年賀状、お歳暮等の準備は進んでいますか？
こんにちは、木村です。
多くの方々への年賀状やお歳暮を準備する場合、
さまざまな作業をこなす必要があります。
法人の場合は、お取引先にお送りする年賀状でも
ひとつの企業に複数のご担当者がいたり、
いくつかの部署でそれぞれ接点があるなど
単一の住所でも複数の宛名を用意することも多いかと思います。
具体的な作業としては、
・名簿入力
・宛名の確認
・年賀状などに（宛名）印刷をする
・お歳暮などに（宛名）ラベルを貼る
などが挙げられるでしょう。
また、送り忘れ・送り間違いを防ぐために、
既存のリストからリストアップする作業も必要になってきます。
難しい作業ではありませんが、
すべての作業をこなすとなると、
届け先の数によっては1日で終わらないこともあります。
また、ひとつひとつを手作業でこなすと、
人間ですからミスが発生してしまうこともあるでしょう。
そのため、年賀状・お歳暮などの準備は、
早いうちに始めることが大切です。
また、パソコンなどを用いて
データを「デジタル化」すると、
データの管理や変更が容易になります。
名簿の入力から準備をする場合には
入力代行サービスを活用することも
非常に効果的な方法です。
このようなサービスでは、
名刺や伝票などの紙媒体から情報をデータ化し
リストに仕上げてくれます。
また、宛名印刷やラベリング、封入・梱包・仕分け、
発送まで代行してくれる業者も中にはあります。
作業を外部に発注をする際には、
どこまでの作業を代行して欲しいかを
明確にしたうえで、業者を選ぶとより良いでしょう。
賢く名刺情報をデータ化する方法
こんにちは、木村です。
企業では、日々さまざまなデータを扱っています。
その中でもビジネスの現場で増えていく情報といえば
挨拶の場で交換する名刺ではないでしょうか。
名刺情報は、データ化することで
情報の整理ができます。
さまざまなもののデジタル化が進む現代では
交換した名刺の情報をデジタル端末に移すことで
より活用することが可能となります。
昔では、名刺をファイリングした
分厚いファイルを1枚1枚めくりながら
相手の情報を探すのがあたりまえでしたが、
現代では名刺の情報を電話帳データなどに移し替えて
そのまま電話発信することもできます。
便利な世の中になりました。
ただ、その便利なツールを使うためにも
名刺情報をデータ化する必要があります。
それも膨大な数の名刺情報を
ひとつひとつ、手入力をするとなった場合は
相当な集中力と、作業工数が必要となります。
入力作業を自社内で行うと、
社員の貴重な時間を割かざるを得ませんし、
その分他の業務タスクが滞ってしまいます。
そんなときに、効率的に
外部業者へアウトソースする企業も
昨今はとても増えております。
特にこれからの季節は、
お歳暮や年賀状を発送する際に
名刺の整理を行い、お取引先を確認して
年の暮れや年始の挨拶の準備を進めます。
早めに申し込むと割引をしてくれるサービスも
業者によっては対応してくれますので
早めに動かれることをお勧めします。
賢く外部業者を活用して、
年末年始の準備に取り掛かりましょう。
年末のご挨拶準備に欠かせない名簿・名刺入力
こんにちは、久保です。
10月も最終週、来週からはもう11月に入り
今年も残すところ2ヶ月となります。
少し早いですが、お歳暮の時期や
年賀状のシーズンに向けて
名簿や名刺の整理をされている方も
いらっしゃるのではないでしょうか。
余裕を持って早めにリストなどを作って
年賀状のプリントに専念したいのが理想だと思います。
しかし、現実は日常業務に追われながら
リストの作成、お歳暮に使う熨斗や年賀状の印刷
そして宛名の印刷・・・と
ただでさえ忙しい時期に追い打ちをかけるように
作業を行う方がほとんどでしょう。
お歳暮や年賀状の宛名に使用される
名刺データの入力や名簿作成は、
11月から12月にかけて多くご依頼をいただきます。
お急ぎのお客様も多いため
弊社では、できる限りスピーディーに
ご希望に合わせた納期を厳守しておりますが
委託先によっては受注を大量に受けているため
納期が延びてしまい、計画通りに
年賀状の作成が進まないということも
ごくまれにあるようです。
繁忙期に委託先を選ぶためのチェックポイントは
・無理のないスケジュールを提示しているか
- 納期が遅れるなどが無い、
適切なスケジュールかどうか
・納品物は活用しやすい形式での提出か
- 宛名印刷の際にアプリケーションソフト等へ
インポートする場合は、データの加工に
手間がかからない形式での提出が可能かどうか
・納品物の精度は確かかどうか
- 委託先を選ぶためには重要なポイントです
・情報の扱いは信用できるか
- 大切なお客様の情報を管理できる体制かどうか
これらの点をチェックして選ぶと良いでしょう。
ただ、一番良いのは
あらかじめ余裕を持って発注をすることです。
繁忙期にぶつからず、
納品物を確かな納期で受け取ることができ
ご自身でも早めにお歳暮や
年賀状の準備ができることでしょう。
慌ただしい時期が来る前に早めの対策を！
社内データを営業アプローチや販促に活用する方法
こんにちは、齋藤です。
ビジネス活動においては、日々
さまざまなデータが蓄積されていきます。
