電子帳簿保存法の改正の内容や目的をわかりやすく解説
2024年1月から完全義務化へ移行した改正電子帳簿保存法。
多くの企業では法改正に合わせた対応がなされていますが「自社でしっかりと対応できているのか正直不安に感じている」という中小企業も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、電子帳簿保存法の改正内容や目的、企業にとってどのような影響・負担が考えられるのかを詳しく解説します。
電子帳簿保存法の改正の内容をわかりやすく解説
はじめに、電子帳簿保存法の改正内容について以下の3つの区分に分けて簡単に解説します。
電子帳簿等保存に関する改正事項
電子帳簿等保存とは、会計ソフトや表計算ソフトなどで電子的に作成した帳簿類を電子データのまま保存することです。
電子帳等保存は法的に義務づけられているものではなく、要件を満たせば任意で対応することができます。
電子帳簿等保存に関する改正事項は以下の3点です。
1.税務署長の事前承認制度の廃止
電子帳簿等保存を行うためには、これまで税務署長の事前承認が必要でしたが法改正により廃止されました。
2.優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置
優良な電子帳簿の要件（※）を満たし、過少申告加算税の軽減措置の適用を受ける届出書を提出している場合、申告漏れ等があった場合に課される過少申告加算税が5%軽減されます。
3.最低限の要件を満たす電子帳簿の保存
優良な電子帳簿の要件に該当していなくても、システムのマニュアルや仕様書、ダウンロードの求めに対応できるなどの最低限の要件を満たしていれば、電子帳簿として保存が可能です。
スキャナ保存に関する改正事項
スキャナ保存とは、紙として作成・受領した帳簿や領収証などを画像データとして保存しておくことです。
スキャナ保存は電子帳簿等保存と同様に任意であり、法的に義務付けられているものではありません。
スキャナ保存についての改正事項は以下の4点があります。
1.税務署長の事前承認制度の廃止
電子帳簿等保存の改正事項と同様に税務署長の事前承認が廃止されました。
2.タイムスタンプ要件および検索要件の緩和
書類のスキャンおよびタイムスタンプ付与の期間が、記録項目の入力期間と同様の2か月＋7営業日以内に緩和されたほか、書類の受領者がスキャニングを行う場合、国税関係書類への自署が不要となりました。
また、検索要件についても「取引年月日・取引金額・取引先」の3項目に緩和されました。
3.適正事務処理要件の廃止
スキャナ保存後の原本との照合や定期的な検査、および再発防止策の社内規定といった要件が廃止されました。
4.スキャナ保存に関する不正への重加算税
スキャナ保存の国税関係書類に不正や申告漏れがあった際、本来の重加算税に対し10％が加重されます。
電子取引に関する改正事項
電子取引とは、メールやクラウドサービスなどを利用してやり取りした取引情報をデータのまま保存することです。
電子帳簿等保存・スキャナ保存とは異なり、電子取引データの保存は法律によって義務付けられていますが、あらかじめ紙として受け取った請求書や領収証などは書類として保存が可能です。
電子取引に関する改正内容は以下の2点です。
1.タイムスタンプ要件および検索要件の緩和
スキャナ保存に関する改正事項と同様にタイムスタンプ要件と検索要件が緩和されました。
加えて、1年間の売上高が1,000万円未満の小規模事業者の場合、検索要件の全てが不要となりました。
2.適正な保存を担保する措置の見直し
電子取引データを紙に出力し、書類として保存することは認められなくなり電子データのまま保存しておくことが義務化されます。
また、国税関係書類に不正や申告漏れがあった際、本来の重加算税に対し10％が加重されます。
電子帳簿保存法が制定・改正された目的
電子帳簿保存法にはさまざまな要件があり、複雑で面倒に感じることも少なくありません。なぜこのような法律が制定・改正されたのか、その背景を解説します。
業務効率化とペーパーレス化の推進
従来、多くの企業では帳簿類や会計書類を紙で管理していました。
しかし、これらの書類は税法上7年間保存しておかなければならず、保管スペースや書類管理が煩雑になるという問題がありました。
電子帳簿保存法によって会計書類を電子データとして保存できるようになれば、ペーパーレス化によって会計業務が効率化し企業の生産性アップが期待できます。
税務手続きの透明性と正確性の向上
書類に比べて電子データは検索や集計が容易であり、税務手続きの透明性や正確性も担保できます。
たとえば、紙の場合は虚偽の情報に書き換えた際にその記録をたどることは困難ですが、電子データであればタイムスタンプが付与されるため正確性を担保しやすくなります。
