テキスト入力代行を活用して業務効率をアップ
手書き文書や顧客名簿、その他のさまざまな文書をデータ化する場合、時間がかかり通常業務に支障をきたすだけでなく、データ化する文書が多すぎると、人員が足りず対応しきれないことも。
そのような場合は、テキスト入力代行サービスの活用がおすすめです。
本記事では、テキスト入力代行に依頼できる内容をご紹介します。
あわせて、依頼することで得られるメリットや費用相場も解説するので、テキスト入力に追われてお悩みの方は参考にしてください。
テキスト入力代行に依頼できる内容
テキスト入力代行に依頼できる内容は多岐にわたります。
手書き文書や印刷物のデータ化
手書き文書や印刷物は、そのまま保存しておくことで保管スペースを圧迫するだけでなく、必要なときにすぐに探し出すことが難しいです。
しかし、内容をデータ化し管理することができれば、保管スペースを確保する必要がなく欲しい情報をすぐに検索することもできます。
また、専門業者ならテキスト入力だけでなく、スキャンによるデータ保存も依頼できます。
名簿・名刺・顧客情報などの入力
社員名簿や取引先と交換した名刺、顧客情報もテキスト入力代行に依頼することが可能です。
データで管理することで情報をすぐに取り出せるだけでなく、セキュリティ対策を行えば情報漏洩の予防にもつなげることも可能です。
アンケート結果や申込書の入力
マーケティングのために行った街角アンケートやサービスの申込書などをテキスト入力代行に依頼しデータ化することで、情報の整理がしやすくなります。
アンケートの場合は項目ごとの統計が取りやすくなり、整理された申込書は顧客管理に役立てることができます。
商品情報や不動産情報の入力
商品情報や不動産情報も、データ化することで管理がしやすくなります。
商品を販売している場合、詳細をデータ化することで問い合わせの対応がスムーズに行えるようになります。
また、不動産情報をデータ化しておけば、問い合わせに対応しやすいだけでなく、物件の空室状況やトラブル対応時の確認もしやすくなるでしょう。
çテキスト入力代行を利用するメリット
テキスト入力代行には、さまざまな内容の依頼ができ、依頼することで多くのメリットを得ることができます。
テキスト入力代行に依頼することで得られる5つのメリットをご紹介します。
作業負担の軽減
テキスト入力は、入力作業だけでなくミスのチェック作業など、人的な負担が大きいです。
その他に、業務に必要な書類や資料を探すための負担も生じます。
しかし、テキスト入力代行へ依頼しデータ化することで作業負担を減らすことができます。
コア業務への集中
データ入力は、情報管理やペーパーレス化による紛失リスクの予防など、重要な業務です。しかし、膨大な量のデータをテキスト化する場合、入力に時間がかかり通常業務に支障が生じる可能性があります。
外注できる部分はテキスト入力代行へ依頼し、従業員をコア業務へ集中させることで効率化を図ることができます。
コストの削減
自社でテキスト入力をする場合、従業員の教育にかかるコストや人件費が生じます。
テキスト入力代行へ依頼する場合、従業員は通常業務に専念できるため生産性を維持することができ、コストの削減につなげられることは大きなメリットです。
高精度なデータ作成
データ入力は、作業自体は単純なものが多いですが、高い精度が求められる業務です。
入力に不慣れな従業員が行った場合、ミスのチェックや修正で時間がかかったり、ミスを見逃してしまうケースも少なくありません。
しかし、テキスト入力代行はデータ作成が専門のため、十分なチェック体制が完備されています。
そのため、納品されたデータは高精度で信頼できるものに仕上がります。
納期の短縮
自社でデータ入力を行った場合、通常業務にあたる従業員の人数が減り、業務に滞りが生じることがあります。
そのような状況になった場合、製品やサービスの納期に影響が出るケースも少なくありません。
しかし、テキスト入力代行へ依頼すれば従業員の確保ができ、納期の厳守だけでなく短縮も図ることができます。
納期の短縮は生産性の向上だけでなく、自社の評価の向上にもつながるでしょう。
テキスト入力代行の依頼費用相場
テキスト入力をアウトソーシングした場合、「逆にコストがかかりそう」と感じる方は少なくありません。
テキスト入力代行に依頼した場合の費用相場をご紹介するので、自社で行ったときの費用対効果と比較してみてはいかがでしょうか。
文字入力
手書き文書や原稿などをワードやエクセルに入力する文字入力の場合、一般的な相場は0.3〜0.5円/文字です。
しかし、漢文や特殊文字など入力に時間を要する場合は1文字3円程度になることもあります。また、データに図表やグラフを挿入する場合は別途費用がかかるケースもあります。
名刺・名簿入力
名刺や名簿の場合の相場は以下のとおりです。
【名刺】
| 8項目 | 20～50円/1枚 |
| 10項目 | 20～70円/1枚 |
【名簿】
| 4項目 | 9～15円/1人 |
| 10項目 | 25円程度/1人 |
アンケート入力・集計
アンケート結果は、入力のみか集計も含めるかによって異なります。
【入力のみの場合】
| 択一回答 | 0.5～1.5円/設問数 |
| 複数回答 | 1.5～5円/設問 |
| 自由記述 | 0.4～0.5円/文字 |
集計まで依頼する場合は、どのようなデータにするかや集計数など内容によって異なるため、事前に確認するとよいでしょう。
その他の作業
テキスト入力代行では、さまざまな作業を依頼することができます。依頼ごとの費用相場は以下のとおりです。
| 応募はがき入力 | 4枚で10円/枚 |
| データベース入力 | 1レコードあたり35円程度 |
| スキャニング | 1枚あたり4～6円 |
テキスト入力代行業者を選ぶ際のポイント
テキスト入力代行を行っている会社は数多くありますが、依頼先を選ぶポイントを把握していない場合、求めるクオリティが得られなかったり、費用対効果が得られなかったりする可能性があります。
テキスト入力代行業者を探すときのポイントをご紹介します。
データ入力の精度
業務効率の向上のためにテキスト入力を依頼しても、ミスが多いと確認や修正に時間がかかり、余計な負担となります。
依頼先を探すときは、求める品質を明確にしたうえで、チェック体制や納品実績のしっかりしている業者へ依頼をしましょう。
セキュリティ体制
テキスト入力を依頼する場合、社外秘情報や顧客情報などを渡すことになります。
依頼先のセキュリティ体制が整っていない場合は情報漏洩のリスクがあり、情報が流出してしまった場合は大きな問題になりかねません。
入力代行業者を探すときは、プライバシーマークやISO27001（※）を取得している業者を選びましょう。
※情報マネジメントシステム
実績と信頼性
実績と信頼性のある業者を選ぶことも大切なポイントです。
入力代行業者によっては、「実績が多くあります」と掲載しているだけで、具体的な事例がないこともあります。
探すときは導入実績などで大手企業や官公庁など、信頼ある取引先との実績がある業者を選ぶことが大切です。
費用対効果
テキスト入力代行業者へ依頼する場合、多くは業務の効率化やコスト削減を目的としています。
そのため、依頼することでどれだけ時間やコストが削減できるか、まずは確認をしてください。
その後、入力代行業者へ依頼した場合の費用を算出し比較して、得られるメリットがどれだけあるかの比較・検討をしましょう。
費用対効果の高い業者を選ぶことでメリットの効果を最大限引き出すことができます。
納期への対応力
スピード感を持って対応してくれる業者を選ぶことも大切です。
例えばマーケティングに必要な資料を依頼した場合は早く納品してもらうことで迅速な対応ができ、業務効率向上につながります。
アフターサービスの充実度
入力代行業者によっては、一度納品したら終わりというケースもあります。しかし、ミスやトラブルがあった場合、自社で対応することで余計なてまと時間を使うことになります。
そのため、アフターサービスが充実し、ミスやトラブルにも柔軟に対応できる業者を選ぶことは大切です。
