2005年に全面施行された個人情報保護法は改正を重ね、時代とともに内容が強化されています。
内容の改正と同時に罰則も強化されているため、個人情報の取り扱いにはより慎重な対応が求められています。

そこで本記事では、アンケート調査と個人情報保護法の関係性について詳しく解説します。

併せて、個人情報保護法を考慮したアンケートを作るポイントや個人情報の管理方法などもご紹介するので、アンケート調査を活用したマーケティングを検討されているご担当者の方はぜひ参考にしてください。

アンケート調査と個人情報保護法の関係性

アンケート調査と個人情報は密接に関係しているため、アンケートの内容によっては法的リスクが生じます。

個人情報保護法の概要と個人情報の定義、起こりうる法的リスクを詳しく解説します。

個人情報保護法の概要

個人情報保護法は、「個人情報の有用性に配慮しながら、個人の権利や利益を守る」ことを目的とし、2003年に制定。2005年4月から全面施行された法律です。

2005年以降は、DX化の推進やグローバル化といった経済や社会情勢への適応、個人情報に対する関心の高まりによって、随時改正が実施されてきました。

参考：政府広報オンライン｜「個人情報保護法」を分かりやすく解説。個人情報の取扱いルールとは？

個人情報の定義

個人情報保護法での個人情報の定義は、「生存する個人に関する情報」とされています。
具体的には、以下のようなものが例として挙げられます。

上記のほかに、電話番号やメールアドレスのように単体では情報特定ができないものでも、他の情報と組み合わせることで個人情報と判断されます。

※1：政令・規則で定められた「番号や記号・符号などから個人を識別できる情報」。
　　例1）顔・指紋・虹彩・声紋・歩行の態様・手指の静脈・掌紋の認証データ　など
　　例2）パスポート・基礎年金・運転免許証・住民票コード・マイナンバー・保険者などの番号

アンケート調査に関連する法的リスク

アンケートでは、記名式、無記名式といった方法が一般的です。

記名式の場合、個人情報に定義されている内容を多く含むため、法律に則ったアンケートの作成や管理が必要になります。

無記名式のアンケートの場合は個人を特定する情報がありませんが、質問内容に回答者の属性（年齢や性別、居住地域など）が含まれている場合は個人情報とみなされる場合があります。

また、無記名であっても自由記述による回答を求める場合、回答者によっては個人を特定できる内容を記載する可能性も考えられます。

このように、実施するアンケートの内容によって個人情報保護法に該当するか否かは異なりますが、万が一のことを考えて情報保護を徹底したアンケート内容にすることがおすすめです。

個人情報保護法を考慮したアンケートを実施するポイント

マーケティングにおいて、アンケート調査で入手した情報は重要な役割を担っています。

しかし、ポイントを押さえたアンケートを使用しないと、法律に触れてしまったり、回答者との間でトラブルが生じたりするリスクもあるため注意が必要です。

個人情報保護法を考慮したアンケートを作るためのポイントをご紹介します。

アンケート回答者の同意を得る

アンケートにはモニターアンケートや街頭アンケート、Webを活用したアンケートなどさまざまな種類がありますが、いずれの場合も回答者への同意を得なければ個人情報保護法違反に該当します。

また、無記名アンケートの場合でも回答内容によっては個人情報に触れる可能性があるため、必ず同意を得るようにしましょう。

使用目的などを明記する

アンケートを依頼するとき、以下の点について記載をし、事前に説明を行いましょう。

• 個人情報の使用目的
• 第三者への提供の有無
• 個人情報の開示請求に関する事項　など

上記のほか、情報の管理方法などについても明記しておくことで、個人情報保護法を遵守できるだけでなく、回答者に安心感を与えることができます。

無記名アンケートにする

アンケートの目的によっても異なりますが、無記名アンケートにすることも一つの方法です。

回答者によっては、個人情報の提供に嫌悪感を抱き、アンケートを拒否する方も少なくありません。

無記名式アンケートなら、質問内容さえ精査すれば個人情報に触れることなく回答できるため、アンケートに対する同意も得られやすくなるでしょう。

ただし、この場合も万が一に備えて使用目的などを明記しておくことが大切です。

個人情報が記載されたアンケートの管理方法

個人情報が記載されたアンケートは、情報漏洩を防ぐために個人情報保護法に基づいた厳重な保管をすることが必要です。

保管方法の具体例をご紹介します。

個人情報を物理的に管理をする場合

紙媒体によって行ったアンケートの用紙そのものを保管する場合、以下のような方法で保管することが必要です。

• 確実に施錠できるキャビネットなどで保管する
• 情報の管理責任者を決め、アクセスできる人間に制限をかける
• 情報の取り扱い記録をつける

データ化した個人情報を管理する場合

Web回答のようなアンケート、データ化したアンケート結果を管理する場合、以下のような方法が必要です。

• セキュリティソフトなどを見直し、セキュリティ強化を行う
• データを暗号化する
• 個人情報を保管しているデジタル機器の持ち出しを禁止する
• アクセス権限を持つ人員を限定する

個人情報保護法では、情報の保管期限や廃棄時期に関する規定はありませんが、紙媒体でもデータでも、使用目的が達成できたら早急に廃棄することで、情報漏洩などのリスクを低減することができます。

アンケート結果の集計を外部委託するときの注意点

集めたアンケートの集計を外部へ委託し、効率化を図る企業は少なくありません。
しかし、委託先の選定を誤ると情報漏洩など、さまざまなリスクが生じます。

アンケート結果を外部委託するときにチェックしていただきたいポイントは、以下のとおりです。

• 個人情報保護方針が策定、提示されている
• セキュリティ対策が明確になっている
• プライバシーマークを取得している

また、委託の問い合わせをするときは再委託をしているか、万が一情報漏洩が起きてしまったときの対応なども確認するようにしましょう。

個人情報を含むアンケートの集計・データ化はプロセス・マネジメントへ

個人情報保護法の施行とともに情報管理に関する興味は高まり、アンケートの実施・管理をする企業には徹底した情報管理が求められています。

徹底した情報管理環境のもとでのアンケート集計を外部委託するときは、まずはお気軽にプロセス・マネジメントにご相談ください。

プロセス・マネジメントは情報管理に関する厳正な教育と内部監査によってプライバシーマークを取得し、お客様からお預かりした大切な個人情報の漏洩を防いでおります。

また、アンケートに求める目的にあった集計方法により、専門的な分析サービスを提供いたします。