こんにちは、久保です。

企画書や報告書、見積書に請求書…。

あなたはオフィスで、最先端のデジタル機器を扱いながらも、

紙の書類に囲まれて仕事をしていませんか？

「似たような書類で溢れていて、必要なものを

取り出すのにいつも時間がかかってしまう…」

という方もいらっしゃると思います。

オフィスでのこうした課題を解決する取り組みとして

注目されているのが、「ペーパーレス化」です。

「ペーパーレス化」とは、

今まで紙に印刷していた資料をデータで保存・共有することです。

現在、法人税法や商法、証券取引法などで、

“紙による原本保存が必要”と定められている文書や帳票は、

「e-文書法」の施行により、データによる保存が

容認されています。

さらに2017年には、電子帳簿保存法も規制緩和され、

領収書やレシートのスマートフォンでの撮影・保存が可能となり、

スキャンデータで保存する際に義務付けられていた

“原則7年の原本保存”のルールも撤廃されました。

オフィスでのペーパーレス化を進めるなら、

まさに“今”といえるでしょう。

今回のブログでは、

オフィスでのペーパーレス化を進めるにあたってのメリット

についてご紹介します。

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こんにちは、森田です。

企業におけるさまざまな「情報」は、

“必要なときに”“必要とする人が”

簡単にアクセスできることが重要です。

今や業務を効率的に行うために

デジタル化は欠かせないものとなっていますが、

会社の重要な情報や古い資料は依然として

紙メディアで保存していることが少なくありません。

デジタルデータによる管理が必要だと分かっていても、

デジタル化に伴う処理が煩雑なために

立ち止まっているという企業様も多いでしょう。

しかし、先送りすればそれだけ作業量は増え、

担当者の選任や作業の割り当てなど、

デジタル化の計画をより綿密に練らなければなりません。

では、どうすれば良いのでしょうか？

実はこれらの作業は、

「OCR」を利用して効率よく行うことができます。

今回は、OCRの概要とメリットについてご説明します。

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こんにちは、森田です。

「保管場所（スペース）が必要なくなる」

「部署間や拠点間の情報共有がスムーズになる」

「紙資料と違い、劣化の心配がなくなる」

など、数多くのメリットが享受できる点から、

現在、大量の紙資料をスキャニングし、

デジタルデータとして活用する企業が増えてきました。

ただし、紙資料などのスキャニングを通じて、

上記のようなメリットの最大化を図りたいのであれば、

「ただスキャンするだけ」では不十分です。

何も考えずにスキャニングすると、

「データがうまく活用できない…」

「これなら紙資料の方がよかった…」

などといった事態に陥ることもあるので要注意！

最悪の場合、再び手間暇をかけて

スキャニングし直すことにもなりかねません。

大量の紙資料を1回のスキャニングで

望み通りのデータに変換するためにも、

事前に下記のポイントを押さえておきましょう。

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こんにちは、森田です。

皆様は社内文書をどのように保管されていますか？

まだ紙のままでしょうか、すでに電子化されていますか？

「文書の電子化」のメリットは、

・オフィスが片づいて広く使える

・どこでも手軽にデータを閲覧できる

・資料の持ち運びがラク

というのが、トップ3だと思います。

上記以外にも用紙代や印刷代を減らせるなどの

メリットが挙げられますが、実は文書の電子化は、

“CO2排出量の削減”にも一役買っています。

今回は、文書の電子化と地球温暖化対策の要である

CO2排出量の削減の関係について、ご紹介いたします。

 
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