テキスト入力代行ならプロセスマネジメントまで
紙の書類や手書き文書など、テキスト入力を外注することで業務効率の向上を目指している方は、ぜひプロセスマネジメントにお任せください。
文書の正確なデータ化はもちろん、書類のスキャン代行やアンケートの集計、分析にも対応いたします。
また、プライバシーマークを取得し、重要な情報の管理も徹底して行っております。
「テキスト入力の手間を省きたい」「コストを抑えてクオリティの高いデータが作りたい」とお悩みの方は、まずはプロセスマネジメントへご相談ください。
抱えているお悩みの解決はもちろん、ペーパレス化による持続可能な業務環境構築のお手伝いをさせていただきます。
まとめ
紙ベースの書類を自社で行う場合、人員の確保など通常業務に支障をきたし、生産性の低下につながる可能性があります。
また、ミスの確認など多くの時間を要するケースは少なくありません。
正確で高い品質のデータを外部へ委託することは、業務効率の向上だけでなくコストの削減にもつながります。
文書のデータ化を外部へ委託し、自社の負担を減らしたり業務の効率化を目指したりしたいとお考えの方は、ぜひプロセス・マネジメントへご相談ください。
豊富な実績と経験から、最適なデータ作成のご提案をさせていただきます。
データ入力代行サービスの費用相場とコスト削減のポイント
アンケートや申込書、名刺などの情報を登録するデータ入力は、一見簡単そうに見えますが慣れないスタッフにとっては大変な作業です。
また、入力する書類の数が膨大だと自社のスタッフだけでは対応しきれなくなることも。
そのようなときに便利なのが、データ入力代行サービスです。
本記事では、データ入力代行サービスの費用相場やコストを抑えるためのポイントをご紹介します。
データ入力代行の費用相場
データ入力代行にかかる費用はタスクの内容や業者によっても異なりますが、以下の金額がおおよその相場となっています。
たとえば、名刺やはがき、アンケートなどは入力項目があらかじめ決められているパターンも多く、項目が増えると1枚あたりの費用も上がります。
また、文字入力についても、文中に図表が含まれていると別途オプション費用が加算されるケースも少なくありません。
【費用相場の目安】
| 文字入力 | 0.5～1.2円/文字 |
| 名刺入力 | 50～90円/枚（8項目） |
| 名簿入力 | 9～15円/人（4項目） |
| 応募はがき入力 | 14～20円/枚（8項目） |
| アンケート入力 | 0.5～1円/問（択一問題）、1.5～5円/問（複数回答） |
| ページ入力 | 500～800円/ページ |
| レイアウト入力 | 500～900円/枚（A4サイズ） |
データ入力代行の費用体系
データ入力代行の費用体系は主に作業単価制と作業時間制の2種類に分けられます。
それぞれの特徴と長所、短所を簡単に解説しましょう。
作業単価制
作業単価制とは、「名刺100枚分」や「アンケート100項目分」などのように、作業量に応じて費用を支払う仕組みです。
膨大なデータがあり自社だけで作業を賄うことが難しい場合、定型的なデータ入力作業だけを切り出したうえで、安く依頼することができます。
ただし、作業単価制はマニュアル化が容易な簡単な作業に向いている一方で、図表が多用された文書や複雑なレイアウトの文書など、イレギュラーな対応が求められるデータ入力作業には不向きというデメリットもあります。
作業時間制
作業時間制は、作業時間に応じて費用を支払う仕組みです。
一定の時間内でこなせるデータ入力作業をまとめて依頼できるため、たとえばアンケートと名刺、名簿などのように、複数の書類を入力してほしいという要望にも柔軟に対応できます。
一方で、作業を委託する文書の量が少ない場合、作業単価制に比べると費用が割高になってしまう可能性もあるでしょう。
データ入力代行を導入することによる費用面でのメリット
データ入力作業を専門業者に委託するには一定のコストがかかってしまいますが、それを考慮しても依頼者にとってはさまざまなメリットが期待できます。
人件費の削減につながる
特に大きなメリットとして期待できるのが人件費の削減効果です。
データ入力を担当する事務スタッフを一人採用した場合と、データ入力代行の専門業者へ委託した場合、どの程度の差があるのか試算してみましょう。
【ひと月あたりの業務内容・ボリューム】
アンケート（択一式10項目・複数回答5項目/枚）×200枚
名刺（8項目/枚）×50枚
申込書（15項目）×100枚
ビジネス文書（100枚）
【事務スタッフの人件費（月給）】
- 時給1,300円×8時間×20日間＝208,000円/月
【データ入力代行への委託費】
- アンケート（択一式10項目・複数回答5項目/枚 @30円）×500枚＝15,000円
- 名刺（8項目/枚 @30円）×100枚＝30,000円
- 申込書（15項目 @40円）×500枚＝20,000円
- ビジネス文書（100枚 @700円）＝70,000円
【合計：135,000円】
上記はあくまでも一例ですが、事務スタッフの月給だけを比較してもひと月あたり7万円以上の差が生じます。
また、こちらの試算はスタッフの月給のみで比較していますが、実際にはこれに社会保険料や交通費などの経費も加算されるため、さらに大きな差が生じます。
設備投資の削減になる
データ入力を担当するスタッフを新たに採用するとなると、そのスタッフが業務で使用するPCやデスク、イスなどの設備も新たに揃える必要があります。
また、人員の増加に伴い執務スペースが手狭になると、広いオフィスへの移転も検討しなければなりません。
データ入力代行を依頼することで、このような設備投資も抑えられ経費の削減につながります。
コア業務に集中できることで生産性が向上する
企業の生産性を向上させるためには、定型的な作業よりも商品開発や営業、新規事業などのコア業務に専念できる体制を整えることが重要です。
データ入力は定型業務の代表格であり、外部の代行業者に委託することで生産性向上につながる可能性があります。
具体的にどの程度の売り上げに直結するかは、業種や作業のボリューム、内容によっても変わりますが、既存の社員がコア業務に充てられる時間が増えることには間違いありません。
データ入力代行の費用を抑える方法
データ入力代行はコスト面でさまざまなメリットがあることは事実ですが、委託するにあたってはできるだけ費用を抑えたいものです。
さまざまな代行業者がある中で、コストを抑えるためのポイントを3つご紹介します。
複数の業者から相見積もりを取る
データ入力代行を利用したことがない場合、1社から見積もりをとっただけでは高いのか安いのかが判断できないことも多いでしょう。
そのため、まずは複数の業者から相見積もりを取得し比較してみることが大切です。
データ入力代行業者の多くは無料見積もりに対応しており、委託したい業務内容やボリュームに応じておおよその金額を提示してくれます。
納期を十分に設定する
同じ業務内容やボリュームであっても、納期によって費用が変わってくることもあります。
たとえば、納期が短いと多くのスタッフを動員し作業を進めなければならないため、その分費用も高額になってしまいます。
そのため、データ入力代行の費用を安く抑えるためにはできるだけ早い段階から相談・依頼をし、十分な余裕をもって納期を設定しておくことが重要です。
依頼する内容を明確にする
データ入力代行は便利なサービスではありますが、すべての業務を委託してしまうと費用がかさみ、高いコストがかかることもあります。
そのため、まずはイレギュラーな作業や個別の判断が求められる内容は自社で対応し、作業量が多く自社の人員だけでは対応しきれない部分のみを切り出して委託することが大切です。
また、作業のボリュームや内容にもよりますが、時間作業制よりも作業単価制のほうがコストを抑えられる可能性があります。
データ入力代行会社を選ぶ際のポイント
一口にデータ入力代行会社といってもさまざまな企業があり、どこを選べば良いのか迷ってしまうこともあるでしょう。
