こんにちは、木村です。

 

先日、『電子化データを導入してよかった点』をお伝えしました。
今日は逆に『デメリットと感じる点』と
『その解決策』についてお話しましょう。

 

『電子化データ導入の際に感じる8のデメリット』

 

1.パソコンがないと管理できない
パソコンのネットワークを介して
データを管理するケースがほとんどのため
パソコンがないと、まず管理することができません

 

2.パソコンを使える人がいないと管理できない
また、そのパソコンが使える人がいないと
データの操作ができません。
オフィスにパソコンを所有していない、という企業は
なかなか無いと思いますが
個人事業主や、事業形態によっては
パソコンを必要としていないというケースもごくまれに存在します。

そんな場合は、データの管理・操作を専門業者へ依頼し
データセンターのアクセス権限を業者より付与してもらい
スマートフォンやタブレット端末等から
データにアクセスするという方法もあります。

 

3.データベースが無い場合、
目的のファイルを探すことが困難になる可能性がある
4.複雑すぎるデータベースを構築した場合、
検索しにくい可能性がある
データベースでの管理に慣れていない場合に
考えられるデメリットです。
これを解決するための方法は、データの使い方をよく計画立てて
データベース構築をすることです。

どういったケースでデータを検索するか、
検索のパターンや、どのような形式のデータを欲しいのか等
日常業務でのシチュエーションを把握して計画することで
デメリットになると懸念していた点が
逆に効率化につながるメリットへと変化します。

 

5.パソコン自体が故障、あるいは
システムにエラーが発生する恐れがある
6.セキュリティー体制を万全に整える必要がある
「しょせんはパソコン、機械は壊れるであろうし
いつも正常に動くわけではない、エラー等も考えられるだろう」等と
考える方もいると思います。
特にコンピューターに慣れていない方はそう思うこともあるようです。

そこは、セキュリティー体制を整えておくことで
リスク回避することができます。
セキュリティー対策を施すことで、万が一故障した際には
バックアップをとっておくこともできます。

セキュリティー対策には情報漏洩やデータ破損の対策も含まれます。

導入するにあたって、何が不足しているのかを把握して
万全なセキュリティー対策を図りましょう。

 

7.完全な複製を容易に作ることが可能
メリットとして取り上げた点が逆にデメリットにもなりうるということです。
容易に複製を作ることができ、活用できると前回お話しましたが、
それが逆にネガティブな方向になることも考えられます。

不正アクセスの末に、データコピーされ…等の懸念点が考えられますが
前途でもお伝えしたセキュリティ対策をしっかりと施すことと
ファイルのアクセスに制限をかけることで解決策につながります。

例えば、
経理に関するデータを経理部門以外の社員に閲覧されては困る
こういった場合はデータにパスワードをかける、
データの格納先にアクセスできるメンバーを
制限する等といった対策を行います。

 

8.長期保存の場合、メディア自体が劣化し
完全に読めなくなる可能性もある
保存先のメディアやサーバー自体の劣化によって
格納したデータが読めなくなるという懸念点です。

これは、保存している環境を
常に最適化することが重要なカギとなります。
使用状況にあわせて容量を追加する、
あるいは機器自体を新しくする等
大事なデータをいつまでも活用するために、
企業が行わなくてはならない活動のひとつです。

 

なにをするにしてもメリットとデメリットはつきものです。

 

電子化データを導入する目的と、導入するメリットとして
何を求めるのかを明確にしましょう。
そして考えられる懸念点を洗い出し、
それをクリアするためにまずどんな対策を施すべきか
導入前にしっかりと確認しましょう。

 

導入前の計画をしっかりと立てることで
電子化データ導入の活用につながります。

 

こんにちは、木村です。

データの電子化によって業務効率化や改善、
リスク対応など様々なメリットがありますが
今日は具体的なメリットについてお話しましょう。

 

『電子化データを導入してよかった点』

 

1.膨大な情報を迅速にしかも的確に検索することができる
膨大な量の資料をひっくり返しては、探す作業
一昔前はこんなことも日常茶飯事だったでしょう。
しかし、電子化することによって
そんな面倒な作業が省かれます。
探したい資料の名前やキーワードで検索すれば
必要としているデータが的確に検索結果として出てきます。

 

2.ファイルや棚などの保管スペースの削減につながる
保管スペースを確保しなくて済むことで、オフィス内の環境や
レイアウトにも自由が生まれるでしょう。

 

3.紛失や破損が発生しても複製をバックアップしておけば安心
万が一データを紛失したり、主にデータを使用している
コンピューターが破損した場合でも
複製をバックアップデータとして置いておくと
何か起こった場合でも慌てずに対処できます。

 

4.データの劣化がない
紙であれば時が経つとともに色褪せたり
印刷した文字が薄くなることも考えられましたが、
電子化データにはそういった劣化する恐れはまずありません。

 

5.データの複製、バックアップが容易にできる
紙データのように、コピー機等で複写するのは
意外と時間がかかります。
データの複製であれば、作業をしながらでも進められるので
時間も手間もかからずスムーズに
バックアップデータを取ることができます。

 

6.個人が管理している情報を共有できる
データの格納場所を共有していれば、
他の人とも情報を共有することができます。

 

7.担当者不在の場合でも、別の人が業務を処理できる
たとえば、担当者が不在の場合でもデータを共有さえしていれば
別の人がデータにアクセスして見たり使うこともできます。
セキュリティ上の問題があるという企業は、
各々にアクセス権限を制限する等の
手段を取ると、より安全に社内でデータ共有ができるでしょう。

 

8.遠隔地へデータを転送できる
インターネットにつながっていれば、
世界中どこでも転送することが可能です。

 

9.人的災害や自然災害のリスク回避が容易
万が一の災害時でも、大事な資料・書類を
紛失する恐れがありません。

 

10.紙を使わない為、環境にやさしい
環境問題に敏感な現代だからこそ、エコを意識した活動として
データの電子化に取り組む企業も少なくないです。

 

11.紙を使わない分、コスト削減につながる
コピー用紙やインク、トナー代の削減にもつながります。
ファイリングに使用するファイル等の事務用品の
購入コストの削減にもつながるでしょう。

 

12.セキュリティ対策を容易に整えることができる
電子化を導入することでリスクに感じる情報の漏洩や紛失は、
コンピューターやネットワークに
セキュリティ対策をきちんと整えることで容易に対策することが可能です。

 

 

よく聞くメリットとしては、これらのご意見が非常に多いです。

 

 

逆にデメリットと感じる点もいくつか存在しますが
その点と対策法については、また別の機会にお話しましょう。