また、申告手続きにおける計算ミスや記載ミスなどを大幅に低減できるほか、税務署にとっても迅速かつ正確に情報を確認できるようになりました。
法令遵守の強化
電子帳簿保存法により会計書類の正確性が担保されたことで、会計や税務に関する法令を遵守する体制とコンプライアンスが強化されます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）の強化
手書きの帳簿や会計書類をベースにしたアナログ的な事務処理は、企業のDXを阻む大きな壁となっていました。
電子帳簿保存法によってIT技術の導入が進み、業務プロセスそのものをデジタルへ移行しやすくなります。
定型的な業務の負担が大幅に軽減されることで、企業のDXが後押しされ競争力向上や新たなビジネスモデルの創出にもつながると期待されています。
電子帳簿保存法の改正はいつから？猶予期間は？
改正電子帳簿保存法は2022年1月1日からすでに施行されており、2023年12月31日まで猶予期間が設けられていました。その後、2024年1月1日から完全義務化へと移行しています。
改正内容でも簡単にご紹介しましたが、電子帳簿等保存およびスキャナ保存は任意ではあるものの、電子取引データの保存は義務化されているため、万が一対応できていない企業は早急に準備を進めておきましょう。
電子帳簿保存法の改正による企業への影響とは？
電子帳簿保存法への対応は負担が大きいと感じている企業も多いのではないでしょうか。
具体的にどういった負担や影響が考えられるのか、主な5つのポイントに分けて解説します。
システムの導入
企業が電子帳簿保存法に対応するためには、帳簿類や証憑類のデータ、および電子取引データを適切に保存・管理するためのシステムを導入する必要があります。
システムの導入にあたっては、検索機能の実装やタイムスタンプ機能、さらには情報セキュリティ対策なども必要であり、多額の導入コストを要する可能性もあります。
また、従業員の数や取引の規模に応じたシステムを選定する必要もあり、システム導入に関する専門的な知見や知識も求められるでしょう。
事務処理規程の整備
電子帳簿保存法に対応するために、企業は内部の事務処理規程を整備する必要があります。
具体的には、電子データの保存方法や手順、アクセス権限の管理、保存期間の設定などが挙げられるでしょう。
法令遵守やコンプライアンスを徹底してガバナンスを強化するためにも事務処理規程の整備は欠かせません。
従業員への教育
電子帳簿保存法に対応するためには、従業員に対する教育や研修も不可欠です。
電子データの保存や管理をどのように行うのかのルール周知はもちろんですが、新しいシステムの操作方法や社内の業務プロセス、電子データを取り扱ううえでのコンプライアンス教育も行わなければなりません。
デジタル化の推進
紙によってやり取りしていた書類を電子データに移行する取引先も増えるため、企業は業務全体のデジタル化を一層推進することが求められます。
紙ベースでの会計業務をペーパーレス化することで、コスト削減や業務効率化、意思決定の迅速化などが期待されますが、新しい業務プロセスに慣れるまでは時間を要する可能性もあるでしょう。
過去データの適切な処理
過去に保存された紙の帳簿や証憑、会計書類の取り扱いも重要な課題となります。
特に保存義務のある過去7年分の書類をすべてデータ化するとなると膨大な時間と手間がかかるため、できるだけ負担をかけない方法で保存・管理していくことが重要です。
電子帳簿保存法への対応はプロセス・マネジメントにお任せ
電子帳簿保存法の改正に伴い、電子帳簿等保存やスキャナ保存に対応すべきか悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。
業務のデジタル化やDXを進めるためには上記に対応すべきと分かっていても、システムの導入コストやデータ化の手間を考えると余裕がなく、思い切った決断に踏み切れないという経営者も少なくありません。
プロセス・マネジメントでは書類のデータ化やペーパーレス化に向けたサポートをご提供しており、電子帳簿保存法に沿った運用や社内ルールの作成サポートも可能です。
「電子帳簿保存法が複雑でいまいち理解できていない」「会計業務のデジタル化やDXを進めていきたい」とお考えの企業様は、ぜひ一度プロセスマネジメントまでご相談ください。
まとめ
電子帳簿保存法の改正によって、帳簿類や会計書類を電子データとして保存する際の要件が緩和され、多くの企業が会計業務のデジタル化に移行しやすくなりました。
紙でやり取りした会計書類は従来通り書類として保存することも可能ですが、メールなどでやり取りした書類は電子データのまま保存しておくことが義務化されました。
電子帳簿保存法に対応することで業務効率化や生産性向上が期待できる一方、企業にとってはシステム導入や運用面においてさまざまな手間と出費を強いられることも事実です。