そこで、自社にマッチした代行会社を選ぶための注意点を4つご紹介します。
費用を比較する
データ入力代行会社のWebサイトを見ると、作業単価や時間単価が一覧で記載されているところも少なくありません。
しかし、作業内容によっては別途オプション料金や追加料金がかかることもあり、単純に比較できない場合もあります。
まずは複数社から見積もりをとってもらい、作業内容や作業範囲に応じてトータルでどの程度の費用がかかるのかを比較、検討してみましょう。
セキュリティ対策の確認を徹底する
データ入力作業の中には、申込書や名刺など個人情報が含まれるものもあります。
万が一、データ入力を委託した会社から外部に個人情報が漏えいしてしまうと、自社の顧客や取引先に影響が及び、責任を問われる事態に発展することも。
そのため、データ入力代行会社を選ぶ際には十分なセキュリティ対策が講じられているかをチェックしましょう。
たとえば、プライバシーマークやDXマーク、ESGマーク、ISO27001など客観的に評価できる認証やマークの取得状況も参考になります。
実績・口コミ・評判を調べる
費用が安価であったとしても、入力したデータに間違いが多かったりマニュアル通りの作業が行われていなかった場合、修正に多くの時間を要し手間がかかってしまいます。
そのため、データ入力作業の品質を担保するためにも、これまでの実績や評判をチェックし信頼性の高い会社を選ぶことが大切です。
データ入力代行の会社によっては、Webサイトにこれまでの実績を公開しているところも多いため、自社と同様の業種、業務内容の受託経験があるかもチェックしておきましょう。
保証とアフターサービスを確認する
信頼性の高いデータ入力代行会社では、万が一納品したデータに間違いやエラーがあった場合、修正に対応してくれるところもあります。
万が一のときに備え、契約時には保証とアフターサービスの内容を細かく確認し、どの範囲まで対応してくれるかや、その際の費用についても確認しておきましょう。
データ入力代行ならプロセス・マネジメントまで
データ入力代行を委託するにあたり、いくつかの会社を見ているものの信頼性の高い会社がどこか分からない、安心して依頼できる会社が見つからないとお悩みの方は、ぜひプロセス・マネジメントへご相談ください。
プロセス・マネジメントではデータ入力や電子化をはじめとして業務改善コンサルティングなど幅広い業務を請け負っており、上場企業や大学、研究機関などからも高い満足度をいただいています。
また、プライバシーマークやDXマーク、ESGマーク、など第三者機関による認証も取得しており、個人情報や機密情報が含まれるデータ入力も安心して委託いただけます。
まとめ
データ入力は単純な定型作業であるものの、膨大な量をこなすには多くの人手を要するため自社で対応しきれないという企業も少なくありません。
また、作業に慣れないスタッフはミスをしやすく、一定の作業品質を担保できないとお悩みの企業も多いのではないでしょうか。
データ入力代行に対応している専門の業者に委託することで、自社で新たにスタッフを採用することなく最小限のコストで業務を遂行できます。
信頼性が高く安心して委託できる業者をお探しの方は、ぜひプロセス・マネジメントへご相談ください。
手書きの文字をデータ化する重要性｜紙のまま保存していませんか？
PCやスマートフォンが普及した現在でも、ビジネスの現場では領収書や報告書、申込書などのさまざまな手書き書類を扱うことがあります。
書類のまま管理するのもひとつの手段ですが、データ化することで業務効率化につながる可能性もあります。
そこで本記事では、手書き文字の書類をデータ化するメリットや具体的な方法について詳しく解説します。
手書きの書類をデータ化するメリット
手書き書類をデータ化することで、ビジネスの現場ではどういったメリットが期待できるのでしょうか。
業務効率の向上
手書き書類をデータ化することで、業務効率の向上が期待されます。
紙の書類では必要な情報を探すのに時間がかかるほか、手書きの文字は判読が困難なケースも少なくありません。
データ化すれば検索が容易になり、必要な情報をすぐに取り出せるようになります。
さらに、データ化した書類を共有フォルダに格納しておけば、複数の担当者が同時にアクセスもできるため、業務のスピードアップにもつながるでしょう。
保管スペース・コストの削減
書類の数が膨大になると大量の書類がキャビネットや棚に積み上げられ、整理や管理に多くの労力を要します。
その結果、保管場所が不足したり、適切な管理が行き届かないことで書類の紛失や劣化のリスクも高まります。
書類をデータ化することで物理的な保管スペースの不足に悩む心配がなくなり、書類管理にかかる手間を大幅に削減できます。
さらに、ペーパーレス化が進むことで、紙やインクの消費を抑えられ、消耗品のコストや環境負荷の軽減にも寄与します。
セキュリティの強化
紙の書類は誰が作成・編集したのかが分かりづらく、権限のない担当者が閲覧することで重要な情報が漏れるリスクがあります。
また、紛失や盗難、災害による破損のリスクもあり、機密情報の適切な管理は簡単ではありません。
そこで、書類をデータ化し適切な場所に保管しておくことで、アクセス権限の設定やパスワード管理が可能になり、不要な閲覧やダウンロードを防ぐことができます。
さらに、定期的にデータのバックアップを取っておくことで、機械的な故障やシステム障害、大規模災害などがあっても迅速に対応できるようになります。
セキュリティを強化し重要な情報を安全に管理するためにも、データ化は有効な手段といえるのです。
多様な働き方の推進
書類のデータ化は柔軟な働き方を実現するための第一歩にもなります。
紙の書類が中心の業務では、担当者の間で書類の物理的なやり取りが発生するため、オフィスへの出勤が大前提となります。
一方、データ化されていれば、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるためリモートワークがしやすくなります。
リモートワークのような柔軟な働き方が実現できれば多様な人材が活躍できる環境が整い、企業にとっても人材確保の幅が広がるメリットがあります。
手書き文字をデータ化する方法と最新技術
手書き文字の書類をデータ化するためにはどういった方法があるのでしょうか。
すぐにでも実践できる方法と、近年注目されている最新技術についてもご紹介しましょう。
手動入力
もっとも簡単な方法が、書類を目視で確認しながらPCにデータを直接打ち込む手動入力です。
PCさえあればすぐにでも実践でき、システムの導入・維持コストはかかりませんが、その一方で入力ミスが発生しやすかったり、作業者の負担も大きいという課題もあります。
特に書類の量が膨大な場合、手動入力では工数がかかりすぎるため現実的な方法とはいえないかもしれません。
OCR技術
手動入力の課題を解決する手段となり得るのが、OCR（光学文字認識）技術による手書き書類のデータ化です。
OCRとは紙に印刷された文字や手書き文字をスキャナーなどで読み取り、データ化するための技術です。
近年ではOCR技術が進化し、印刷された文字だけでなく手書き文字も高精度で読み取れるようになり、手動入力に比べて大幅な時間短縮が可能です。
また、AIを活用したOCRも登場しており、手書きのクセを学習し認識精度を向上させることもできます。
| 手動入力 | OCR技術 | |
| メリット | システムの導入・維持コストがかからない | 手動入力に比べて大幅な時間短縮が可能AIを活用したOCRは手書きのクセを学習し認識精度を高められる |
| デメリット | 作業者の負担が大きい入力ミスが発生しやすい膨大な量には対応できない | システムの導入・維持コストがかかる |
専門業者への委託も検討してみよう
OCR技術にも限界があり、認識精度は100%ではないため人による確認や修正作業が必要です。
そのため、確実なデータ化を実現するためには、手書き文字データ化サービスを提供している専門業者に委託するのも効率的な方法といえるでしょう。
