手書きの文字をデータ化する重要性｜紙のまま保存していませんか？

PCやスマートフォンが普及した現在でも、ビジネスの現場では領収書や報告書、申込書などのさまざまな手書き書類を扱うことがあります。

書類のまま管理するのもひとつの手段ですが、データ化することで業務効率化につながる可能性もあります。

そこで本記事では、手書き文字の書類をデータ化するメリットや具体的な方法について詳しく解説します。

手書きの書類をデータ化するメリット

手書き書類をデータ化することで、ビジネスの現場ではどういったメリットが期待できるのでしょうか。

業務効率の向上

手書き書類をデータ化することで、業務効率の向上が期待されます。

紙の書類では必要な情報を探すのに時間がかかるほか、手書きの文字は判読が困難なケースも少なくありません。

データ化すれば検索が容易になり、必要な情報をすぐに取り出せるようになります。

さらに、データ化した書類を共有フォルダに格納しておけば、複数の担当者が同時にアクセスもできるため、業務のスピードアップにもつながるでしょう。

保管スペース・コストの削減

書類の数が膨大になると大量の書類がキャビネットや棚に積み上げられ、整理や管理に多くの労力を要します。

その結果、保管場所が不足したり、適切な管理が行き届かないことで書類の紛失や劣化のリスクも高まります。

書類をデータ化することで物理的な保管スペースの不足に悩む心配がなくなり、書類管理にかかる手間を大幅に削減できます。

さらに、ペーパーレス化が進むことで、紙やインクの消費を抑えられ、消耗品のコストや環境負荷の軽減にも寄与します。

セキュリティの強化

紙の書類は誰が作成・編集したのかが分かりづらく、権限のない担当者が閲覧することで重要な情報が漏れるリスクがあります。

また、紛失や盗難、災害による破損のリスクもあり、機密情報の適切な管理は簡単ではありません。

そこで、書類をデータ化し適切な場所に保管しておくことで、アクセス権限の設定やパスワード管理が可能になり、不要な閲覧やダウンロードを防ぐことができます。

さらに、定期的にデータのバックアップを取っておくことで、機械的な故障やシステム障害、大規模災害などがあっても迅速に対応できるようになります。

セキュリティを強化し重要な情報を安全に管理するためにも、データ化は有効な手段といえるのです。

多様な働き方の推進

書類のデータ化は柔軟な働き方を実現するための第一歩にもなります。

紙の書類が中心の業務では、担当者の間で書類の物理的なやり取りが発生するため、オフィスへの出勤が大前提となります。

一方、データ化されていれば、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるためリモートワークがしやすくなります。

リモートワークのような柔軟な働き方が実現できれば多様な人材が活躍できる環境が整い、企業にとっても人材確保の幅が広がるメリットがあります。

手書き文字をデータ化する方法と最新技術

手書き文字の書類をデータ化するためにはどういった方法があるのでしょうか。

すぐにでも実践できる方法と、近年注目されている最新技術についてもご紹介しましょう。

手動入力

もっとも簡単な方法が、書類を目視で確認しながらPCにデータを直接打ち込む手動入力です。

PCさえあればすぐにでも実践でき、システムの導入・維持コストはかかりませんが、その一方で入力ミスが発生しやすかったり、作業者の負担も大きいという課題もあります。

特に書類の量が膨大な場合、手動入力では工数がかかりすぎるため現実的な方法とはいえないかもしれません。

OCR技術

手動入力の課題を解決する手段となり得るのが、OCR（光学文字認識）技術による手書き書類のデータ化です。

OCRとは紙に印刷された文字や手書き文字をスキャナーなどで読み取り、データ化するための技術です。

近年ではOCR技術が進化し、印刷された文字だけでなく手書き文字も高精度で読み取れるようになり、手動入力に比べて大幅な時間短縮が可能です。

また、AIを活用したOCRも登場しており、手書きのクセを学習し認識精度を向上させることもできます。

	手動入力	OCR技術
メリット	システムの導入・維持コストがかからない	手動入力に比べて大幅な時間短縮が可能AIを活用したOCRは手書きのクセを学習し認識精度を高められる
デメリット	作業者の負担が大きい入力ミスが発生しやすい膨大な量には対応できない	システムの導入・維持コストがかかる

