スキャン代行で対応できる書類やメリットを紹介｜業者を選ぶポイントも解説
ペーパーレス化を実現するために、物理的に保管されている書類や冊子類をスキャニングしデジタルデータとして活用したいと考えている企業も多いのではないでしょうか。
しかし、書類の量が膨大であったり、特殊な書類をスキャニングするためには特別な機器が必要で、自社では対応できないことも少なくありません。
そのような場合に役立つのがスキャン代行サービス。
本記事では、スキャン代行サービスを活用するメリットや取り扱い可能な書類、業者選びのポイントもあわせて紹介します。
スキャン代行サービスとは
スキャン代行サービスとは、その名の通り紙や本をスキャナーで読み取り（スキャニング）、デジタルデータへ変換する作業を代行してくれるサービスのことを指します。
膨大な書類管理に頭を抱えている企業も少なくありません。
そこで、書類整理の手間を削減するためにスキャン代行サービスを活用する企業が増えています。
スキャン代行サービスを使うメリット
スキャン代行サービスを活用することで、企業にとってどういったメリットがあるのでしょうか。
コスト削減と業務効率化
書類をデジタルデータへ変換することにより、PCやデータベース上から目的の書類を素早く検索できるようになります。
また、書類を保管しておくためのスペースや管理者も不要になり、コスト削減につながります。
自社でスキャニング作業を内製化することも可能ですが、作業に慣れていないと多くの時間と人員が必要になり、コストが無駄になってしまいます。
スキャン代行サービスを活用し外部へ作業を委託することで、社員は定型的な作業から解放され、より高度で専門的な業務に専念できるようになるでしょう。
スキャナーの導入が不要
自前でスキャニング作業を行うとなると、大型のスキャナーや複合機を導入しなければなりません。購入費用やリース費用が発生し、メンテナンスコストもかかってしまいます。
しかし、スキャン代行サービスを活用すればスキャナーの導入そのものが不要になり、設置場所の確保やメンテナンスの手間も省くことができます。
書類の劣化を防ぐ
重要書類や書籍などを繰り返し使用していると、シワや破れなどができることもあります。
また、書類の保存状態によっては、インクがかすれて見えにくくなったり、書類そのものが色褪せて劣化してくることもあるでしょう。
スキャン代行サービスでデジタルデータに変換できれば、このような劣化を未然に防ぐこともできます。
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スキャン代行で対応できる書類の種類
実際にスキャン代行サービスを依頼した場合、どのような書類をデジタルデータに変換できるのでしょうか。
基本的に企業が扱うほとんどの書類はスキャニングに対応できますが、一例をピックアップしてご紹介します。
1.契約書
2.カタログ
3.書籍
4.希少資料
5.ISO文書
6.BCP関連文書
7.紙図面
8.手書き帳票
9.裁判書類
10.通関書類
上記のとおり、契約書や手書き帳票といった1枚単位での紙はもちろんのこと、裁判所類、通関書類といった複数枚の紙がまとまった書類、カタログのような冊子までもスキャニングに対応できます。
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スキャン代行にかかる平均価格
スキャン代行サービスの利用にあたって、特に気になるのがコスト面の問題ではないでしょうか。
スキャン代行サービスの料金は、書類の種類や解像度、モノクロかカラーかによっても変わってきます。
一般的な書類
手書き帳票や資料、BCP関連文書など、一般的な書類の場合は1枚あたり6円から20円程度の料金相場となっています。
| 解像度 | モノクロ | カラー |
| 300dpi | 6円/枚 | 12円/枚 |
| 600dpi | 10円/枚 | 20円/枚 |
契約書・裁判書類・通関書類など
契約書や裁判書類、通関書類などは機密性が高く、高度なセキュリティ対策が求められることから、一般的な書類よりも料金は高額になります。
なお、以下の料金表は1枚ずつ分解してスキャンした場合の金額です。
複数の書類がまとまった状態のまま、1枚ごとに分解せずスキャンするためには手作業が求められるため、上記の金額よりも高額になるケースが一般的です。
| 解像度 | モノクロ | カラー |
| 300dpi | 15円/枚 | 30円/枚 |