専門業者は高度なOCR技術と人のチェックを組み合わせながら、精度の高いデータ化を実現できます。
手書き文字データ化サービスを選ぶ際のチェックポイント
手書き文字に対応したOCRは数多く、どれが自社に適しているのか判断に迷ってしまうこともあるでしょう。
そこで、サービス選定におけるチェックポイントをいくつかご紹介します。
OCR技術の認識精度の高さ
OCRに対応したサービスはさまざまで、認識精度も異なります。サービス選定にあたっては、手書き文字の認識精度の高さが重要なポイントとなるでしょう。
AIを活用したOCRは比較的精度が高い傾向があり、100%に近い識字率をアピールしているサービスも少なくありません。
しかし、実際に使用してみると書類のサイズやフォントなどの条件によって正しく認識されない文字も出てくるため、導入前の段階でトライアルを活用し、実際にデータを読み込んでテストすることがおすすめです。
対応する文字種や言語
OCRのサービスによっても対応できる文字種や言語は異なります。
印字された文字と手書き文字の両方に対応しているかはもちろんのこと、日本語・英語、それ以外の言語、特殊文字・記号なども正しく認識できるかを確認することが重要です。
処理速度と対応文書の種類
大量の書類をデータ化する場合、OCRの処理速度が業務効率に影響を与えるためスピードも考慮しておきましょう。
また、ビジネス文書には請求書や契約書、注文書などさまざまな種類があり、それぞれフォーマットが異なります。
OCRサービスによってはフォーマットや形式が定まっていない書類も高精度で読み取れるものがあるため、どのような形式の書類に対応できるのかもチェックしておきましょう。
導入形態とコスト
OCRサービスは、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。
クラウド型は月額課金制が一般的で初期費用を抑えられる一方、オンプレミス型は買い切りのため費用は高額ですが、自社環境にカスタマイズしやすいというメリットがあります。
将来的な運用も考慮しながら、業務のニーズにマッチしたサービスを選びましょう。
セキュリティ対策・認証の取得状況
OCRでは機密情報や個人情報が含まれる書類も扱うため、データの暗号化や二段階認証、IPアドレス制限といった基本的なセキュリティ対策が講じられているかをチェックしておきましょう。
また、セキュリティ対策の信頼性を客観的に判断するために、クラウドサービスのセキュリティ認証制度「ISO27017」などの取得状況も参考になります。
導入後のサポート体制
OCRサービスは導入後にさまざまなトラブル・エラーが発生することがあり、これらが解決できないと業務に大きな支障が出てしまいます。
そのため、窓口の対応時間や連絡方法を確認し、トラブル時にも迅速に対応してもらえるサポート体制が整ったサービスを選びましょう。
既存の業務システムとの互換性
業務効率化の第一歩として手書き文字のデータ化に取り組む場合には、既存の業務ソフトやワークフローと連携できるかも考慮したうえでOCRシステムを選ぶことが大切です。
API連携の可否や、データの出力形式が業務フローに適しているかを事前に確認しましょう。
手書き文字データ化サービスの費用相場
手書き文字を効率的にデータ化するためにOCRサービスの活用や専門業者へ委託する場合、どの程度の費用がかかるのでしょうか。
サービス内容や条件、運営会社によっても費用は異なりますが、おおよその相場をご紹介します。
OCRサービスの費用相場
クラウド型の場合、初期費用はかからないものの月額30,000円程度〜数十万円以上が相場となっています。
ひと月あたりの処理枚数に応じて料金は異なり、数百枚程度のボリュームであれば最安のプランで収まるケースが多いようです。
一方、オンプレミス型の場合はシステム要件によって費用は大きく異なり、数百万円以上のコストがかかるケースも少なくありません。
専門業者へ依頼する場合の費用相場
専門業者へ依頼する場合、手書き文字のデータ化にはさまざまなパターン・方法があるため費用が異なります。
あくまでも一般的な相場の目安ではありますが、以下を参考にしておくとよいでしょう。
| データ化の方法 | 費用相場（目安） |
| 文字入力代行 | 1文字あたり0.5～1.2円前後 |
| ページ入力 | 1ページあたり500～800円前後 |
| 名刺入力 | 1枚あたり50～90円程度 |
| 名簿入力 | 1項目あたり9～15円または1人あたり20～25円程度 |
手書き文字データ化サービスの導入事例
手書き文字のデータ化に取り組み、実際に業務効率化を成功させた事例をいくつかご紹介します。
手書きアンケート用紙のデータ化
ある自治体では、乳幼児健診の際に保護者からのアンケートを回収しており、これまで職員が手作業でデータ入力を行ってきました。
膨大な量のアンケート用紙を1枚ずつ入力するには大きな手間がかかることから、OCRを導入したことでスピーディーかつ正確なデータ化に成功。
その結果、定型作業に割く時間が大幅に削減され、住民の個別相談に対応できる時間が増えたといいます。
論文や研究データなど社内のあらゆる知見をデータ化
海外のある製薬メーカーでは、新製品の研究開発に不可欠な論文や各種研究データなど膨大な文書をAI-OCRによってデータ化しました。
研究開発には多くの資料や論文、研究データの中から必要な情報を探し出す必要があり、これまで多くの時間を要していたといいます。
OCRによって書類をデータ化したことで、研究者が必要な資料を瞬時に検索できるようになり、大幅な業務効率化に成功しています。
まとめ
手書き文字をデータ化するためには、手作業によるデータ入力がコストがかからず手軽な方法といえますが、その一方でミスが生じやすかったり、膨大な量の書類には対応しきれないという課題もあります。
近年ではOCRの精度も向上し高い識字率を実現できるようになりましたが、それでも誤って認識されるケースが少なくありません。
特にミスが許されない重要な機密書類をデータ化する際には、OCRと人間の目によるチェックを併用している専門業者へ依頼してみるのも有効な方法といえます。
プロセス・マネジメントでは、高い精度によるOCRでのデータ化に対応しており、積み重ねてきた経験とノウハウをもとに手書き書類をデータ化し、ご希望のフォーマットで納品させていただきます。
数多くの手書き書類のデータ化に悩み、どうすればよいか方法を模索している方は、ぜひお気軽にプロセス・マネジメントまでお問い合わせください。
データ入力の内容とは？社内作業するときの注意点と対策
多くの企業にとって、顧客情報や販売データ、在庫管理などのデータ入力作業は日常業務の一環として、業務効率の向上や企業の成長に欠かすことはできません。
しかし、社内でデータ入力を行う場合、リスクを把握しておかなければ業務効率の低下といったリスクを伴うことがあるため、注意が必要です。
そこで本記事では、データ入力の仕事内容と社内で作業する際の注意点やデータ入力効率化の方法について解説するので、データ入力作業の効率化に悩んでいる方はぜひ参考にしてください。
データ入力の仕事内容
データ入力では、主に以下のような業務を取り扱います。
- 文字入力
- 名刺入力
- ページ入力
- アンケート入力
- データ集計・グラフ化
- スキャニング など
近年ではDX化推進の影響もあり、紙資料のデータ化に対するニーズが高まっています。
また、データ入力だけでなく、データの整理、さらにはアンケートデータの集計やグラフ化なども活発に行われています。
データ入力の仕事を社内で行うときの注意点
社内でデータ入力する場合、主に3つの点に注意が必要です。
それぞれの注意点について、詳しく解説します。
入力精度に対する不安
データ入力には、整合性など高い精度が求められます。
入力ミスやデータの不整合が生じた場合、その後の業務や意思決定に支障をきたす可能性があるので注意が必要です。
また、不正確なデータは顧客対応や財務報告において重大な問題を引き起こす可能性があります。