専門業者への委託も検討してみよう

OCR技術にも限界があり、認識精度は100%ではないため人による確認や修正作業が必要です。

そのため、確実なデータ化を実現するためには、手書き文字データ化サービスを提供している専門業者に委託するのも効率的な方法といえるでしょう。

専門業者は高度なOCR技術と人のチェックを組み合わせながら、精度の高いデータ化を実現できます。

手書き文字データ化サービスを選ぶ際のチェックポイント

手書き文字に対応したOCRは数多く、どれが自社に適しているのか判断に迷ってしまうこともあるでしょう。

そこで、サービス選定におけるチェックポイントをいくつかご紹介します。

OCR技術の認識精度の高さ

OCRに対応したサービスはさまざまで、認識精度も異なります。サービス選定にあたっては、手書き文字の認識精度の高さが重要なポイントとなるでしょう。

AIを活用したOCRは比較的精度が高い傾向があり、100%に近い識字率をアピールしているサービスも少なくありません。

しかし、実際に使用してみると書類のサイズやフォントなどの条件によって正しく認識されない文字も出てくるため、導入前の段階でトライアルを活用し、実際にデータを読み込んでテストすることがおすすめです。

対応する文字種や言語

OCRのサービスによっても対応できる文字種や言語は異なります。

印字された文字と手書き文字の両方に対応しているかはもちろんのこと、日本語・英語、それ以外の言語、特殊文字・記号なども正しく認識できるかを確認することが重要です。

処理速度と対応文書の種類

大量の書類をデータ化する場合、OCRの処理速度が業務効率に影響を与えるためスピードも考慮しておきましょう。

また、ビジネス文書には請求書や契約書、注文書などさまざまな種類があり、それぞれフォーマットが異なります。

OCRサービスによってはフォーマットや形式が定まっていない書類も高精度で読み取れるものがあるため、どのような形式の書類に対応できるのかもチェックしておきましょう。

導入形態とコスト

OCRサービスは、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

クラウド型は月額課金制が一般的で初期費用を抑えられる一方、オンプレミス型は買い切りのため費用は高額ですが、自社環境にカスタマイズしやすいというメリットがあります。

将来的な運用も考慮しながら、業務のニーズにマッチしたサービスを選びましょう。

セキュリティ対策・認証の取得状況

OCRでは機密情報や個人情報が含まれる書類も扱うため、データの暗号化や二段階認証、IPアドレス制限といった基本的なセキュリティ対策が講じられているかをチェックしておきましょう。

また、セキュリティ対策の信頼性を客観的に判断するために、クラウドサービスのセキュリティ認証制度「ISO27017」などの取得状況も参考になります。

導入後のサポート体制

OCRサービスは導入後にさまざまなトラブル・エラーが発生することがあり、これらが解決できないと業務に大きな支障が出てしまいます。

そのため、窓口の対応時間や連絡方法を確認し、トラブル時にも迅速に対応してもらえるサポート体制が整ったサービスを選びましょう。

既存の業務システムとの互換性

業務効率化の第一歩として手書き文字のデータ化に取り組む場合には、既存の業務ソフトやワークフローと連携できるかも考慮したうえでOCRシステムを選ぶことが大切です。

API連携の可否や、データの出力形式が業務フローに適しているかを事前に確認しましょう。

手書き文字データ化サービスの費用相場

手書き文字を効率的にデータ化するためにOCRサービスの活用や専門業者へ委託する場合、どの程度の費用がかかるのでしょうか。

サービス内容や条件、運営会社によっても費用は異なりますが、おおよその相場をご紹介します。

OCRサービスの費用相場

クラウド型の場合、初期費用はかからないものの月額30,000円程度〜数十万円以上が相場となっています。

ひと月あたりの処理枚数に応じて料金は異なり、数百枚程度のボリュームであれば最安のプランで収まるケースが多いようです。

一方、オンプレミス型の場合はシステム要件によって費用は大きく異なり、数百万円以上のコストがかかるケースも少なくありません。

専門業者へ依頼する場合の費用相場

専門業者へ依頼する場合、手書き文字のデータ化にはさまざまなパターン・方法があるため費用が異なります。

あくまでも一般的な相場の目安ではありますが、以下を参考にしておくとよいでしょう。

データ化の方法	費用相場（目安）
文字入力代行	1文字あたり0.5～1.2円前後
ページ入力	1ページあたり500～800円前後
名刺入力	1枚あたり50～90円程度
名簿入力	1項目あたり9～15円または1人あたり20～25円程度

