自社での文書の電子化が失敗の原因に！？
こんにちは、久保です。
紙ベースの文書を電子化は、
業務効率化やコスト削減に効果的だとして
近年注目されている手法のひとつです。
そういった恩恵を目的に、これから文書の電子化を
導入しようとご検討の企業様も少なくないでしょう。
しかし、文書の電子化を外部に委託することなく、
自社ですべて対応しようとお考えではありませんか？
実は、メリットの多い“文書の電子化”ですが、、
自社で行うとさまざまなリスクが存在します。
今回は、自社で文書の電子化を行うことで、
どのようなリスクが考えられるのかをご紹介いたします。
◆自社での文書電子化によるリスクとは◆
＜その1 電子化した文書で運用できない＞
文書の電子化で大切になるのは、その運用方法です。
自社で文書の電子化を行うとなると…
・どの文書をデータ化するのかといった選別
・使用する文書管理システムの選定
・上記システムでの運用ルールの策定
・ファイル名や形式といった保存方法
など、さまざまな事柄を検討する必要があります。
細かなところまで明確にルール化するとなると、
本業と並行して文書の電子化を進めるのは、
決して容易ではありません。
実際に、そうした運用ルール作りがうまくいかず、
「せっかく文書の電子化に着手したものの、
導入できず、頓挫してしまった…」という企業様も存在します。
＜その2 煩雑な操作で定着しない＞
自社で文書を電子化する方法としては、
「スキャンした文書データを自席に戻ってファイル名を付け、
サーバー内の決められたフォルダーに保管する」
といった流れが一般的でしょう。
確かにこの流れだと誰でも簡単にデータ化できますが、
多くの工程が存在するため、
決して効率的な方法だとは言えません。
さらに、保存方法が各個人でバラバラだと、
検索してデータを呼び出すことも困難になります。
そういった点から、「データ化は面倒だから、紙で管理しよう」
と、文書の電子化が定着しないケースも…。
せっかく文書の電子化を導入したとしても、
その煩雑な操作を理由に社内で定着しなければ、
何の意味もありません。
＜その3 想定以上の手間とコスト＞
「文書の電子化は、外部に委託するよりも、
自社で対応した方が早いしコストもかからない！」
とお考えなら、それは間違っている場合があります。
なぜなら、大量の紙ベースの文書を電子化するのは、
意外と手間も時間もかかる作業だからです。
電子化に人手が取られてしまっては、
本業に集中できず、生産性が落ちるかもしれません。
かといって、文書を電子化するために人を雇っては、
余計な人件費がかさんでしまいます。
また、人の手での作業になるので、
何らかのミスが発生する恐れもあります。
「電子化した文書データを誤って削除してしまった！」
「保存形式を間違えていて、すべてやり直し…」
など、人的な要因によるイレギュラーなミスによって、
さらに労力がかかるかもしれません。
◆文書の電子化は外部委託でリスク回避◆
このように、一見すると簡単に思える文書の電子化は、
自社で行うと失敗するリスクが高まってしまいます。
「ルールが定まらず、うまく導入できなかった…」
「なかなか社内で文書の電子化が定着しない！」
「思っていた以上に手間とコストがかかった…」
など、自社で対応したことによって後悔しないために、
文書の電子化は弊社にお任せください！
弊社では文書の電子化を承っており、
安価で迅速なスキャニングは多くの企業様に好評です。
また、プライバシーマークを取得しているので、
書類の機密情報が漏えいする心配はありません。
自社で行って失敗してしまう前に、
文書の電子化なら、一度弊社にご相談ください。