エラーチェックや二重入力などの対策を講じることが求められますが、これらの対策にもコストと時間がかかるため、効率的な入力プロセスの確立が重要です。
生産性が低下する
データ入力作業は反復的で時間がかかるため、社員の生産性を低下させる要因となります。
特に大量のデータを扱う場合、一日の大部分が入力作業に費やされ、他の重要な業務に割ける時間が減少します。
この生産性の低下は、全体的な業務効率やプロジェクトの進行に悪影響を与えることがあります。
自動化ツールや効率的な入力システムの導入を検討することで、作業時間の短縮と生産性の向上を図ることができます。
人件費がかかる
データ入力には多くの人手が必要であり、その分の人件費コストが発生します。
特に正確な入力を維持するためには、訓練されたスタッフを配置する必要があり、これがさらにコストを増加させます。
また、入力ミスの修正や確認作業にも追加の労働力と時間が必要です。
これらのコストを抑えるためには、データ入力の効率化や自動化、またアウトソーシングの検討が有効な手段となります。
データ入力作業を効率化するには？
データ入力作業を効率化するには、次の3つの対策が考えられます。
それぞれの対策の具体的な内容について、以下で解説します。
データ入力用スタッフの雇用
データ入力作業の効率化のために、専任のデータ入力スタッフを雇用することは有効な手段です。
専門のスタッフはデータ入力に特化したスキルと経験を持っているため、一般の従業員に比べて正確かつ迅速に作業を行うことができます。
さらに、専任スタッフのトレーニングや研修を定期的に実施することで、入力精度やスピードの向上が期待できるでしょう。
また、データ入力のプロセスを標準化して業務手順を明確にすることで、スタッフ間のばらつきを減らし、一貫した品質を保つことができます。
ただし、専任スタッフの雇用には人件費がかかるため、費用対効果を十分に検討し、業務量や作業内容に応じた適切な人員配置を行うことが重要です。
データ入力ツールの使用
データ入力ツールの使用は、効率化のための強力な手段です。
スキャナやOCR（光学文字認識）ソフトウェアを利用することで、手作業の入力を大幅に削減できます。
これにより、入力ミスの発生を防ぎ、作業のスピードを向上させることができます。
また、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入することで、繰り返しの多いデータ入力作業を自動化し、人間の介入を最小限に抑えることが可能です。
さらに、クラウドベースのデータ管理システムを使用することで、リアルタイムでのデータアクセスと共有が容易になり、チーム全体の協働作業がスムーズに進行します。
ツールの導入には初期投資が必要ですが、長期的には作業時間の短縮とコスト削減につながり、全体的な業務効率を大幅に向上させることができます。
データ入力をアウトソーシングする
データ入力作業をアウトソーシングすることも、効率化の有効な手段です。
専門の外部業者に業務を委託することで、社内リソースを他の重要な業務に集中させることができます。
アウトソーシング業者は高度な入力スキルと専用の設備を持っているため、迅速かつ正確にデータを処理することができます。
また、業務量の変動に柔軟に対応できるため、ピーク時の負荷を軽減することが可能です。
さらに、外部業者との契約により、データのセキュリティ対策や品質保証が確保されるため、信頼性の高いサービスを受けることができます。
しかし、アウトソーシングにはコストがかかるため、信頼できる業者の選定と適切な契約条件の設定が重要です。
また、業者とのコミュニケーションを密に保ち、業務内容や進捗状況を定期的に確認することで、アウトソーシングの効果を最大化することができます。
データ入力でお困りならプロセス・マネジメントまで
データ入力に関するお悩みは、プロセス・マネジメントの「電子化・データ入力サービス」にお任せください。
紙媒体の資料や手書きの書類を迅速かつ正確にデジタル化し、データベースに入力します。
高度なデータクリーニング技術で不正確なデータや欠損データを修正・補完し、信頼性の高いデータを提供。
また、チームは個人情報の保護に精通している個人情報保護士で構成されており、プライバシーマークやDXマークも取得済みであるなど、セキュリティ対策を徹底的に行うことで、個人情報を厳重に保護しています。
業務効率を大幅に向上させるためのプロフェッショナルなサービスを、ぜひご利用ください。
まとめ
データ入力を社内で行うと、正確性や生産性の低下、人件費の増加などのリスクが伴います。
これらのリスクを軽減するためには、専門スタッフの雇用やデータ入力ツールの導入、アウトソーシングの活用が有効です。
特にアウトソーシングは、コスト削減や業務効率化に大きなメリットがあります。
信頼できるサービスを利用することで、データ入力業務の負担を軽減したいとご検討中の方は、ぜひプロセス・マネジメントにご相談ください。
データ入力の効率化と安全性を確保するために、最適な方法をご提案させていただきます。
名刺のデータ入力代行について｜メリットや料金を解説
「名刺の情報をデータ化したいけど、手間がかかるから進まない」という方は多くいるのではないでしょうか。
名刺のデータ化にメリットがあるのはわかっているけれど、データ化ができずにいるともどかしい気持ちになることもあるでしょう。
そこでおすすめなのが、名刺データ入力代行です。専門業者に名刺のデータ入力をしてもらうサービスのことです。
本記事では、名刺データ入力代行サービスの概要や利用するメリット、料金などについて解説します。
名刺データ入力代行サービスとは
名刺データ入力代行サービスとは、名刺に書かれた情報をデータ化する作業を代行するサービスのことです。
会社名や住所、電話番号、メールアドレスなどの情報をデータ化することで、活用しやすくしてくれます。
具体的には、名刺の情報を瞬時に検索できることや、名刺を受け取った担当者以外も名刺のデータを検索、確認できることなどが挙げられます。
紙の名刺を管理したり、自分でデータ化すると手間がかかるため、名刺データ入力代行サービスの利用を検討してみると良いでしょう。
名刺データ入力代行サービスのメリット
名刺データ入力代行サービスを利用するメリットは、次の6つです。
- スタッフが本来の業務に集中できる
- 業務の効率化につながる
- 人件費削減につながる
- データの品質の担保
- 紙での保管が不要になる
- 名刺のデータが社内で共有できる
スタッフが本来の業務に集中できる
名刺データ入力を担当者自身で行う場合、多くの時間を消費してしまいます。
その分、スタッフが本来の業務に取り組む時間が減ってしまい、業務に支障を及ぼしてしまうかもしれません。
名刺データ入力代行サービスに依頼すれば、名刺データ入力を担当者自身でする場合に比べ、本来の業務に集中して取り組めるようになります。
そのため、企業全体の生産性の向上が期待できるでしょう。
業務の効率化につながる
名刺データ入力を依頼することで、名刺に記載されている情報がデータ化されます。
氏名や会社名、住所、電話番号、メールアドレスなどをデータ管理できるため、名刺管理や検索が楽にできるようになるため、効率的な業務ができるようになります。
人件費削減につながる
名刺データ入力をするために従業員を雇うより、代行業者に依頼したほうが人件費削減につながります。
例えば、名刺のデータ入力は1枚あたり平均3分程度でできるため、名刺1,000枚のデータ入力は3,000分＝50時間かかります。
ひとりの従業員が行う場合、1日8時間名刺データ入力に費やしたとしても、6日以上かかる計算です。
名刺データ入力のために従業員を雇った場合、時給1,000円だとしても5万円の人件費がかかります。
一方、名刺データ入力代行サービスでは、大人数で一気に作業を進める場合が多く、1枚あたり40円程度で請け負ってくれるサービスもあります。
その場合、1,000枚のデータ入力でも2万円ほどの費用で済む場合もあります。