手書き文字データ化サービスの導入事例

手書き文字のデータ化に取り組み、実際に業務効率化を成功させた事例をいくつかご紹介します。

手書きアンケート用紙のデータ化

ある自治体では、乳幼児健診の際に保護者からのアンケートを回収しており、これまで職員が手作業でデータ入力を行ってきました。

膨大な量のアンケート用紙を1枚ずつ入力するには大きな手間がかかることから、OCRを導入したことでスピーディーかつ正確なデータ化に成功。

その結果、定型作業に割く時間が大幅に削減され、住民の個別相談に対応できる時間が増えたといいます。

論文や研究データなど社内のあらゆる知見をデータ化

海外のある製薬メーカーでは、新製品の研究開発に不可欠な論文や各種研究データなど膨大な文書をAI-OCRによってデータ化しました。

研究開発には多くの資料や論文、研究データの中から必要な情報を探し出す必要があり、これまで多くの時間を要していたといいます。

OCRによって書類をデータ化したことで、研究者が必要な資料を瞬時に検索できるようになり、大幅な業務効率化に成功しています。

まとめ

手書き文字をデータ化するためには、手作業によるデータ入力がコストがかからず手軽な方法といえますが、その一方でミスが生じやすかったり、膨大な量の書類には対応しきれないという課題もあります。

近年ではOCRの精度も向上し高い識字率を実現できるようになりましたが、それでも誤って認識されるケースが少なくありません。

特にミスが許されない重要な機密書類をデータ化する際には、OCRと人間の目によるチェックを併用している専門業者へ依頼してみるのも有効な方法といえます。

プロセス・マネジメントでは、高い精度によるOCRでのデータ化に対応しており、積み重ねてきた経験とノウハウをもとに手書き書類をデータ化し、ご希望のフォーマットで納品させていただきます。

数多くの手書き書類のデータ化に悩み、どうすればよいか方法を模索している方は、ぜひお気軽にプロセス・マネジメントまでお問い合わせください。

OCRの精度を上げるのが難しい理由や解決方法を解説

業務のデジタル化やDXの第一歩となるのが、書類をデータ化することです。

一般的にはスキャナやOCRとよばれる技術を利用するケースが多いですが、実際のところOCRの精度はどの程度なのでしょうか。

OCRによる文字の認識率を向上させるためのポイントもあわせてご紹介します。

OCRとは？

OCR（Optical Character Recognition）とは、書類に印字された文字や手書きのテキストをデジタルデータとして認識してテキストデータに変換する技術のことを指し、日本語では「光学文字認識」ともよばれています。

通常、書類をスキャナで読み取りPDFファイルを作成しても、読み込まれたデータがテキストとして認識されていないため本文の一部をコピーしたり検索することはできません。

OCRを活用することでスキャンした書類や画像に含まれる文字を解析し、パソコンが認識できるテキストデータに変換してデジタル化した書類を容易に検索できるようになります。

OCRの精度の現状

OCRは古くから存在してきた技術ですが、かつてのOCRは文字認識の精度が低く誤った文字列として認識するケースが少なくありませんでした。

たとえば、「を」と「と」を誤って認識したり、「ツ」と「シ」を混同するケースもあったようです。

しかし、昨今のOCRは技術が飛躍的に進化し、識字率も大幅に向上しています。

国立国会図書館では明治から大正、昭和までの膨大な蔵書をOCRによってデジタル化する取り組みを行っており、その結果を「OCRを用いたデジタル画像の全文テキスト化実施結果報告書」にまとめています。

この報告書によると、全20,000冊の平均認識率は91.3％に達しており、特に「昭和戦前期刊行図書」は92.7%、「昭和戦後期刊行図書」は96.6%と高い認識率を誇っています。

