契約書電子化の効率的な進め方
こんにちは、森田です。
昨今は、契約書の管理業務においても、
情報の共有化や管理の負担軽減などの面から
文書の電子化を進める企業が増えています。
契約書の電子化は、一見すると、
複合機などを使い簡単にできるように思えるかもしれません。
しかし、膨大な量の文書のスキャニングは
時間がかかるだけでなく、とても煩雑な作業です。
無計画にはじめてしまうと途方にくれてしまい、
大半が途中で挫折してしまいます。
そうならないために、今回のブログでは
「契約書電子化の効率的な進め方」についてご紹介いたします。
◆契約書の事前調査が大切◆
まずは、下記を踏まえた調査を行い、
電子化したい契約書の概要を把握することが重要です。
・契約書の形態（ホッチキスどめの有無etc.）やファイリング方法
・契約書の量
・契約書のまとめ方（案件、年度、顧客etc.）
また、保管を担当するスタッフに管理や検索方法などについての
要望をヒアリングしておくとよいでしょう。
◆ワークフローの組み立て方◆
契約書の電子化に必要な作業を分けると、大きく5つあります。
そこに、事前調査の内容を組み込みながら
電子化の計画をたてていきます。
（1）前作業
・ホッチキスや付箋などははずし、枚数や順番の確認を行う
・書類に破損があれば補修しておく
（2）スキャニング
・スキャナーなど適した機材を選定する
・サイズ、解像度、ファイル形式などを統一する
・保存方法を決定する
（3）検索データの入力
・保存データに検索性を持たせるための
属性項目、文字コード、異字体の処理方法を決める
（4）編集
・ファイル名のルール付けをする
・OCR処理の有無を確認する
（5）画像検査
・ファイルの展開を確認する
・NG基準（画像の向き、傾きなど）を決める
また、自社サーバーに保存するのか、クラウドに預けるのかなど、
最終的な保存場所も決めておきましょう。
◆コストを把握しスケジューリングを◆
ワークフローの策定ができたら、次にスケジューリングをします。
各工程のスケジュールを計画することで
必要な機材や人員の数＝コストが明確になるので、
より正確な所用期間を計ることができます。
それをもとに、確実な管理スケジュールをたてていきましょう。
◆スキャニング作業時に気をつけること◆
スキャニング作業を進める上で大切なのは、
「進捗管理」と「品質管理」です。
進捗管理にはガントチャートなどを活用し、
作業計画を視覚的に認識できるようにすると便利です。
また品質管理においては、不良データに関する情報を
都度共有し、再発防止策も制定しましょう。
これらをしっかり行うことで、
スムーズなスキャニングが実現できます。
「品質」「コスト」「作業期間」のバランスをとることが、
「契約書の電子化を効率的に進めていく」カギとなるでしょう。
◆スキャニングのことなら弊社にお任せ◆
大量の紙媒体を電子化するには、労力と時間を要します。
「だれが作業を担当するのか…」
「担当者の教育はどうするのか…」
多くの企業がこうした問題に直面します。
また、文書のデータ化が完了してから、
「あのデータはどこに格納されていたっけ…」
「紙媒体だった頃の方が扱いやすかった…」
となってしまっては本末転倒です。
弊社では、個人情報取り扱いの
プロフェッショナルである個人情報保護士の
資格を持った社員が、お客様の大切なデータをお預かりします。
煩雑なスキャニング作業はもちろん、
情報をうまく活用するためのサポートもいたしますので、
まずはご相談ください。