また、弊社はプライバシーマークを取得しているほか、
社員全員が個人情報保護士資格を保有しているため、
お預かりした情報の重要性・機密性を
充分に認識したうえで作業を行います。
文書管理にお悩みの方は、ぜひ一度ご連絡ください。