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テキスト入力によるデータ化で、スムーズな情報共有を

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こんにちは、鈴木です。

 

現在、御社にこのような悩みはありませんか?

 

「顧客名簿はあるけれど、すべて紙でデータがない…」

「テキストデータがあれば、資料作りがスムーズなのに…」

「過去に作成したマニュアルを更新したいけれど、

 肝心なテキストデータがないので手打ちするしかない…」

 

過去に作成した資料やマニュアルの中には、

「ワード、エクセルなどのテキストデータが残っていない」

というものも多いのではないでしょうか。

 

そうした場合、紙資料をもとにテキスト入力したり、

専用ソフトを使ってデータ化したりする必要がありますが、

本業と並行して進めるのは簡単ではありません。

 

こうしたお客様にオススメなのが、

プロによるテキスト入力サービスです。

ここでは、そのメリットについてご紹介いたします。

 

◆テキスト入力によるデータ化のメリット◆

<その1 資料の更新に余計な手間がかからない>

例えば、紙の名簿などを更新する場合、

元となるデータがあれば、必要な箇所を修正するだけ!

いちから名簿を作成する必要がないので、

余計な手間は一切かかりません。

 

また、住所録などをデータ化する際には、

Microsoft社のエクセルがオススメです。

エクセルであれば、氏名を「五十音順」で並べ替えたり、

「都道府県」や「キーワード」で情報を抽出したりすることも、

簡単な操作で瞬時に行うことができます。

 

<その2 資料作りが迅速に行える>

「参考資料をもとに、企画書を作りたい」

「いくつかの書籍から文章を引用したい」

などといった場合に、参考資料や書籍を見ながら、

必要な箇所だけ抜き出して入力していませんか?

 

紙に記載された文章をもとに資料を作る際は、

あらかじめすべてデータ化しておくとスムーズです。

もちろん、必要な箇所だけデータ化するのもいいですが、

あとあと「やっぱり、ここも必要だった…」と、

改めてデータ化することが多々あるからです。

 

特に、営業資料やプレゼン資料で使いまわしができる内容は、

すべてデータ化して社内で共有しておくと便利!

将来のことも考えて、必要となる文献・書籍などは

まとめてデータ化しておくことをオススメします。

 

 

<その3 社内での情報共有がスムーズになる>

社員全員が読む社内マニュアル、

頻繁に使う取引先のリストなどを

社内で共有する際、紙資料だけでは不十分です。

特に、こうした資料をスタッフ1名1名に配布する場合、

人数が増える度に印刷することにもなりかねません。

 

その点、データ化しておけば、

そのデータをメールで送信するだけで、

手軽に情報を共有することができます。

パソコンなどでいつでも閲覧できるデータがあれば、

「これ、確かマニュアルに書いてあった気が…」

「今日中に、あの取引先に契約書を送らないと…」

といった場合もすぐに必要な情報を入手することが可能です。

 

また、社内の共有フォルダなどに入れて、

従業員に周知しておけば、

情報の更新、最新情報の共有もスムーズです。

「マニュアルを更新したので、各自見ておくように!」

と朝礼などで言っておくだけで、

資料を配布することなく情報共有を図ることができます。

 

 

 

◆文字のデータ化はプロにおまかせ◆

「社内でデータ化を進めているけれど、

 どうしても誤変換や入力ミスが多い…」

などとお悩みの方はいらっしゃいませんか?

 

“原本の文章をそのままデータ化するだけ”といっても、

本業の合間に行う作業にはミスが発生しがちです。

 

「できる限り、原本に忠実なテキストデータがほしい」

という方は、弊社のテキスト入力サービスをご利用ください。

目視チェックとシステムチェックの二重チェックにより、

99.9%の入力精度を誇る弊社のサービスは、

90%以上のお客様にご満足いただいております。

 

テキスト入力サービスについてはこちら

 

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