近年になって急速にOCRの精度が向上した背景には、機械学習やディープラーニングといったAIの技術が進化していることが挙げられるでしょう。

AIが大量のデータを学習することで、さまざまなフォントや手書き文字も精密に認識できるようになったのです。

しかし一方で、スキャナで書類を読み取る際に文字が潰れてしまったり、色合いや文字の大きさ、ピントのズレなどが原因でOCRが正しく認識できないケースもあります。

これらはOCRそのものの問題というよりも、スキャナの設定や読み込み作業などの問題といえるでしょう。

参考：国立国会図書館｜OCRを用いたデジタル画像の全文テキスト化実施結果報告書

OCRの精度を上げる方法

OCRで正しく文字を認識するためには、スキャニングの際にどういった点に注意すればよいのでしょうか。

OCRの精度を上げるためのポイントをご紹介します。

高解像度でスキャンする

文字の一部が潰れて正しくスキャニングできない場合、スキャナの解像度が低すぎる可能性があります。

スキャナの解像度を上げることで細かい文字や輪郭がより鮮明にキャプチャされ、OCRが正確に文字を認識しやすくなります。

文書のみのモノクロ印刷書類の場合は200dpi以上の解像度でスキャンすることが推奨されていますが、画像付きのカラー印刷書類であれば400dpi以上が理想的です。

ノイズ除去とシャープニング

スキャンした画像に不要な点や線などのノイズが入り込んでいる場合には、再スキャンするか編集ソフトなどを使用しノイズを除去しておきましょう。

また、画像全体のシャープネスを調整することで文字の輪郭がはっきりし、OCRの精度が向上することもあります。

画像の傾き補正と余白の統一

スキャンした画像が極端に傾いていると文字のバランスが崩れ、OCRの認識精度が低下することがあります。

そこで、再スキャンや編集ソフトなどを利用して画像の傾きを補正し、余白を統一することで文字が正確に認識されるようになります。

カラー設定の調整

OCRを使用する場合、書類の背景色は白が基本となります。

黄色やグレーなどのカラーの書類を取り込む際には認識精度が低下するおそれがあるため、あらかじめ背景色を白に編集しておくようにしましょう。

また、本文の文字色も白背景に黒のパターンが理想的のため、OCRの認識率が悪い場合はカラー設定を調整してみることがおすすめです。

高性能スキャナの使用

スキャナ本体の性能が低いと、取り込んだ画像にノイズが入ったり文字がぼやけたりすることもあります。

特に古い型式のスキャナは細かい文字やフォント、複雑なレイアウトなどを正しく読み取れないことも多いです。

そのため、新しい型式の高性能スキャナで試してみるとOCRの認識率が改善する可能性があります。

文字のある範囲のみ読み込ませる

文字列と画像、イラストなどが混在している書類を読み込むと、画像やイラストなどを文字列と認識したり、文字列を画像と認識するケースもあります。

そのため、可能であれば書類全体を読み込むのではなく、文字が含まれている範囲だけを読み込むことで無駄な部分の影響を避けて認識率が向上する可能性があります。

特定の色ををフィルタリングする

特殊なデザインの書類を取り込む際には、特定の色をフィルタリングして除去することで文字認識の精度が向上する可能性があります。

たとえば、黒地に白抜きの文字が印刷されている書類であれば、白黒を反転させたり、網掛けやマーカーなどの装飾が施された文字列はこれらを除去したりします。

これにより、文字と背景のコントラストが明確になりOCRの認識率が向上します。

OCRの精度を向上させることが難しい理由

OCRの精度を向上させるためには、スキャナで取り込む前段階の準備が何よりも重要ですが、現実的に考えた場合は決して簡単ではなく、さまざまな課題が残ります。

適切な機材とソフトウェアの選択が困難

書類をスキャニングする前の段階で、画像の編集や加工を行っておけば理論上は精度を向上することができます。

しかし、編集用のソフトウェアや機材も準備しなければならず、ノウハウがないユーザーにとってはそれらの選定作業だけで頭を悩ませることもあるでしょう。

また、機材やソフトウェアの導入にあたっては手間とコストもかかり、大きな負担を強いられます。

専門知識と技術の不足

コストをかけて機材やソフトウェアを導入できたとしても、編集作業の知識や技術がなければ運用していくことは難しいです。

