スキャン代行でペーパーレス化する3つのメリット
こんにちは、久保です。
大量の紙資料をバインダなどに入れ、
保管されている企業も多いかと思いますが、
今回は、そうした書類をすべてスキャンして、
ペーパーレス化するメリットについてご紹介いたします。
「回収したアンケート用紙が大量に放置されている…」
「調査票に記載されたお客様情報をまとめる時間がない…」
「社内資料を確認しに、保管庫へ行くのが面倒…」
「いつも持ち歩いている資料が重たくて困っている」
スキャン代行でペーパーレス化すれば、
こうした悩みをすぐに解消することができます！
各種書類のスキャンをご検討中の方は、
まず下記のメリットをご覧ください。
◆スキャン代行の3つのメリット◆
＜その1 執務室などがスッキリ片付く＞
「増え続ける書類の整理に、毎年キャビネットを買い足している」
「広かった執務室も、書類のせいで徐々に手狭になってきた」
「このキャビネットがなければ、もっとスッキリするのに…」
などといったお悩みはありませんか？
弊社にスキャン代行を依頼されるお客様の中には、
書類・紙資料の保管場所にお悩みの方が多くいらっしゃいますが、
場所を取る書類・紙資料をすべてスキャンしてしまえば、
もう保管場所に悩む必要はありません。
スキャン後に要らなくなったキャビネットを処分して、
空いたスペースにデスクを配置したり、
共有スペースにしたりすることも可能です。
スペースの有効活用をお考えの方は、
紙資料・書類のペーパーレス化をご検討ください。
＜その2 どこでも手軽に閲覧できるようになる＞
社内のスタッフが頻繁に使う紙資料・書類は、
“共有のキャビネット”に保管されていることが少なくありません。
しかし、誰でも閲覧しやすいよう保管場所に配慮していたとしても、
その場所に行くまで時間がかかってしまうものです。
「いますぐ確認したい」といった場合に、
もどかしさを感じている方も多いのではないでしょうか。
その点、社内で共有している紙資料・書類を
すべてスキャンしてデータ化した上で、
パソコンや社内の共有フォルダに入れておけば、
必要なとき、スムーズに閲覧できるようになります。
保管場所まで書類を取りに行く時間が省ける分、
本業に集中できるようになるでしょう。
＜その3 資料などの持ち運びが楽になる＞
営業スタッフの場合、取引先との打ち合わせで、
社内資料を持参する機会も多いかと思いますが、
紙の書類は重たい上にかさばるものです。
その持ち運びにお悩みの方も多いでしょう。
その点、取引先に持っていく書類・紙資料を
すべてスキャンしてデータ化すれば、
資料の持ち運びもスムーズになります。
例えば、プレゼン資料、見本誌、参考文献などを
すべてスキャンしてタブレット端末などに保存すれば、
“社内の保管庫”並みの資料を持ち運ぶことも可能！
また、分厚い専門書や論文集などをスキャンして、
スマートフォンやタブレット端末に入れて持ち運べば、
通勤中の電車でも楽々読むことができます。
◆スキャンデータの全文検索も可能◆
弊社のスキャニングサービスでは、
お預かりした紙資料をスムーズにデータ化できるほか、
お客様の目的に合わせて集計・グラフ化することも可能です。
また、各種書類のスキャンデータは、
「全文検索」できる形式で納品しているため、
スキャン代行後の情報検索もスムーズ！
キーワードなどで検索するだけで、
必要な情報をすぐに入手することができます。
大量の紙資料の保管スペースにお悩みの方、
重たい書類の持ち運びにお悩みの方は、
ぜひ弊社のスキャニングサービスをご利用ください。