データ電子化のメリット

こんにちは、久保です。
　

紙媒体のデータを電子化するメリットは多くあります。
今回は紙データを電子化する具体的なメリットを６つお伝えします。
　

１、保管スペースが縮小できる
紙媒体で積み重なっていたデータがパソコン、
もしくはハードディスク一つに収まります。
それにより、会社や事務所、デスクの空いたスペースを
有効に使うことができます。
　

２、バックアップや複写が簡単に作成できる
書類の場合、コピーを取るのに時間もお金もかかります。
(ボリュームが多ければそれに比例して時間、お金も増えます)
データ化すれば、これらはかからないので
コスト削減にもつながります。
　

３、長期間の保存がしやすい
パソコン機器本体が劣化することはありますが、
データ自体が傷むことはないので長期間の保存も可能です。
パソコン、ハードディスクなどのハード機器に気を付ければ
半永久的な保存も可能です。　

４、情報の転送や共有がしやすい
紙データであれば郵送、FAXの手段をとる必要がありますが、
電子データであれば、ネットワークがあれば、転送も共有も効率化できます。
配達業者も必要ないので、２．と同じくコスト削減につながります。
　

５、情報を素早く検索することができる
目次での索引だけでなく、キーワードから情報を検索することもできます。
情報の量が膨大になっても、電子化してあれば、
キーワードから簡単に欲しい情報を取り出すことが可能です。
　

６、簡単に情報を変更することができる
変更には追加や消去も含まれます。
変更できる分、データの管理体制には注意が必要ですが、
業務に柔軟性をもたらします。
　
　
　

今回はわかりやすいものを並べましたが、
他にも電子化するメリットは多々あります。
　
データの電子化で、業務の効率を上げましょう。