スキャニングで電子化した文書をシステムで管理するには？
こんにちは、木村です。
現在、調査票やアンケート用紙、注文書、契約書、
商品企画書、建築図面、社内報などをスキャニングし、
データとして管理する企業が増えてきました。
こうした文書の電子化には、
オフィスの省スペース化につながる、
紙代・印刷代を削減できるなど、
さまざまなメリットがありますが、
その中でも大きいのが
あらゆるデータをシステマチックに管理できること。
システム上で電子データを保存し、適切に管理することで、
業務効率やセキュリティレベルをさらに高めることができます。
ここでポイントとなるのは、
システム導入時に適切なフローを踏むこと。
今回は、スキャニングで文書を電子化した後、
そのデータをシステムで適切に管理していくために
必要なフローをご紹介いたします。
◆文書を電子化した後のフロー◆
STEP1 検索しやすい環境を整える
電子化した文書をそのまま保存しているだけでは、
スキャニングのメリットを十分に享受することはできません。
文書データ中の文言、データの属性、登録日時などの条件で、
必要なときに必要なデータが検索できるよう、
システム環境を整備しましょう。
そのために必要なのは、システムに保存する文書を
「どんな条件で検索するか」を考えること。
その文書を頻繁に閲覧することになる部署の
スタッフにアドバイスをもらうのもいいでしょう。
その後、洗い出せた条件に基づいて、
データのフォルダ分け・タグ付けを行えば、
目的のデータが効率的に探せるようになります。
STEP2 データの更新頻度などを決める
正確なデータを全社で共有するためには、
常に最新のデータが取得できるよう、
定期的にデータを更新していく必要があります。
「データの更新は、いつ、誰がやるのか」を明確に決め、
システム導入後、更新頻度やスケジュールについて
社内のスタッフに周知しておきましょう。
また、複数の部署が扱う文書データについては、
あらかじめ各部署から意見を集めて調整し、
「適切な更新時期」を決めておくも大切です。
STEP3 機密データにはアクセス権限を設定する
システムで管理する文書データの中には、
機密性の高いものもあるでしょう。
特に、新製品に関する情報などは発売されるまで
厳重に管理しておかなければなりません。
そのため、システム導入に際しては、
情報漏えいなどのリスクを軽減できるよう、
管理するデータの機密性に応じて、
アクセス権限を設定することが重要です。
STEP4 他のシステムとの連携なども考える
帳票システム、給与システムなどでも
利用するデータに関しては、
他のシステムとの連携を考えましょう。
また、電子化した文書の中には、
印刷・FAX送信が必要なものもあります。
システム導入時にはプリンタやFAXと連携させて、
効率的に印刷・送信できるように
環境を整えておくことも大切です。
◆文書のスキャニングはお任せください！◆
業務効率の向上や情報セキュリティ対策に、
電子化した文書をシステムで管理していくためには、
「膨大な紙の文書をスキャニングする」という工程が避けて通れません。
「文書のスキャニングに人員を割く余裕がない…」
「ひたすらスキャンする作業で残業させるのはちょっと…」
などとお悩みのご担当者様も多いかと思います。
そうした場合は、ぜひスキャニングの外部委託をご検討ください。
スキャニングに貴重な社内リソースを割く必要はありません。
「社員全員が個人情報保護士」である弊社であれば、
万全のセキュリティ体制のもと、文書の電子化を進めることができます。
機密文書の電子化も安心してお任せください。