年末の下準備として、顧客リストのデータ化はお早めに！
こんにちは、鈴木です。
1年も残り約3分の1となり、総務部の皆様は
そろそろ年末の準備に取り掛かる時期ではないでしょうか？
冬の賞与や歳末決算、お歳暮、年賀状など、
様々な業務が重なる年末は、早めの下準備が肝心です。
社内には「12月に入ってから準備すればいい」と
考えている部署も少なくありませんが、
“気付いたときにはすでに下準備が完了している”
という状況を作り出すことも総務部の重要な役割です。
そこで今回は、総務部の方に向けて、
お歳暮や年賀状に関わる業務を進めるにあたり
必須のタスク・留意点をご紹介いたします。
◆円滑な業務遂行を実現する下準備とは◆
＜お歳暮＞
日頃の感謝の気持ちを込めて贈るお歳暮は、
スムーズに準備を進め、最適な時期に届けたいものです。
早い段階で実務的な部分の下準備を進め、
いざというときに慌てることのないようにしましょう。
・顧客のリスト化
まずはどの顧客にお歳暮を送付するのかを
把握しなければなりません。
できるだけ早く、各部署に送付先を決めてもらいましょう。
郵便番号や住所はもちろん、正式な企業名・代表名など、
送付する際に必要となる情報をまとめてもらいます。
お歳暮の時期に慌てないようにするには、
各部署への早め早めの案内が非常に有効です。
・品物の選定
どのデパートのどんな品物を発注するのかを
検討しなければならないため、品物に関しても
各部署から早めに情報を入手しておきましょう。
「送付先が多く、品物を一つひとつ聞いていられない…」
という場合は、あらかじめ金額に応じて
贈る品物を決めておくのもひとつの方法です。
各部署に送付先ごとにランクを付けてもらい、
そのランクに応じて決まった品物を贈るようにすれば、
品物を選ぶ手間や余計な発注を削減できます。
＜年賀状＞
新年に向けた準備も、年末の段階で進める必要があります。
特に会社名義で出す年賀状は、
企業にとって重要な儀礼のひとつ。
気持ち良く新年の挨拶ができるよう、ミスなく進めましょう。
・デザインの検討
デザイン確認→社内承認→仕上がり確認→印刷…と、
年賀状作成には意外と時間を要するものです。
そのため、12月に入ってから準備を行うのは避けましょう。
元旦に届けるためには、発送の期限があります。
できれば11月中にはデザインの検討を進め、
12月初旬までには社内に配布できる段取りがベストです。
・送付先のリスト化
宛名書きを各自で書いてもらわず、総務部で対応する場合は、
送付先をリスト化しなければなりません。
顧客リストに関しても、早めに各部署に提出を依頼し、
送付に必要な情報を得るようにしておきましょう。
◆顧客リストのデータ化は弊社にお任せ！◆
上記に従ってお歳暮や年賀状を送付する顧客リストを入手したら、
次はその顧客リストのデータ化です。
とはいえ、通常業務と並行して顧客リストのデータを
入力するのは、決して容易ではありません。
「確認する時間がなかったため、顧客リストにミスがあった！」
「他の業務に追われて、顧客リストのデータ化が終わらない！」
「そもそも顧客リストをデータ化する時間がない！」
など、困ってしまった経験はありませんか？
そのような顧客リストのデータ化に関してお悩みの場合は、
ぜひ弊社に顧客リストの作成をご依頼ください！
入力精度99％を誇る弊社なら、ミスが発生する心配は不要。
余計な時間や手間を削減するのにも有効です。
本業に集中できる環境を作り上げて
他部署と連携を取りながらタスクを進めるためにも、
お歳暮や年賀状送付の下準備である
顧客リストのデータ化は、弊社にお任せください。