ワークスタイルの多様化から注目される「文書の電子化」
こんにちは、鈴木です。
突然ですが、御社には在宅勤務者がいますか？
近年、ライフスタイルやインターネット技術の発展などから、
在宅勤務のような従来とは異なった働き方が増えています。
そのため、企業側もワークスタイルの変化を受け入れるような
柔軟な体制づくりが求められています。
そうした中、ワークスタイルの多様化と共に
注目されているのが、「文書の電子化」です。
勤務場所が会社内だけとは限らないため、
いつ・どこにいても紙の文書を閲覧できなければ、
効率的に業務を進められない場合もあります。
今回のブログでは、多様化するワークスタイルの現状と
文書の電子化の関係について、ご紹介いたします。
◆ワークスタイルを多様化させるメリット◆
在宅勤務者をはじめ、営業のように終日外出して
社外で業務を行うモバイルワーカー。
個々の専用デスクを社内に設けない、フリーアドレス制。
全国各地に設置した簡易オフィスを利用するスポットオフィス制度。
近年、上記のような時間や場所の制約を受けない
ワークスタイルが増加しつつあります。
こうした柔軟な働き方には様々なメリットが期待されているため、
自由なワークスタイルを導入する企業は少なくありません。
＜ワークスタイルの多様化で期待できるメリット＞
- 育児や介護を理由とする離職を防ぎ、優秀な人材を確保
- 迅速かつ計画的な作業で、生産性を向上
- 遠方居住者や退職した高齢者など、新たな雇用を創出
- ワーク・ライフ・バランスの実現
- 非常時などにおける事業継続性の担保
- オフィスの省電力化による環境負荷の軽減
- 交通費をはじめとするオフィスコストの削減 など
◆「文書の電子化」が業務効率化を促進！◆
場所や時間に捉われないワークススタイルが生まれた背景には、
（1）ICTやインターネットの進化による情報化社会への変化
（2）スマホやタブレットなどのモバイル端末の普及
という大きく2つの理由が考えられます。
また、現代のような情報化社会の中で、
激化している市場競争を企業が勝ち抜くには、
ICTを活用し、今よりもさらに業務の効率化や
生産性の向上を図ることが必要になっています。
そこで有効なのが、“多様なワークスタイルの導入”なのです。
例えば、通勤時間を理由に時短勤務だった従業員でも、
在宅勤務になればフルタイムで働けるようになります。
さらに、社外に出る機会の多い従業員の場合なら、
移動時間を活用して業務を行うことも可能になるでしょう。
とはいえ、業務をこなすにはパソコンだけでなく、
「紙文書の情報」も必要になるときがあります。
出張先で重要な顧客資料を利用したり
社内文書を外で閲覧したりしたいときなど、
機密が含まれている文書を外部に持ち出すのは、
セキュリティの観点からおすすめできません。
また、大量の文書を持ち歩くのは、
物理的に考えても一苦労です。
そんなときこそ、「文書の電子化」を行いましょう！
けれども、膨大にある文書を目の前にして、
電子化するのに途方に暮れていませんか？
「業務と連携させるために、文書管理を電子化したい…」
「在宅勤務者にも共有するために、文書を電子化したい…」
「文書を電子化することで、業務効率化を図りたい…」
とお考えなら、弊社のスキャニングサービスがおすすめです！
◆安心・便利な「文書の電子化」を行います◆
弊社では、契約書や提案資料、見積書、帳票、顧客情報など、
あらゆる文書の電子化を承っております。
「文書の電子化を外部委託するのは不安…」とお考えでも、
弊社はプライバシーマークを取得しているため、
重要機密情報が外部に漏えいする心配はありません。
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ご依頼はいつでも受け付けておりますので、
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