BPMを導入してPDCAサイクルの循環を促進させましょう！｜プロセスマネジメント
こんにちは、鈴木です。
近年ますます注目を集めている
「BPM（ビジネス・プロセス・マネジメント）」は、
以前の記事でもご紹介したように、
業務上の課題・リスクや改善フローが明確になるなど、
魅力的なメリットがある手法です。
それだけでなく、BPMを活用すれば、
実態に即した仕事の進め方を自ら設計・構築し、
適用しながら改善できるため、
業務プロセスの「PDCAサイクル」を回して
より確かな成果へとアプローチすることが可能です！
では、PDCAサイクルの各フェーズにおいて、
BPMはどのようなサポートをしてくれるのでしょうか？
◆BPMによるPDCAサイクルのサポートとは◆
＜Plan：計画…ビジネス・プロセスを定義＞
PDCAサイクルにおける「P」は“計画”であり、
設定した目標に対し、具体的な行動計画を作成することです。
BPMでは、社内全体で共有できるように
ビジネス・プロセスを明確に定義し、可視化・再設計を図ります。
ビジネス・プロセスが社員一人ひとりで異なると、
効率的に業務を進めないことはおろか、
求める成果を達成できないかもしれません。
そのため、BPMでは共通の表記方法である
「BPMN（Business Process Modeling Notation）」を使って、
業務を行う関係者全員で仕事のルールなどを再設計します。
俯瞰的に事業を捉えた上で業務プロセスを策定することで、
より明確な内容で計画を立案できるようになります。
＜Do：行動…協力し合いながら計画を実行＞
上記で決定した計画に沿って行動するのが、「Do」です。
せっかく「Plan」で最適な行動指針を立案したとしても、
他の社員の実行状況を把握できなければ、
スムーズに計画を遂行することは難しいでしょう。
その点BPMを活用すれば、業務開始から完了に至る、
必要な業務や工程、工数などが明確になるため、
適切かつ確実な進捗管理が実現します。
「いつまでに何をやらなければならないか」
「タスクは期日通りに進んでいるのか」ということを
社員全員で共有できるようになれば、
ときには協力し合ったり助け合ったりして、
円滑に「Plan」を進められるようになるでしょう。
＜Check：分析…個人別の評価による的確な状況把握＞
「Check」では、実際の行動結果（Do）と当初の目標（Plan）を
比較し、問題点の有無や成功・失敗の要因を分析します。
BPMを導入していれば、「Plan」や「Do」における
社員一人ひとりの役割・仕事の負荷・実績を把握することで、
「どれくらいの業務を担当したのか」
「ちゃんと期日内にタスクを完了できたのか」
「業務完了のために一体何を行ったのか」
といった、検証に必要となる具体的な要因を抽出できます。
ちゃんと分析結果を得るためには、
業務に関わった全社員の行動指針・実行内容・結果を
事細かに収集しなければなりません。
しかし、BPMなら個々の役割や仕事量、進捗状況も
常時確認できるようになるため、
分析・検証に必要となる情報収集も容易になります。
＜Action：行動…正確な比較検討から効果的な方法を策定＞
「Check」の分析結果を受け、計画や実施体制を見直すなど、
必要な処置を加えるのが「Action」の役割です。
これまでに収集した業務案件ごとの実績データや
シミュレーション機能を活用できるBPMなら、
「どの工程に問題があったのか」
「何が成功に結び付いたのか」など、
従来よりも詳細かつ正確な比較検討を実現できます。
根本的な問題の原因や成功要因を把握することは
効果的な“次の手”を策定するのに非常に有効であり、
そこからまた次のPDCAサイクルへとつなげることによって
成功の確率を高められるでしょう。
このように、BPMを活用することによって、
PDCAサイクルの円滑な循環を実現でき、
より着実な業務改善活動に取り組めるようになります。
まだBPMを導入されていないという企業様は、
ぜひこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか？
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いろいろなメリットのあるBPMですが、
通常業務と並行して一から体制を作るのは容易ではありません。
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