テキスト入力サービスを活用し、紙をデータ化することで変わること
こんにちは、久保です。
現在、御社に紙の状態で保管・管理している資料はありませんか？
社内マニュアルやプレゼン資料、契約書など、
事業活動においてさまざまな紙資料を扱うかと思いますが、
その中でも使用頻度が高いのは「顧客リスト」です。
「お客様全員に、新商品の案内を送りたい」
「条件に該当する取引先にだけ、資料を郵送したい」
「最近、付き合いのない顧客にアプローチしたい」
といった際に、顧客リストを閲覧する機会は多いでしょう。
しかし、紙台帳などで顧客リストを管理している場合、
五十音順・業種別などでわかりやすく整理していたとしても、
ある特定の顧客情報を探し出すのには時間がかかるもの。
「資料を送るだけなのに、1日かかった…」などといった
経験のある方もいらっしゃるかもしれません。
こうした場合にオススメなのが、
テキスト入力による「紙資料のデータ化」です。
紙資料に記載された各種情報をデータにすれば、
「情報の活用・検索・共有」が格段にスムーズになります！
ここでは、テキスト入力で紙資料をデータ化するメリットについて、
顧客リストを例にご紹介いたします。
◆テキスト入力でデータ化するメリット◆
＜メリット1 自由に並び替えて活用できる＞
紙資料のデータ化によるメリットのひとつに、
「データの並び替え」が挙げられます。
紙資料の場合、記載された情報の順番を変えることはできませんが、
電子化されたデータであれば、自由に並び替えることが可能です。
例えば、顧客リストをデータ化すると、
下記のように情報を活用することができます。
・「五十音順」の顧客リストを「都道府県別」にできる
・DM（ダイレクトメール）を発送したい顧客だけを抽出できる
・取引先の担当者リストを「部署」「所在地」などで並び替えられる
また、資料などを発送する際、顧客リストのデータがあれば、
エクセルやワードなどで宛名ラベルが簡単に作れるので、
「ひとつひとつ宛名を手書きする」といった手間もなくなります。
顧客リストから連絡先を書き写すという作業がなくなり、
仕事をよりスムーズに進められるようになるでしょう。
＜メリット2 必要な情報がすぐに見つかる＞
冒頭でお伝えしたように、紙の顧客リストでは、
目的の情報をすぐに見つけ出すことは困難です。
その点、すべての顧客情報がデータ化されていれば、
普段お付き合いのない取引先から「早急に資料を送ってくれ」と
頼まれたときでも、デスクの引き出しから名刺を探したり、
分厚い顧客リストから連絡先を探したりする必要はありません。
例えば、「A社」へ資料を送りたい場合は、
顧客データのファイルを開き、「A社」と入力して検索するだけ！
ほんの数秒で、必要な情報（住所、部署名、担当者名など）を
すぐに見つけることができます。
顧客リストをデータ化することで、業務効率だけでなく、
突発的な依頼への対応力も高めることができるのです。
＜メリット3 社内でスムーズに共有できる＞
紙資料をデータ化する3つ目のメリットとして、
「情報共有がスムーズになること」が挙げられます。
紙資料の場合、複数のスタッフが同時に利用することはできず、
また、その情報を共有するには「コピーを取って配る」しかありませんが、
電子化された顧客データがあれば、
「メールに添付して送る」「共有フォルダに入れる」だけで、
簡単に情報を共有することが可能です。
また、パソコンで手軽に更新できる顧客データなら、
顧客情報の変更・追加もすぐに反映できるので、
「せっかく調べた取引先の情報が古かった…」
といった事態も未然に防ぐことができます。
◆手書きリストのデータ化もお任せ！◆
このように、メリットの多い「紙資料のデータ化」ですが、
大量のテキスト入力には多大な労力と時間を要するもの。
また、手書きの顧客情報をテキスト入力する際には、
どうしても入力ミスが発生しがちです。
迅速かつ正確なデータ化をご希望の方は、
ぜひ当社の「テキスト入力サービス」をご利用ください。