名刺管理をデータ化して変わる業務効率
こんにちは、久保です。
スケジュール帳などのビジネスツールが次々と電子化される中、
いまだに名刺だけは紙のままです。
最近では、名刺をデータ化して管理する方も増えてきましたが、
まだまだ名刺をファイルに入れて保管している方が多いでしょう。
そうした中、下記のような経験をされたことはありませんか？
「上司から、ある名刺を探すように“箱”を渡された…」
「あの担当者に連絡したいのに、肝心な名刺が見つからない…」
「DMを送る際、1件1件名刺を見ながら宛名書きしている…」
こうした悩みをまとめて解消できる方法としてオススメなのが、
“名刺をデータとして管理すること（名刺管理のデータ化）”です。
今回は、その主なメリットについてご紹介いたします。
◆名刺管理をデータ化するメリット◆
＜その1＞ 名刺ファイルが必要なくなる
人と会う機会の多い営業スタッフの中には、
名刺を複数のファイルに分けて管理している人も多いでしょう。
「先月、名刺交換した後、どのファイルに入れたのか忘れた…」
などといった経験はありませんか？
大量の名刺を保有している場合でも、
名刺の情報をひとつのデータファイルにまとめてしまえば、
名刺ファイルを手元に置いておく必要はありません。
もう使わない名刺ファイルはキャビネットなどに入れれば、
煩雑になりがちなデスクまわりがすっきりするほか、
何より、複数のファイルから1枚の名刺を探し出すといった
余計な手間と時間がなくなります。
＜その2＞ 希望の連絡先がすぐに見つかる
ファイルで名刺を管理している場合、
いただいた順番でファイリングしている方もいれば、
五十音順などで保管している方もいるでしょう。
しかし、どのような方法にせよ、
目的の名刺を探すのには、それなりの手間がかかります。
その点、名刺管理をデータ化してしまえば、
データファイル上で「会社名」や「担当者名」を検索するだけで、
いま使いたい連絡先をすぐに見つけることが可能です。
＜その3＞ データがそのまま「取引先リスト」になる
大量の名刺をもとに作成されたデータファイルは、
それだけで「取引先リスト」として活用できます。
例えば、
「複数の取引先に、年末年始の休業日をお知らせしたい」
「最近、お付き合いのない取引先にDMを送りたい」
といった場合、データファイルから該当する取引先だけ抽出して、
メールやDMを送ることが可能です。
また、複数の名刺をまとめたデータファイルがあれば、
名刺を見ながら長いメールアドレスを入力したり、
DMの宛名書きをしたりする必要もありません。
アナログな作業から解放される分、
本来の業務に集中できるようになるでしょう。
◆全社員の名刺管理をデータ化しませんか◆
名刺管理を個々の社員に委ねている企業の場合、
取引先の担当者名、電話番号などが社内でうまく共有できず、
「A社に連絡できるのは、Bさんだけ」といった状況に陥りがちです。
上記のケースであれば、
Bさんが欠勤してしまうとA社に連絡できなくなり、
業務に大きな支障が出てしまう可能性があります。
特に、法人営業の場合、取引先情報の共有は必要不可欠です。
社内でスムーズに情報を共有するためにも、
弊社では全社員の保有する名刺を
データ化して管理することをオススメします。
名刺管理をデータ化し、社内できちんと共有できていれば、
急な部署異動や退職・休職があった場合でも、
引き継ぎをスムーズに進めることができるでしょう。
なお、名刺の連絡先などをデータ化する際は、
どうしても“入力ミス”が発生しがちです。
大量の名刺をデータ化する場合には、
プロによるサービスの利用も検討してみてください。