このように、名刺データ入力サービスに依頼したほうが人件費削減につながるケースも多くあるのです。
データの品質の担保
名刺データ入力代行サービスに依頼すると、データの品質が担保できるメリットもあります。
自社でデータ入力を行う場合、記入漏れや記入間違いなどのミスが発生することがほとんどです。
一方、名刺データ入力の専門業者であれば、ミスが少なく高いクオリティでデータ入力をしてくれるため、データの品質が担保されるでしょう。
紙での保管が不要になる
名刺データ入力代行サービスに依頼することで、紙での名刺の保管が不要になる点も大きなメリットです。
紙の名刺をデータ化することで、スマホ1台で名刺管理ができるようになるため、名刺ホルダーを作って常に持ち運ぶ必要がなくなるほか、紛失のリスクも低減されます。
また、名刺の情報を検索しやすくなるため、業務効率化にもつながります。
名刺のデータが社内で共有できる
名刺をデータ化することで、データ化した名刺の情報を名刺を受け取った営業担当者だけでなく簡単に社内共有できます。
名刺のデータを社内共有することで、営業担当者ひとりに営業を任せるのではなく、マーケティング担当者など他部署の人も営業活動に加わることも可能です。
これにより、業務効率化だけでなく、受注率の改善や売り上げの増加などへの効果も期待できます。
関連記事：データ入力代行業者とは？料金相場やメリットを徹底解説
名刺データ入力代行の料金について
ここでは、名刺データ入力代行サービスの料金について解説します。
- 料金相場と決定要因
- コスト削減のポイント
料金相場と決定要因
名刺データ入力代行サービスの料金相場は、1枚あたり40〜50円ほどです。
多くのサービスでは、入力する項目数により料金が決められている傾向にあります。
例えば、入力する項目が5個のプランと10個のプランが設けられている場合、10個入力するプランのほうが費用が高くなります。
また、データの出力方法によっても費用が変動することもあるので、よく確認してみてください。
例えば、データ化した際のデータのみで納品されるケースと、画像データも合わせて納品されるケースでは後者のほうが費用が高くなります。
コスト削減のポイント
コスト削減のポイントは、入力する項目数を必要最小限にとどめることです。
前述の通り、名刺データ入力代行サービスの費用は、入力する項目数によって異なります。
情報量が多ければその分活用できる範囲が広がりますが、費用が高くなってしまうデメリットがあります。
そのため、名刺データ入力代行サービスに支払う費用をなるべく安くしたい場合は、必要最小限にとどめることがおすすめです。
どの項目が必要最小限に値するのかは業種などにより異なりますが、以下の5項目があれば十分な場合が多いため、参考にしてみてください。
- 会社名
- 氏名
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
名刺データ入力代行サービスの選び方
名刺データ入力代行サービスを選ぶには、次の4つのポイントを確認してください。
- 実績・事例をチェック
- 費用を比較
- アフターサービス・保証
- 担当者の対応
それぞれのポイントについて、以下で見ていきましょう。
実績・事例をチェック
1つ目のポイントは、実績・事例をチェックすることです。
それぞれのサービスでは「素早く納品します」「正確性抜群！」「データは責任を持って安全に管理します！」
といった、自社のサービスを使ってもらうための宣伝をしています。
しかし、それが真実であるのかはわかりません。
実績・事例をチェックすれば、どのような企業に利用され、どのような評価を受けているのかが把握できます。
特に、取引先の中に官公庁や大手企業が含まれていると、信頼できる企業だと言えるでしょう。
費用を比較
2つ目のポイントは、費用を比較することです。名刺データ入力代行サービスを利用する目的がコスト削減である場合が多いでしょう。
代行サービスの費用を比較し、どの程度安くできるのかを見ることが大切です。
しかし、「安いサービスに依頼しよう」と考えれば考えるほど、サービス内容を考慮できなくなってしまいます。
「安かろう悪かろう」のサービスの場合は、代行サービスの利用より自社で従業員を雇ったほうが質が高い場合もあるでしょう。
そのため、代行サービスの費用とサービス内容についても比較することがおすすめです。
アフターサービス・保証
3つ目のポイントは、アフターサービス・保証です。
特に着目すべきは、ミスがあった際の再入力を無料でしてくれるか、有料での対応になるかです。
万が一、代行サービスによるミスが依頼主の取引先にまで影響を与える事態になると、責任を取らなければいけないのは依頼主です。
そのような場合に備えて、ミスがあった時は無料で再入力をしてくれる業者をおすすめします。
アフターサービスが充実している業者であれば、安心してデータ入力を任せられるでしょう。
担当者の対応
4つ目のポイントは、担当者の対応です。
説明が丁寧であったり費用提示が明確であったり、質問したことに誠実に答えたりしてくれる担当者であれば、取引中も密なやりとりができるでしょう。
一方、説明が雑だったり曖昧だったり質問に誠実に答えなかったりする担当者の場合、不安を抱えたまま取引を進めなければなりません。
そのため、対応が柔らかく信頼関係が築けそうな担当者かどうかを見極めることも大切です。
関連記事：データ入力のミスが多い企業必見！トラブルを避けるための対処法
自分で名刺をスキャンする方法はある？
以下の手順に沿って進めれば、自分で名刺をスキャンすることも可能です。
- 必要な機材を用意する
- スキャンアプリまたはソフトウェアを選択する
- 名刺をスキャンする
- データの編集と整理
- バックアップと共有
それぞれの手順について、以下で詳しく見ていきましょう。
必要な機材を用意する
まず、必要な機材を用意します。スマホでスキャンする場合はスマホを準備し、スキャナーを利用する場合はスキャナーを準備します。
スマホでのスキャンは簡単にどこでもスキャンできる点がメリットです。しかし、光や影の具合によっては読み取りに時間がかかることもあります。
一方、スキャナーの利用は高画質なスキャンが可能になる点がメリットです。
しかし、専用の機材を用意する必要があり、持ち運びにも適していないというデメリットもあります。
そのため、両者を比較した上でどちらを選ぶのかを決めてください。
スキャンアプリまたはソフトウェアを選択する
続いて、スマホでスキャンする場合はスキャンアプリを、スキャナーを利用する場合はソフトウェアを選択してください。
様々なスキャンアプリやソフトウェアがあるため、性能や費用などの観点から比較して選んでみてください。
名刺をスキャンする
スキャンアプリまたはソフトウェアの選択ができたら、実際に名刺をスキャンします。
スマホでスキャンする場合は、名刺をもらったらすぐにデータ化することができます。
一方、スキャナーを利用する場合は、会社に帰らないとスキャンができない点に注意してください。
データの編集と整理
名刺をスキャンしたら、データを編集・整理します。スキャンすると画像やPDFファイルで保存されます。
しかし、画像やPDFファイルのままだと名刺に書かれている文字を検索することができないため、データを活用するには不向きです。
そのため、データの編集と整理をする必要があるのです。
データの編集と整理には、主に2種類の方法があります。1つ目はスキャンした画像をもとに自力で入力する方法です。
画像を見ながらExcelなどのデータ管理ができるファイルに、情報を入力します。
やり方は簡単でわかりやすいメリットがある一方、大きな手間がかかる点がデメリットです。
2つ目はOCRを用いる方法です。画像から文字を自動で認識するOCR処理を用いれば、名刺の情報を自動でデータ化してくれます。
しかし、専用ソフトを購入する必要があり、費用がかかる点がデメリットです。
バックアップと共有
名刺の情報をデータ化できたら、最後はバックアップを行います。
