こんにちは、木村です。

今回は、データ入力作業を効率化する方法をいくつかご紹介します。

1.　タイピングスキルを上げる
タイピングスキルは他の事務作業にも役に立つので、
ぜひレベルアップを目指してください。
十分な時間と根気を持って修練しましょう。

2.　ショートカットキーを使いこなす
慣れてしまえば格段にスピードが上がりますが、
タイプミスも増える傾向にあります。
慣れてきた時こそ、しっかりとチェック体制を整えましょう。

3.　テンプレートの導入
適したテンプレートが見つかれば作業効率は飛躍的に上がります。
しかし、数多くの種類の中から合うものを探すには、
ある程度の時間や知識が必要です。

また、作成する資料の内容や提出する形式によっては
複数のテンプレートを用意する必要があったり、
既存テンプレートのカスタマイズが発生することもあります。

ですが、一度形式を決めてしまえば確実に効率が上がるでしょう。
導入時に少々時間がかかりますが、後々の効率化のことを考えて
しっかりと決め込むことが成功の秘訣ともいえます。

4.　データ入力（作業）の代行サービスを使う
作業に費やしていた時間がすべて浮くため、
効率化という面では最も高い効果が期待できます。

作業に対応するのは入力のプロフェッショナルです。
前出の3つのポイントをしっかりおさえていますので、
スピーディーに対応することはもちろん
データ入力のクオリティ自体が高く、
納品されるデータが正確であることも間違いありません。

その分費用がかかるので、コストバランスを考えて利用しましょう。

データ入力作業の効率が上がれば、時間に余裕ができ
必然的にその他の作業効率も上がります。

時間をうまく使って、会社全体の業務効率を上げていきましょう。

こんにちは、齋藤です。

大量に増えた名刺を管理するおすすめの方法として
昨今ではデータ化が挙げられます。

いざ名刺が必要になった時になかなか見つからない、という
苦い経験もした方も多いはずです。
名刺をデータ化すれば、管理や検索が非常に楽になります。
しかし、自社内で名刺を電子データ化するには
手間と時間がかかってしまいます。

このようなケースでは、
入力代行サービスを利用することが非常に便利です。
名刺情報のベタ打ちだけではなく、
きれいにビジュアル化してまとめてくれるものまで
総合的に請け負ってくれるサービスもあります。

データ化を自分ですべて行えばコストはゼロですが、
作業している間は利益もゼロになります。
そして、社内の他タスクが進まないということも事実です。

また、名刺のデータ化にともなう作業には正確性が求められます。
名刺データは、その方とコンタクトを取るために
必要な材料となりますので、名前や連絡先に誤りがあっては
使えるものにはなりません。

そういった点も踏まえると単純な入力作業だけでは済みません。
入力後に確認の作業も発生しますし、必要であれば
数名でのダブルチェック体制も整えなければなりません。

それだけの人員と時間が
利益にならない作業に費やされるということです。
これは、非常にもったいないことです。

しかし、その作業をプロである入力代行サービスに依頼すれば
希望通りのパーフェクトなデータを手元に置くことが可能です。

その作業を依頼している間、社内では業務に専念することができ
効率的に時間を使っているといえるでしょう。

データ化した名刺がすぐに手に入れば、
すぐに利益を伴う仕事を開始できます。

DMを送ったり、営業・顧客リストの管理をしたり、
名刺の使い方にも広がりが出ることでしょう。

さらに、一度作ってしまえば管理も楽にできるのが魅力です。

代行サービスで作ったデータを基盤にすれば、
追加や消去、情報更新などの変更もすぐに対応できます。

入力代行サービスを上手に利用して、
御社内の時間を有効に使いましょう。

こんにちは、齋藤です。
　

アンケートの入力代行サービスを行っている会社は数多くあります。
　

特に初めてアンケートの入力代行サービスを利用しようと色々な会社のHPを
見てると、どの会社も一見同じようなことを謳っているように見えてしまい
選ぶ基準が分からないかもしれません。
　

今回は、何を基準に各社を比較すれば良いかを考えてみましょう。
　
　

１、値段
まず気になるのは値段です。
ある程度の相場は決まっていますが、明らかに安い会社もあるでしょう。
しかし、値段だけを見て決めてはいけません。
設問数やサポートの内容は会社によって大きく違います。

見積もりは細部までチェックしましょう。
　
　

２、実績
実績を知れば、どんな内容のアンケートに強いかなど、
その会社の傾向を知ることができます。
また、実績の数は信頼度の指標にもなります。
具体的な実績を記載しているかどうかもチェックしましょう。
　
ただ、HPに掲載してない(もしくは掲載できない事情がある)だけの
場合もあるので気になった会社にはまず問い合わせしてみましょう。
ほとんどの会社では問い合わせ、見積もりをもらうだけは無料です。
　
　

