ビジネスパーソン必見。名刺の上手な保管方法。
こんにちは、久保です。
今年も残り10日を切り、そろそろ年末の大掃除を
される方も多いのではないでしょうか。
その際、多くのビジネスパーソンがついでに行うことの
一つに『名刺整理』が挙げられます。
今年一年、たくさんの方と出会った証でもある名刺は、
貴重な情報データではありますが、気をつけないと
すぐに煩雑な状態になってしまうもの。
今回は、そんな方々のために、
おすすめの名刺保管方法をお伝えいたします。
◆まずは名刺を分類してみましょう◆
無数にある名刺をしっかり情報データとして
扱うための第一歩は、『分類する』ことです。
まずは所有している名刺を、机の上に並べてみましょう。
その上で、ルールに則って分類してみると、
思いのほかスッキリするものです。
おすすめは、下記の3種類です。
＜50音順：手間のかからなさはピカイチ＞
一番分類の手間がかからないのが、50音順です。
なぜなら「あいうえお順」に並べるだけで良いから。
この際、会社名で並べる場合と個人名で並べる場合が
ありますが、おすすめは会社名で分類した後、
同じ会社内で個人名の50音順でさらに並べる手法です。
＜業界別：活用のしやすさは魅力的＞
50音順に比べて手間はかかってしまいますが、
業界別に分類するのも、非常におすすめです。なぜなら、
「小売店に営業かけたいけど、どの人だったかなぁ…」
といった状況を大幅に減らすことができるからです。
業種や業界別にしっかりとカテゴライズしておけば、
欲しい情報を一目で確認できるため、ビジネスのスピードも
自然と上がります。
＜時系列：スケジュールと照らし合わせる人におすすめ＞
名刺をもらった日付順に保管する方法も、
おすすめ方法の一つです。
手帳などでスケジュールを確認しながら、名刺を探すことが
できるため、「この人とは、こんな話をしたな」といった
補足情報も同時に確認できます。
もちろん、日付がわからなくなる前に分類する必要があるので、
基本的にはマメな方におすすめです。
◆保管方法にもこだわりましょう◆
名刺の代表的な保管方法としては、
主に『ボックス形式』と『ファイリング形式』が挙げられます。
どちらも一長一短ですので、分類方法に合わせて
保管方法も考えましょう。
＜ボックス形式とは＞
その名の通り、箱型（ボックス）のものに入れる形式です。
現在では、名刺を立てて入れられる箱型のものや、
回転しながら名刺をスムーズに探すことのできるものまで、
種類豊富に揃っています。
インデックスを付けて名刺を分類できる特性から、
『50音順』や『業界別』で分類される方におすすめです。
＜ファイリング形式とは＞
ファイリング形式は、名刺サイズのポケットが付いた
ファイルを利用して保管する形式です。
1ページで複数枚の名刺を同時に確認できる利点が
ありますが、後から並べ替えがしにくいという欠点もあります。
そうした特性から、『時系列』で分類する方におすすめです。
◆名刺にはどんどん書き込みましょう◆
もしも皆様が、
「もらった名刺はきれいな状態で保管しないといけない」
とお考えであれば、それは間違いです。
むしろ名刺には、名刺をもらった日付や場所、仕事の用件といった
基本情報を書き込んでおくことをおすすめします。
どれだけ記憶力の良い人でも、日々たくさんの人と
出会っているうちに、古い記憶は薄れていくものです。
だからこそ、気になる情報は名刺に書き込んでおき、
後ほど活用する際に役立てましょう。
◆名刺が増えた際は、名刺のデータ化がおすすめ◆
ここまで名刺の保管方法をお伝えしてまいりましたが、
やはり名刺が大量になってくると、
アナログな保管方法では限界があります。
そういうときにおすすめなのが、名刺のデータ化です。
弊社では、名刺のデータ化を行っておりますので、
「名刺が増えてきて、保管が大変…」
「名刺の情報を有効活用したい…」
とお悩みの際は、ぜひ弊社に名刺入力をご依頼ください。
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名刺のデータを正確に入力できるため、
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安心してご利用いただけます。
名刺入力・名刺のデータ化に関することは、
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