バックアップをせずにデータを保管していると、一度消えたら元に戻すことができません。
そのため、定期的にバックアップして、データが消えないようにしましょう。
また、データ化した情報を社内で共有することも忘れないでください。
もちろん、共有しなくてもデータ化した人自身はデータ活用できますが、社内の他のメンバーはデータを活用できません。
社内で活用すれば会社全体の業務効率化が期待できるため、ぜひデータの共有をしてください。
名刺のデータ入力ならプロセス・マネジメントまで
名刺のデータ入力ならプロセス・マネジメントにお任せください。
プロセス・マネジメントでは、低価格・高品質・高セキュリティでデータ入力サービスを提供しています。9項目を1枚49円（税込）から承っています。
高機能なスキャナーを使用しているだけでなく、ご希望の納品形式にも対応しています。
ぜひ名刺のデータ入力をする際は、プロセス・マネジメントまでご相談ください。
【まとめ】名刺のデータ化は代行業者に依頼しよう
名刺のデータ化は自分でやろうとすると多くの手間がかかるため、代行業者に依頼するのがおすすめです。
代行業者に依頼することで、業務効率化が期待できるだけでなく、人件費の削減や紙媒体の削減などにも繋がります。
ぜひ代行業者を活用し、名刺のデータ入力を進めてみてください。
データ入力のミスにお困りの企業様必見！入力ミスを回避する方法を解説
顧客リストや取引先リスト、取り扱っている製品リストなどの作成・更新する作業を自社で行っている企業は少なくありません。
しかし、入力項目が膨大な量だった場合はミスが生じやすく、その結果として業務にさまざまな影響を及ぼす可能性があります。
そこで本記事では、データ入力のミスが多くて困っているという企業様に向けて、入力ミスを減らすためのポイントや対処法をご紹介します。
データ入力でミスが起きる原因
データ入力でミスが生じる主な原因は、以下の3点が考えられます。
それぞれの原因を詳しく解説します。
ヒューマンエラーによる入力ミス
データ入力を行うときに発生するヒューマンエラー（人為的ミス）は、入力ミスの原因の中でも大きな割合を占めています。
たとえば、データ入力作業中の呼び出しによる入力漏れ、体調不良や疲労・ストレスなどによって集中力が途切れてしまい、ミスを招くケースは少なくありません。
また、従業員一人あたりの業務量が多いなど、職場環境が原因によるヒューマンエラーも原因として考えられます。
データ入力のマニュアルが確立されていない
作業マニュアルがなくデータ入力作業が属人化している場合も入力ミスが起こりやすいです。
データの入力先や参照元の資料・入力手順など、作業内容を細かくマニュアル化していない状態が続いたとき、作業にあたる従業員ごとに異なる入力方法となり、ミスが生じたり入力されたデータの品質に差が出たりします。
入力したデータのチェック体制が整っていない
入力されたデータに不備がないかをチェックする体制や仕組みが構築されていないと、ミスがあっても見逃してしまい作業品質の低下を招く原因となります。
システムを活用したチェック体制を用意したり、第三者によるダブルチェックを実施するなど、正確性を維持するための体制や仕組みづくりが大切です。
ヒューマンエラーによる入力ミスが多い人の特徴
ヒューマンエラーによるミスが多い人には、それぞれ特徴があります。ヒューマンエラーを起こしやすい人の特徴をご紹介します。
集中力の維持ができない
正確なデータ入力作業を行うためには、集中力を維持する能力が不可欠です。
しかし、黙々と作業を続けることが苦手で集中力が続かない人の場合、作業ミスが生じやすい傾向があります。
また、個々の特性によるもの以外にも、「周囲がうるさく集中できない」「室温や湿度などが適正ではない」など、環境要因によって集中力が持続しないといったケースも少なくありません。
マルチタスクで入力作業を行っている
慢性的な人手不足に陥っている企業では、一人の従業員が複数の業務を兼務しているというケースが珍しくありません。
たとえば、データ入力を行う従業員が、問い合わせの電話応対を兼務しているケースは多いです。
このような場合、入力の途中で電話が入ることでどこまで作業を進めたのかわからなくなり、入力ミスが生じることがあります。
また、本来マルチタスクが苦手な従業員だったというときも、苦手分野を行うことで入力ミスにつながるケースもあります。
データ入力のマニュアルに沿った作業ができていない
作業マニュアルは、どの従業員が作業を行っても同じ品質の作業ができるようにするための重要なツールです。
しかし、従業員によってはマニュアルを見ながら作業を行うことで時間がかかったり、面倒に感じたりすることもあるでしょう。
その結果、最終的にマニュアルを無視した手順で作業をすることになり入力ミスが頻発することもあります。
データ入力のミスを防ぐためのポイント
データ入力のミスを防ぎ、精度の高いものに仕上げるためのポイントをご紹介します。
入力されたデータのダブルチェックを行う
人の手によってデータ入力を行う以上、ミスが生じるリスクは避けて通ることのできない問題といえるでしょう。
リスクを可能な限り減らすためには、ダブルチェックの体制を整えることが大切です。
作業を終えたデータを第三者がチェックすることでミスが発見しやすくなり、作業のやり直しといった余計な時間を抑えることにもつながります。
また、システムやITツールなどを導入できれば、ダブルチェックに必要な人員を他の業務へ充てることができ、会社全体の作業効率化にもつなげることができるでしょう。
データ入力作業をマニュアル化する
作業マニュアルが整備されていない場合には、データ入力作業マニュアルを作成しておきましょう。
作業マニュアルは初めての人でも見たらすぐに作業ができるように、入力手順だけでなく、ダブルチェックの方法など作業が完了されるまでの手順を記載しましょう。
また、作業マニュアルは一度読んで終わりにさせることなく、定期的に読み合わせの機会を設けるなどマニュアル通りの作業を徹底させることが大切です。
データ入力代行業者への外注も視野に入れる
ダブルチェック体制の構築やデータ入力作業マニュアルの作成・指導などを行ってもデータ入力のミスが頻発する場合には、データ入力代行業者へ外注することも視野に入れてみましょう。
データ入力代行業者はデータ作成のプロであるため、依頼することで高い品質を提供してもらうことができるでしょう。
データ入力を外注するメリット
データ入力代行業者へ作業を依頼した場合、入力の精度や品質の向上が期待できます。
また、それまでデータ入力を担当してきた従業員をコア業務に専念させることで、会社全体の業務効率化ができ、コスト削減につなげることもできるでしょう。
データ入力の高い精度だけでなく、企業の業務効率化やコストダウンはデータ入力代行業者を活用する大きなメリットといえます。
データ入力代行業者を探すときの注意点
データ入力代行業者へ作業を依頼する場合、取り扱い製品やサービスに関する情報、顧客情報など機密情報を渡す必要があります。
そのため、万が一情報が漏洩してしまった場合には自社だけでなく顧客にも影響が生じ、最終的には信頼を失墜させるリスクを生じます。
可能な限りリスクを抑えるためには、プライバシーマークを取得していたり大手企業や官公庁との取引があるなど、信頼度の裏付けを明確に提示している業者を選ぶことがなによりも重要です。
また、詳細な見積もりを提示してもらえるかどうかも業者選びには必要です。
もし見積もりに不明点があり問い合わせても納得のできる回答が得られない場合、請求時に追加料金が上乗せされるなど、料金をめぐるトラブルに発展するケースも少なくありません。
信頼できるデータ入力代協業者の場合はWebサイトに過去の案件事例や実績を公開しているケースが多いので、依頼前に入念な確認をすることが大切です。
まとめ：データ入力代行ならプロセス・マネジメントにお任せください！
データ入力は一見簡単な作業に見られがちですが、長時間にわたる集中力と正確性が求められる作業です。
一方で、ヒューマンエラーによるミスが起こりやすく、業務に支障が出ることも少なくありません。