３、スピードと正確さ
スピードと正確さのバランスも重要なポイントです。
スピードは早いけどミスが多い。。
など、どちらかに偏っていると、
重要な業務を安心して任せることはできません。
　
プライバシーマークやその他代行業務に関する資格を
社員に積極的に取得させてる体制を充実させている会社もあるので、
その辺りも確認しておくと色々と参考になるでしょう。
　
　

４、サポート
他の企業との違いがわかりやすい項目です。
コンサルティングサポートや保証期間の長さなど、
企業によってウリにしている部分が異なるので、必ずチェックしてください。

安い会社では費用を抑えるためにサポート内容が薄かったりします。

特に初めてその会社を使う場合には気を付けて見てみましょう。　
　
　

以上、
アンケート入力代行サービスを比較するポイントを4点お伝え致しました。
これらのことに注意しながら、代行会社を比較してみましょう。

こんにちは、齋藤です。

ビジネスの現場では
デジタルデータの活用・応用が
もはや当たり前になっています。

例えば、以前に作成したスライド資料の一部を
今回作成する新たなスライドに流用したいとき
簡単にスライドを
コピー・アンド・ペーストすることができます。

あるいは、スライドの一部を新たな情報に更新して
新たなスライドに差し込みたい場合も
コピー・アンド・ペーストののち、
差し込んだ先のスライドの内容を更新すれば
最新の情報で作成することが可能です。

自らが作成したデータを流用することや
インターネットの情報から転載して
資料を作成することは
ビジネスシーンに欠かせない作業でしょう。

もともとできているデータを
コピー・アンド・ペーストするだけだと
作業時間を軽く考えてしまいがちですが
意外と時間を取られてしまうものです。

それが、インターネットで公表している
統計データ等の細かなものであれば、
なおさら作業は複雑になるでしょう。

作業にかかる前に公表されているデータを
ざっと見ただけで頭を抱えてしまう、
どこから手を付けるべきか戦略を立てる、
どのぐらい時間がかかるだろうか、と悩んでしまう…

その考えている時間、
非常にもったいないです！

考えている時間、作業にかかる時間
もっと効率的に活用しましょう。

あまりにも膨大な量のデータ・資料の
コピー・アンド・ペーストなら
専門の外部業者に作業代行を依頼するのも
非常に効率的です。

専門業者はプロフェッショナルです。
よっぽど煩雑な資料でない限り、
短期間で高品質なデータを納品してくれます。

作業を効率的にお願いしている間、
社内では本業に注力することができます。

コピー・アンド・ペーストという
単純作業にとらわれてしまい、
本来やるべき業務が
おろそかになってしまう可能性もあります。

そういった事態を避けるために、
作業代行をうまく活用することは
非常に建設的だと思いませんか？

本業に集中するためのひとつの選択肢として
作業代行を視野に入れてみてはいかがでしょうか。

こんにちは、久保です。

企業にとって必ず必須となる作業、
それは各種データの入力ですが
こんな課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。

・入力処理に時間がかかる
・作業にかかる人員がふさがってしまう
・入力ミスが発生している

こういった課題を解決できればと、業務効率化の一環として
専門業者への作業外注を検討される企業が非常に多いです。

業務効率化を目的としたメリットが多々あります。

例えば、
・社内の作業時間、人員確保が軽減される
入力に掛かる作業を外部に依頼することで
その作業分の作業時間と人員の確保が軽減されます。

・入力にかかるミスが劇的に減る
外注業者は入力作業のプロフェッショナル集団です。
入力ミス等あってはありません。
ましてや、発注者が費用を出している以上、
完璧な納品物（入力データ）に仕上げなくてはなりません。

