大切な名刺の整理とデータ化は、信頼できる委託先に
こんにちは、鈴木です。
日々たまっていく名刺の整理にお困りではありませんか？
例えば、1日1枚のペースで名刺が増えていくと、
1年間で約240枚、10年で2,400枚に……。
こうした名刺の山から目的の名刺（顧客情報）を探すのに
1日2分かかっているとしたら……、
1年間で8時間も名刺を探していることになります。
このように、名刺をそのままの状態で保管することは、
業務効率の観点からオススメできません。
名刺はデータ化して管理する時代です。
ここでは、名刺をデータ化して整理する際の流れと、
データ化を外部に委託するメリットについてご紹介いたします。
◆名刺はデータ化して整理しましょう◆
名刺のデータ化は、下記のようなお悩みの解消に最適です。
ひとつでも該当する方には、名刺のデータ化をオススメします。
「毎日のようにいただく名刺の整理が追いつかない」
「大量の名刺から、すぐに目的の名刺を探せるようにしたい」
「顧客の連絡先がわからず、いつも誰かに聞いている」
「展覧会の際にいただいた大量の名刺をもとに、
来場のお礼メールを送る際、時間がかかってしまう」
「新規取引先を顧客データベースに登録する手間を軽減させたい」
具体的には、下記の流れで名刺をデータ化し整理することで、
必要な連絡先がすぐに見つけられるようになります。
1．名刺のデータ化
名刺から必要な情報を抽出してデータ化。
会社名、氏名、所在地、電話番号、FAX番号、
メールアドレスに加え、部署名、役職名なども
データ化しておきましょう。
2．名刺データの集計
データ化した情報はエクセルなどにまとめましょう。
取引先の連絡先を調べたいときには、
すべての名刺データが格納されているファイルを開き、
会社名、氏名などで検索すれば、
瞬時に連絡先（電話番号、メールアドレスなど）を入手できます。
3．名刺データの共有
集計した名刺データは、顧客データベースに登録したり、
パソコンの共有フォルダに格納したりすることをオススメします。
他のスタッフとの情報共有を図ることで、
顧客の連絡先の確認にかかる時間を短縮し、
業務効率を高めることが可能です。
このように名刺データを整理し、共有できれば、
「名刺の山から1枚の名刺を探し出す」
「顧客の連絡先を他のスタッフに聞いてまわる」などの
従来かかっていた手間や時間を削減することが可能です。
また、スマートフォンやタブレットに名刺データを取り込めば、
外出先でいつでも名刺情報を確認することが可能！
外出時に名刺の束や名刺ファイルを持参することなく、
スマートフォンやタブレットで名刺データを検索するだけで、
スムーズに顧客の連絡先などを確認できるようになります。
◆名刺のデータ化は信頼できる委託先に◆
名刺をデータ化するメリットはわかっていても、
「名刺をデータ化する時間が惜しい…」
「スタッフから名刺データを集めてまとめる時間がない」
という方も多いでしょう。
その際は、名刺のデータ化・集計を外部へ委託してください。
ただし、その際に注意したいのは
データ化を委託する業者が信頼できるかどうか。
大切な顧客情報の漏えいが発生しないよう、
しっかりとした管理体制を整えている委託先であることが大切です。
その点、弊社の個人情報に対するセキュリティ体制は万全です。
多くの企業様から個人情報をお預かりする企業として
プライバシーマークを取得しているほか、
社員全員が個人情報保護士の資格を取得しておりますので、
重要な名刺のデータ入力・集計も安心してお任せください。