発注書や契約書、アンケート、
名刺、顧客名簿などはもちろん、
営業商談や会議の議事録なども
貴重なデータといえるでしょう。
しかしそうした社内データも、活用せずに
埋もれていたのでは意味がありません。
それらの情報はデータ入力によって電子化することで
ビジネスの改善や拡大へと役立ちます。
例えば営業商談のメモをデータ化し、
名刺データも一緒にデータ入力して紐付けておけば、
進捗に応じて適切な営業アプローチが行えるでしょう。
顧客名簿に発注書や注文書のデータを紐付けることで
どの顧客がどんな商品を注文しているかや
リピートしている商品があるかなどが一目瞭然となります。
その顧客名簿データをもとにメールマガジンを配信したり
顧客の趣向にあわせて販促計画を打ったりと
効果的なアプローチに活用することもできるでしょう。
しかし、データを入力するのはもちろん
各種のデータを紐付ける作業や、管理体制を整えるために
データベースを構築するなどを考えると、
準備をするにあたっては時間と労力が必要となります。
時間が確保できない場合や、ノウハウが社内に無い場合は
外部業者へ委託するというのもひとつの方法です。
データ入力を委託すれば、その入力作業に
社内の貴重なリソースを割く必要がありません。
データ入力された情報は
営業や販促のアプローチだけでなく、
多角的に分析することで
ビジネスのヒントを見出すこともできます。
社内データは幅広く活用することができ、
大きなメリットを与えてくれます。
名刺データ化に時間をかけるのはもったいない
こんにちは、齋藤です。
大量に増えた名刺を管理するおすすめの方法として
昨今ではデータ化が挙げられます。
いざ名刺が必要になった時になかなか見つからない、という
苦い経験もした方も多いはずです。
名刺をデータ化すれば、管理や検索が非常に楽になります。
しかし、自社内で名刺を電子データ化するには
手間と時間がかかってしまいます。
このようなケースでは、
入力代行サービスを利用することが非常に便利です。
名刺情報のベタ打ちだけではなく、
きれいにビジュアル化してまとめてくれるものまで
総合的に請け負ってくれるサービスもあります。
データ化を自分ですべて行えばコストはゼロですが、
作業している間は利益もゼロになります。
そして、社内の他タスクが進まないということも事実です。
また、名刺のデータ化にともなう作業には正確性が求められます。
名刺データは、その方とコンタクトを取るために
必要な材料となりますので、名前や連絡先に誤りがあっては
使えるものにはなりません。
そういった点も踏まえると単純な入力作業だけでは済みません。
入力後に確認の作業も発生しますし、必要であれば
数名でのダブルチェック体制も整えなければなりません。
それだけの人員と時間が
利益にならない作業に費やされるということです。
これは、非常にもったいないことです。
しかし、その作業をプロである入力代行サービスに依頼すれば
希望通りのパーフェクトなデータを手元に置くことが可能です。
その作業を依頼している間、社内では業務に専念することができ
効率的に時間を使っているといえるでしょう。
データ化した名刺がすぐに手に入れば、
すぐに利益を伴う仕事を開始できます。
DMを送ったり、営業・顧客リストの管理をしたり、
名刺の使い方にも広がりが出ることでしょう。
さらに、一度作ってしまえば管理も楽にできるのが魅力です。
代行サービスで作ったデータを基盤にすれば、
追加や消去、情報更新などの変更もすぐに対応できます。
入力代行サービスを上手に利用して、
御社内の時間を有効に使いましょう。
社内データをビジネスチャンスに変える
こんにちは、木村です。
現代のビジネスの現場において、
各種データの利活用は
まだまだ浸透していないと実感しています。
皆さまの職場ではどうでしょうか？
ビジネス現場においては、
日々さまざまな社内データが蓄積されていくものです。
申込書や契約書といった各種書類、
社内外で収集したアンケート、
名刺などはもちろんのこと、
営業商談でのメモや会議の議事録なども
貴重な社内データといえるでしょう。
しかしそうした社内データも、
利活用せずにただ情報を蓄積するだけでは
意味がありません。
それらの情報はデータ入力によって
データを電子化することで、
ビジネスの改善や拡大へと役立ちます。
例えば、営業商談のメモをデータ化し
名刺データも一緒にデータ入力して紐付けておけば、
進捗に応じて適切な営業アプローチが行えるでしょう。
あるいはそうした履歴や連絡先情報は、
後になって再アプローチする際にも活用できます。
ただしデータ入力には時間が必要ですので、
効率的にデータ化したいのであれば
アウトソースするというのもひとつの手段です。
データ入力をアウトソースすれば、
入力作業に社内の人員の
貴重なリソースを割く必要がありません。
データ入力された情報は
多角的に分析することができ、
ビジネスのヒントを見出す種となる
いわば宝ともいえるものです。
現状の改善、あるいは
さらなる飛躍に向けて
データの活用は大きなメリットを与えてくれます。
現在のビジネスにチャンスを与えることができる
データの利活用がもっと浸透する日も
そう遠くないと我々は考えております。