業務効率化に最適な「プロセスマネジメント」とは？
こんにちは、久保です。
企業経営において業績は思うように上がらない一方、
増加するコストに頭を悩ませていませんか？
そういった中で利益を確保するためには、
1秒でも早く業務を進め、1円でも安くコストを抑えること
――つまり、業務効率化が有効です。
しかし、「業務効率化」と言ってはみても実行は容易でありません。
どのような方法であれば、業務効率化を図れるのでしょうか？
そこで今回は、業務効率化にとって有効な手法である
「プロセスマネジメント」に絡め、効果的な進め方をご紹介します。
（※社名の話ではありません）
◆そもそも“業務効率化”とは？◆
「業務効率化」と一口に言っても、
企業様によってその目的や定義はさまざまです。
当ブログにおける業務効率化の目的と定義は、下記の通りです。
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＜業務効率化の目的＞
利益の確保及び向上
＜業務効率化の定義＞
時間や手間をかけずに、同等の結果が得られるようにすること
（1）業務時間を削減する
（2）業務上の無駄を省く
（3）ミスを低減・抑制する
（4）投下コストを削減する
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例えば、
営業：成約に至る時間とコストの削減
製造：在庫管理の適正化
事務：事務処理上のミスの排除
など、部門ごとはもちろん、会社の業種や規模は関係なく、
業務効率化を継続することが利益確保への近道です。
では、全社的に業務効率化を実現するには、
どういった手法を取ればよいのでしょうか？
◆プロセスマネジメントの手法について◆
ABC分析や業務量調査などの手法は、
単体業務の中で不要な作業を見つけるには適切です。
しかし、企業活動では単体業務で終わることは少なく、
通常は複雑に組み合わさった一連の流れで業務を進めます。
その一連の業務の流れを効率化する手法として
今注目されているのが、「プロセスマネジメント」です。
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＜プロセスマネジメントの定義＞
業務プロセスを整理して分析し、どのようにすれば
効果的かつ効率的に仕事ができるのか継続して改善すること
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業務プロセスとは、企業活動の中でも繰り返し実行される
典型的な業務の流れのことを指します。
プロセスマネジメントの役割は、
業務プロセスを細部にわたるまで分析し、
その結果から効果と効率を向上させること。
つまり、プロセスマネジメントには
“継続的に改善活動を続けるためのサイクル”が備わっているため、
一連の業務の流れを見直すには有効なのです。
◆プロセスマネジメントの4ステップ◆
業務効率化を図るのに最適なプロセスマネジメントは、
大まかに分けて4ステップで進めていきます。
1.現状の分析
・現在の業務の進め方、業務量などを明確にする
・どこにどれだけの問題があるのかを把握し、改善目標を設定する
2.改善策の立案
・分析で明らかになった問題点の改善策を検討する
・有効性や実現性を踏まえ、導入する改善策を決定する
3.改善策の導入
・立案した改善策を実際の現場に導入する
・導入後、業務プロセスに問題が発生しないかをチェックする
4.評価・見直し
・一定期間で導入した改善策の有効性を評価する
・変更すべき業務プロセスがあれば再度見直す
◆業務効率化ならプロセスマネジメント◆
業務効率化とプロセスマネジメントの関係については
ご理解いただけましたでしょうか？
「今よりも効果の出る業務効率化を実践したい」
とお考えなら、ぜひ今回ご紹介した
プロセスマネジメントの手法を取り入れてみてください。