データ入力作業のミスが多く、「チェック体制を構築してもなかなか改善ができない」とお悩みの企業担当者様は、プロセス・マネジメントへご相談ください。
プロセス・マネジメントでは、顧客名簿や名刺、手書きの文書など書類で保管されている情報を正確に入力し、データ化するサービスを提供しております。
正確な作業はもちろん、高性能スキャナーを利用したOCRによるデジタルデータへの変換も可能です。
また、当社のスタッフは個人情報保護士の有資格者によって構成され、会社としてもプライバシーマークやDXマークも取得しているため、機密性の高いデータ入力作業も安心してお任せいただける体制を整えております。
正確なデータ入力による業務の効率化を検討されている方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントまでご相談ください。
電子帳簿保存法改正で個人事業主は何をする？レシート管理のやり方とは
2024年1月から電子帳簿保存法が改正され、これまでの帳簿付けや取引書類の管理についてルールが変更されています。
個人事業主やフリーランスも対象となっているこの法律は、要件が複雑でわかりにくいと感じる方が少なくありません。
そこで本記事では、電子帳簿保存法に対応するために個人事業主がするべきことと合わせて、レシートや領収書の管理をしやすくするポイントについて詳しく解説します。
電子帳簿保存法の対象となる書類
電子帳簿保存法の対象となる書類には国税関係帳簿書類が該当し、法律によって一定の期間義務付けられた帳簿や書類を指します。
国税関係帳簿書類に該当するもの、またその他の残しておくべきデータの内容を解説します。
国税関係帳簿
国税関係帳簿は、仕訳帳や総勘定元帳、経費帳、売上帳、仕入帳などの帳簿が該当します。
国税関係書類
国税関係書類とは、損益計算書や貸借対照表などの決算関係書類、見積書や請求書、納品書・領収書などの取引書類を指します。
そのため、買い物をしたときのレシートや領収書なども取引書類に含まれます。
電子取引データ
電子取引データとは、取引において交わされる注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などのうち、書類ではなく電子データとしてやり取りしたものを指します。
電子データで取引したものは紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存しておく必要があります。
電子帳簿保存法が定める電子データの保存方法
電子帳簿保存法では、税法によって保存が義務付けられている帳簿書類を電子データとして保存し、メールやクラウドサービスなどを経由して受け取った取引情報は電子データのまま保存することを義務付けられています。
電子帳簿保存法で定める電子データの保存は、以下の3つの方法に分類されます。
- 電子帳簿保存
- スキャナ保存
- 電子取引
それぞれ、詳細を解説します。
電子帳簿等保存
電子帳簿等保存とは、Excelや会計ソフトなどで作成した帳簿類について、紙ではなく電子データの状態で保存しておく保存方法です。
具体的には以下のような書類が関係します。
- 帳簿類：
仕訳帳・総勘定元帳・経費帳・売上帳・仕入帳 など - 決算関係書類：
損益計算書・貸借対照表 など - その他書類：
見積書・請求書・納品書・領収書など
スキャナ保存
紙で受領または作成した書類をスキャナでデータ化、またはカメラで撮影したものを電子データとして保存しておく保存方法がスキャナ保存です。
たとえば、経費として計上した紙の領収書をスキャナ保存しておけば原本を保存しておく必要がなく、保管場所に悩むこともありません。
電子取引
電子取引とは、電子メールやクラウド上でやり取りをした取引関係書類について、電子データのまま保存しておくことを指します。
しかし、この方法はあくまでも電子データとしてやり取りをした場合に限られるため、やり取りの直後に保存をしておかなければデータが消える可能性があるため注意が必要です。
電子帳簿保存法の改正が個人事業主へ与える影響
電子帳簿保存法は、個人事業主も含むすべての事業者を対象としています。
そのため、これまで経費や取引関係書類などの管理を紙で行ってきた個人事業主や小規模事業者は、関係書類のデータ移行が求められます。
慣れるまでは手間と時間がかかるなどのデメリットがありますが、対応することでe-Taxによる青色申告の場合、最大で65万円の青色申告特別控除（通常は55万円。簡易的な記帳の場合は10万円）を受けることができます。
なお、電子帳簿保存法へ違反すると青色申告の承認を取り消され、税制優遇措置が受けられなくなる可能性もあるため注意が必要です。
電子帳簿保存法の改正で個人事業主がとるべき対応
電子帳簿保存法に違反しないために個人事業主が取るべき対応について、手順に沿って解説します。
1.電子データの保管方法・場所を決める
はじめに、電子データを格納・保存しておくための方法と場所を決めましょう。
一般的にはパソコンのハードディスクやUSBメモリといったハードウェアへの保存、またはクラウド上に保存する方法があります。
しかし、ハードウェアに保存をしている場合、故障や劣化によってデータにアクセスできなくなる可能性があります。
また、保存するデータには事業の機密書類や個人情報などが含まれています。いずれの方法であっても、必ずセキュリティ対策を強化しておくようにしましょう。
2.電子帳簿保存法対応の会計ソフトを導入する
電子帳簿保存法には細かな要件が設定されており、それらを独自の方法で管理することには限界があります。
個人事業主が経理業務を効率化するためには、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトの導入がおすすめです。
特にクラウド会計ソフトは毎月一定の料金を支払うことで最新の機能が利用でき、ほとんどのシステムが電子帳簿保存法に対応しているため手間がかかりません。
会計ソフトを選ぶときは、法改正にも柔軟に対応できる大手メーカーのものがよいでしょう。
3.紙のレシートや領収書のペーパーレス化
電子帳簿保存法が改正されてから、多くの企業で注文書や請求書といった取引書類の電子化が急速に進んでいます。それに伴い、経理関係以外の紙データも電子化が加速しています。
そこで、今後もし法改正があってもすぐ対応するための準備段階として、手元にある紙ベースの書類も含めて、徹底したペーパーレス化を目指してみましょう。
会計ソフトのなかにはレシートや領収書を撮影するだけで保存が可能な機能もあるため、経費に関する作業はしやすいでしょう。
ファイル名のルールを統一する
取引書類のペーパーレス化ができても、必要なデータにすぐアクセスできる環境でないと探すときに余計な手間がかかってしまいます。
必要なデータをいつでも簡単に取り出せるよう、ファイル名の記載ルールを決めておくことも大切なポイントです。
まとめ：帳簿の電子化はプロセス・マネジメントにお任せください！
電子帳簿保存法へ対応するために会計帳簿への入力作業に時間がかかり、「コア業務に集中できなくなった」と悩みを抱える個人事業主の方や中小規模の経理担当者は少なくありません。
このようなお悩みをお持ちの方は、ぜひ一度プロセス・マネジメントへご相談ください。
プロセス・マネジメントでは帳簿のデータ入力によるデータ化といった電子化サービスを請け負っており、スピーディーで正確な作業が可能です。
また、業務改善コンサルティングサービスも提供しており、電子帳簿保存法に対応するための運用体制の構築アドバイス※１、その他のデータ入力代行による業務の効率化・自動化のお手伝いもさせていただきます。
取引関係書類や帳簿のペーパーレス化を効率よく行い、コア業務へ労働力を集中させたいと考えている方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントへご連絡ください。
※1：会計ソフトのご提供は行っておりません。