電子帳簿保存法のメリットを最大化できる仕組みを構築したいとお考えの企業様は、ぜひお気軽にプロセス・マネジメントへご相談ください。
【電子帳簿保存法をわかりやすく解説】なぜ義務化になるの？｜改正点や要件は？
2022年1月に電子帳簿保存法という法律が改正され、2024年1月から決算や確定申告書類などの電子データでも保存ができるようになることをご存知でしょうか。
そもそも電子帳簿保存法の内容を正しく理解できていない事業者も多く、電子保存を検討している企業や個人事業主は早急に準備を進めなくてはなりません。
本記事では、電子帳簿保存法とはどういった法律なのか、義務化がスタートする背景や法改正のポイント、事業者が準備すべきこともあわせて解説します。
電子帳簿保存法とはなにか
電子帳簿保存法とは、その名の通り国税関連の帳簿や関係書類を、紙ではなく電子データとして保存しておくことを認める法律のことを指します。
電子帳簿保存法では、電子データによる保存方法を以下の3つに区分しています。
・電子帳簿等保存：WordやExcel、会計システムなど、自社がPC上で作成した帳簿書類
・スキャナ保存：紙に印字した帳簿書類をスキャナで読み込んだもの
・電子取引：電子データとして受領した書類
帳簿や税務署類のペーパーレス化を促進するために1998年に制定され、その後何度かの法改正が行われてきました。
直近では2022年1月に改正され、税務署長の事前承認制度の廃止やスキャナのタイムスタンプ付与日数の緩和、スキャン前の自筆署名不要、電子データの検索要件の緩和（日付・金額・取引先のみでOK）などが盛り込まれました。
同時に、電子取引で行われる国税関係書類や帳簿については、電子データとして保存することが義務付けられました。
当初は2022年1月からのスタート予定でしたが、2年間の猶予が設けられたため、実質的な完全義務化は2024年1月からとなります。
なぜ電子帳簿保存は改正されたのか
これまで国税関係書類や帳簿は、紙による保存が義務付けられてきました。
電子帳簿保存法が成立後も、20年以上にわたって紙または電子データによる保存が選択できていたものが、なぜこのタイミングで電子取引のデータを電子データとして保存することが義務化されたのでしょうか。
その背景には、上記でも紹介したように経理業務のペーパーレス化を促進し、業務効率および企業の生産性を向上する目的があります。
また、書類に記載された情報や数字を手作業で計算するよりも、電子データとしてPC上で処理できるようになれば、人為的ミスの削減や会計監査および税務調査に関する準備の低減にもつながるためです。
電子帳簿保存の義務化に応じなかった場合はどうなる？
電子帳簿保存法の内容を知らないまま対応が遅れ、結果として義務化に間に合わなかった場合、事業者に対してさまざまなペナルティが科される可能性があります。
国税庁では、特に悪質だと判断された場合などにおいて、青色申告の承認を取り消す可能性があるとしています。
現在、青色申告では最大65万円の特別控除を受けることができますが、承認取り消しとなってしまうと控除が受けられず、税負担が増大する懸念があります。
また、必要な帳簿や関係書類がない場合には追徴課税や推計課税が課される可能性もあり、本来納めるべき税額よりも高額な税金を支払うことにもなりかねません。
電子帳簿保存法に備えるべき対象者は？
電子帳簿保存法の対象となるのは、すべての法人および個人事業主です。ただし、法人や個人事業主のなかには、すでに会計システムなどに帳簿をまとめており、電子データとして管理できている方も多いでしょう。
これから電子帳簿保存法に備えるべきなのは、従来まで紙の帳簿で管理していた法人や個人事業主であり、場合によっては一から会計システムの選定やデータ入力の仕方をマスターしなくてはなりません。
電子帳簿保存が可能になるもの
電子帳簿保存では、WordやExcel、会計システムなど、自社がPC上で作成した帳簿書類だけでなく、決算関係書も電子データとして保存しておくことが可能となります。
帳簿書類とは、仕訳帳や総勘定元帳などが代表的であり、その他の補助簿といわれる売上帳や仕入帳、売掛金元帳、買掛金元帳などまで含めるかどうかは任意で選択できます。
また、決算関係書としては、貸借対照表や損益計算書、棚卸表などがあります。
電子データでの保存が義務化されるもの
電子取引とは取引情報の授受をデータで行う取引です。
メールで受領した請求書や領収書（PDFデータ）はもちろん、インターネットのホームページからダウンロード、またスクリーンショットした請求書や領収書データ。
クラウドサービスによる電子請求、クレジットカードの利用明細データや交通系ICカードによる支払いデータ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービス、EDIシステム。
