データ化した紙文書は、データベースで管理しましょう
こんにちは、鈴木です。
紙文書のデータ化に取り組んだご担当者様の中には、
「データ化で棚はすっきりしたけど、情報が探しづらくなった」
「情報の格納先について、社員から聞かれることが増えた」
などとお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか？
せっかく手間暇をかけてデータ化した情報も、
どこにあるのかわからなければ、活用することはできません。
また、閲覧したいデータの格納先がわかっても、
「データを開いてみないと内容がわからない」という場合、
必要な情報を探し出すために時間がかかってしまいます。
こうした問題を解決する方法としてオススメなのが、
データ化した紙文書をデータベースで管理すること。
情報が検索しやすく、管理しやすいデータベースを構築できれば、
情報を探す時間が短縮され、業務効率も飛躍的に高まるでしょう。
ここでは、データベースでの管理を始める前に押さえておきたい
「紙文書データ化のポイント」をご紹介いたします。
◆紙文書データ化のポイント◆
＜ポイント1 データ化すべき情報を精査する＞
紙文書の掲載内容をすべてデータ化するのには、
多大な手間と負担がかかります。
また、図表やイラストを多用している資料などは、
テキストデータではなく、画像データに変換して
保管しておくほうが実用的です。
データベースで管理しない場合であっても、
紙文書のデータ化を進める上で大切なのは、
データ化の要否を検討し、情報を精査すること。
資料の特性や利用目的を踏まえて、
「どの程度、データ化するか」
「どういった形式のデータにするか」
という2点を決めておきましょう。
＜ポイント2 インデックスデータを作成する＞
インデックスデータとは、索引情報のこと。
書籍やパンフレットなどについている「目次」のようなものです。
紙文書のタイトル、内容などをインデックスとして設定し、
格納先（フォルダ名など）と一緒に登録しておけば、
必要な情報がすぐに見つけられるようになります。
このインデックスデータは、紙文書をテキストデータではなく、
画像データに変換して管理する場合にも便利です。
それぞれの画像データに紐づく情報が登録されていれば、
インデックスデータを開いて検索するだけで、
「どんな画像データが、どこにあるのか」が瞬時にわかります。
なお、設定すべきインデックスの種類は、
その紙文書の掲載内容によって異なります。
紙文書をデータ化する際には、下記の例を参考に、
どのようなインデックスが必要なのかを考えましょう。
■ インデックスの例 ■
＜例1＞ 広報誌・業界紙の電子化
号数／発行年／目次／記事タイトル／著者名 など
＜例2＞ 商品パンフレットの電子化
製品名／メーカー名／製品種別／発売日／価格 など
◆紙文書のデータ化はお任せください◆
紙文書の掲載内容をすべてテキストデータにする場合、
誤入力などがないかを確認する工程も含めると、
かなりの労力とコストがかかるもの。
また、紙文書を画像データに変換する場合でも、
データベースで管理するのであれば、
インデックスデータを作成しなければなりません。
こうした紙文書のデータ化から、インデックスデータの作成まで、
手間のかかるテキスト入力は、すべて弊社にお任せください。
御社の大切な資料を個人情報保護士がお預かりし、
正確かつ迅速に、間違いのないデータを提供いたします。
「ある程度データ化が進んでいる」という企業様も、
「これからデータ化を検討する」という企業様も、
どうぞお気軽にご相談ください。