書類の電子化は、業務効率化とミス低減に有効！
こんにちは、久保です。
発注書や見積書、注文書といった定型書類は、
日々膨大に作成・提出されることもあり、電子化せずに
紙のままで管理している企業様は多いのでないでしょうか？
確かに定型書類を紙のままで管理するのは、
その場では楽かもしれません。
しかし、
「何年か前の発注書をどこに仕舞ったかわからない！」
「必要な書類をすぐに探し出せない…」
「誤った情報が訂正されておらず、送付先が不明！」
など、紙媒体で管理していたことが原因で、
作業効率の低下やケアレスミスを招く恐れがあります。
最悪の場合は、取引先の信用を失うことも…。
そんなときに有効なのが、「書類の電子化」です。
多種多様にある定型書類を電子化すれば、
上記のようなトラブルを未然に防ぐことが可能です。
今回は、「書類の電子化」による2大メリットをご紹介します。
◆書類の電子化による、2大メリットとは◆
＜その1 業務効率の向上＞
定型書類を手書きのままで活用している場合、
その情報を基幹系システムにデータ入力する必要があります。
1枚だけならまだしも、それが10枚、100枚と膨大な量になっては、
単純作業であるデータ入力が非常に大きな負担になります。
また、増え続けるばかりの書類を
保管するスペースも確保せねばなりません。
その中からたった1枚の書類を探し出すには、
余計な労力がかかってしまいます。
その点、書類の電子化を行えば
すべての情報をデータ入力する作業は不要になり、
検索機能を活用することで
時間や手間をかけることなく、ほしい書類を見つけ出せます。
また、電子化した書類はデータとして蓄積できるため、
新たに保管場所を確保する必要もありません。
こまごまとしたデータ入力作業が省かれ、
書類の検索も容易になれば、
その分の時間を別の業務に当てることができます。
「いちいち書類を電子化するのは面倒…」と
思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、
後々の管理や活用における利便性を考えると、
効率的に業務を進めるためにも電子化しておくべきでしょう。
＜その2 ミスの低減＞
定型書類の情報を基幹系システムにデータ入力する場合、
入力ミスがないとは決して言い切れません。
もちろん、そういった入力ミスを防ぐために
校正や読み合わせなどを行っている企業様もありますが、
それでも誤りを見落としてしまうことはあるでしょう。
繁忙期になれば一度に大量の書類の正誤を
入力・チェックしなければならないため、
何らかのミスが生じる可能性は高くなります。
だからといって、スタッフを増員したとしても
人件費がかかってしまいますので、賢明な判断とは言えません。
そうした入力ミスや人件費の問題を解決できるのが、
書類の電子化です。
書類を電子化すれば、データ入力作業は不要となるため、
何らかの入力ミスが発生する心配はありません。
また、校正スタッフを増員する必要もなくなります。
会社名や住所の間違い、金額の誤りなど、
定型書類の情報に何らかのミスがあれば、
取引先に多大な迷惑をかけてしまいます。
そうした単純な入力ミスを低減することは、
企業の信頼やイメージを守ることにもつながるのです。
◆書類の電子化は外部に委託しましょう！◆
このように、「書類の電子化」は業務効率化とミス低減に
非常に有効だとおわかりいただけましたでしょうか？
「早速今日から書類を電子化しよう！」と
お考えの方もいらっしゃるかもしれませんが、
過去何年にも及ぶ書類を一度に電子化するのは大変です。
できるだけ早く業務効率を改善したいとお考えなら、
書類の電子化は弊社にご依頼いただくことをおすすめします！
弊社では書類の電子化サービスを提供しており、
迅速な対応と安価な料金設定から、
多くのお客様にご利用いただいております。
お見積りやご相談は無料ですので、
書類の電子化をお考えの際は、まずは一度お問い合わせください。