また「ペーパーレス化」されたFAX機能を持つ複合機で受領した請求書データ等はすべて電子取引となり、例外なく電子データでの保存が義務付けられます。
電子取引での保存要件とは？
電子取引とは、取引情報を電子データとしてやり取りする行為を指します。
たとえば、取引先から請求書を書類ではなくPDFファイルで受領している場合などが電子取引にあたります。
このような電子取引にあたっては、帳簿や関係書類の保存にあたって一定の要件が決められています。
真実性の確保
データが改ざんされていないことを証明するために、以下のいずれかの措置を講じる必要があります。
1.タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
2.取引情報の授受後、速やかに（またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
3.記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステムまたは記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
4.正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う
可視性の確保
保存されたデータを速やかに検索、表示するために、以下の措置を講じる必要があります。
1.データの保存場所にPCやモニタープリンタ、システムの操作マニュアルを備え付けておく
2.システムの概要書を備え付けておく
3.検索機能を確保しておく
4.取引年月日、その他の日付、取引金額その他の主要な項目を検索条件として設定できること
5.日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
6.二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること
電子取引の保存方法
電子取引によって電子データを授受する方法には、電子メールやビジネスチャット、クラウドサービスなどさまざまなパターンがあります。
いずれにしても、電子取引として請求書や領収証などのデータを受領した場合には、添付ファイルをハードディスクやCD、DVD、磁気テープ、クラウドストレージなどに保存しておく必要があります。
なお、電子データを保存する際には、件名や書類の種類、取引先の名称や日時などで判別しやすいよう、保存時のタイトルなども工夫しておくと安心です。
義務化までにするべきこと
電子帳簿保存法の義務化は2年間の猶予期間を経て、2024年1月から本格的にスタートすることが決まりました。
すなわち、2024年1月までに電子帳簿保存に対応したソフトウェアやシステムを導入し、完全に電子化へ移行できる状態にしておかなくてはなりません。
電子帳簿保存に対応したソフトウェアやシステムにはさまざまなものがありますが、なかでも現在主流となっているのがインターネットにアクセスするだけで利用できるクラウドサービスです。
電子帳簿保存法に対応済みのシステムも数多く提供されているため、自社にとって使い勝手の良いものを選びましょう。
プロセス・マネジメントは低価格で高セキュリティの電子化サービスを提供
今回の法改正を機に、過去の帳簿や税務署類、さらには電子帳簿保存法に関連しない書類も含めて電子化を進めようとすると、膨大な手間がかかるものです。
帳簿や書類をスキャン保存する方法もありますが、システムを活用するノウハウや経験がない企業にとっては難易度が高いと感じることもあるでしょう。
そのような悩みを抱えている企業におすすめしたいのが、プロセス・マネジメントが提供する「電子化・データ入力サービス」です。
OCRを用いたスキャンでスピーディーな作業が実現できるほか、不鮮明な文字や読み込みのエラーが心配な場合でもオペレーターが作業を代行します。
低価格かつ高品質な作業を実現しているほか、電子化した後のデータの管理や有効な活用についても提案できます。
さらに、個人情報保護士のオペレーターが在籍しているほか、法人としてもPマークやDXマークを取得しているためセキュリティ体制も万全です。
まとめ
2022年1月に改正された電子帳簿保存法によって、多くの事業者は帳簿や税務書類の電子化に対応しなければなりません。
2年間の猶予があるとはいえ、2024年1月に本格的なスタートが予定されていることから、対応準備ができていない企業は今から少しずつ進めていく必要があるでしょう。
電子データとして取り込むためのデータ入力やスキャナ保存、データの管理方法に不安がある企業は、プロセス・マネジメントが提供する「電子化・データ入力サービス」の活用も検討ください。