こういったメリットから、
社内の工数（時間および人員）にスペースが生まれます。
よって、業務の効率化につながることは間違いありません。

メリットも多いですが、逆にデメリットもあるということや
リスクもあるということを頭に入れていてください。

社内の大事なデータを外部に出すので
業者を選定する際は、信用面やセキュリティ面を重視しましょう。

・プライバシーマークを取得している
・プライバシーポリシーを策定している
・実績が豊富、大手企業との取引がある
などの点をチェックすることが重要です。

また、納品物の精度の高さも意識します。

・入力精度の高さ
・チェック体制（目視などの検査を経ているか）

業者を選ぶ際にはこれらの点を注意することで
リスク回避につながります。

こんにちは、久保です。

アンケートの集計や入力作業、

外部に委託すれば作業がうんと楽になるのに、と

思ったことはありませんか？

マーケティング調査の一環として

アンケートを実施する企業が多いですが

集めたアンケートの数は膨大な量となることでしょう。

アンケートの回答数が多ければ多いほど

有効なマーケティング材料となります。

その回答を入力・集計・分析といった

作業を行って、正しく扱わないと

せっかくの有効な材料が無駄になってしまいます。

アンケート実施企業にとって

回収した回答を正しく扱うことは

非常に重要なミッションでもあります。

アンケート結果の集計には当然時間がかかります。

紙データから集計を行う場合も、

オンラインでのアンケート結果を集計する場合も

幾千、幾万といった回答を入力・集計する作業が

一番時間がかかるでしょう。

社内で作業するとなった場合は

人員と作業時間の確保が必要となり

当然、作業にあたっている時間は

他の業務ができなくなってしまいます。

そこで、昨今では入力・集計業務を

外部委託することに注目が集まっています。

委託先のクオリティが高ければ

高品質なデータを手元に受け取ることができます。

納品されたデータから企業内で

分析・マーケティング材料として活用する例は非常に多く、

効率的にリアルなデータを活用できるフローとして

外部委託業者の活用を導入する企業が増えています。

業務効率のひとつとして、

外部委託という選択肢を視野に入れてみてはいかがでしょうか。

こんにちは、久保です。

これまでデータ入力の代行を活用したことのない人にとって、
その効果はなかなか理解できないかもしれません。

しかしデータ入力を代行することによって、
多くの企業がその効果を実感しています。

データ入力を社内で行う場合は、当然ながら社内スタッフが
その入力業務にあたっていることでしょう。

入力にも時間がかかりますので、
そこには人件費というコストが発生しています。

しかしデータ入力は、直接利益に結びつくものではありません。
それならばデータ入力代行を活用することで
社員はより生産性の高い業務に注力できるようになり、
業務改善へと繋がるでしょう。

結果的に委託コストが発生したとしても、
収益はむしろ拡大していく可能性が高いのです。

また、データ入力代行を行う業者は、いうなればデータ入力のプロです。

社員が取り組むより正確に、
かつスピーディーにデータ入力を行えますので、
業務の効率化にも寄与するはずです。

さまざまな情報がデータ化される現代において、
データ入力代行の有効活用は大きな意味を持ちます。

こんにちは、齋藤です。

初めてデータ入力の外部委託を利用する場合には、
いろいろと分からないことや不安がつきまとうと思います。

データ入力の外部委託を利用する際は、
価格や納期、正確性など、注意すべきポイントがあります。

まず、発注する前に「何の、どの項目を、どのように入力するのか」を
わかりやすくまとめておきましょう。

これによって、正しい費用感を見積もってもらうことができます。
特に初めての場合には、データ入力の外部委託における相場もわかりません。
余計なコストを支払わないためにも、大切なポイントとなります。

しかしデータ入力は、代行料が安ければ良いというわけではありません。
入力データが誤っていれば、それらは実際に活用することができません。

正確なデータ入力を行えるか否かは、
入力体制や過去の実績、サンプルなどから確認しておくと安心です。

そのうえで、納期を確認しましょう。
どうしても譲れない期日があれば、正直に伝えます。
急ぎでなければ、価格を優先しながら発注先に
スケジュールを提示してもらうのもひとつの方法です。

木村です。

すべての業務を自社内で賄おうとすればそれに応じた人件費が伴います。

新たに人員を採用する場合には、採用コストが膨大となるでしょう。
新規採用せず既存社員のみで対応する際には残業が増えることでストレスが溜まり
社員のメンタルヘルスやモチベーションの面に支障を来しかねません。

そのため、一部の業務を外部委託するという方法があります。

特にデータ入力などは、代行業者に依頼することでさまざまな効果が期待できます。

当然ながら委託費が発生しますが、対応する社員の給与と照らし合わせると
むしろコストを抑える結果となる可能性が少なくありません。

代行業者では事前見積りに対応している場合も多いため
外部委託を検討する際にはまず要件をまとめて発注の打診をして
見積りの確認を行うと良いでしょう。

外部委託を有効活用するにはその業務を委託すべきか否かを見定めることが重要です。

外部委託により短期間でクオリティの高いデータの収集を求める場合や、
社員の負担を軽減することで経営上の効果も発揮します。

こんにちは、齋藤です。

「データ入力をわざわざ代行業者に依頼するのはコストの無駄だ」
このように考えている企業も少なくないと思います。

確かに入力作業を委託すれば、その分だけコストが発生します。

しかし社内で対応する場合、
社員はデータ入力に貴重な業務時間を割いていることとなるでしょう。
当然ながら社員には給与が発生しています。
では入力を社員が行った場合、いったいどれだけの給与分を
その入力業務に使っているのでしょうか。
一度、確認してみることをおすすめします。

そのうえで、外部に委託した場合のコストと比較してみてください。

アウトソーシングを利用した方が、実はコストダウン（削減）に繋がるというケースも多いです。

さらに業者に任せれば、社員はその他のより生産性の高い業務に集中することができます。
たとえば、営業職であれば月間の商談件数を増やして
より多くの売上獲得が遂げられるのではないでしょうか。

そうすればコスト削減のみならず、さらに収益を拡大させることへとつながっていきます。

コスト削減、あるいは収益拡大という視点から見ても
入力の代行活用は大きく貢献してくれるのです。