ペーパーレス化を実現するために、物理的に保管されている書類や冊子類をスキャニングし、デジタルデータとして活用したいと考えている企業も多いのではないでしょうか。

しかし、書類の量が膨大であったり、特殊な書類をスキャニングしたりするためには人的リソースや特別な機器が必要となるため自社では対応できないことも少なくありません。

そのような場合に役立つのがスキャン代行サービスです。

本記事では、スキャン代行サービスを活用するメリットや取り扱い可能な書類、業者選びのポイントもあわせて紹介します。

スキャン代行サービスとは

スキャン代行サービスとは、その名の通り紙や本をスキャナーで読み取り（スキャニング）、デジタルデータへと変換する作業を代行するサービスです。

膨大な書類管理に頭を抱えている企業は多く、書類整理の手間を削減するためにスキャン代行サービスを活用する企業が増えています。

スキャン代行サービスを使うメリット

スキャン代行サービスを活用することで、企業にとって次のようなメリットをもたらします。

• コスト削減と業務効率化
• スキャナーの導入コストが不要
• 書類の劣化を防ぐことができる

コスト削減と業務効率化

書類をデジタルデータへと変換することにより、PCやデータベース上から目的の書類を素早く検索できるようになり業務効率が飛躍的に向上します。

また、自社でスキャニング作業を内製化する場合は人的リソースが必要となり時間と手間もかかりますが、外部委託することによって配置する予定だった人員をコア業務へ集中させることができ、結果として人的コストの削減にもつなげることが可能です。

スキャナーの導入コストが不要

自社で大量の書類をデータ化する場合、新たに大型のスキャナーや複合機の導入を必要とするケースがありますが、購入費用やリース費用、メンテナンスコストなどがかかります。

しかし、スキャン代行サービスを活用すればスキャナーの導入そのものが不要となり、設置場所の確保やメンテナンスの手間も省くことができます。

書類の劣化を防ぐことができる

重要書類や書籍などを繰り返し使用していると、シワや破れなどができることもあります。

また、書類の保存状態によっては、インクがかすれて見えにくくなったり、書類そのものが色褪せて劣化してくることもあるでしょう。

スキャン代行サービスでデジタルデータに変換できれば、このような劣化を未然に防ぐこともできます。

スキャン代行で対応できる書類の種類

スキャン代行サービスを依頼した場合、どのような書類をデジタルデータに変換できるのでしょうか。

企業が扱う書類にはさまざまな種類があるため、スキャン可能な代表的な書類をご紹介します。

上記のとおり、契約書や手書き帳票といった1枚単位での紙はもちろんのこと、裁判所類、通関書類といった複数枚の紙がまとまった書類、カタログのような冊子までもスキャニングに対応できます。

スキャン代行にかかる平均価格

スキャン代行サービスの利用にあたって、特に気になるのがコスト面の問題ではないでしょうか。

スキャン代行サービスの一般的な費用相場をご紹介します。

一般的な書類

手書き帳票や資料、BCP関連文書など、一般的な書類の場合は1枚あたり6円から20円程度の料金相場となっています。

契約書・裁判書類・通関書類など

契約書や裁判書類、通関書類などは機密性が高く、高度なセキュリティ対策が求められることから、一般的な書類よりも料金は高額になりやすいです。

また、複数の書類がまとまった状態で1枚ごとに分解せずスキャンするためには手作業が求められるため、以下の金額に追加費用が発生する場合もあります。

カタログ・書籍

カタログや書籍の場合、背表紙から切り離したうえで1枚単位でスキャニング作業を進めることが基本となります。

なお、希少性の高い本などは切り離すことが難しい場合も多く、一般的な料金よりも高くなりやすいです。

図面

図面のような大判サイズの書類は、特殊なスキャナーを使用するためサイズに応じて上記よりも高額な料金相場となっています。

非破壊・袋とじされている書類でもスキャン代行は可能？

本や冊子、図面などの特殊な書類をスキャニングするためには、一般的には1ページずつ切り離したり、スキャナーで読み取れるサイズにカットしたりする作業が必要です。

しかし、希少性の高い書類や第三者から預かった書類などの場合、物理的に破壊することなくスキャンしたいというニーズもあります。

非破壊でのスキャニング作業も可能ですが、通常の料金に比べてコストが高額になりやすいというデメリットがあります。

また、袋とじのページは綴じた状態のままでは物理的にスキャニングができないため、袋とじのような特殊な形状の冊子・書籍は、多くのスキャン代行サービスでは非対応となっています。

スキャン代行の業者を選ぶポイント

スキャン代行サービスはさまざまな事業者が提供しており、どのサービスを選べば良いのか分からないという方も多いです。

業者選びの際に確認していただきたいポイントをご紹介します。

対応できる書類の種類やサイズ

ひとつ目のポイントは、スキャニング作業を依頼したい書類の種類やサイズに対応できるかという点です。

資料や一般的な書類などは多くの業者が対応できますが、ポスターや図面といった大判サイズのスキャニングは対応できない業者も少なくありません。

原本の取り扱い

スキャニング作業が終了したあと、多くの場合は原本を返却します。しかし、なかにはそのまま破棄・処分してほしいというケースもあるでしょう。

破棄や処分に対応できない業者もあるため、事前にスキャニング後の原本の取り扱いを決めておき、問い合わせ時に必ず確認をしましょう。

納期・費用

スキャン代行サービスの納期は1週間前後の場合が多いですが、書類の量が多かったり、見積もり時に伝えた内容と実際の書類がことなったりする場合は希望納期までに作業が完了しない可能性があります。

見積もり依頼時は必ず原本を確認してもらい、希望のうきを伝えたうえで納期とコストのバランスを取るようにしましょう。

セキュリティ体制

契約書や裁判書類など、機密情報や個人情報などが記載された書類は厳重な取り扱いが求められます。

十分なセキュリティ体制が確保されていないと情報漏えいにつながるおそれもあるため、機密文書の取り扱い実績が豊富な業者を選定しましょう。

プロセス・マネジメントはスキャン代行でデジタルデータ化をサポート

スキャン代行サービスを活用したいと考えているものの、信頼できる業者がなかなか見つからない、特殊な書類のスキャニング作業を断られてしまった、などの悩みを抱えている企業も多いのではないでしょうか。

そのような場合には、プロセスマネジメントへご相談ください。一般書類であれば1枚あたり5円からのスキャニングが可能で、契約書や裁判書類といった機密性の高い文書もデータ化が可能です。

万全のセキュリティ体制とリーズナブルな料金、スピーディーな対応でペーパーレス化やDXをサポートいたします。

まとめ

企業が取り扱う書類のなかには、一般書類から機密性の高い情報が記載された契約書、カタログなどの冊子類、大判サイズの図面まで、さまざまなものがあります。

これらのスキャニングには特殊な機器が必要なこともあり、自社で対応できないケースも少なくありません。

ペーパーレス化を実現するためにも、高品質なスキャン代行サービスを活用してみてはいかがでしょうか。

信頼性の高いスキャン代行サービスをお探しの方は、ぜひ一度プロセス・マネジメントへご相談ください。