名刺のデータ化には、コツがあるのをご存じですか？
こんにちは、木村です。
現在、各種サービスやシステムの普及に伴い、
紙の名刺をデータ化して管理する企業が増えてきました。
会社全体で名刺のデータ化に取り組み、
「分厚い名刺ファイルから特定の取引先の電話番号を探す」
「週に1回は、名刺を整理してファイリングしている」
といった手間や時間が軽減され、
本業に集中できるようになったという企業も多いでしょう。
しかし、名刺はただデータ化すればいいというものではありません。
名刺のデータ化で忘れがちなのが、
「名刺に記載された情報は日々変化する」ということ。
毎日のように増え続ける名刺データは、ただ蓄積するのではなく、
定期的に整理して、更新・削除していくことが大切なのです。
また、名刺をデータ化する際にも、
ある一定のルールを決めておくと、
整理しやすくなるうえに、活用しやすくなります。
今回のコラムでは、データの整理や有効活用に欠かせない
名刺をデータ化する際のコツをご紹介いたします。
◆名刺をデータ化する際のコツ◆
その1 「データ化の要否」を必ず検討する
名刺データの量が多くなればなるほど、整理しづらくなるもの。
「もらった名刺はすべてデータ化する」といった
運用ルールで管理していると、データベースが重くなり、
最悪の場合、機能しなくなることにもなりかねません。
名刺をデータ化する際に大切なのは、
「データ化の要否」を検討すること。
日々多くの取引先や顧客からもらう名刺について、
「この名刺をデータ化する必要はあるのか」を
検討してからデータ化するというひと手間で、
データベースの容量がぐっと抑えられるだけでなく、
データ入力にかかる手間も軽減されるでしょう。
名刺をデータ化する際には、
定期的に名刺データを見直す際の手間も考えて、
入力前に不要な情報をはじくことが大切なのです。
その2 名刺に記載のない情報も入力する
会社で名刺をデータ化して管理する際、
名刺を「ただの連絡先が書かれた紙」ととらえて、
会社名、所在地、氏名、電話番号、メールアドレスなどだけ
データ化しているケースも多いでしょう。
しかし、流れ作業のように、
名刺の情報をそのままデータ入力しているだけでは、
その名刺の持ち主の情報が希薄になってしまいがち。
後で見返した際、頻繁にやりとりがない方だと、
「この名刺、いつどこでもらったのか思い出せない」
「この人って、どんな人柄だったかな…」などと、
詳しい情報は忘れてしまうものです。
入力時には必要だと思っていたデータも、
これでは有効活用することができません。
そのため、弊社では名刺に記載されていない情報も入力して、
連絡先などと一緒に管理することをオススメします。
「とても温厚な方で、話しやすい」
「あとひと押しで、取引できそう」
「同じ会社の●●さんと仲がよいらしい」
などと、メモする感覚で構わないので、
受け取ったときの印象などを入力しておくと、
すぐに使わない場合でも利用しやすくなるでしょう。
◆名刺のデータ化はお任せください◆
上記のように、名刺をデータ化する際に少し手間をかければ、
名刺データは格段に整理しやすくなり、有効活用できるようになります。
また、その後の付き合いで得た情報を随時更新していけば、
一枚の名刺から「御社だけの顧客データベース」を作ることも可能です。
とはいえ、毎日にように増え続ける名刺の山を前に、
「どうしても、データの入力・更新に時間が取れない…」
とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そうした場合は、3ヵ月に1回などと期間を区切って、
名刺のデータ入力・更新を外部委託することをオススメします。
その際は、ぜひプロセス・マネジメントの名刺入力サービスもご検討ください。