業種別！文書の電子化によるメリットとは？
こんにちは、森田です。
業務効率化やコスト削減など、さまざまなメリットが期待できる
文書の電子化は、今日多くの企業で導入されている方法です。
では、紙の書類をデジタル化することによって、
具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか？
今回のブログでは、文書の電子化によるメリットを
金融業界、卸・小売業界、士業と、業種別にご紹介いたします。
どの業界でも文書の電子化における本質は同じですので、
同業種の方はもちろん、異業種の方もご参考ください。
◆業種ごとの電子化によるメリット◆
＜金融業界の場合＞
「口座開設申込書」や「保険申込書」など、
日々いろいろな書類を取り扱う金融業界では、
機密情報が含まれる文書を安全に保管しなければなりません。
また、膨大な数の書類を紙のまま使用していると、
検索・参照の際に非常に手間がかかります。
そういった点から、金融業界において文書を電子化すると、
下記のようなメリットが期待できるでしょう。
- 期待できるメリット
・保管スペースとコストの削減
・外部監査や税務調査への迅速な対応
・お問い合わせに対する素早い回答
・セキュリティの強化
・書類作成・申請といった業務のスピードアップ
・社内での情報共有がスムーズに
顧客情報関連の文書を電子化すれば、
最新のセキュリティ技術を駆使した情報漏えい対策が
可能になるだけでなく、業務のスピードアップにもつながります。
また、データ化された文書のやり取りを通して
スムーズな情報共有が実現したら、
社内での連係プレーも活発になるなど、非常に有益でしょう。
＜卸・小売業界の場合＞
日々増え続ける顧客情報や注文情報など、
紙ベースのままだと保管場所に困るばかりか、
確認作業に予想外の労力がかかる恐れがあります。
業務上、さまざまな書類をやり取りする
卸・小売業界において、文書を電子化することで
どのようなメリットが期待できるのでしょうか？
- 期待できるメリット
・迅速な顧客情報の確認でサービスの質が向上
・情報の確認・検索作業の時間短縮
・情報を参照する際の業務的な負担軽減
・DM発送といった販促活動がスムーズに
例えば、店頭で直接お客様とやり取りをする小売店だと、
即座に顧客情報を照合することができれば、
迅速なサービスの提供・適切な商品提案が可能になります。
また、卸売りをメインとする企業の場合であれば、
過去の注文状況もデータとして保管・確認できることで、
業務上の負担・コストの削減につなげられるでしょう。
＜士業の場合＞
税理士や会計士事務所など、いわゆる士業系であれば、
法的な義務によって多量の書類を保管しなければなりません。
過去何年にもわたる文書を保管するには相当な場所が必要となり、
その中から必要な情報だけ探し出すのも一苦労です。
そのため、さまざまな紙ベースの文書を電子化すれば、
下記のメリットが期待できるでしょう。
- 期待できるメリット
・紙と違って保管スペースを取らない
・暗号化やパスワード設定によるセキュリティ強化
・不要な紙文書を破棄することで保管コストを削減
・勘定元帳などを電子化して製本コストを削減
原本保存が必要な紙文書を選別し、それ以外の文書を
すべて電子化すれば、保管場所に困ることはありません。
また、電子化を応用したセキュリティを実装すれば、
情報漏えいといったリスクを低減できます。
勘定元帳などもCD-ROMとして提供することによって、
「検索性の高いデジタルデータを利用できる」という点から、
顧客満足度の向上にも有効でしょう。
◆数々のメリットがある電子化は弊社へ！◆
このように、金融業界や卸・小売業界、士業などにおいて、
文書の電子化はさまざまなメリットをもたらします。
その一方で、膨大な書類を一枚ずつ電子化するのは
非常に労力のかかる作業であり、
業務と並行して行うのは決して容易ではありません。
だからこそ、注文書類から契約書、機密文書まで、
文書の電子化なら、プライバシーマークを取得している
弊社のスキャニングサービスをご利用ください！