| 400dpi | 18円/枚 | 35円/枚 |
カタログ・書籍
カタログや書籍の場合、背表紙から切り離し1枚単位でスキャニング作業を進めることが基本となります。
しかし、希少性の高い本などは切り離すことが難しい場合もあることから、分解しない場合の料金は高額になります。
| 解像度 | 分解する場合 | 分解しない場合 |
| 300dpi | 10円/ページ | 20円/ページ |
| 600dpi | 20円/ページ | 40円/ページこめ |
| ※別途断裁費用 500円/冊 |
図面
図面のような大判サイズの書類は、特殊なスキャナーを使用するためサイズに応じて上記よりも高額な料金相場となっています。
| 解像度 | A1サイズ | A2サイズ | ||
| モノクロ | カラー | モノクロ | カラー | |
| 300dpi | 200円/枚 | 400/枚 | 150円/枚 | 300円/枚 |
| 600dpi | 600円/枚 | 1200/枚 | 300円/枚 | 600円/枚 |
非破壊・袋とじされている書類でもスキャン代行は可能？
本や冊子、図面などの特殊な書類をスキャニングするためには、一般的には1ページずつ切り離したり、スキャナーで読み取れるサイズにカットしたりする作業が必要です。
しかし、希少性の高い書類や、第三者から預かった書類などの場合、物理的に破壊することなくスキャンしたいというニーズもあります。
上記でも紹介した通り、非破壊でのスキャニング作業も可能ですが、通常の料金に比べてコストが高額であるというデメリットもあります。
また、書籍によっては袋とじのページもありますが、綴じた状態のままでは物理的にスキャニングができません。
そのため、袋とじのような特殊な形状の冊子・書籍は、多くのスキャン代行サービスでは非対応となっています。
スキャン代行の業者を選ぶポイント
スキャン代行サービスはさまざまな事業者が提供しており、どのサービスを選べば良いのか分からないという方も多いです。
そこで、業者選びの際に注意しておきたいポイントを紹介しましょう。
対応できる書類の種類やサイズ
ひとつ目のポイントは、スキャニング作業を依頼したい書類の種類やサイズに対応できるかという点です。
資料や一般的な書類などは多くの業者が対応できますが、ポスターや図面といった大判サイズのスキャニングは対応できない業者も少なくありません。
原本の取り扱い
スキャニング作業が終了したあと、多くの場合は原本を返却します。しかし、中にはそのまま破棄・処分してほしいというケースもあるでしょう。
破棄や処分に対応できない業者もあることから、スキャニング後の原本の取り扱いは確認しておきましょう。
納期・費用
急ぎの案件で早急に対応してほしいといったケースもあるでしょう。スキャン代行サービスの納期は1週間前後の場合が多いですが、書類の量が多くなると納期が後ろ倒しになることもあります。
短納期などに個別に対応できるか、納期とコストのバランスがとれているかもあわせて確認しておきましょう。
セキュリティ体制
契約書や裁判書類など、機密情報や個人情報などが記載された書類は厳重な取り扱いが求められます。
十分なセキュリティ体制が確保されていないと、情報漏えいにつながるおそれもあるため、機密文書の取り扱い実績が豊富な業者を選定しましょう。
プロセス・マネジメントはスキャン代行でデジタルデータ化をサポート
スキャン代行サービスを活用したいと考えているものの、信頼できる業者がなかなか見つからない、特殊な書類のスキャニング作業を断られてしまった、などの悩みを抱えている企業も多いのではないでしょうか。
そのような場合には、プロセスマネジメントへご相談ください。一般書類であれば1枚あたり5円からのスキャニングが可能で、契約書や裁判書類といった機密性の高い文書もデータ化が可能です。
万全のセキュリティ体制とリーズナブルな料金、スピーディーな対応でペーパーレス化やDXをサポートいたします。
まとめ
企業が取り扱う書類のなかには、一般書類から機密性の高い情報が記載された契約書、カタログなどの冊子類、大判サイズの図面まで、さまざまなものがあります。
これらのスキャニングには特殊な機器が必要なこともあり、自社で対応できないケースも少なくありません。
ペーパーレス化を実現するためにも、高品質なスキャン代行サービスを活用してみてはいかがでしょうか。
信頼性の高いスキャン代行サービスをお探しの方は、ぜひ一度プロセス・マネジメントへご相談ください。