文書スキャン（OCR）の概要とメリット
こんにちは、森田です。
企業におけるさまざまな「情報」は、
“必要なときに”“必要とする人が”
簡単にアクセスできることが重要です。
今や業務を効率的に行うために
デジタル化は欠かせないものとなっていますが、
会社の重要な情報や古い資料は依然として
紙メディアで保存していることが少なくありません。
デジタルデータによる管理が必要だと分かっていても、
デジタル化に伴う処理が煩雑なために
立ち止まっているという企業様も多いでしょう。
しかし、先送りすればそれだけ作業量は増え、
担当者の選任や作業の割り当てなど、
デジタル化の計画をより綿密に練らなければなりません。
では、どうすれば良いのでしょうか？
実はこれらの作業は、
「OCR」を利用して効率よく行うことができます。
今回は、OCRの概要とメリットについてご説明します。
◆OCRとは？◆
OCR
（Optical Character Recognition/Reader、光学的文字認識）
とは、アナログ情報をスキャナやデジタルカメラで読みとり、
デジタルの文字コードに変換する技術です。
通常、スキャニング機器が新聞や雑誌などを読みとるときは、
下記のように文字を認識しています。
＜文字認識の流れ（一例）＞
画像取り込み
→レイアウト解析
→行の切り出し
→文字の切り出し
→文字認識
→フォーマット出力
人間が無意識に行っているこの文字認識も、
デジタル化の際には、複雑な過程を経ていることが
ご理解いただけると思います。
「そんなに複雑なら、手入力の方が正確かつ早いのでは？」
と思われる方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、人間は作業時間の経過に伴い、疲れがでてくるものです。
疲れた状態で作業を行うと、生産性が落ちるだけでなく、
文章の誤入力や入力漏れが発生してしまうおそれもあります。
その点、OCRは、操作に慣れるほどに
生産性が上がり、また精度が落ちることもありません。
文字入力という単純作業をコンピュータに任せることで、
人はクリエイティブな作業に時間を割けるようになります。
情報のデジタル化は、今後ますます
企業にとって欠かせないものとなるでしょう。
◆デジタル化のメリット◆
「入力精度が上がる」「作業がスピーディー」以外にも、
情報をデジタル化することには、
下記のようなメリットがあります。
・保管スペースが劇的に縮小！
段ボール箱いっぱいの紙データも
数メガバイトに収めることが可能です。
また、空いたスペースを有効活用できます。
・情報検索が迅速に！
検索機能を使うことで、必要な情報を
一瞬で抽出することができます。
保管庫まで移動して、資料を探す手間もかかりません。
・データの利用・編集が簡単！
表計算ソフトなどを駆使すれば、
データを簡単に利用・編集することができます。
グラフや表を、より読みやすくアレンジすることも
可能になるでしょう。
◆文書のスキャニングはお任せください◆
近年、文書のデジタル化は、
「e-文書法」や「日本版SOX法（J-SOX法）」の
制定により、ますます重要な作業となっています。
その中で、デジタル化した文書を
システムで管理していくためにはまず、
「膨大な紙の文書をスキャニングする」
ところから始めることになります。
業務効率の向上や、企業・顧客情報の適切な管理のカギは、
OCRにあるといっても過言ではありません。
しかし、
「文書のスキャニングに人員を割く余裕がない…」
「ひたすらスキャンする作業で残業させるのは…」
とお悩みのご担当者様も多いでしょう。
そんなときはぜひ、スキャニングの外部委託をご検討ください。
弊社では、社員全員が
個人情報保護管理のプロフェッショナルの証である
「個人情報保護士資格」を有しています。
万全のセキュリティ体制のもと、
文書の電子化を進めていきますので、
機密文書の電子化も安心してお任せください。