紙をスキャンしデータ化するだけで実践できるリスク回避
こんにちは、木村です。
突然ですが、2月18日の記事でご紹介した
「スキャン代行でペーパーレス化する3つのメリット」を、
覚えていらっしゃるでしょうか。
「その1 執務室などがスッキリ片付く」
「その2 どこでも手軽に閲覧できるようになる」
「その3 資料の持ち運びが楽になる」
今回は上記3つのメリットに加え、
さらに、リスクマネジメントという側面から、
紙資料をスキャンしてデータ化するメリットを
ご紹介していきたいと思います。
◆スキャンで実践できるリスク回避◆
文書のリスクマネジメントの一番の基本は、
消失リスクに備えて「バックアップをとる」ということです。
紙と比べてバックアップが容易である、というのも、
文書データ化の大きなメリットの一つです。
紙資料の場合、一枚一枚コピーをとるだけでも
たいへんな手間です。そればかりか、
原本とは別に、複製された書類の保管場所を
新たに確保しなくてはなりません。
その点、紙資料がデータ化されていれば、
コピーを作成する手間も大幅に短縮されるうえ、
保管場所に頭を悩ませることもありません。
さらに、支社や支店のサーバ、クラウドサーバなどといった
原本と離れた場所にバックアップを保存すれば、
災害時にデータが消失する危険性を軽減することが可能です。
これは最近注目されているBCPの有効な対策にもなります。
＜BCPとは？＞
不測の緊急事態に遭遇した際、損害を最小限に抑え、
事業の早期復旧を目指す「事業継続計画」のことです。
大規模な自然災害やテロ攻撃などに立て続けに見舞われた昨今、
その重要性がクローズアップされています。
普段から、紙資料をデータ化してバックアップをとっておくことは、
BCP対策のうえでも、メリットが大きいといえるでしょう。
◆データ化でコンプライアンス強化◆
また最近、あちこちでよく耳にする言葉に
「コンプライアンス」というものがあります。
これはもともと「法令遵守」という意味で、
企業コンプライアンスとは、
企業活動において社会規範に反することなく、
公正・公平に業務を遂行することをいいます。
近年、情報漏洩や法令違反など、
企業への信頼を失わせるニュースが続きました。
そのため、企業コンプライアンスは、
CSR（企業の社会的責任）とともにその重要性が高まっています。
一度こうしたトラブルが生じると企業イメージは一気に悪化し、
経営にも深刻な影響を与えます。
情報や資料の取り扱いには細心の注意を払うべきですが、
とはいえ、閲覧権限を一気に引き上げるなど
管理体制をあまり厳重にしすぎると、
日々の業務がスムーズに進まないという弊害が出てきます。
こうした点においても、デジタルデータ化により、
強固なセキュリティシステムと、迅速なデータ活用を
フレキシブルに両立させることが可能です。
企業のコンプライアンス強化に大いに役立つことでしょう。
文書のスキャナ保存が認められた2005年施行のe-文書法など、
現在、法律面でも整備が進みつつあります。
例えば、税務や会計の現場では、
2015年の国税関係書類の保存に関する
スキャナ保存制度の要件緩和によって、
データ化による業務の効率化が大きく期待されています。
IT技術の飛躍的な進歩とともに、今後もますます、
ビジネスのデジタル化は、加速していくと思われます。
弊社では、これまでに蓄積された膨大な紙資料を
スキャニングにより、スムーズにデジタルデータに
移行するサービスをご提供しております。
これを機会に、紙資料をスキャンしデータ化するだけで
実践できるリスク回避を、ぜひ一度ご検討ください。