たとえば、背景色を変更したり、白抜き文字の反転、網掛けやマーカーを除去するための方法・手順なども覚えなければならず、ユーザーにとっては大きな負担となります。

また、基本的な作業方法や手順を覚えたとしても、編集技術によっては精度を向上させられない可能性もあります。

多様なフォーマットや条件への対応が困難

一口に書類といっても、ビジネス文書としてまとめられたA4サイズの書類もあれば、領収証やレシート、名刺といった小さいサイズの書類もあり、それぞれフォーマットも異なります。

これらの書類をスキャナで取り込みOCRで解析した場合、意図しない形にフォーマットが崩れたり、文字そのものが正しく認識されないケースもあります。

特に領収証や名刺などのフォーマットは千差万別であるため、体裁を整えて読み込んだとしても誤って認識される可能性があるのです。

OCRの精度が不安なら専門業者への外注がおすすめ

OCRの精度に不安がある場合には、費用をかけてでも専門業者に外注することをおすすめします。

プロの業者に依頼することで、以下のようなメリットが期待できます。

高性能なスキャナーとソフトウェアを使用

専門業者は、一般では使用されていない高性能なスキャナとOCRソフトウェアを導入しています。

これにより、複雑なレイアウトや特殊なフォントの文字、あるいは手書き書類なども正確に読み取り、データ化することができます。

プロによる画像品質の管理

専門業者ではスキャンした画像のノイズ除去や傾き補正など、細かな画像処理をプロの技術で行ってくれます。

専門業者に依頼することで細かい部分まで丁寧に処理し、OCRの精度向上とデータの品質が保証されます。

時間とコストの節約

書類のスキャニングや画像処理の作業を自社で一から行うとなると膨大な手間とコストを要しますが、専門業者に依頼することでスピーディーに仕上げられます。

短期間で大量のデータを効率的に処理できれば、結果的に時間とコストの節約になり生産性も向上するでしょう。

多様な文書形式への対応

専門業者は、様々なフォーマットの文書に対応できるノウハウを持っています。

名刺や領収証、古い書類、画像・イラストが差し込まれた書類はもちろん、手書き文書や特殊なフォントの文書、外国語の文書も高い精度でデータ化できます。

徹底されたセキュリティ管理

専門業者は不特定多数の企業から依頼を受けるため、厳格な情報セキュリティ管理を行っています。

特にISO/IEC 27001やPマークなどを取得済みの専門業者は、第三者機関から万全な情報セキュリティ管理の認証を受けているため信頼性が高く、安心して依頼することができます。

スキャン代行ならプロセスマネジメントまでご相談ください

企業を対象としたスキャン代行サービスを提供している専門業者は数多く存在しますが、OCRの精度が高く安心して依頼できる業者を見極めるのは簡単ではありません。

複数の業者を候補に挙げているものの、本当に信頼できる業者が見つからずお悩みの企業様は、ぜひ一度プロセスマネジメントまでご相談ください。

プロセス・マネジメントでは、OCRを活用した高精度のスキャニングとデータ化はもちろんのこと、名簿や名刺などに記載された情報のデータ入力にも対応しており、幅広いフォーマットの書類をデータ化することができます。

また、Pマークも取得済みでスタッフは個人情報保護士によって構成されているため、機密情報や個人情報が含まれるデータも安心してお任せいただくことができます。

OCRをはじめとした書類のデータ化をご検討中の方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントまでご相談ください。

まとめ

OCRは書類に印字された文字や手書き文字をデータ化し、PCで検索・編集可能にする便利なソフトウェアです。

近年ではOCRの性能も飛躍的に向上し、90%を超える高い認識率を誇るようになりました。

しかし、スキャナで取り込む書類や読み込み方によっては認識率が低下するおそれもあり、入念な準備や加工、処理も必要です。

このような作業を効率化し、OCRの精度を向上させるためには専門の業者に依頼するのもひとつの手といえます。

信頼できる専門業者をお探しの企業様は、ぜひお気軽にプロセス・マネジメントまでお問い合わせください。

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