デジタル化が進む現代のビジネス環境において、データ処理は企業の効率的な運営に欠かせない要素です。

しかし、膨大なデータの処理には時間とリソースがかかり、自社内での対応が難しい場合も少なくありません。

そこで注目されているのが「データ処理代行サービス」です。

本記事では、データ処理代行サービスとは何か、依頼できる内容やメリット、選び方のポイントについて詳しく解説します。

データ処理代行サービスとは

データ処理代行サービスとは、企業や個人が保有するデータの入力、整理、分析、管理などを専門の業者が代行して行うサービスのことです。

企業は自社のリソースをコア業務に集中させることができ、効率的なデータ管理と正確なデータ処理が可能になります。

また、最新テクノロジーの活用により、迅速かつ正確なデータ処理も実現可能です。

データ処理代行サービスに依頼できる内容

データ処理代行サービスでは、以下のような内容を依頼できます。

• データ入力
• 紙データのデジタル化
• OCR処理
• データ集計・分析

それぞれの内容の詳細について解説します。

データ入力

データ入力は、手書きの情報や紙の書類、アンケート結果などを電子データとして入力する作業です。

特に、書類の量が増えて処理しきれない、保管場所を圧迫するといった課題解決で活用されています。

紙データのデジタル化

紙ベースの文書や帳票などをスキャンし、デジタルデータとして保存する作業です。紙の劣化や紛失のリスクを避けられるだけでなく、情報の取り出しや管理が容易になります。

OCR処理

OCR処理は、スキャンした画像や写真から文字情報を読み取り、テキストデータに変換する技術です。

手書きや印刷された文書を自動的にデジタル化し、データベース化する際に利用されます。

OCR処理を行うことで、大量の文書を効率よくデータ化し、管理もしやすくなります。

データ集計・分析

データ集計・分析は、収集したデータを整理し、特定の目的に応じて統計的な処理を行う作業です。

プロセス・マネジメントでは、お預かりした紙媒体のデータ化はもちろん、データを数値化してマーケティングなどで活用できる分析結果をご提供しております。

関連記事：データ入力の内容とは？社内で作業するリスクと対策

データ処理代行サービスに依頼するメリット

データ処理代行サービスに依頼するメリットとして、以下の5つが挙げられます。

• 業務の効率化
• コストの削減
• 高品質なデータ化
• 迅速な対応
• セキュリティの向上

1.業務の効率化

データ処理代行サービスを利用することで、データ入力や集計、分析などの時間がかかる作業を専門の業者に任せられます。

社内のリソースを本来の業務に集中させることができ、全体の業務効率を大幅に向上できます。

2.コストの削減

データ処理を社内で行う場合、専任スタッフの雇用や専用の設備が必要になることが多くありますが、データ処理代行サービスを利用すれば、その必要がありません。

必要なときにだけサービスを利用するなど使い方を工夫することで、無駄な固定費を抑えることが可能です。

3.高品質なデータ化

専門のデータ処理業者は、豊富な経験と高い技術を持っており、データの正確性など高い品質を提供することが重要な業務です。

そのため、プロフェッショナルに依頼することで、打ち間違いや入力漏れといったミスを最小限に抑えることができます。

4.迅速な対応

データ処理代行サービスの多くは、大量のデータを迅速に処理することが可能です。

そのため、「急に資料が必要になったけど人手が足りない」「◯日までに集計結果が欲しい」といった緊急時でも迅速な対応をしてもらうことができます。

5.セキュリティの向上

データ処理代行サービスを提供する業者はセキュリティ対策に力を入れていることが多く、機密情報や個人情報を厳重に管理します。

高いセキュリティの環境のもとでデータを取り扱うことによって、顧客や取引先からの信頼を維持しつつ、安全なデータ処理が実現できます。

関連記事：データ入力のミスが多い企業必見！トラブルを避けるための対処法

データ処理代行サービスを選ぶ際のポイント

データ処理代行サービスを選ぶ際のポイントとして、以下の4つが挙げられます。

• 依頼できる内容
• 評判・実績
• 料金を比較
• セキュリティ対策

1.依頼できる内容

データ処理代行サービスを提供する業者によって、対応可能な業務が異なる場合があります。

そのため、まずは依頼をしようとしているデータ処理の内容が対応可能かどうかを確認しましょう。

2.評判・実績

サービスの評判や実績を調べることも重要です。実績が豊富で、過去に同様の業務を成功させた経験がある業者は信頼性が高いといえます。

「どのような業種の仕事を扱ってきたか」「リピート依頼はどれくらいあるか」などを調べましょう。

3.料金を比較

サービス料金も選定の重要な要素です。複数のデータ処理代行業者を比較し、提供されるサービス内容と価格のバランスが取れているかどうかを判断しましょう。

特に、料金体系が明確でない場合や、追加費用が発生する可能性がある場合は、事前に詳細な見積もりを依頼し、コストパフォーマンスを考慮して選ぶことが大切です。

4.セキュリティ対策

データ処理を行う書類には機密情報や個人情報が含まれることが多いため、セキュリティ対策がしっかりと施されているかを確認することも欠かせません。

セキュリティ対策が不十分な場合は情報漏洩などのリスクが高まるため、どのようなセキュリティ対策がなされているのかを必ず確認しましょう。

データ処理代行サービスの料金相場

データ処理代行サービスの料金は、提供されるサービスの内容やボリューム、利用する頻度などによって大きく異なります。

そのため、一概に「相場はいくらです！」と断言することはできません。

参考例として、プロセスマネジメントの電子化サービスの料金体系を紹介します。

上記金額はあくまで目安となりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

具体的な料金のお見積もりは、もちろん無料です。

データ処理代行ならプロセス・マネジメントまで

データ処理代行を依頼したい方は、ぜひプロセス・マネジメントまでご相談ください。

弊社では、低価格・高品質・高セキュリティの3つの特徴を持つ「電子化・データ入力サービス」をご提供しています。

また、プライバシーマークの取得だけでなく、個人情報保護士などの有資格者が在籍しており、お預かりした情報を厳重に守る体制をご用意しております。

データ処理の対応にお困りの方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントまでお問い合わせください。

関連記事：データ入力代行業者とは？料金相場やメリットを徹底解説

まとめ

データ処理代行サービスは、企業のデータ管理を効率化し、コスト削減や業務の品質向上を実現できます。

しかし、依頼する業者によって対応できるサービスや料金、セキュリティ体制が異なるため、事前にhcエックすることが大切です。

私たちプロセス・マネジメントは、これまで大学や研究機関といった機密情報の多いお客様から繰り返しご依頼をいただくなど、高いセキュリティと品質をご提供しております。

大切な情報を守りつつ、精度の高いデータ入力をご希望の方は、ぜひプロセス・マネジメントまでお問い合わせください。